Aumente a velocidade com as ferramentas certas de gerenciamento de projetos
Quais ferramentas de gerenciamento de projetos sua empresa pode usar?
As organizações atuais estão cada vez mais estruturadas em torno de projetos. Projetos que estão se tornando mais complexos e envolvendo mais partes interessadas.
A consequência? Os gerentes de projeto e suas equipes têm de lidar com inúmeros parâmetros, garantindo o sucesso do projeto e o cumprimento dos prazos.
Planejamento, alocação de recursos, monitoramento de tarefas... somente o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos pode garantir o sucesso de suas ações. Mas quais são elas?
Neste artigo, daremos uma olhada nos elementos essenciais do gerenciamento de projetos, ilustrados por exemplos específicos.
O que é uma ferramenta de gerenciamento de projetos?
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos é um dispositivo e, em alguns casos, um software, projetado para facilitar a implementação de ações para atingir os objetivos do projeto e melhorar o desempenho. É por isso que esse tipo de ferramenta é
- estratégica,
- e operacional.
Entretanto, o gerenciamento de projetos abrange um grande número de atividades e processos:
- planejamento do projeto
- alocação de recursos
- gerenciamento do orçamento
- monitoramento do progresso do projeto e dos KPIs, etc.
Como resultado, há muitas ferramentas para apoiar o gerenciamento de projetos. Aqui estão as principais.
☝️ Observe, é claro, que os requisitos das ferramentas diferem de uma organização para outra, dependendo do tamanho de seus projetos, do número de funcionários envolvidos e da natureza de suas atividades.
Quais são as ferramentas de gerenciamento de projetos?
Painéis de controle
Ao fornecer uma visão geral do seu projeto, um painel oferece acesso rápido a todos os dados importantes. Como resultado, essa ferramenta :
- dá suporte às atividades operacionais: graças às informações visíveis no painel, você pode orientar e controlar o projeto com mais precisão e fazer manobras proativas;
- apoia a tomada de decisões estratégicas: um painel é uma excelente ferramenta de relatório para monitorar seus KPIs:
- progresso do projeto,
- tempos de conclusão
- orçamento, etc. Isso permite que você compare o real com a previsão e redirecione suas ações, se necessário.
O 🛠️ Bubble Plan é uma solução de gerenciamento de projetos abrangente e simples, que inclui um painel de controle para monitorar um portfólio de projetos. Esse recurso permite que o gerente de projeto ou PMO se concentre em seus principais indicadores e no tempo do projeto: eles podem ver rapidamente se os objetivos foram alcançados ou não.
Bubble Plan
🛠 A monday.com é uma plataforma de gerenciamento de trabalho simples, abrangente e ultra-intuitiva que facilita o gerenciamento de projetos graças aos divertidos painéis de controle 100% personalizáveis. Graças aos 15 widgets disponíveis, você pode criar seu painel de acordo com suas necessidades: orçamento, carga de trabalho, progresso do projeto... tome decisões com base em números atualizados em tempo real!
monday.com
Ferramentas de planejamento
Dependendo da organização, o planejamento pode ou não fazer parte do próprio processo de gerenciamento. No entanto, é, sem dúvida, uma das primeiras etapas do gerenciamento de projetos em geral.
Mas o que exatamente é planejamento?
A elaboração de um cronograma de projeto envolve, entre outras coisas
- identificar as tarefas necessárias para desenvolver o projeto
- priorizar e vincular essas tarefas, usando o diagrama PERT em particular,
- definir sua duração e prazos,
- definir um cronograma ou auxílio visual para representar esse planejamento. Geralmente, usa-se um gráfico de Gantt , pois ele oferece uma boa representação das :
- as diferentes tarefas a serem executadas ao longo do tempo
- o progresso geral do projeto,
- marcos importantes.
🛠️ O GanttPRO é uma solução de planejamento e gerenciamento de projetos baseada no princípio do gráfico de Gantt. Entre outras coisas, ele possibilita o planejamento e o controle de vários projetos ao mesmo tempo. Também incentiva o trabalho colaborativo e a comunicação interna:
- criação de espaços de trabalho
- transferência de anexos
- adição de comentários, etc.
