Seu guia para configurar e otimizar o gerenciamento de compras
Por muito tempo, o gerenciamento de compras e suprimentos foi relegado a segundo plano, mas ele é uma parte extremamente importante da lucratividade e da estabilidade de qualquer empresa, e é tão estratégico quanto o gerenciamento de vendas.
O setor de compras pode ser responsável por até 60% das vendas, o que não é pouca coisa!
Se você deseja oferecer preços competitivos em relação aos seus concorrentes, a otimização do gerenciamento de compras pode fazer uma diferença real nas margens e, portanto, nos lucros.
Não perca essa alavanca de crescimento e descubra algumas maneiras de gerenciar suas compras de forma eficaz.
Gestão de compras: definição
O que é gestão de compras?
A gestão de compras refere-se a todo o processo pelo qual uma empresa adquire os produtos ou serviços de que precisa para funcionar sem problemas, seja na forma de :
- compras diretas, como matérias-primas, que são essenciais para a produção,
- compras indiretas, como material de escritório.
Quais são os diferentes estágios do processo de compras?
O processo de gerenciamento de compras compreende uma série de etapas fundamentais:
- identificação de requisitos
- busca de fornecedores
- solicitação de cotações ou emissão de convites para licitação,
- análise das propostas de acordo com vários critérios:
- qualidade do produto
- custos de aquisição
- prazos de entrega,
- Negociação com fornecedores,
- contratualização,
- faturamento.
Quais são as tarefas e os objetivos do departamento de compras?
Qual é o papel do departamento de compras?
Considerada há muito tempo como um departamento de suporte dentro de uma empresa, a função de compras está se tornando cada vez mais estratégica para a competitividade e o desenvolvimento de uma empresa.
O departamento de compras define e garante a conformidade com os procedimentos de gerenciamento de compras. Mais especificamente, isso envolve a elaboração de um plano de ação estruturado e a identificação dos participantes e da documentação associada a cada ação.
Ele se baseia na política de compras da empresa, ou seja, em sua estratégia de compras e suprimentos.
E seus objetivos?
Os principais objetivos do departamento de compras incluem
- controlar o orçamento e otimizar os custos da cadeia de suprimentos por meio de várias alavancas:
- controle do portfólio de compras da empresa
- (re)negociação de compras com fornecedores
- reavaliação das metas de margem, se necessário, em colaboração com o departamento de vendas;
- gerenciamento de estoque e gerenciamento de risco em caso de falta de estoque;
- participação no desenvolvimento de produtos, controle de qualidade e custos de compra de produção, etc.
Como você pode gerenciar as compras de forma eficaz? Nossas 6 dicas
Dica 1: Defina uma política de compras
A gestão de compras anda de mãos dadas com a política de compras.
Em termos mais concretos, esta última é definida como a estratégia implementada :
- para atingir os objetivos da empresa (redução de custos, redução da pegada de carbono, etc.);
- de acordo com as características específicas de sua estrutura, seu mercado e as tendências de compra.
A definição dessa política envolve, então
- a elaboração de um plano de ação e a revisão dos procedimentos para atingir os objetivos predefinidos;
- Atribuir funções e responsabilidades a todos nesse novo ecossistema;
- analisar a estratégia implementada por meio do monitoramento dos principais indicadores de desempenho (tempo do ciclo de compras, custo médio do pedido, taxa de inadimplência do fornecedor etc.).
☝️ Embora deva ser dada atenção especial às compras estratégicas, o monitoramento das chamadas compras "leves" não deve ser negligenciado.Embora as compras estratégicas devam receber atenção especial, é importante não negligenciar o monitoramento dos chamados "curingas", compras secundárias, mas feitas com pressa e que, em conjunto, representam um item de despesa muito significativo.
Dica 2: Estabeleça um procedimento claro para facilitar o gerenciamento
Compreender o papel fundamental desempenhado pelo departamento de gerenciamento de compras significa definir e testar processos orientados para o desempenho.
Derivados da política mencionada acima, eles devem ser simples e envolver o menor número possível de pessoas para não se tornarem uma fábrica de gás.
A boa notícia é que não há necessidade de começar do zero - em vez disso, aproveite os procedimentos testados e comprovados já em vigor em sua organização, bem como os vários dados à sua disposição.
