Controle o reabastecimento de estoque e diga adeus à falta de estoque e ao excesso de estoque

O sucesso de uma empresa, seja ela on-line ou off-line, depende de uma série de fatores. Mas há dois que claramente fazem a diferença: a satisfação do cliente e o equilíbrio financeiro.

Há um processo que tem uma influência significativa em ambos: o reabastecimento de estoque. Controlar essa operação significa ter a quantidade certa de produtos em seus armazéns, no momento certo, para evitar rupturas de estoque que incomodam os consumidores. Mas também para evitar o excesso de estoque , que é sinônimo de perda de dinheiro.

Para alcançar esse equilíbrio feliz, você pode contar com diferentes métodos de reabastecimento, mas também com ferramentas que claramente fazem a diferença.

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O que é reposição de estoque?

Para começar, uma rápida olhada na definição de reposição de estoque. 🔎

A reposição de estoque refere-se a todas as ações envolvidas na renovação dos produtos necessários para o bom funcionamento de uma empresa.

Produção, gerenciamento de seus armazéns, boa vontade em suas lojas físicas... o sucesso de sua empresa depende em grande parte do gerenciamento controlado do reabastecimento. Seu objetivo? Manter um nível ideal de produtos disponíveis para atender à demanda dos clientes, sem gerar excesso de estoque.

Obviamente, cada empresa adapta sua estratégia de acordo com sua atividade, seus fornecedores e suas restrições logísticas. Um varejista eletrônico não tem os mesmos imperativos que um supermercado!

Vale a pena saber: reposição de estoque difere da reposição de prateleira. Enquanto o primeiro diz respeito a depósitos e reservas, o segundo define a transferência de produtos dessas reservas para as prateleiras acessíveis aos clientes.

Qual é a importância da reposição ideal de estoque? As duas principais vantagens

A importância de um bom reabastecimento de estoque pode ser vista nas duas áreas a seguir:

• satisfação do cliente, ao garantir que os clientes tenham acesso aos produtos que desejam em um prazo considerado razoável de acordo com as circunstâncias;
• equilíbrio financeiro, reduzindo o excesso de estoque, entre outras coisas.

Vamos examinar isso com mais detalhes. 👉

Garantir a satisfação do cliente

Ser capaz de entregar ou fornecer, em um prazo razoável, o produto desejado pelo cliente é, até certo ponto, a base de qualquer negócio eficiente. Especialmente em uma época em que os consumidores estão se tornando cada vez mais voláteis!

Se o item que eles estão procurando estiver "fora de estoque", eles não hesitarão em ir ver se a concorrência está fazendo melhor. Isso sem mencionar o fato de que a insatisfação deles provavelmente prejudicará a imagem da sua marca.

☝️ Portanto, você precisa implantar uma estratégia de reposição de estoque que evite situações de falta de estoque para fechar mais vendas, mas também (e acima de tudo!) para conquistar a fidelidade dos clientes que sabem que podem contar com você.

Garantia de um equilíbrio financeiro sólido

Para evitar as rupturas de estoque mencionadas acima, algumas empresas são tentadas a encomendar grandes quantidades de produtos. O problema é que isso leva a um excesso de estoque dispendioso.

E por uma boa razão, o excesso de estoque :

• imobiliza o capital de giro, pois o dinheiro investido em estoques não pode mais ser usado para outras necessidades estratégicas, como inovação, marketing ou desenvolvimento de negócios
• compromete o "frescor" dos produtos, com o risco de torná-los invendáveis se forem perecíveis ou itens sujeitos à obsolescência, tendências etc.

Além disso, a reposição de estoque mal gerenciada compromete a eficiência operacional dos armazéns e contribui para o aumento dos custos de remessa devido à divisão das remessas (você é forçado a multiplicar as entregas parciais).

Quais são as diferentes estratégias de reposição de estoque?

Quando você deve reabastecer o estoque?

Essa é a pergunta que todos os varejistas fazem a si mesmos, e a resposta depende da metodologia escolhida. E há muitas delas!

Como regra geral, essas estratégias se enquadram em duas categorias principais:

• métodos push (fornecimento antecipado): os estoques são encomendados com antecedência, com base em previsões;
• métodos pull (fornecimento sob demanda): os estoques são reabastecidos somente quando a demanda é real.

O método de reposição contínua de estoque

Esse é provavelmente o método pull mais conhecido. Como ele funciona? Um pedido é acionado assim que um produto atinge um limite crítico (ponto de reabastecimento).

