Entre velocidade e confiabilidade, aqui estão os segredos para um processamento eficiente de pedidos

Todos os anos, os números do mercado de comércio eletrônico atingem níveis recordes.

Para acompanhar o ritmo da explosão das vendas on-line, as empresas não têm outra opção a não ser adaptar e otimizar seus processos organizacionais. E elas fazem isso para satisfazer os clientes que estão acostumados a prazos de entrega cada vez mais competitivos.

Quais são os desafios que você enfrenta em termos de logística? Quais ferramentas você deve adotar para aumentar sua eficiência? Como você pode garantir um gerenciamento ideal desde a produção até a entrega do produto? Contamos tudo o que você precisa saber sobre processamento de pedidos!

Ver todos os software Logística

O que é processamento de pedidos?

Como o nome sugere, o atendimento de pedidos envolve assumir a responsabilidade total por um pedido feito por um cliente.

Às vezes chamado de atendimento, esse complexo processo de logística envolve vários estágios-chave sucessivos. Entre o momento em que o cliente faz o pedido e o recebe em casa, o produto pode viajar de um depósito para outro, percorrendo centenas ou até milhares de quilômetros.

☝️ Portanto, o processamento de pedidos apresenta vários desafios para as empresas.

Quais são os desafios do processamento de pedidos?

A otimização da sua estratégia de processamento de pedidos o ajudará a enfrentar os desafios que são cruciais para a saúde econômica da sua empresa. O bom gerenciamento desse processo contribui especialmente para :

• aumentar a satisfação do cliente
• aumentar o volume de vendas
• limitar os custos logísticos.

Garantir a satisfação do cliente

As compras on-line agora são parte integrante da vida cotidiana dos consumidores. E os vários estudos realizados sobre o assunto não dizem o contrário.

Aqui estão alguns números importantes:

• cerca de 39,4 milhões de franceses fizeram pelo menos um pedido on-line em 2023, com uma cesta média de 60 itens por ano (fonte: Fevad);
• 88% dos entrevistados consideram positivo o impacto do comércio eletrônico em suas vidas diárias (fonte: Fevad);
• 1 em cada 2 consumidores dá importância à opção de entrega gratuita (fonte: Worldline);
• a entrega é um critério importante para 88% dos compradores (fonte: Uber direct).

Claramente, a satisfação do cliente é um dos principais problemas quando se trata de processar pedidos. Se quisermos fidelizar o cliente, precisamos oferecer a ele uma experiência confortável e tranquilizadora, desde o momento em que ele faz o pedido até o recebimento do produto.

Essa experiência reencantada do cliente envolve, em especial

• usar um método de pagamento seguro
• poder acompanhar o andamento de seu pedido em tempo real (saída do depósito, produto em trânsito etc.);
• ter opções de entrega satisfatórias (a possibilidade de escolher o ponto de entrega de sua preferência, escolher o dia da entrega, entrega gratuita após um determinado valor de compra, etc.);
• os prazos de entrega mais curtos possíveis;
• receber o pacote em boas condições (embalagem ou produto não danificado);
• beneficiar-se de um serviço de entrega profissional (ou seja, não ter a surpresa desagradável de receber um aviso de entrega falso quando você tirou o dia inteiro de folga para receber sua encomenda etc.);
• poder devolver facilmente o produto ao remetente e se beneficiar de um serviço pós-venda ágil e competente.

Portanto, colocar em prática uma estratégia eficaz de processamento de pedidos é semelhante a um círculo virtuoso. Ao gerenciar de forma inteligente seu site de comércio eletrônico, seus estoques, seu depósito e seus processos de remessa, você contribui mecanicamente para aumentar o volume de vendas por meio da fidelidade do cliente e da redução dos prazos de entrega.

Racionalize e otimize os custos

Quando se trata de processamento de pedidos, os erros e a lentidão são seus piores inimigos!

