6 passos simples para um relatório de projeto bem-sucedido? Isso pode ser feito!

O s relatórios de projetos, também conhecidos como relatórios de projetos, desempenham um papel essencial no gerenciamento de projetos. Eles permitem que você se comunique sobre o andamento de seus projetos, cronogramas e orçamento, ao mesmo tempo em que oferecem uma visão geral de sua atividade.

Para garantir que esses relatórios sejam relevantes, você precisa definir as informações a serem incluídas no início do projeto. No entanto, pode acontecer de ocorrer uma modificação durante o curso do projeto, de modo que todo o seu plano provavelmente será alterado, o que significa perda de tempo.

Felizmente, graças ao software analítico e a várias ferramentas de relatórios, agora é muito fácil monitorar, modificar e analisar os relatórios do projeto em tempo real.

Nós o ajudaremos a criar o relatório do projeto em seis etapas principais, acompanhadas de ferramentas essenciais e modelos de Excel prontos para uso.

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Relatórios de projetos: definição

O que é relatório de atividades?

O relatório de projeto, também conhecido como relatório de atividade, é uma ferramenta para levar em conta periodicamente os vários indicadores de desempenho de um projeto. Portanto, ele contém um conjunto de dados e informações que foram coletados previamente, classificados e apresentados de forma clara para que possam ser analisados e usados.

Essas informações podem ser apresentadas de diferentes maneiras:

• diagramas (gráfico de Gantt, gráfico de Kiviat, etc.),
• gráficos de pizza
• gráficos de barras
• tabelas (por exemplo, Kanban), etc.

Portanto, a relevância dessas informações e a forma como elas são usadas e apresentadas são mais do que essenciais para um bom relatório de projeto. O objetivo desse relatório é :

• facilitar a comunicação dos resultados quantificados
• ajudar a monitorar o progresso do projeto
• apresentar uma visão geral clara e relevante do projeto,
• tornar os dados tangíveis e compreensíveis.

Quais são as diferenças entre relatórios e painéis?

O relatório e o painel são bastante semelhantes em sua forma, mas a principal diferença está em seu objetivo.

Os relatórios processam e exploram os dados brutos que os gerentes de projeto classificaram anteriormente.

O painel, por outro lado, analisa os dados e os transforma em informações concretas para facilitar a tomada de decisões.

Como elaborar um relatório de projeto?

1 - Defina os objetivos do público

A primeira etapa do relatório é a mais importante; se as informações apresentadas não forem apropriadas, todo o relatório será distorcido e inadequado. Você precisa garantir que seu relatório contenha exatamente as informações que deseja, nem mais nem menos.

Faça a si mesmo a seguinte pergunta: que mensagem queremos transmitir?

Por exemplo, se o seu relatório for sobre um projeto comercial, você precisa definir previamente os objetivos do grupo do projeto e as necessidades do público-alvo. Para fazer isso, entre em contato com a equipe de vendas, que poderá definir objetivos de vendas claros e KPIs de vendas relevantes.

2 - Colete os dados corretos

Agora que você sabe que tipo de dados deve coletar e para quem eles se destinam, é preciso coletá-los. Para fazer isso, você pode usar o software ETL, que extrai, transforma e processa seus dados para extrair somente as informações relevantes.

Embora essas ferramentas sejam muito eficazes, elas nem sempre são suficientes. Não hesite em perguntar e não limite seu campo de pesquisa.

Compare os dados coletados com a realidade das atividades. Isso pode permitir que você exclua dados desnecessários ou adicione novos dados.

Usando o mesmo exemplo acima, apresente os dados coletados à sua equipe de vendas. Você poderá obter feedback relevante, o que lhe permitirá adaptar o relatório da melhor forma possível antes de prosseguir. O trabalho em conjunto permitirá que você crie um relatório melhor.

3 - Conversão de dados em informações

Para tornar o relatório mais claro e compreensível para os funcionários, esses dados precisam ser transformados em informações concretas.

Por exemplo, vários números de vendas distribuídos em um período X podem ser apresentados como um aumento ou diminuição percentual, ou até mesmo como um diagrama.

De fato, exibir uma lista completa de números sem dar nenhuma diretriz não será relevante para o leitor, ao passo que apresentar uma porcentagem clara mostrará diretamente se o faturamento está caindo ou aumentando, tornando-o mais ágil em sua tomada de decisão.

Por fim, evite sobrecarregar o relatório com dados. O excesso de informações pode confundir o leitor, que não continuará a leitura ou se sentirá perdido. Concentre-se apenas nas informações essenciais.

4 - Adicione gráficos e recursos visuais

Agora que os dados foram transformados e as informações devidamente resumidas, adicione recursos visuais e gráficos ao conteúdo para facilitar a leitura. Um relatório deve ser agradável de ler:

• em termos de conteúdo (relevante, apropriado e conciso),
• na forma (recursos visuais, gráficos, cores etc.).

Use os gráficos certos para cada tipo de informação, e a cor também é importante. Tudo deve ser feito para tornar a leitura do documento o mais agradável possível e para garantir que as informações sejam transmitidas de forma correta e agradável . Aqui está um guia rápido:

Gráficos de barras para comparação de dados

Os gráficos de barras são muito fáceis de ler e são muito eficazes quando se trata de comparar dados. Por exemplo, para comparar a distribuição de funcionários de acordo com diferentes critérios (idade, antiguidade, gênero etc.) ou para segmentar clientes de acordo com diferentes elementos.

