Compras eletrônicas: como e por que comprar on-line?
A aquisição on-line, também conhecida como e-procurement, é um dos principais desafios enfrentados pela Internet. Diferentemente das formas mais tradicionais de aquisição, que obviamente são "eletrônicas" há muitos anos, a aquisição eletrônica refere-se especificamente à aquisição que se baseia, no todo ou em parte, no uso da tecnologia da Internet ou da intranet. Em última análise, a direção final envolverá todos os participantes (usuários, testadores, fornecedores) que trabalham de forma conectada, mas nem todos os fornecedores desistiram dos produtos que exigem software de desktop especializado.
Compras eletrônicas: definição
A contratação eletrônica, também conhecida como e-procurement, é um método de compra de matérias-primas, mercadorias e produtos acabados com base em um sistema de informações conectado à Internet. O e-procurement reúne compradores e vendedores pela Internet e simplifica as transações entre eles.
Por que o e-procurement é importante?
As razões para o e-procurement são óbvias. As organizações estão recorrendo ao e-procurement para reduzir os custos administrativos, melhorar a produção e ajudá-las a exercer controle sobre seus estoques e despesas. Os sistemas de e-procurement também oferecem novos canais de fornecimento e podem ajudar a obter preços mais baixos para os produtos comprados. Não é de se surpreender que, de acordo com uma pesquisa realizada pela revista Purchasing, 95% dos profissionais de compras fazem do e-procurement um canal essencial. Espera-se que o mercado de ferramentas de e-procurement cresça de menos de US$ 200 milhões em 1998 para US$ 20 bilhões até 2020.
Como você adquire produtos na Internet?
No outro extremo do espectro, as fontes do e-procurement não são tão óbvias, porque o e-procurement precisa ser abordado de uma maneira muito diferente da maioria dos outros aplicativos. Na maioria dos aplicativos, embora possa haver interações entre o exterior e o interior da empresa (recebimento de entradas e envio de dados), o coração do aplicativo - no sentido de sua localização - está dentro da própria empresa. Com o e-procurement, tudo está centrado na transação que liga duas organizações diferentes.
Se o e-procurement fosse organizado em torno de apenas dois participantes diferentes - um comprador e um vendedor - não seria tão interessante nem tão difícil. Mas cada participante é, na verdade, o centro de uma estrela: o comprador lida com muitos vendedores e, por outro lado, o vendedor lida com muitos compradores (veja a imagem 1). Como resultado, a questão de onde o e-procurement ocorre não é trivial nem evidente:
Sistemas de gerenciamento de compras eletrônicas
Um sistema de compras eletrônicas pode estar localizado no lado do vendedor, no lado do comprador ou no meio do caminho entre os dois. A Figura 2 mostra o primeiro caso. Nesse modelo do lado do vendedor, o comprador é como um comprador caminhando pela Main Street, a maior avenida comercial de Nova York, visitando diferentes lojas de interesse para descobrir o que está em oferta e a que preço. O vendedor instala um software que permite que cada comprador navegue e compre. Esse é claramente um modelo orientado para vendas do lado do vendedor.
O caso oposto é ilustrado na imagem 3. Nessa situação, os vendedores precisam levar seus produtos até os compradores, assim como faziam os caixeiros-viajantes no início do século XX. Esse é um modelo do lado do comprador.
No último cenário (imagem 4), terceiros criam grandes lojas para reunir compradores e vendedores. Isso é conhecido como modelo de marketplace, modelo de portal ou, no caso específico de um mercado vertical, modelo vortal.
Vantagens e desvantagens dos diferentes modelos de aquisição
Cada modelo tem vantagens e desvantagens para o comprador (e, é claro, para o vendedor). As questões importantes giram em torno de quem cria e mantém os catálogos que mostram a disponibilidade do produto, quão bem as funções de aquisição se integram aos processos de negócios e aos sistemas de back-end e quão útil é o resultado para os funcionários do comprador.
O modelo da rua principal
No modelo Main Street, cada fornecedor cria seu próprio catálogo, possivelmente em uma extranet. Uma empresa em parceria com esse fornecedor pode pedir a seus funcionários que visitem o site do fornecedor usando seus navegadores de Internet para fazer compras. A empresa compradora não precisa fazer a manutenção do catálogo, o que torna a adoção desse sistema barata e fácil. Entretanto, a integração com sistemas financeiros de back-end não será fácil. Estão sendo desenvolvidos padrões, principalmente novas gerações de EDI baseadas em XML, o que, em teoria, facilitará a eliminação de todos os documentos resultantes de uma compra pelos sistemas existentes ou pelo ERP. Ainda não se sabe se essa abordagem será bem-sucedida, pois os vários padrões propostos ainda estão sendo estudados para ver quais serão adotados. Alguns dos principais fornecedores, como a Ariba e a Commerce One, têm seus próprios padrões, assim como a Microsoft. O modelo da Main Street também sofre com problemas relacionados à comparação de compras e ao controle. Para comparar lojas, um agente de compras precisa navegar em vários sites de fornecedores, cada um com sua própria interface, embalagens, arranjos de remessa e descontos. O controle de compras fora do contrato é quase impossível. A abordagem da Main Street funcionará melhor para organizações de compras menores e nos casos em que o produto do fornecedor for bastante especializado. Um exemplo desse modelo é uma nova iniciativa da Eastman Chemical. A Eastman está fornecendo computadores Dell de baixo custo e acesso à Internet via UUNET para permitir que seus clientes façam compras no site da Eastman.