Quanto mais tempo leva para processar seus pedidos, mais dinheiro você perde. Conforme mencionado acima, prazos de entrega excessivos geralmente afugentam os clientes que estão com pressa.

Da mesma forma, se o processamento de pedidos for muito lento, você incorrerá em custos adicionais. As mercadorias que passam vários dias no depósito antes de serem embaladas e despachadas custam dinheiro desnecessário à empresa (custos de armazenamento, espaço não liberado para outros produtos etc.).

Um bom gerenciamento de pedidos também significa menos erros e, por extensão, custos mais baixos. De fato, quando você soma todos eles, os erros que ocorrem durante o processamento de pedidos podem resultar em uma conta pesada. Seja uma falha na atualização dos níveis de estoque, um atraso no pedido de produtos, a entrega no endereço errado ou danos ao pacote durante o transporte, os custos envolvidos na correção desses erros se acumulam e acabam pesando em suas finanças!

As 6 etapas do processo de processamento de pedidos

De modo geral, há cinco estágios principais no processo de processamento de pedidos em uma empresa.

Vamos descobrir quais são elas. 👉

0 - Recebimento de mercadorias

O recebimento de mercadorias pode ser descrito como o primeiro estágio do processo de atendimento de pedidos.

Se uma empresa não produz suas próprias mercadorias, ela deve iniciar a produção com um prestador de serviços, transportá-las e armazená-las em seu depósito.

1 - Registro do pedido do cliente

Não é de surpreender que a colocação do pedido seja o ponto de partida do processo de atendimento.

O pedido é registrado oficialmente assim que o consumidor valida e paga a compra no site de comércio eletrônico.

Embora simples à primeira vista, essa etapa do processo de recebimento do pedido exige que recebamos e centralizemos os dados essenciais para o envio e o rastreamento da encomenda com o cliente.

E em um mercado em que os canais de distribuição estão se multiplicando, é melhor poder contar com soluções tecnológicas adequadas. Um exemplo é o VistaFlow, um pacote de software que está revolucionando o processamento de pedidos recebidos por e-mail. Como fazer isso? Integrando-os ao seu sistema ERP, extraindo as informações contidas nos formulários de pedidos. Destinado a organizações que recebem formulários de pedidos não uniformes, o VistaFlow foi projetado para a melhoria contínua, graças à sua capacidade de aprendizado automático.

2 - Picking

Depois que o pedido é registrado, ele é transferido para equipes dedicadas no depósito.

Dependendo do sistema configurado pela empresa, um operador humano ou uma máquina é responsável por buscar e colocar na mesa de embalagem os produtos a serem montados no pacote. Essa é a chamada etapa de separação.

3 - Embalagem

Para facilitar o transporte das mercadorias (e, principalmente, para evitar quebras durante o transporte!), é bom passar pela etapa de embalagem.

O produto deve ser devidamente protegido e embalado de forma apropriada.

4 - Despachar

Agora que o pacote está devidamente embalado, ele está finalmente pronto para seguir o caminho até seu futuro proprietário.

Depois de ser escaneado e identificado, ele é recebido e carregado pela transportadora para posterior entrega.

O consumidor recebe uma notificação de que o envio foi iniciado.

5 - Entrega e aceitação

Essa etapa final do processamento de pedidos está agora nas mãos da empresa responsável pela entrega dos pacotes recebidos no depósito.

O consumidor, bem como seu departamento de atendimento ao cliente, deve ser capaz de identificar a rota percorrida pela encomenda e obter uma estimativa precisa da data de entrega.

Obviamente, você precisa garantir que o produto seja entregue de acordo com as instruções deixadas pelo cliente (em sua casa, em um ponto de retransmissão etc.).

Uma notificação final de que o pacote foi recebido com sucesso conclui o processamento do pedido.

6 - Gerenciamento de devoluções

Um estágio subsidiário, mas muito importante, o gerenciamento de devoluções envolve a garantia de uma experiência satisfatória para o cliente se o pacote for devolvido ao remetente.

