Os diferentes pacotes de software de gerenciamento de projetos e suas funcionalidades

O melhor software de gerenciamento de projetos vem em uma variedade de formas para atender às diversas necessidades das empresas. Seja por negócio ou por funcionalidade, é importante escolher o software certo para seu projeto. Depois de definir a estrutura contextual e o objetivo da sua empresa, você terá uma visão mais clara das funcionalidades que espera de um software de gerenciamento de projetos. Reserve um tempo para consultar as diferentes ofertas para não se comprometer com um software que esteja muito distante de suas expectativas reais.

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Os diferentes tipos de software

O software de gerenciamento atende a diferentes requisitos e é oferecido em uma variedade de designs e funções.

• Ferramentas de planejamento: permitem monitorar o progresso de um projeto. Elas fornecem um cronograma detalhado das várias tarefas que compõem o projeto, com vínculos entre as diferentes atividades e monitoramento dos resultados.
• Software de gerenciamento de contratos : para realizar o projeto, talvez seja necessário recorrer a prestadores de serviços externos ou contratar novos funcionários. Esse software de gerenciamento de contratos fornece modelos que podem ser atualizados para refletir os dados do novo contratado.
• Software de gerenciamento de estoque e compra de equipamentos: para manter uma visão geral precisa dos estoques de equipamentos e fazer pedidos de produtos em falta, esse software estabelece um inventário regular.
• Software de gerenciamento de recursos e habilidades: um projeto também envolve recursos, tanto materiais quanto humanos. Você pode usar esse tipo de software para saber quem está disponível, quais habilidades você tem ou quais equipamentos possui. Ele também correlacionará as necessidades de um membro da equipe com os equipamentos disponíveis.
• Software de gerenciamento de documentos (EDM): saber onde um documento está localizado e como acessá-lo rapidamente é essencial para a conclusão bem-sucedida do seu projeto. Esse software economizará uma quantidade considerável de tempo, especialmente se a pesquisa de documentos puder ser feita usando palavras-chave.
• Gerenciamento de faturamento e pagamento : Se você envolve uma grande equipe de colaboradores ou trabalha com muitos fornecedores, pode contar com esse software para facilitar a formatação de seus documentos de faturamento e pagamento.
• Software de inventário e contabilidade: mostra exatamente a situação do seu orçamento, o que você comprou e quanto precisa orçar. O gerenciamento do orçamento é uma parte essencial de um projeto bem-sucedido. Sem um orçamento bem planejado, você não conseguirá atingir suas metas.

Funcionalidade

Com uma ampla gama de funções para atender a todas as necessidades, o software de gerenciamento é um verdadeiro aliado se você souber como gerenciar seu potencial.

Gerenciamento de tarefas

Gerencie suas tarefas com apenas alguns cliques. Depois que o projeto é dividido em seções, as tarefas são destacadas. Tudo o que você precisa fazer é inserir os dados no software e aplicar um prazo de conclusão. Em seguida, você tem a opção de criar seu próprio cronograma de tarefas a serem executadas ou deixar isso a cargo do software, que vinculará automaticamente as tarefas. O calendário será então criado diretamente, fornecendo uma data de início e de término para cada tarefa e para todo o projeto.

Cronograma

Gerenciar o cronograma pode ser uma boa maneira de perder a paciência. É por isso que os pacotes de software oferecem um cronograma detalhado que leva em conta os prazos de entrega, as pessoas envolvidas e a disponibilidade dos materiais ou máquinas necessários para concluir o trabalho.

Gerenciamento do local

Em um piscar de olhos, você pode ter uma visão geral precisa das instalações ou locais de trabalho disponíveis para a execução do trabalho. Quem ocupa o escritório ou a sala onde as atividades serão realizadas? A que horas você pode estar no local? Não há necessidade de gastar longos minutos calculando. Tudo está disponível para você no software de gerenciamento de projetos.

Gerenciamento de equipamentos

É fundamental saber se o equipamento que você tem disponível para o seu projeto está disponível no dia em que você deseja usá-lo. Não adianta mandar buscar um trabalhador ou funcionário se ele não tiver o equipamento certo.

Gráfico de Gantt

Essa é uma ferramenta essencial para a conclusão bem-sucedida de um projeto! Ela é usada pela maioria dos softwares atuais. Ele consiste em barras horizontais exibidas em um eixo de tempo e que representam todos os dados de prioridade. O software usa a hierarquia WBS (Work Breakdown Structure) para dividir seu projeto em subconjuntos de acordo com as entregas. Isso torna cada seção mais fácil de entender para toda a equipe de parceiros que trabalham no projeto. O gráfico de Gantt mostra as tarefas a serem executadas de acordo com as datas definidas, seu status crítico ou não crítico, as dependências entre as diferentes tarefas e os recursos alocados. Ele também pode mostrar os dias não trabalhados, que serão levados em conta no cálculo das datas de entrega das tarefas concluídas.

Gerenciamento de orçamento

É impossível embarcar em um projeto sem manter um controle constante do orçamento. Você encontrará recursos que permitem manter o orçamento atualizado, além de alocar fundos de acordo com as tarefas e os recursos necessários.

Acessibilidade e comunicação on-line

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O software oferece acesso fácil a qualquer momento e de qualquer lugar. Isso significa que seus vários colaboradores têm acesso a todas as informações relacionadas ao projeto sempre que precisarem. Você pode se comunicar de forma rápida e direta usando um aplicativo de mensagens instantâneas. Uma notificação é enviada a cada membro quando uma modificação é feita ou um item urgente precisa ser levado em consideração.


Para não duplicar o suporte, o software de gerenciamento de projetos se concentra nas funções essenciais para ajudar os empreendedores a se tornarem mais eficientes, a obterem rapidamente as informações relacionadas ao projeto e a se comunicarem rapidamente para evitar perda de tempo.