[ITW] Erick Athier, cofundador da IQar, editora da solução SuiteProG PPM

Quando a escolha de uma ferramenta de PPM se torna uma verdadeira dor de cabeça... Você se sente perdido diante da infinidade de soluções de PPM (Gerenciamento de Portfólio de Projetos) disponíveis no mercado? Você não sabe se deve ou não se equipar com uma ferramenta desse tipo? Ou qual delas escolher?

Não entre em pânico, pois Erick Athier, codiretor da IQar e reconhecido especialista em governança de portfólio de projetos, revela seu "roteiro" para guiá-lo pelo processo.

Erick Athier:

Nos últimos anos, equipar-se com uma ferramenta de gerenciamento de projetos tornou-se uma resposta reflexa à falta de maturidade do gerenciamento de projetos das empresas.

As razões apresentadas para isso são: Projetos demais ou em excesso, dificuldades na elaboração de relatórios, falta de uma linguagem comum, busca de mobilização multifuncional em torno de transformações, profissionalização do enquadramento e do planejamento... Em suma, há muitas razões pelas quais as empresas bem-sucedidas de hoje estão inegavelmente equipadas com ferramentas de gerenciamento de projetos.

Ver todos os software Project Portfolio Management (PPM)

Quando você deve comprar uma ferramenta de PPM? Todas as ferramentas são adequadas para diferentes organizações?

Erick Athier:

Uma ferramenta de PPM é uma ajuda inestimável no suporte ao ciclo de governança de projetos: estamos falando aqui de planejamento, monitoramento e orientação de projetos em termos de custos, qualidade e prazos dentro da perspectiva geral da estratégia da organização.

A necessidade de um PPM geralmente corresponde a dois perfis organizacionais bem estabelecidos:

▶︎ O da chamada empresa madura que já tem um kit de ferramentas de gerenciamento (composto de várias ferramentas mais ou menos internas, mas heterogêneas) e que deseja mudar para um pacote de software de destino para gerenciar seus projetos e portfólio.

Em geral, essa empresa é bastante grande, gerencia transformações de alto impacto, tem processos de projeto já bastante bem estabelecidos e, na maioria das vezes, realiza suas operações diárias "com base em projetos" (P&D, serviços de TI, ESN, engenharia civil etc.). Na verdade, essas empresas estão procurando instalar um "software de negócios" e fortalecer ou até mesmo profissionalizar processos já bem estabelecidos. Mais do que um PPM, a empresa queria se equipar com um EPM (Enterprise Portfolio Management).

▶︎ O da empresa que precisa, acima de tudo, alinhar sua organização em um processo de transformação, criar uma linguagem e uma dinâmica comum em torno de seus projetos (muitas vezes internos) e que entende que o volume de solicitações e projetos e os esforços relacionados ao gerenciamento de projetos e portfólios exigem profissionalização e uma ferramenta colaborativa.

Essa empresa está procurando um PPM que não se destine a ser um software comercial, mas sim uma ferramenta que facilite o enquadramento, o planejamento, o gerenciamento de projetos e a tomada de decisões em vários projetos. A empresa quer que a ferramenta "carregue" o método, que já está mais ou menos formalizado nesta fase!

Para ajudá-lo nessa reflexão, a IQar, Pure Project Player, criou e colocou à disposição de todas as organizações um e-quizz no seguinte formato
A IQar, Pure Project Player, criou e colocou à disposição de todas as organizações um questionário eletrônico para que todos os participantes do projeto possam dar um passo atrás e identificar o nível de maturidade de sua organização.

Quais são os principais critérios que devem ser levados em conta na escolha de uma ferramenta?

Erick Athier:

Uma regra de ouro: lembre-se de que o objetivo principal da sua ferramenta de gerenciamento de projetos é permitir que você monitore e gerencie os projetos da organização!