Ferramentas de gerenciamento de recursos
Uma vez realizado o planejamento, precisamos saber quais recursos materiais e humanos serão empregados para realizar as diversas tarefas. Isso é o que se conhece como gerenciamento de recursos, a atividade de combinar as capacidades dos recursos com as necessidades da empresa.
Isso pode ser feito por meio do planejamento de capacidade, uma ferramenta que fornece uma visão estratégica da alocação de recursos, com o objetivo de conciliar :
- o bem-estar dos funcionários: as habilidades de todos são bem aproveitadas e cargas de trabalho excessivas são evitadas
- e o cumprimento dos objetivos em tempo hábil.
🛠️ O Mavenlink é um software de gerenciamento de projetos que se concentra principalmente no gerenciamento de recursos. Com essa ferramenta, você sabe rapidamente qual funcionário está em melhor posição para executar uma determinada tarefa, com base em :
- suas habilidades
- sua disponibilidade.
Ferramentas de gerenciamento de tarefas
Com o gerenciamento de tarefas, você pode se concentrar mais em questões operacionais.
Uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, ou gerenciador de tarefas, permite que você :
- acompanhar o progresso de diferentes tarefas :
- as que foram concluídas
- as que estão em andamento
- as que ainda precisam ser feitas.
- atribuir as tarefas certas às pessoas certas.
Uma das ferramentas de monitoramento de projetos mais usadas é o método Kanban. Ele consiste em representar as tarefas na forma de rótulos, que são movidos para cima ou para baixo em colunas ("a fazer", "em andamento", "a testar" etc.) de acordo com seu progresso.
🛠️ Graças à linha do tempo da Taskworld, uma ferramenta com quadros Kanban e tarefas interativas, você poderá visualizar seus projetos com mais clareza, terá uma visão geral do progresso e suas equipes poderão trabalhar mais próximas umas das outras.
Ferramentas de gerenciamento de tempo
Para gerenciar um projeto, é necessário um bom gerenciamento de tempo, para que você saiba quantas horas foram necessárias para concluir determinadas tarefas. Dessa forma, você pode :
- antecipar eventuais atrasos para poder reajustar os prazos ou os requisitos de recursos, por exemplo;
- ter uma ideia mais precisa do tempo necessário para cada atividade : dessa forma, você terá melhor controle sobre o planejamento futuro.
🛠️ O Gryzzly é uma ferramenta de gerenciamento da lucratividade do projeto. Graças a um chatbot integrado ao Slack, o registro das horas trabalhadas é mais fácil e mais regular, ao mesmo tempo em que conta com um sistema de relatórios não intrusivo. Como resultado, as empresas e agências podem controlar os orçamentos de seus clientes graças a indicadores mais confiáveis e precisos (taxa média diária, custos humanos, margens bruta e líquida).
Gryzzly
Ferramentas de comunicação e colaboração
O gerenciamento de projetos requer comunicação e colaboração ideais com todas as partes interessadas, a fim de otimizar os processos e aumentar a produtividade.
Para as organizações, isso significa ser capaz de :
- trocar informações em tempo real
- compartilhar dados e arquivos
- trabalhar nos mesmos documentos
- criar espaços de trabalho colaborativos, etc.
🛠️ Graças ao NetExplorer Workspace, uma solução de armazenamento e compartilhamento de arquivos, você pode colaborar com suas equipes internas e com prestadores de serviços externos. Em particular, você pode usar essa ferramenta para criar espaços de trabalho compartilhados, gerenciar direitos de acesso e rastrear ações realizadas em vários documentos.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
E se você pudesse evitar a proliferação de ferramentas graças a uma solução que centraliza todas as funções essenciais de gerenciamento de projetos?
Existem pacotes de software de gerenciamento de projetos que atuam como "co-pilotos" para o gerente de projetos e as equipes, fornecendo uma visão geral de todas as atividades.
🛠️ Você já ouviu falar do Jira, o software de gerenciamento de projetos para desenvolvedores e equipes ágeis? Ele permite que você priorize tarefas com base nas metodologias Scrum e Kanban. Mas a ferramenta também é boa para criar roteiros e gerar relatórios. Assim, as equipes têm os dados necessários para adotar o melhor plano de ação.
Jira
Ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos
Se sua empresa for grande o suficiente para ter um número significativo de projetos, gerenciá-los significa ter que ter uma visão ainda maior do lado operacional das coisas (decidir quais projetos devem ser priorizados, por exemplo).