Com isso em mente, certifique-se de definir e aplicar uma política de devoluções rigorosamente controlada para evitar abusos e outros custos adicionais.

Como otimizar o processamento de pedidos? 4 práticas recomendadas

Para ajudá-lo a otimizar o processamento de pedidos, aqui estão algumas dicas a serem incorporadas à sua estratégia de logística.

#1 Monitore ativamente os estoques

Não há nada pior para um cliente do que se deparar com um item que está fora de estoque!

Portanto, para evitar que as transações escapem por entre seus dedos, recomendamos que você automatize as atualizações de disponibilidade de estoque em tempo real!

#2 Centralize e explore os dados coletados

Mais do que uma questão de visibilidade, a coleta de dados do processamento de pedidos permite que você implemente estratégias relevantes para o seu negócio.

Os volumes de pedidos geralmente variam de um ano para o outro, e alguns produtos estão sujeitos a flutuações sazonais.

Ao analisar minuciosamente os dados coletados, você poderá gerenciar seus estoques com mais precisão, por exemplo, ou fortalecer sua equipe de pós-venda durante os períodos de maior movimento.

#3 Manter o cliente informado

Como consumidor, é muito desagradável sofrer com a falta de transparência por parte da empresa da qual você fez o pedido.

Onde está minha encomenda?

Por que não fui notificado de que ela está sendo enviada?

A entrega será feita na data solicitada?

Todas essas são perguntas que, se não forem respondidas de forma clara e precisa, provavelmente prejudicarão a experiência do cliente.

#4 Automatize o máximo de tarefas possível

Para minimizar os erros e economizar tempo em todas as etapas do processo de processamento de pedidos, recomendamos que você automatize o máximo de tarefas possível.

Quer você use um software de gerenciamento de pedidos, instale uma estação de separação em seu depósito ou configure um chatbot dedicado ao serviço pós-venda em sua plataforma de comércio eletrônico, há uma série de maneiras de tornar o processamento de pedidos mais fluido.

Quais ferramentas podem ser usadas para melhorar o processamento de pedidos?

A automação anda de mãos dadas com a simplificação!

Para melhorar o processamento de pedidos em sua empresa, há várias soluções tecnológicas altamente relevantes. Não é de surpreender que estejamos pensando principalmente em softwares especialmente projetados para garantir que os pedidos sejam gerenciados adequadamente.

Existem três tipos principais de soluções:

• Sistema de gerenciamento de pedidos: é usado principalmente para centralizar e sincronizar todos os dados coletados dos vários canais de vendas e para reunir informações relacionadas às transações;

• Warehouse Management System: permite o monitoramento eficaz dos níveis de estoque (atualizações em tempo real, pedidos automáticos abaixo de um determinado limite etc.) e a preparação e o gerenciamento de remessas;

• Sistema de gerenciamento de transporte: tem como objetivo obter o controle ideal sobre os custos e a organização envolvidos no gerenciamento de transportadoras e na entrega de encomendas (rotas automatizadas que levam em conta o tempo de viagem para otimizar a volta, etc.).

Dependendo das necessidades de sua empresa, você deve optar por uma dessas soluções específicas ou escolher um pacote de software completo, incorporando todas essas funções.

Ver todos os software Logística

Processamento de pedidos: o que é importante?

Em resumo, o processamento de pedidos merece toda a sua atenção. Desde o momento em que o cliente compra um produto até o momento em que ele recebe a encomenda, há uma sucessão de estágios com apostas decisivas.

Entre a necessidade de buscar a maior satisfação possível do cliente com o objetivo de fidelizá-lo e a necessidade imperativa de otimizar os custos de armazenamento, preparação, expedição e entrega, há muito em jogo. A preparação, o envio e a entrega de encomendas e o processamento de pedidos são prioridades para qualquer empresa cujo modelo de negócios seja baseado no comércio eletrônico.