Como você realiza um inventário de qualidade?

Todas as nossas dicas sobre gerenciamento de inventário: Fazer um inventário é uma operação complexa e, acima de tudo, demorada! Aqui está um resumo das práticas recomendadas para realizar seu inventário anual nas melhores condições possíveis.

O inventário é um ato obrigatório, mas também é valioso para as empresas do ponto de vista prático.

A legislação francesa exige que as empresas realizem um inventário sistemático no final de cada ano fiscal, mas, além desse aspecto legal, é também um ato de reorganização corporativa. O estoque tem um valor considerável para a empresa, portanto, ter uma visão precisa dele é importante para saber quando reabastecer e se é possível vendê-lo em boas condições.

Itens fora de estoque podem prejudicar sua imagem, enquanto o excesso de estoque pode prejudicar suas finanças.

Aspectos legais

O balanço patrimonial é um documento contábil obrigatório na França, que estabelece o estado de saúde da empresa no final de seu exercício financeiro. A realização de um inventário físico completo é uma das obrigações da empresa. Ele é usado para estabelecer o valor real do inventário físico, compensando quaisquer deficiências ou erros, e para elaborar o balanço anual.

Artigo L123-12 do Código Comercial Francês (Fonte: Legifrance) :

"Qualquer pessoa física ou jurídica que seja comerciante [...] deve verificar a existência e o valor dos ativos e passivos da empresa por meio de um inventário pelo menos uma vez a cada doze meses. Ela deve elaborar as contas anuais no final do exercício financeiro à luz dos registros contábeis e do inventário. Essas contas anuais compreendem um balanço patrimonial, uma conta de lucros e perdas e notas às contas, que formam um todo indivisível.

Aspectos práticos

Do ponto de vista legal, a elaboração de um inventário é bastante permissiva. Tudo o que o artigo da lei especifica é que é obrigatório que cada entidade comercial o faça pelo menos uma vez por ano. No entanto, o inventário em seu sentido global abrange dois conceitos definidos no Código do Trabalho, ou seja, a contabilização da existência e do valor dos itens de estoque.

Métodos de contagem

• Inventário completo

O inventário completo é a prática de realizar um inventário de uma só vez, resultando quase inevitavelmente em períodos em que o estoque não está disponível para a empresa. Esse método de inventário é, portanto, mais adequado para organizações de pequeno ou médio porte.

• Inventário rotativo

O inventário rotativo é a prática de realizar um inventário completo em várias etapas, tornando indisponíveis apenas algumas partes das mercadorias, e não todas elas. Esse método de inventário é recomendado para empresas que não podem se dar ao luxo de ficar completamente indisponíveis, como supermercados, etc. Esse método exige um gerenciamento mais pesado, pois a tarefa de inventário deve ser realizada pouco a pouco durante o ano fiscal.No entanto, ele nos permite abordar essa obrigação contábil com mais tranquilidade, o que reduz a probabilidade de erros.

Métodos de avaliação

Os métodos de avaliação de estoque fornecem uma visão geral do valor do seu estoque, levando em conta fatores específicos. Todos os métodos são aceitáveis, embora cada um seja adaptado a um contexto comercial específico.

• Método contábil: O método do custo médio ponderado

Esse é o método mais comumente usado e também o mais "neutro", pois usa uma fórmula de cálculo médio para o valor do estoque.Independentemente do contexto econômico, a representação de um estoque composto por itens do mesmo tipo, mas com preços diferentes, é suavizada.

Veja a seguir a fórmula para calcular o custo médio ponderado:
Custo médio ponderado = Quantidades totais (estoque inicial + adições) / Valores totais (após adições)

• Método contábil: FIFO / LIFO

Esses métodos envolvem a aplicação de uma avaliação diferente a produtos diferentes, pois o mesmo produto pode ter vários preços de compra em estoque, o que torna a gestão de vendas complexa. Também podem ocorrer discrepâncias significativas, tornando o cálculo do valor do estoque impreciso. Portanto, esses métodos são obsoletos.

• Último preço de compra

Esse método de avaliação prioriza a remoção do estoque dos itens comprados por último. Isso tem o efeito de refletir o valor de mercado mais recente desse produto no estoque.

• Preço de mercado

O método de preço de mercado da avaliação de estoque envolve a avaliação do estoque em relação ao preço de mercado atual do produto. Esse método pode ser escolhido arbitrariamente, mas é mais relevante para determinados negócios principais baseados na venda de produtos cujo preço flutua enormemente, como petróleo ou metais, por exemplo.

• Avaliação pessoal

Esse método consiste em tornar a avaliação do estoque mais pessoal, possibilitando o registro de qualquer deterioração ou perda incorrida no estoque, o que inevitavelmente reduz seu valor.

Todos os métodos de avaliação estão corretos, desde que reflitam um valor de estoque justo e imparcial.

Equipamento de levantamento de estoque

Os aplicativos de computador podem facilitar muito o processo de levantamento de estoque.

Por exemplo, os técnicos que digitalizam o estoque físico usando scanners de código de barras aceleram o processo e o tornam mais confiável.

Também há melhorias que podem ser feitas no sistema de chuveiros. O técnico responsável pelo inventário não precisa mais comparar os itens um a um, mas pode escanear todos os itens sequencialmente e, em seguida, colocar o scanner portátil em um suporte que possa ser usado para ler os códigos de barras.Isso transferirá os dados para uma unidade que verificará as possíveis diferenças com o estoque virtual do aplicativo.

Além disso, para superar o problema de indisponibilidade de estoque durante o procedimento de inventário, é possível, em um scanner portátil com memória, armazenar a data e a hora da leitura de um item no estoque físico. Dessa forma, durante a comparação final entre o estoque contido no scanner portátil e o do banco de dados do aplicativo, será possível destacar as reduções de estoque devido a faltas no estoque físico ou faltas simplesmente devido a vendas durante o procedimento de inventário, extraindo o horário das vendas e o horário da digitalização do item no estoque.