Gráficos de linhas

Os gráficos de linhas são muito fáceis de ler e são adequados para dados de séries temporais. A curva mostra claramente a mudança na tendência, tornando-a perfeitamente adequada para mudanças no faturamento ou nas vendas.

Gráfico de pizza

O gráfico de pizza é uma forma muito útil de comparar diferentes porcentagens ou quantidades. Ele é perfeito para comparar a porcentagem de diferentes produtos comprados em uma empresa, por exemplo: você pode ver rapidamente qual é o principal tipo de produto.

5 - Estabeleça um sistema de feedback

É muito importante instalar um sistema de feedback em sua política corporativa para estudar a maneira pela qual a mensagem é percebida pelos destinatários e, assim, entrar em um processo de aprimoramento contínuo.

Esse feedback pode ser fornecido por meio de vários canais:

• questionários
• caixas de sugestões
• questionários
• por meio de um software de gerenciamento de projetos apropriado etc.

Faça a si mesmo a seguinte pergunta: como a mensagem é percebida? Isso permitirá que você verifique se a comunicação é transparente.

6 - Arquive suas informações

Por fim, é importante arquivar sua documentação e todos os seus relatórios para uso futuro e manter um registro das várias análises realizadas.

Os relatórios são um tesouro de informações que o ajudarão a ser mais rápido e eficiente em seus projetos futuros.

Como se equipar com uma ferramenta de relatório de projeto

Software de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos é a ferramenta de gerenciamento mais adequada para a geração de relatórios. Dedicados ao planejamento de tarefas, alocação de recursos e monitoramento de atividades, eles reúnem em uma única plataforma todas as funcionalidades necessárias para um bom gerenciamento de projetos.

O software de gerenciamento de projetos é uma solução eficaz e intuitiva que oferece a você o benefício de relatórios abrangentes de todos os tipos:

Relatórios financeiros

Acompanhe os custos de um projeto, seja ele realizado interna ou externamente. Você se beneficiará da visibilidade financeira para o futuro, do monitoramento eficaz dos valores comprometidos, da previsão automatizada...

Relatórios de monitoramento de atividades

Você tem acesso a uma visão clara do tempo gasto por suas equipes em cada projeto. Isso lhe dá uma visão geral, permitindo que você aloque os recursos certos no lugar certo.

Relatórios de vendas

Acompanhe suas vendas usando painéis de controle personalizáveis e análises e funções relevantes de gerenciamento de vendas. Isso permite que o comitê diretor e a equipe de vendas tomem decisões e negociem suas vendas com base em dados atualizados em tempo real.

Software de PPM (gerenciamento de portfólio de projetos)

O software PPM on-line foi desenvolvido para tornar os processos de gerenciamento de projetos práticos e eficientes. Essas soluções podem acelerar e melhorar consideravelmente o monitoramento de todos os projetos realizados por uma empresa. Elas são particularmente adequadas para empresas que gerenciam um grande número de projetos ao mesmo tempo.

Exemplos de PPM :

• O AirSaas é um software de governança que oferece maior controle e visibilidade do seu portfólio de projetos. Ao centralizar seus dados na ferramenta, os gerentes de projeto economizam um tempo precioso na produção de relatórios precisos e atualizados. A solução inclui até mesmo uma função de um clique para gerar relatórios em flash com as cores da sua empresa, para serem transmitidos aos patrocinadores do seu negócio.
  
  
• O Project Monitor é um software de gerenciamento de portfólio de projetos abrangente, simples e escalável. Graças às funções personalizáveis de relatório e painel, você pode se beneficiar de revisões personalizadas de projetos e relatórios analíticos , atualizados automaticamente e em tempo real. O software transforma seus dados em informações úteis, para ajudá-lo a tomar decisões e economizar um tempo precioso.
  
  
• O Triskell é um PPM integrado ao gerenciamento estratégico da empresa. Em outras palavras, ele alinha estratégia, capacidade e execução operacional. Para oferecer uma visão de 360° do desempenho de seus portfólios, você pode gerar relatórios visuais que podem ser personalizados de acordo com suas necessidades em apenas alguns cliques. E para um melhor controle dos seus dados, a Triskell integra à solução um repositório centralizado dinâmico e fácil de usar.

Software analítico

Como o próprio nome sugere, o software analítico gerencia a maior parte do seu processo analítico, desde a coleta de dados até a classificação, e produz relatórios relevantes.

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Relatórios de projetos, um verdadeiro impulsionador do desempenho

Como você já deve ter percebido, os relatórios de projetos são uma ferramenta essencial para o gerenciamento de projetos. Além de permitir que você monitore o progresso do projeto em tempo real usando KPIs e indicadores apropriados, também facilita a implementação de ações corretivas ou mudanças durante o curso do projeto.

Como uma verdadeira ferramenta de tomada de decisões, seu desempenho é aprimorado e sua capacidade de resposta aumenta consideravelmente. Os relatórios agora não têm segredos para você - a escolha é sua!