Esse processo consiste em se basear em necessidades reais e mais imediatas. Portanto, é recomendado se a sua demanda for estável e se você tiver a possibilidade de criar um estoque de segurança.

No entanto, essa estratégia exige um monitoramento preciso e, às vezes, gera altos custos de logística devido aos pedidos frequentes.

O método do calendário

Esse método de reabastecimento muito simples envolve o pedido da mesma quantidade de produtos em uma data fixa, independentemente dos níveis de estoque.

Como você deve ter percebido, essa é uma abordagem push (ou seja, proativa), baseada em previsões extraídas de sua experiência e de suas várias ferramentas.

Você perceberá a praticidade da estratégia de calendário se a demanda permanecer estável.

No entanto, tenha cuidado com os riscos de interrupção quando o número de pedidos explodir repentinamente devido a fatores imprevistos. Lembre-se da escassez de papel higiênico 🧻 ou de gel hidroalcoólico no início da crise da Covid!

O método de reabastecimento

Essa estratégia é semelhante à anterior (pedido com data fixa), com a diferença de que a quantidade de estoque é ajustada de acordo com as "lacunas". Você não faz o pedido de um número fixo de produtos.

O problema é o seguinte: esse método se baseia em vendas anteriores, não em previsões. Portanto, será difícil lidar com um aumento imprevisto na demanda.

O método just-in-time (JIT)

Essa técnica de puxar consiste em reabastecer o estoque somente quando a demanda for real. Nesse caso, é importante sincronizar perfeitamente os pedidos dos clientes, os fornecedores, a produção e a distribuição.

Embora o JIT seja apreciado por sua capacidade de reduzir os custos de armazenamento e o desperdício, ele depende de uma cadeia de suprimentos extremamente confiável. Um atraso do fornecedor = uma escassez imediata.

O método de previsão de reabastecimento

O reabastecimento preditivo baseia-se no estudo de várias análises com o objetivo de formar os estoques necessários com antecedência. Em vez de esperar até que um produto esteja quase esgotado para emitir um pedido de compra, a empresa :

• examina as tendências do consumidor (histórico de vendas, comportamento do mercado, etc.) ;
• leva em conta eventos externos (campanhas de marketing, períodos de vendas, mudanças econômicas, etc.);

para ajustar seus pedidos de acordo.

Esse método requer o uso de ferramentas poderosas, incorporando tecnologias de Big Data e inteligência artificial. Mas atenção: às vezes, essas previsões não são confiáveis devido a mudanças imprevistas!

O método top-off, baseado no lead time

Por fim, o método top-off é uma abordagem pull baseada no lead time. Seu objetivo é reabastecer os estoques antes que eles atinjam um nível crítico, evitando o excesso de mercadorias desnecessárias.

Qual é a diferença com a estratégia de ponto de pedido, você pode se perguntar? Ao contrário dos métodos que acionam um pedido em um limite fixo, a abordagem top-off ajusta o reabastecimento de acordo com dois fatores:

• o tempo que leva para receber uma nova entrega;
• o consumo médio do produto durante esse período.

Essa estratégia é particularmente popular entre as empresas em que o reabastecimento é demorado e a falta de estoque é cara. Por outro lado, ela exige um controle perfeito dos prazos de entrega dos fornecedores.

Os diferentes métodos de reabastecimento em vídeo:

Estabeleça um processo e responsabilidades claros

Para garantir que os estoques sejam reabastecidos corretamente, primeiro você precisa saber quem faz o quê e quando.

• Quem aprova os pedidos?
• Quem monitora os níveis de estoque?
• Quem gerencia as relações com os fornecedores?

Isso é ainda mais verdadeiro quando você opera com diferentes entidades, várias lojas físicas, por exemplo. Nesse caso, você deve optar por um gerenciamento centralizado da cadeia de suprimentos? Ou deixar mais autonomia e poder de decisão para cada ponto de venda?

Na realidade, tudo depende da estrutura da empresa e de seu volume de negócios. Mas você deve saber que a primeira opção padroniza os processos, otimizando os custos, enquanto a segunda promete maior capacidade de resposta.

☝️ Seja qual for o modelo escolhido, sempre elabore procedimentos que sejam claros, acessíveis e conhecidos por todos.

Aja de acordo com o produto

Se você vende uma variedade de produtos, provavelmente precisará agir de forma diferente para cada um deles.