Meus 25 anos de experiência na implantação de métodos e ferramentas de PPM para organizações de todos os tamanhos e setores significam que eu o aconselharia a não negligenciar, mas, acima de tudo, a prestar muita atenção aos seguintes pontos:

▶︎ Para a primeira categoria de empresa, conhecida como Madura (nível 3), os critérios costumam ser precisos e podem ser resumidos em três pontos importantes:

• Ergonomia e experiência do usuário.
• Ampla cobertura funcional de projetos e portfólios (simulação, gerenciamento avançado de orçamento, controle de roteiros, planejamento elaborado de carga de trabalho, gerenciamento de tempo, etc.).
• Interoperabilidade com outros aplicativos importantes de SI da empresa (CRM, Compromisso Orçamentário, ERP, EDM, etc.).

▶︎ Para a segunda categoria (níveis 1 e 2), que está procurando um PPM, os critérios são um pouco mais flexíveis, mas ainda precisos. Eles também podem ser resumidos em três pontos:

• Uma interface moderna, colaborativa e pragmática.
• Gerenciamento de projetos intuitivo baseado em um método simples e em uma linguagem comum.
• Ferramentas de relatório acessíveis que permitem desenvolver suas habilidades de gerenciamento de carga de trabalho e orçamento.

Como você pode ver, o objetivo aqui é traduzir as necessidades identificadas em relação aos objetivos desejados em critérios de seleção que lhe permitirão fazer uma seleção inicial de soluções de PPM que correspondam ao nível de maturidade da sua organização.

Ver todos os software Project Portfolio Management (PPM)

Uma vez que os critérios tenham sido claramente definidos, quais são as armadilhas a serem evitadas? Que fatores de sucesso precisam ser estabelecidos?

Erick Athier:

Nos dois casos mencionados acima, a implementação de um PPM é, antes de tudo, um projeto. Ele deve ser considerado como tal, ou seja, com a estrutura, o planejamento e o gerenciamento adequados.

Assim como os PPMs disponíveis para o primeiro tipo de empresa são semelhantes, também há diversidade para o segundo. As cerca de 500 ferramentas de PPM disponíveis para essa última categoria podem ser agrupadas em três famílias:

Desafiadoras

Essas são ferramentas de PPM relativamente maduras que são desafiadoras para a primeira categoria de empresa, mas que ainda estão tentando se expandir para a segunda categoria.

Em geral, essas ferramentas são muito boas, mas de implantação complexa , embora os editores minimizem esse risco!

Ferramentas colaborativas

Essas são ferramentas que abordam o projeto do ponto de vista da "tarefa" e de sua "disponibilidade social" dentro da empresa. Elas ancoram as tarefas no calendário do indivíduo, tornam as ações visíveis dentro e fora dos projetos e promovem uma abordagem de recuperação ou compartilhamento de tarefas.

Elas se baseiam em abordagens ágeis, mas geralmente carecem de profundidade nos processos de estruturação e planejamento e nas ferramentas de vários projetos. Essas ferramentas são modernas e atraentes, e podem levá-lo a acreditar que sua organização pode se tornar "social, ágil e colaborativa" de repente!

Híbridas

Essas são ferramentas que estão mais próximas das desafiadoras em termos de cobertura funcional, mas que tentam apresentar uma abordagem pedagógica para tornar a ferramenta um suporte para a implementação de um "método de projeto".

Elas não são tão "ricas" em termos funcionais quanto as desafiadoras. Não são tão avançados em termos de recursos sociais e colaborativos quanto os colaborativos. Eles se concentram no projeto e em seu lugar no sistema de gerenciamento e tomada de decisões da empresa.

Em resumo, aqui estão os fatores de sucesso a serem estabelecidos para a implantação de um PPM:

Em conclusão, a melhor ferramenta de PPM é...
Aquela que atende às suas necessidades e objetivos e que melhor se adapta às restrições de sua organização. No entanto, não negligencie o impacto da solução de PPM nos processos de sua organização e, antes de iniciar a aquisição de uma solução, ouse fazer um balanço da maturidade de sua organização.

Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Seus comentários e posições são próprios.