A empresa colaborativa, ou seu projeto impulsionado pela inteligência coletiva
A empresa colaborativa é o novo Eldorado para as empresas? É impossível ignorar o trabalho colaborativo e a comunicação interna em 2020.
Mas o que exatamente é uma empresa colaborativa? Quais são os desafios? Como você pode aproveitar a inteligência coletiva para impulsionar seus projetos e suas equipes?
Organização do trabalho, fluxo de informações, gerenciamento de mudanças, produtividade... este artigo explica o termo "empresa colaborativa" e traz conselhos para uma empresa 2.0.
Inteligência colaborativa: uma definição dessa força motriz da competitividade empresarial
O que queremos dizer com "inteligência colaborativa"? Também conhecida como "inteligência coletiva", ela se refere à mobilização e à exploração de todas as habilidades e conhecimentos dos funcionários para aplicá-los em um projeto comum.
Ela permite a :
- emulação
- inovação
- o surgimento e o compartilhamento de novas ideias,
- gerenciamento participativo,
- para trazer à tona o melhor de cada um, envolvendo os funcionários.
Por fim, a inteligência colaborativa ajuda você a sair da caixa e ir além em seus projetos.
Inteligência colaborativa: um exemplo para ajudá-lo a entender
Empresa colaborativa: definição
O que é uma empresa colaborativa?
Uma empresa colaborativa é uma organização que se baseia no trabalho colaborativo para avançar. Em outras palavras, ela valoriza :
- trabalho em equipe, tanto dentro de um departamento quanto entre departamentos diferentes,
- a comunicação e o compartilhamento de informações
- ouvir e considerar todos os funcionários, para que nenhuma ideia seja descartada,
- o uso de ferramentas digitais,
- processos e fluxos de trabalho simplificados para otimizar o gerenciamento de projetos e obter mais valor de cada indivíduo.
Em suma, uma empresa colaborativa aproveita a transformação digital para eliminar os silos de negócios e adotar uma organização de trabalho mais multifuncional, na qual as informações fluem mais livremente.
Por que se tornar uma empresa colaborativa?
Há várias vantagens na colaboração nos negócios:
- as informações fluem (melhor) e seus projetos avançam mais rapidamente graças a uma melhor comunicação;
- o compartilhamento das melhores práticas entre os departamentos ajuda a adotar os melhores métodos de trabalho e a aumentar a produtividade;
- Você economiza tempo: as informações são centralizadas e estão disponíveis o tempo todo;
- você capacita sua equipe: todos têm um papel a desempenhar e uma missão a cumprir, da qual depende o trabalho dos outros;
- a empresa é descompartimentada: não é mais necessário trabalhar sozinho, o trabalho em equipe agora é a norma;
- você cria uma cultura corporativa baseada em comunicação, benevolência, empatia e desempenho.
Os desafios do trabalho colaborativo nas empresas
Repensar a gestão e o papel dos gerentes
É difícil para uma empresa colaborativa ser organizada de acordo com um modelo piramidal, que, por definição, estrutura a empresa em camadas relativamente herméticas. Como resultado, a comunicação é dificultada, as informações nem sempre fluem sem problemas, há pouco espaço para a interação humana e assim por diante.
Avançar para uma gestão mais horizontal e até mesmo colaborativa. A função do gerente também precisa ser revista: de quem dá as ordens, ele se torna o líder e apoia a equipe em um processo de capacitação.
Benefícios :
- Ouvir os funcionários e ter empatia,
- antecipação de riscos e planos de ação para evitá-los,
- O trabalho é organizado de forma mais próxima às necessidades das equipes e da empresa,
- melhor comunicação, o que incentiva o avanço dos projetos.
Incentivo ao fluxo de informações
Compartilhar informações e gerenciar o conhecimento em tempo real :
- facilitam a coordenação
- melhora a capacidade de resposta,
- promovem a tomada de decisões,
- permite a antecipação entre funcionários, mas também com clientes ou parceiros,
- incentiva a ideação e a inovação.
Proporcionar um ambiente de trabalho que favoreça a colaboração
Como é possível incentivar a colaboração na sua empresa se cada membro da equipe está isolado em um escritório, sem ferramentas de comunicação para trocar informações com o restante da equipe? Dificilmente.
Aqui estão algumas dicas para tornar seu ambiente de trabalho um terreno fértil para a colaboração:
- Organize seu local de trabalho para incentivar todos os tipos de intercâmbio: escritórios próximos uns dos outros para pessoas que trabalham no mesmo projeto, por exemplo;
- se você trabalha em uma equipe remota ou em teletrabalho (ou está confinado à sua mesa): pense em pontos de troca virtuais (mensagens, videoconferência, ferramentas de colaboração etc.) para que a colaboração não pare quando você sair do escritório;
- ofereça áreas dedicadas à inovação e ao compartilhamento de ideias: móveis modulares, quadros brancos, telas interativas... enfim, tudo o que for necessário para estimular a inteligência coletiva e a cocriação;
- explore a opção de escritório flexível;
- paradoxalmente, democratize o teletrabalho: um ou mais dias por semana, os funcionários podem aproveitar a paz e a tranquilidade de suas casas para ter novas ideias sem serem interrompidos.
Projetando uma imagem positiva para atrair talentos
Você está tendo dificuldades para recrutar os melhores talentos? Outro aspecto positivo da empresa colaborativa é que ela pode mudar a imagem de sua marca.
As famosas gerações Y e Z são muito sensíveis ao aspecto colaborativo de uma empresa (processos, modo de projeto, ferramentas) ao escolher a organização que se beneficiará de suas habilidades. Pense nisso!
Apoio à mudança vinculada à transformação digital
A era digital não é alheia ao surgimento de empresas colaborativas. A própria organização das empresas está sendo virada de cabeça para baixo para dar mais espaço às práticas digitais:
- novas organizações
- novas organizações, novas profissões e novas missões,
- novas ferramentas digitais para dominar,
- novos processos de trabalho, etc.
Tudo isso pode ser confuso para seus funcionários. Da alta gerência às equipes operacionais, toda a empresa está envolvida. Antecipe e apoie as mudanças para que a colaboração ande de mãos dadas com a aceleração (de seu crescimento).
Ferramentas essenciais para a empresa colaborativa
Há uma infinidade de ferramentas para tornar uma organização colaborativa... sem gastar todo o seu tempo lidando com e-mails. Aqui está uma seleção para que você tenha um bom começo:
- Ferramentas de gerenciamento de projetos para uma visão macro do planejamento e do progresso. Por exemplo: Planisware Orchestra ou Wrike;
- ferramentas de gerenciamento de tarefas para visualizar as tarefas e atribuições de cada pessoa e criar listas de tarefas colaborativas. Exemplo: monday.com;
- plataformas colaborativas da empresa para centralizar todas as trocas de informações em uma única ferramenta;
- Software de EDM (gerenciamento eletrônico de documentos) para editar, armazenar, arquivar ou compartilhar documentos on-line;
- ferramentas de comunicação para acessar e-mails ou videoconferências, por exemplo.
Uma empresa não se torna colaborativa da noite para o dia. Reserve um tempo para entender suas necessidades e prioridades para que possa avançar em seu próprio ritmo, tomar as decisões certas e fazer com que a mudança seja adotada.
Não há necessidade de multiplicar as ferramentas: escolha as que mais lhe agradam!
Artigo atualizado, originalmente publicado por Grégory Coste em abril de 2017.
Artigo traduzido do francês