Como você divide seu projeto em tarefas usando a estrutura da EAP?
Você é um gerente de projeto e deseja estruturar suas tarefas para planejar seu projeto? Use o método WBS (Work Breakdown Structure)!
Dividir o trabalho a ser feito em entregáveis e subtarefas ajuda a organizar o projeto em um fluxograma claro e econômico.
Mas como se divide um projeto? E como fazer uma boa EAP de projeto? Neste artigo, você encontrará um método de quatro etapas, exemplos e ferramentas!
EAP: definição e objetivos
O método EAP é uma técnica de gerenciamento de projetos que envolve a divisão de um projeto principal em tarefas secundárias, que, por sua vez, são divididas em subtarefas. O objetivo é :
- estruturar o projeto
- identificar sua arquitetura geral
- visualizar todos os resultados esperados e as tarefas a serem executadas.
A EAP, também conhecida como OTP (organograma das tarefas do projeto) ou SDP (estrutura analítica do projeto), foi criada no guia PMBOK do Project Management Institute.
A EAP pode assumir várias formas:
- um fluxograma, a forma mais comum de EAP,
- um mapa mental
- uma lista
- um plano.
7 vantagens da EAP
- Altamente visual: em um piscar de olhos, você pode ver todo o trabalho a ser feito, as prioridades e as urgências, e limitar o risco de ser pego de surpresa à medida que o projeto avança.
- Ajuda as equipes a identificar melhor as dependências entre as várias tarefas, como um complemento ao gráfico de Gantt.
- É uma excelente ferramenta de comunicação para as várias partes envolvidas e inspira confiança no cliente.
- O gerente de projeto usa a EAP para alocar o orçamento total do projeto às unidades subjacentes.
- Melhor gerenciamento de riscos: em um piscar de olhos, detecte qualquer mau funcionamento, ou seja, ramificações incompletas ou ramificações com erros.
- Antecipe quaisquer atrasos no planejamento. Uma entrega não foi produzida no prazo? É mais fácil reagir para limitar o impacto sobre as unidades de nível superior na mesma filial.
- Uma melhor distribuição de esforços entre as equipes: o roteiro do projeto fica mais claro e torna-se mais fácil reajustá-lo de acordo com as dificuldades encontradas durante o projeto.
Exemplo de uma EAP
O diagrama a seguir fornece um exemplo visual de uma EAP. Ele mostra :
- o projeto em sua totalidade, também conhecido como projeto pai ;
- dividido em entregáveis, chamados de tarefas secundárias;
- divididos em subentregáveis, também conhecidos como subtarefas, dependendo do nível de granularidade necessário em relação à complexidade de cada tarefa...
... e assim por diante, até que as unidades na base do organograma sejam tão gerenciáveis quanto possível para as equipes: as tarefas no nível mais baixo, chamadas de "pacotes de trabalho" ou "unidades de trabalho", não precisam mais ser divididas.
Como você divide um projeto usando o método WBS?
Etapa 1: Definir o projeto a ser entregue
Comece no topo da estrutura, com uma visão macro de seu projeto. Defina claramente os contornos do projeto total e finalizado, aquele que você precisa entregar ao cliente.
Esse estágio lhe dá a direção a seguir e o significado de cada uma das tarefas que se seguem.
Exemplo: um projeto de criação de site para uma empresa local
Etapa 2: Identificar os principais resultados
Em seguida, identifique os principais entregáveis logo abaixo do projeto concluído. Cada entregável marca o progresso do projeto e contribui para sua conclusão.
Em nosso exemplo, os principais entregáveis, ou tarefas secundárias, são
- análise dos requisitos do cliente
- definição e validação do escopo do projeto,
- planejamento do projeto,
- design do site,
- desenvolvimento do site,
- a fase de testes,
- entrada em operação,
- manutenção.
Etapa 3: dividir os entregáveis em subentregáveis
Por fim, divida cada entregável em subentregáveis ou subtarefas.
Nosso conselho 👉 divida as subtarefas em níveis mais finos de granularidade até que os pacotes de trabalho no nível final tenham custos suficientes e sejam gerenciáveis, tanto em termos de orçamento quanto de recursos humanos.
Vejamos novamente o nosso exemplo. A tarefa secundária "design do site" inclui várias subtarefas, como :
- definir a estrutura do site com base no que já existe e nos novos recursos que precisam ser adicionados,
- criar modelos para cada tipo de página,
- pensar na navegação do site
- criar uma carta gráfica para garantir a consistência visual do site, etc.