E, é claro, é uma boa ideia comunicar esses processos a toda a equipe envolvida, para melhorar a eficiência geral.
☝️ O procedimento de compras deve ser :
- integrado ao sistema de informações de compras da empresa, da mesma forma que os dados relacionados a fornecedores, preços e estoques ;
- integrado aos termos e condições gerais e explicado aos prestadores de serviços para garantir a satisfação da empresa, a transparência e o melhor relacionamento possível com o fornecedor;
- possivelmente mencionado na política de CSR, para incentivar internamente a compra responsável e o desenvolvimento sustentável.
Dica 3: Gerencie as compras de forma eficiente, desde o pedido até o armazenamento
É possível otimizar cada estágio do gerenciamento de compras.
Por exemplo, não se esqueça do gerenciamento de estoque.
Uma boa gestão de suprimentos não se resume à compra de bens e serviços. Ele também envolve o armazenamento de produtos, o que é caro, principalmente em termos de espaço de armazenamento.
Além disso, envolve o controle dos riscos de obsolescência e desperdício, uma perda financeira real para a empresa.
Descubra como melhorar o gerenciamento de estoques em nosso artigo específico.
Dica 4: agrupe os pedidos
Agrupar suas compras lhe dá maior margem de negociação com os atacadistas e economiza dinheiro, principalmente em custos de envio.
Você também pode reduzir o número de pedidos que consomem muito tempo e usar esse tempo para avaliar os fornecedores.
Dica 5: Categorize as compras para rastreá-las
Naturalmente, você também precisa identificar os diferentes tipos de comprapara que possa :
- categorizá-los
- segmentar as contas dos fornecedores
- monitorar e analisar os dados de compras.
A primeira etapa é categorizar as compras por ordem de importância e recorrência, de acordo com 3 classes:
- Classe A, para compras estratégicas de produção,
- Classe B, para compras recorrentes e estratégicas de não produção,
- classe C, compras não recorrentes e não estratégicas.
A nomenclatura é então refinada por famílias e subfamílias de compras (produtos ou serviços com funcionalidades semelhantes e que atendem a necessidades semelhantes), às quais os principais compradores e fornecedores estão associados.
Dica 6: Escolha o software de gerenciamento de compras e suprimentos
Há várias ferramentas que podem melhorar significativamente o desempenho do departamento de compras:
- gerenciamento de pedidos
- processamento de faturas
- monitoramento em tempo real das despesas
- categorização automática de compras
- identificação de fornecedores
- criação de editais de licitação.
Isso inclui :
- software de compras, como um sistema de e-procurement (procurement, compras on-line) para a prestação de serviços, produtos negociados e a listagem de fornecedores parceiros para comércio eletrônico;
- uma solução que integre o procure-to-pay para centralizar e validar suas solicitações de compra, consultar catálogos de fornecedores e gerenciar o ciclo de compras, desde os pedidos até o processamento das faturas dos fornecedores;
- software de gerenciamento de estoque, para racionalizar as compras, reduzir estoques e referências e automatizar os processos de compra;
- ERP, incluindo módulos de gerenciamento de compras e estoque, para gerenciar as vendas e fornecer uma visão geral do equilíbrio entre vendas e compras.
🛠️ Exemplo de software:
O Quadient Accounts Payable é uma plataforma projetada para o processamento global de suas faturas de fornecedores e pedidos de compra. Crie suas requisições de compra diretamente no software. O software agilizará o processo de aprovação para reduzir atrasos, erros e os riscos associados às contas a receber. O Quadient Accounts Payable também incorpora funções de reconhecimento automático de dados para minimizar a necessidade de gerenciamento manual de faturas. Tudo isso significa uma economia significativa em seus custos administrativos!
Gerenciamento de compras em um relance
Diante da pressão da concorrência, o gerenciamento de compras está se tornando uma função comercial cada vez mais estratégica. Está fora de questão operar de forma aleatória: você precisa definir uma estratégia e processos claros e sólidos. É por isso que muitas organizações estão recorrendo à terceirização de todas as atividades associadas.
Porém, com o software certo, não há necessidade de depender de um provedor de serviços externo. No entanto, com o software certo, não há necessidade de recorrer a um provedor de serviços externo.
Artigo traduzido do francês