Nesse caso, é melhor optar por um software de gerenciamento de portfólio de projetos, ou software PPM.
O 🛠️ Clarizen é particularmente adequado para grandes contas e empresas multinacionais. Ele oferece integração completa de todas as necessidades, desde o trabalho colaborativo até o gerenciamento de projetos complexos, conectando intercâmbios e documentação com as tarefas em questão. Suas funções de relatório são fáceis de usar, e a ferramenta pode ser configurada de forma independente.
Clarizen
O 🛠️ SuitePro-G abrange todo o espectro do gerenciamento de portfólio de projetos, com painéis, acompanhamento de tempo e recursos e planejamento. Ele ajuda a alinhar inovação, estratégia e operações e a unir todas as equipes. Seu principal ativo é sua abordagem pragmática e intuitiva, que proporciona a todos os colaboradores (PMO, gerente de projeto, departamento de TI etc.) uma cultura genuína de modo de projeto.
🛠️ O Triskell é um pacote de software de gerenciamento de portfólio de projetos desenvolvido para PMEs e contas importantes. Sua principal vantagem? Ele vai além de um simples PPM, posicionando-se como uma verdadeira ferramenta de governança estratégica. Ele aborda toda a cadeia de valor, desde o gerenciamento da empresa até as operações, com foco na capacidade e no gerenciamento de recursos. Ao mesmo tempo, o software continua sendo fácil de usar e aprender, e sua agilidade atende a todas as suas necessidades específicas.
O 🛠️ Z0 Gravity centraliza seus dados em um único ambiente. Uma solução multifuncional altamente personalizável, que gerencia todos os aspectos dos seus projetos, desde o orçamento e o planejamento de tarefas até o gerenciamento de documentos e o registro de tempo. Além disso, é rápido de usar, graças à ergonomia bem pensada e à navegação fluida.
z0 Gravity
Uma ferramenta gratuita de gerenciamento de projetos?
Por fim, existem algumas ferramentas de gerenciamento de projetos "gratuitas".
O Gladys, por exemplo, é uma solução completa (gerenciamento de tarefas, alocação de recursos, cálculo de custos de tarefas, funções colaborativas etc.). Mas, acima de tudo, ele é gratuito para o seguinte escopo: 2 espaços de trabalho, 5 convidados por espaço, 2 GB de armazenamento.
Se você estiver procurando um software gratuito de gerenciamento de projetos, sempre encontrará restrições:
- número limitado de usuários
- funcionalidade limitada
- espaço de armazenamento insuficiente, etc.
No entanto, essas soluções "gratuitas" geralmente são uma boa maneira de testar a ferramenta, para ver se ela atende às suas necessidades, antes de passar para uma versão paga.
Gladys
O sucesso de seu projeto depende de sua caixa de ferramentas
Quando se trata de gerenciamento de projetos, escolher as ferramentas certas não é um luxo, é uma necessidade. Elas permitem que você mantenha o rumo, coordene equipes e otimize recursos.
Quer você opte por soluções especializadas, como o Jira, ou versáteis, como a monday.com, o mais importante é selecionar ferramentas que se adaptem ao tamanho, à complexidade e aos objetivos do seu projeto.
Reserve um tempo para experimentar diferentes opções porque, afinal de contas, um bom projeto é como uma receita: tudo depende dos ingredientes certos!
Artigo traduzido do francês
Atualmente gerente editorial, Jennifer Montérémal entrou para a equipe do Appvizer em 2019. Desde então, ela tem colocado sua experiência em redação para a Web, redação e otimização de SEO para trabalhar para a empresa, com seus olhos voltados para a satisfação do leitor 😀 !
Medievalista por formação, Jennifer fez uma pequena pausa nos castelos fortificados e em outros manuscritos para descobrir sua paixão pelo marketing de conteúdo. Ela tirou de seus estudos as habilidades esperadas de um bom redator: entender e analisar o assunto, transmitir as informações, com um verdadeiro domínio da caneta (sem recorrer sistematicamente a uma certa IA 🤫).
Uma anedota sobre a Jennifer? Ela se destacou no Appvizer por suas habilidades de karaokê e seu conhecimento ilimitado de lixo musical 🎤.