Etapa 4: Preencher o dicionário da EAP
Nada a ver com isso, caro Robert! O dicionário WBS é um documento que lista o conteúdo de cada pacote de trabalho. Cada pacote de trabalho tem uma entrada que inclui :
- a pessoa responsável
- os produtos a serem entregues
- o custo
- prazos e prazos,
- as principais tarefas a serem executadas
- qualquer outra informação relevante que ajude a concluir o pacote de trabalho.
Esse dicionário é útil para definir o repositório do projeto, com a estrutura da EAP e as especificações.
Como fazer uma boa EAP? Nossa orientação sobre como usá-la
As 5 regras da EAP a serem seguidas
Regra 1: siga a regra dos 100%
Aplicar a regra dos 100% significa considerar que um projeto principal forma um todo, contendo todos os seus "filhos".
Isso ocorre porque um conjunto de subentregáveis deve sempre exibir todo o trabalho necessário para o entregável de nível superior.
Por outro lado, a soma das unidades não deve representar mais de 100% desse nível mais alto: o método da EAP exclui qualquer tarefa que não diga respeito ao projeto.
Ilustração da regra dos 100%:
Regra nº 2: evite sobreposições
Ao criar sua EAP, certifique-se de que cada unidade seja exclusiva e não apareça várias vezes em diferentes ramificações.
Ao evitar sobreposições, essa regra o protege de qualquer confusão quanto às responsabilidades das equipes na execução das tarefas.
Regra nº 3: defina o nível certo de detalhamento
Como você determina isso? Para cada pacote de trabalho, estime :
- o tempo necessário para concluí-lo
- o custo associado
- os recursos necessários para realizá-lo.
Essa regra ajuda você a ser preciso em seu detalhamento: se um entregável puder ser quantificado com um alto grau de precisão, ele não precisa, a priori, de outras ramificações.
Regra nº 4: não procure simetria na estrutura da EAP
Esse princípio decorre do anterior: cada ramificação de sua EAP não precisa necessariamente ter o mesmo número de níveis, porque a profundidade do detalhamento é interrompida assim que a unidade mais baixa se mostra suficientemente quantificável.
Como resultado, a forma final de sua EAP pode ser "assimétrica".
Regra nº 5: busque os resultados em vez das ações
A melhor maneira de ver o projeto é em termos de resultados, não de elementos organizacionais ou funcionais.
Nosso conselho 👉 Defina suas várias unidades em termos de resultados e não das ações necessárias para alcançá-los. Dessa forma, você ganha flexibilidade no processo de execução de cada tarefa.
Exemplo de um fluxograma da EAP baseado em entregáveis:
Escolhendo a ferramenta certa: Excel ou software dedicado?
Às vezes, tudo o que você precisa para criar sua EAP é uma simples folha de papel, um quadro branco ou post-its. Essas ferramentas são úteis para brainstorming ou troca de ideias... mas rapidamente atingem seus limites.
Se o seu projeto for simples (poucas entregas, poucas partes interessadas), você pode usar o Excel para sua EAP. Você pode encontrar exemplos de estruturas de EAP para adaptar e personalizar na Internet.
Para projetos de médio e grande porte, ou quando as equipes estão dispersas, o uso de software é crucial para :
- criar e, acima de tudo, reforçar a qualidade visual da EAP - um dos pré-requisitos mais importantes para sua eficácia,
- gerenciar quaisquer alterações no diagrama de forma muito mais simples
- adicionar uma dimensão de colaboração e agilidade ao seu projeto.
Qual software você deve escolher para criar uma boa EAP?
- As vantagens do Lucidchart :
- uma interface intuitiva e fácil de usar,
- operação simples de arrastar e soltar
- personalização do fluxograma criado com seus próprios produtos,
- As vantagens da monday.com :
- uma ferramenta visual e intuitiva,
- um sistema de tabelas personalizáveis para gerenciar suas tarefas e subtarefas,
- visibilidade dos prazos para cada entregável.
- As vantagens do Gladys:
- um painel de controle personalizável para acompanhar o tempo do projeto, o tempo gasto por pessoa, por tarefa e por projeto,
- uma interface simples, altamente polida e adaptável à Web (que se adapta a todos os tipos de tela),
- uma plataforma colaborativa com ferramentas adaptadas ao seu gerenciamento de projetos (Gantt, Kanban, Mindmap, etc.).
Depois da EAP
O método EAP fornece uma visão geral da estrutura de um projeto no início do projeto e do curso a ser seguido para concluí-lo. Lembre-se de que outras ferramentas complementares estão disponíveis para compensar as deficiências da EAP. Por exemplo, diagramas PERT e Gantt para identificar prazos e interdependências entre as tarefas.
Equipe-se com as ferramentas certas para ganhar em flexibilidade e agilidade, mas também para economizar tempo mais tarde ao gerenciar o projeto.
Artigo atualizado, originalmente publicado em junho de 2017.
Artigo traduzido do francês