Por que usar um integrador de PPM?
O integrador de PPM (Project Portfolio Management) é a entidade de consultoria e especialização responsável pela integração de ferramentas publicadas por terceiros no sistema de informações de uma empresa cliente. Ele atua como um facilitador entre o publicador e o cliente, os usuários.
A integração é baseada em uma relação de confiança entre o integrador e a empresa que ele apoia. O suporte é fornecido durante todo o ciclo de vida do produto: desde a auditoria até a implementação de ferramentas e processos, passando pela configuração e manutenção do aplicativo.
Planisware Orchestra, Cesar, Planview... Como você escolhe seu software de PPM? Para ajudá-lo a entender melhor o que é gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) e o valor agregado de um integrador de PPM, a appvizer compartilha suas 10 vantagens para concluir com êxito seu projeto de PPM.
RESUMO
Vantagem nº 1: um diagnóstico completo
A missão do integrador é orientar os clientes em todas as etapas do projeto de integração de PPM, começando com um diagnóstico do sistema existente.
O integrador se infiltra nas atividades da empresa para entender completamente seus negócios, processos, funcionamento, gargalos e assim por diante. Seus especialistas realizam uma auditoria completa e levantam questões como:
- Quais são suas expectativas?
- O que você acha que precisa?
- Como funciona seu sistema de informações?
- Que dificuldades você encontrou?
O objetivo é obter uma visão geral do seu gerenciamento de projetos e do gerenciamento de portfólio de projetos para que você possa otimizá-los da maneira mais rápida, fácil e relevante para a sua empresa.
Um bom integrador não hesitará em dizer "não" quando achar que você não está indo na direção certa.
Ele existe para garantir a confiabilidade do projeto de integração para todas as partes interessadas.
Isso também envolve a antecipação de riscos, levando em conta os pontos fracos de sua empresa. Avaliar a criticidade dos riscos é uma etapa essencial para garantir que seu projeto de PPM seja executado sem problemas.
Vantagem nº 2: expressar as necessidades e definir as especificações
A capacidade do integrador de ouvir as necessidades do cliente o ajuda a formulá-las com precisão. Combinado com o conhecimento das práticas recomendadas e da experiência do produto, isso ajuda a evitar muitos erros que, de outra forma, lhe custariam um tempo precioso.
Graças à sua experiência comercial, os integradores podem identificar rapidamente o que é melhor para cada empresa. Eles podem, então, elaborar um conjunto de especificações que identifique os requisitos e defina os objetivos a serem alcançados, antes de propor um plano de ação adequado.
Vantagem nº 3: escolher a melhor ferramenta
Com um integrador, você pode ter certeza de que a escolha final do seu software de PPM será a correta. Por que isso acontece?
- O integrador tem um conhecimento perfeito das ferramentas.
- Seu valor agregado está na adaptação de sua oferta às necessidades específicas do cliente.
- Ele é capaz de oferecer uma configuração personalizada.
- Ele também tem uma visão global do mercado e dos produtos: ele tem uma objetividade que um editor não tem.
- Sua experiência em projetos anteriores poupa aos clientes uma quantidade considerável de tempo.
- Eles desempenham uma função de consultoria valiosa.
Vantagem nº 4: treinamento por consultores especializados
O integrador também treina os usuários na ferramenta que foi definida para atender às necessidades da empresa. Como especialistas na ferramenta, os consultores da integradora transmitem o domínio da ferramenta, o uso de suas funções, a navegação e as práticas recomendadas.
Vejamos um exemplo. O integrador CoPrime também é uma organização de treinamento para as cinco ferramentas que pode integrar. Ele oferece um projeto de ensino adaptado, tanto em termos de formato (módulos personalizados, workshops, seminários, esquemas de profissionalização, etc.) quanto de métodos (presencial ou e-learning).
Dessa forma, o domínio da ferramenta é transmitido de forma personalizada do integrador para o usuário.