O modelo do caixeiro-viajante
No outro extremo do espectro está o modelo do caixeiro-viajante. Nesse cenário, os fornecedores chegam ao comprador por meio dos dados que fornecem, com os quais a empresa compradora cria e mantém seu próprio catálogo. E há muitas vantagens para a empresa que faz essas compras. Como ela controla o catálogo, pode selecionar rigorosamente os produtos que o compõem e até mesmo oferecer a determinados funcionários uma seleção de produtos em quantidades limitadas. Dessa forma, a capacidade de compra pode estar presente na área de trabalho de cada indivíduo, e os funcionários têm uma única interface à sua disposição. Por outro lado, a criação e a atualização de catálogos podem envolver um esforço significativo de edição. Um dos fornecedores desse mercado, a PurchasePro, instala seu software nos sites dos compradores. Usando o software da PurchasePro, os clientes podem fazer compras nos sites dos vendedores e nos mercados. Um dos clientes da PurchasePro é a cadeia de hotéis Meristar.
O modelo de marketplace
No centro estão os marketplaces, sites de terceiros que reúnem compradores e vendedores em seu marketplace. Os sites de marketplace oferecem um único catálogo, mas são menos integrados aos sistemas de back-end e às políticas específicas da empresa compradora. Naturalmente, muitos fornecedores nesse espaço fazem de tudo para garantir que suas soluções sejam, na medida do possível, soluções do lado da compra.
Na realidade, existem dois tipos de mercado. Um é o vortal, o mercado vertical. Um exemplo é o ChemConnect, que reúne compradores e vendedores do setor químico. Uma estimativa prevê que 15% desse setor de 1,6 bilhão de dólares estará on-line nos próximos três a cinco anos.
O outro tipo de mercado abrange uma ampla variedade de tipos de produtos. O líder nessa área é o MRO - Manutenção, Reparo e Suprimentos Operacionais - que pode representar até 35% do gasto total de uma empresa. Além disso, as compras de MRO são uma causa frequente de "wildcatting", ou seja, compras que não são feitas com os fornecedores habituais. Estima-se que até 40% das compras de MRO sejam feitas por impulso, o que pode significar até US$ 10 milhões por ano em perda de receita para uma empresa típica de bilhões de dólares. Há vários participantes nesse mundo. Os líderes são a Ariba e a Commerce One, que solicitam ativamente fornecedores e vendem suas soluções para organizações compradoras. Outros incluem a Concur Technologies, a Intelsys e muitos outros participantes menores. Também há concorrência nessa área entre grandes fornecedores de ERP, como SAP e Baan, Oracle, IBM, HP e outros.
Uma forma de implementar um modelo de marketplace é confiar inteiramente na Internet, especialmente no lado do comprador. Isso significa que nenhum software é instalado nos computadores do comprador e que todas as transações são realizadas por meio de navegadores. Uma segunda abordagem é instalar software especializado nos computadores de mesa dos funcionários da empresa compradora, mas hospedar a rede de fornecedores de forma centralizada na Internet.
Comparação dos modelos de aquisição
A imagem abaixo oferece uma comparação clara dessas três abordagens. Ela mostra graficamente como os diferentes modelos se comportam de acordo com determinados critérios importantes. Mas, como sempre, o problema está nos detalhes, que mudam diariamente nesse espaço de produto. Por exemplo, a integração com sistemas back-end deve ser teoricamente mais difícil com o modelo de marketplace do que com a solução Main Street, porque esta última é instalada e personalizada no site do comprador. Mas não há razão para que um determinado fornecedor não possa fazer um investimento suficiente para garantir que o modelo de marketplace dele se integre facilmente aos seus sistemas de back-end. De fato, todos os principais fornecedores de marketplace prometem esse recurso.
Conclusão
Em vista do potencial significativo de economia, o e-procurement é a área de aplicação mais importante para as organizações no curto prazo. O uso do e-procurement para fazer pedidos de produtos MRO pode gerar economias entre 5% e 20%. O mesmo estudo constatou que o custo de processamento de pedidos pode cair em 70%.
Acreditamos que, devido ao custo de manutenção do catálogo, as soluções puramente de compra, em que a organização compradora cria seus próprios catálogos, serão raras no curto prazo, representando não mais que 15% do mercado total de compras e apenas alguns por cento das compras de MRO. Isso não fará sentido para a maioria das empresas. No entanto, quando houver mais padronização no formulário XML usado para catálogos de fornecedores, isso poderá se tornar uma opção viável novamente, talvez dentro de três a cinco anos. Acreditamos que a maioria das organizações de compras gravitará em torno de um modelo de mercado, pelo menos no sentido de que usarão redes de fornecedores centralizadas com catálogos centralizados. Os fornecedores desses produtos estão concentrados em desenvolver suas redes de fornecedores e sua tecnologia para torná-los uma opção atraente. Esperamos que mais da metade dos usuários faça compras pela Internet, mas que as instalações de software especializado em compras estejam presentes em pelo menos 30% dos computadores. Os usuários em potencial devem fazer uma análise cuidadosa da funcionalidade e, em especial, do grau de integração necessário com seus sistemas de back-end.