Como criar um plano mestre de SI que esteja perfeitamente alinhado com os objetivos da empresa?

Assim como qualquer outro departamento de uma empresa, o departamento de TI não deve navegar às cegas: ele precisa saber o rumo que precisa seguir para navegar na direção certa, alinhado com a estratégia geral.

Essa estruturação é ainda mais necessária em um momento em que os desafios enfrentados pelo departamento de TI estão se multiplicando: a transformação digital das organizações, a segurança cibernética, a conformidade regulamentar e assim por diante. Hoje em dia, não estamos mais lidando com uma simples função de suporte, mas com um verdadeiro gerador de valor!

Diante desse cenário, um plano mestre de SI é inevitável.

O que esse documento envolve? Qual é o principal objetivo de um plano mestre de SI? E, acima de tudo, como elaborá-lo e implantá-lo em sua empresa?

Essas são apenas algumas das perguntas que serão respondidas neste artigo 😉.

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Definição do plano diretor de SI

O plano mestre de SI é um documento usado para estabelecer, em longo prazo (geralmente de 3 a 5 anos)

• a visão e a direção do departamento de TI de uma empresa ou organização pública;
• os recursos implementados para atingir seus objetivos.

O objetivo? Dar coerência e desempenho aos processos de TI, de acordo com as ambições da empresa. Tudo isso por meio de um roteiro para orientar investimentos e projetos.

Para elaborar um plano mestre abrangente, todos os componentes do departamento de TI precisam ser levados em conta:

• a governança, realizada de forma a garantir o alinhamento estratégico com as decisões da gerência;
• a arquitetura técnica e funcional na qual o plano diretor se baseia;
• o pilar operacional, com o portfólio de projetos a serem implementados.

Há vários tipos de plano diretor de SI, e não há um formalismo rígido nesse nível. No entanto, eles são orientados para os negócios, para a tecnologia ou para ambos.

Procurando um exemplo de plano diretor para ajudá-lo a entender o que foi dito acima? Dê uma olhada no que foi produzido pela CNSA (Caisse Nationale de Solidarité pour l'Autonomie) para o período de 2022-2026.

Por que o plano diretor de SI é tão importante?

Como acabamos de ver, o plano diretor de SI garante que as iniciativas de TI estejam alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa, maximizando, assim, o impacto dos investimentos em tecnologia na eficiência geral.

Portanto, ele deve ocupar um lugar central na organização... e, infelizmente, temos que admitir que nem sempre é esse o caso 😬.

E, no entanto, a consulta ao plano mestre pelas outras linhas de negócios significa que a divisão de TI não é mais vista como uma mera função de suporte, mas como um poderoso vetor de valor a serviço do desempenho dos negócios:

• suporte a operações ;
• inovação e competitividade ;
• aprimoramento da experiência do cliente;
• gerenciamento de risco e conformidade, etc.

Nesse contexto de aumento do valor do departamento de TI, o plano diretor oferece muitas vantagens para todas as partes interessadas:

• Gerência sênior: o documento apoia a tomada de decisões e dá a eles a oportunidade de pensar sobre a melhor forma de explorar o departamento de TI para garantir o crescimento e a diferenciação no mercado;
• Departamentos de TI: com a elaboração de um roteiro, eles podem prever as operações que os aguardam nos próximos anos;
• Usuários: eles têm a oportunidade de expressar suas necessidades para melhorar seu desempenho e sua experiência.

Como elaborar um plano diretor de TI? As 6 etapas a seguir

☝️ Antes de mais nada, você deve estar ciente de que a frequência com que um plano diretor de TI é elaborado varia de acordo com as características específicas de cada organização:

• ou ele é elaborado regularmente, em paralelo ao desenvolvimento dos planos mais gerais da empresa;
• ou é elaborado em um contexto específico, como em uma grande mudança organizacional.

Dito isso, passemos aos estágios envolvidos na elaboração do seu plano mestre de SI, estágios que não são diferentes do gerenciamento de projetos completo.

Etapa 1: Fazer um balanço do que já existe

Para saber para onde está indo, você precisa entender onde esteve.

É por isso que a elaboração de um plano mestre de SI começa com uma análise do que já existe, levando em conta todos os pilares que compõem o departamento de TI:

• Infraestrutura de TI
• aplicativos
• processos; e
• as habilidades e os recursos humanos disponíveis.

Dessa forma, você identifica seus pontos fortes, que podem ser aproveitados em projetos futuros, mas também seus pontos fracos, que provavelmente comprometerão o bom andamento das operações.

Essa etapa também é uma oportunidade de auditar diretamente os vários membros da empresa, seja no nível gerencial ou comercial, para descobrir quais são as necessidades reais dos usuários. Você também deve analisar as tendências do mercado e os desenvolvimentos tecnológicos. Quem sabe, você encontrará oportunidades para aproveitar 😉.

Se você já elaborou planos diretores, recomendamos que os revise com o objetivo de identificar o que funciona... e o que não funciona. Em suma, aprenda com o passado!

Etapa 2: Definir os objetivos

A próxima etapa é formular a visão estratégica de longo prazo e os objetivos específicos a serem alcançados.

Para fazer isso, é importante analisar vários fatores:

• a estratégia geral da empresa (expansão para um novo mercado, por exemplo), novamente com vistas ao alinhamento;
• os desafios enfrentados pelas diversas linhas de negócios
• as tendências tecnológicas e as melhores práticas do setor;
• análise das lacunas existentes e das restrições de disponibilidade de recursos.

Os projetos considerados claros e viáveis pelas partes interessadas são preferencialmente orientados por meio de objetivos SMART, ou seja, objetivos que sejam

• Específicos ;
• Mensuráveis
• Atingíveis
• Atingíveis;
• Definidos por tempo.