Isso se aplica especialmente a

• produtos perecíveis, que exigem um procedimento especial se você não quiser acabar jogando fora quilos de produtos;
• itens de movimentação rápida, que são reabastecidos com mais frequência.

Também recomendamos que você priorize suas mercadorias, com o objetivo de dar atenção especial àquelas que geram mais valor, em termos de lucros, por exemplo.

Otimize o relacionamento com os fornecedores

O reabastecimento tranquilo do estoque depende de fornecedores confiáveis e receptivos que entregam as mercadorias certas no prazo.

Portanto, recomendamos que você :

• Manter um relacionamento otimizado e vantajoso para todos com seus melhores parceiros;
• Monitorar regularmente o desempenho deles (prazos de entrega, cumprimento de pedidos etc.) para agir rapidamente se a qualidade do serviço se deteriorar.

Dica : diversifique suas fontes de suprimento. Uma empresa nunca deve depender de um único fornecedor, caso contrário, poderá se encontrar em dificuldades se a produção for interrompida ou se houver atrasos logísticos.

Confie em dados confiáveis e atualizados

Na realidade, o gerenciamento de estoque tem tudo a ver com dados.

Como a operação exige precisão, capacidade de antecipação, mas também a capacidade de ler o presente, você precisa contar com dados confiáveis e atualizados em tempo real. Porque trabalhar com dados desatualizados inevitavelmente leva a erros de pedido, falta de estoque ou excesso de estoque.

Dica : configure um painel de controle dinâmico, estruturado em torno de indicadores-chave que permitirão que você se torne mais ágil e mais lucrativo.

Quais ferramentas devem ser usadas para repor o estoque?

Em última análise, seguir as boas práticas descritas acima muitas vezes anda de mãos dadas com o uso de ferramentas dedicadas ao gerenciamento e à reposição de estoque.

Ainda mais em organizações de grande porte ou com uma estrutura complexa (várias entidades a serem gerenciadas, por exemplo). Nesses casos, é difícil trabalhar com um simples arquivo do Excel!

Uma solução de gerenciamento de suprimentos e estoques o ajudará a :

• monitorar os níveis de estoque em tempo real;
• acionar o reabastecimento automático dos fornecedores;
• analisar as tendências do consumidor.

🛠️ Um software como o Expansio vem à mente, um WMS projetado para gerenciar armazéns e estoques de empresas, mesmo aquelas com vários locais. Em termos de funcionalidades, ele garante o rastreamento preciso das mercadorias e a visibilidade em tempo real do estado de seus estoques, evitando faltas e excesso de estoque. Graças à sua integração com os sistemas ERP, o Expansio garante uma sincronização suave dos fluxos de suprimentos. Além disso, essa solução é equipada com um verdadeiro poder analítico : realize análises preditivas de suas necessidades logísticas... e antecipe-se ainda mais!

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Perguntas frequentes sobre reabastecimento de estoque

Qual é a diferença entre suprimento e reabastecimento?

O suprimento refere-se a todo o processo de aquisição dos produtos necessários para administrar uma empresa. Ele inclui a escolha de fornecedores, o gerenciamento de pedidos e a organização dos fluxos de entrada.

O reabastecimento, por outro lado, ocorre após uma colocação inicial de estoque. Envolve a reposição de produtos de acordo com as vendas e as previsões.

Como você escolhe o melhor método de reabastecimento?

Tudo depende do seu negócio e da natureza dos produtos que você gerencia.

Uma empresa com demanda estável preferirá o reabastecimento periódico ou por previsão, com base em estimativas de vendas.

Se a demanda flutuar muito, é melhor optar por uma estratégia just-in-time ou por um método de reposição.

Em alguns casos, uma combinação de métodos pode ser usada para otimizar o processo e evitar custos desnecessários.

Quais são os principais indicadores a serem monitorados para um bom reabastecimento?

Vários KPIs de logística o ajudarão a monitorar seu gerenciamento de estoque.

Por exemplo, a

• a taxa de rotatividade indica a taxa na qual um produto é vendido e renovado;
• a taxa de cobertura mede o período de tempo em que o estoque atual pode atender à demanda;
• a taxa de falta de estoque mede o impacto da falta de estoque nas vendas;
• o custo de armazenamento ajuda a ajustar as quantidades encomendadas para evitar perdas financeiras.

Munido de todas essas dicas, tudo o que resta a você é escolher o método de reposição de estoque mais adequado para manter seus custos sob controle e, ao mesmo tempo, tornar sua marca uma aposta segura para os consumidores mais exigentes!