Benefício nº 5: gerenciamento otimizado de recursos
Essa otimização é possível graças ao gerenciamento aprimorado dos sistemas de informação e afeta tanto os recursos financeiros quanto os humanos.
Recursos financeiros
A experiência e o conhecimento do integrador sobre as ferramentas de PPM significam que os clientes podem evitar a perda de muito tempo. O risco de erro na escolha da ferramenta certa é reduzido ao mínimo. Suas equipes começam a trabalhar rapidamente graças ao treinamento que recebem.
A automação e o próprio uso da solução agilizam seus processos e melhoram seu desempenho.
Recursos humanos
Está tendo dificuldade em ver a conexão entre um integrador de PPM e seu gerenciamento de recursos humanos? Mas há.
O projeto realizado pelo integrador in-company otimiza os processos de RH de uma empresa e une os funcionários em torno de um projeto comum. Isso pode envolver, por exemplo
- consultoria sobre a implementação de feedback 360°,
- ajudar a reformular os sistemas de avaliação da equipe do projeto,
- participação no projeto de um sistema de gerenciamento de empregos e habilidades (GPEC) voltado para o futuro.
Benefício nº 6: aceitação máxima do usuário
Os processos não podem ser integrados à ferramenta sem consultar, ouvir e levar em conta as demandas das equipes de projeto. Afinal, elas são os usuários finais que sabem melhor o que a ferramenta deve ou não fazer.
A co-construção do projeto de integração do PPM dá aos funcionários um senso de consideração e reforça seu apoio à solução.
Benefício nº 7: integração bem-sucedida em seu ambiente
A integração bem-sucedida não envolve apenas os funcionários, mas também começa com a integração técnica.
O integrador trabalha lado a lado com seu departamento de TI. O objetivo é simplificar os processos e trabalhar em conjunto com base no que já existe. Para isso, o software PPM deve ser integrado e conectado às suas ferramentas existentes. Caso contrário, não faria sentido e os benefícios seriam muito menores em termos de conclusão bem-sucedida dos projetos.
Levar em conta, ouvir e transformar nossos processos dentro da ferramenta foram os principais fatores de nossa escolha.
Michèle Tlouzeau, Diretora de Recursos, solicitou que a CoPrime integrasse o CA PPM na Right Management.
Benefício nº 8: gerenciamento de dados regulamentados
Como você sabe, desde 25 de maio de 2018, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR ) rege a exploração e o uso de dados pessoais por empresas que hospedam seus dados na Europa.
Todas as empresas coletam, armazenam e usam os dados pessoais de seus clientes. Novamente, o integrador pode aconselhá-lo sobre as práticas recomendadas e integrar o software de PPM ao seu sistema operacional, ajudando-o a se tornar ou permanecer em conformidade com o RGPD.
Veja também: Princípios básicos do RGPD
Benefício nº 9: boa governança de projetos de PPM
Sempre uma boa prática. A governança garante a estruturação e a organização de longo prazo de seus projetos. Ao ajudá-lo a encontrar a ferramenta mais adequada à forma como seus projetos operam, o integrador também transmite métodos para facilitar a governança adequada do projeto.
Benefício nº 10: Colocar as pessoas no centro do PPM
Por fim, o uso de um integrador compensa uma deficiência muito elogiada e coloca as pessoas de volta no centro dos negócios. O suporte que oferecemos vai além da consultoria eletrônica, envolvendo participantes locais. Você encontra especialistas com quem pode conversar e que estão disponíveis para o seu projeto.
Concentre-se em seus projetos, seu integrador cuida do resto
Um integrador de PPM é, antes de tudo, um facilitador: ele alivia a carga do departamento de TI, atendendo às necessidades específicas de uma empresa e ajudando-a a aprimorar seus processos internos.
Confie seu projeto de PPM a um integrador de PPM e você estará totalmente comprometido com seus projetos e seus clientes.
Artigo traduzido do francês