Etapa 3: Definir a estratégia do departamento de TI

Esta etapa envolve a identificação dos eixos estratégicos a serem seguidos para atingir os objetivos previamente definidos.

De forma mais concreta, você precisa definir as diferentes áreas de intervenção nas quais o plano diretor de TI se concentrará e a direção que tomará. Essas áreas abrangerão todas as áreas do departamento de TI, incluindo :

• operações e processos;
• o ambiente técnico, em termos de aplicativos, hardware e redes
• gerenciamento de dados, etc.

Exemplo

Se um dos objetivos do plano diretor de SI for desenvolver ainda mais a transformação digital dos procedimentos comerciais, os seguintes eixos estratégicos poderão ser implantados:

• automatizar as atividades na medida do possível;
• garantir a integração dos vários sistemas;
• análise mais refinada dos dados para apoiar a visão centrada em dados da empresa etc.

Nosso conselho

Recomendamos que você elabore vários cenários para explorar as diversas opções disponíveis, cada uma com suas vantagens e desvantagens.

Dessa forma, a gerência também fica ciente do fato de que o método do plano mestre implica uma tendência, com sua parcela de riscos.

Etapa 4: Organizar o gerenciamento do portfólio de projetos

Agora é hora de elaborar o roteiro do departamento de TI, ou seja, a implementação operacional da estratégia.

Isso envolve a identificação das iniciativas e dos projetos que farão parte do portfólio, levando em conta sua interdependência e prioridade. Mesmo que não duvidemos nem por um segundo que você seja muito forte... você não conseguirá fazer tudo de uma vez!

É também nessa etapa que você determina :

• o cronograma com os vários prazos a serem cumpridos;
• os recursos humanos e materiais a serem mobilizados;
• o orçamento alocado;
• os vários fatores de risco.

Etapa 5: Implantar os aspectos operacionais

3 fases principais a seguir

É isso, seu roteiro está pronto... agora suas equipes podem colocar a mão na massa!

Em outras palavras, chegou a hora da implementação operacional do seu plano diretor de SI. Isso envolve

• A implementação de projetos de acordo com o roteiro, garantindo que os orçamentos sejam respeitados;
• Monitoramento regular da condução adequada das operações, com avaliação de desempenho e ajustes quando necessário;
• comunicação transparente sobre o progresso e os resultados, para manter o compromisso de todas as partes interessadas.

Uma ferramenta para ajudá-lo!

Nesse estágio, fica muito complicado fazer isso sem um software. As ferramentas de Gerenciamento de Portfólio de Projetos (PPM) vêm à mente em particular, pois são muito úteis para planejar, monitorar e coordenar os muitos projetos incluídos no plano mestre.

O Triskell Software, por exemplo, é uma ferramenta de PPM que está diretamente integrada ao gerenciamento estratégico das organizações. Com uma grande variedade de funções, ele permite que todos os projetos do departamento de TI sejam gerenciados de forma eficiente, seja em termos de planejamento, alocação de recursos ou gerenciamento de orçamento. E o Triskell vai ainda mais longe, pois contém uma série de ferramentas projetadas para alinhar os portfólios à estratégia geral, monitorar o desempenho em tempo real e facilitar a comunicação entre a gerência e o departamento de TI.

Etapa 6: Reavalie o plano diretor de TI - e quanto à agilidade?

Quando o plano diretor de TI estiver em vigor, não descanse sobre os louros.

Porque, embora todo o processo descrito acima possa parecer um tanto fixo, não se esqueça da necessidade de se adaptar rapidamente a um mundo cada vez mais fluido em termos de mercado, tecnologias, necessidades comerciais etc. Em outras palavras, integre a agilidade à sua estratégia de TI.

Em outras palavras, inclua a agilidade em seu processo. Desde o estágio de design, usando o planejamento iterativo, por exemplo.

Além disso, esteja preparado para revisar regularmente os vários pontos que compõem o plano mestre, mesmo que ele formalize uma visão de 3 a 5 anos. Dependendo de circunstâncias imprevistas, prioridades ou apenas de uma frequência predefinida, reavalie sua estratégia e faça as alterações necessárias.

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Plano mestre de TI: nossas 5 principais dicas

• Tenha em mente o seguinte: é a abordagem comercial geral que orienta o plano diretor de TI, e não o contrário. Dessa forma, os sistemas de informação se tornam verdadeiras alavancas para agregar valor ao negócio.
  
  
• Pense em "colaboração". Como vimos, é importante envolver as linhas de negócios e a gerência na elaboração do plano diretor de SI. Mas essa mentalidade também deve ser adotada pela própria equipe de TI, pois, afinal, esse é o seu roteiro para os próximos meses.
  
  
• Comunique-se de forma suficiente e apropriada. Essa é a melhor maneira de remover os vários obstáculos à mudança, explicando claramente o "porquê e como" às pessoas envolvidas.
  
  
• Tome cuidado com seu plano mestre de SI, tanto em termos de conteúdo quanto de forma! E por um bom motivo: ele é uma ferramenta de comunicação que será usada por muitas pessoas. Uma apresentação visualmente atraente e bem estruturada facilita a compreensão e o envolvimento das equipes. Por que não pedir ajuda ao departamento de marketing nesse ponto?
  
  
• Se necessário, recorra aos serviços de um prestador de serviços externo. A experiência deles será inestimável para ajudá-lo a implementar as práticas recomendadas. Além disso, você terá uma perspectiva externa que poderá abalar suas certezas, desafiar sua visão e enriquecer sua experiência.