Planeje os recursos do seu projeto para evitar ficar sem mão de obra!

Todo projeto requer recursos que contribuam para sua implementação e, por fim, para seu sucesso. O gerenciamento de projetos bem-sucedido significa gerenciar com eficácia os vários recursos do projeto. Esses recursos devem ser determinados o mais cedo possível, de preferência antes do lançamento do projeto.

Na cozinha, não é possível imaginar começar a preparar uma receita sem conhecer os utensílios e ingredientes que estão à sua disposição. No gerenciamento de projetos, a história é mais ou menos a mesma: você precisa certificar-se de usar os recursos essenciais para o bom andamento do projeto e gerenciá-los da melhor maneira possível. Descubra neste artigo como determinar os recursos do seu projeto, planejar seu uso e monitorá-los.

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Os diferentes tipos de recursos do projeto

Um recurso é uma entidade tangível ou intangível usada para realizar uma tarefa. Quais recursos estão envolvidos na implementação de um projeto? Eles podem ser divididos nas seguintes categorias:

• recursos humanos
• recursos materiais
• recursos financeiros
• recursos de tempo.

Recursos humanos

Também conhecidos como "recursos de trabalho", esses são os recursos mais importantes, pois são eles que realizam o trabalho. Compreendendo indivíduos, grupos de indivíduos e entidades legais, eles contribuem para a execução das tarefas necessárias para o bom andamento e a conclusão do projeto.

Além disso, os recursos humanos estão associados aos recursos cognitivos, pois são eles que detêm o conhecimento e o know-how (habilidades e conhecimentos técnicos, experiência comercial etc.).

O gerente de projeto é responsável por reunir uma equipe competente e multidisciplinar com a experiência e as qualificações necessárias para concluir o projeto.

Eles podem ser recrutados internamente ou de fora da empresa e podem estar envolvidos durante o projeto ou em uma base ad hoc.

Recursos materiais

Os recursos materiais incluem matérias-primas, máquinas, ferramentas, equipamentos, software, instalações, etc. Eles incluem tanto os recursos que a empresa já possui quanto aqueles que ela compra ou aluga para realizar o projeto.

Podem ser bens disponibilizados temporariamente para o projeto, que podem ser usados novamente mais tarde, mas também consumíveis dos quais uma determinada quantidade pode ser usada e que têm um custo unitário.

Por exemplo, os bens consumidos ou as matérias-primas processadas não estarão disponíveis para um novo uso. Precisamos determinar o investimento a ser feito nesses recursos, em termos de orçamento, prazos e qualidade desejada.

Recursos financeiros

Os recursos financeiros correspondem ao orçamento do projeto, que será definido pelo patrocinador do projeto antes do lançamento do projeto.

Todo projeto tem um custo e, portanto, requer financiamento.

Eles são usados para financiar :

• os recursos humanos e materiais do projeto, geralmente cobrindo a remuneração das pessoas envolvidas no projeto,
• a compra ou o aluguel de recursos materiais,
• e outros custos, como despesas de viagem.

Recursos de tempo

Correspondem aos prazos definidos para a conclusão de cada tarefa. A duração de uma tarefa dependerá dos recursos humanos planejados e disponíveis.

Esses recursos não são inesgotáveis: eles têm limites, daí a importância de saber como gerenciá-los para atingir seus objetivos.

Como planejar e gerenciar os recursos do projeto?

O planejamento de recursos é uma das chaves para um projeto bem-sucedido. Ele é parte integrante do gerenciamento de projetos no sentido mais amplo, que inclui :

• Planejar as várias tarefas e sua duração total,
• identificar os recursos necessários
• atribuição de tarefas a cada recurso (de acordo com perfis e habilidades),
• elaboração do orçamento provisório, etc.

Todo o processo é orquestrado pelo gerente de projeto, que deve garantir que o projeto seja rentável e que os prazos sejam cumpridos.

Estimar os recursos necessários

Com base na tipologia de recursos acima, estime os requisitos de recursos da forma mais precisa possível. Para fazer isso, você precisa identificar todos os recursos necessários para o projeto, sejam eles internos ou externos, em termos de pessoas, equipamentos e finanças.

Essa não é uma etapa simples, pois ocorre antes do início do projeto, em um momento em que ainda há incertezas quanto ao andamento do projeto.

Para isso, pode ser uma boa ideia recorrer à sua própria experiência como gerente de projetos ou consultar os registros da sua organização de projetos bem-sucedidos semelhantes ao seu para se inspirar em experiências passadas.

O🛠️ Teamleader é um CRM completo para agências, pequenas empresas e PMEs dos setores digital e de mídia, que oferece o melhor acompanhamento dos principais recursos do projeto. A interface moderna e fácil de usar permite adicionar colaboradores, acompanhar o progresso de suas tarefas, fornecer todas as informações necessárias para desenvolver o projeto e comunicar-se de forma eficaz para aumentar a eficiência.

Crie um cronograma de recursos

O cronograma fornece uma representação visual da organização e de suas necessidades de recursos, sejam eles humanos, materiais ou financeiros, em um determinado período.

A criação de um cronograma de recursos significa que você sabe quais recursos devem ser usados e quando.

Por exemplo, você pode usar o gráfico de Gantt para planejar seu projeto: ele mostra como os recursos são alocados de acordo com as tarefas e o tempo disponível, além de quaisquer conflitos na alocação de recursos.

E é exatamente isso que a monday.comoferece com seus recursos avançados de gerenciamento de recursos de projeto. Graças aos modelos de tabela personalizáveis, prontos para uso e atualizados em tempo real, você pode visualizar facilmente a atribuição, a carga de trabalho e a disponibilidade de cada um dos seus colaboradores. Adicione colunas de acordo com suas necessidades: equipamentos, ativos, funcionários... e adapte seu gerenciamento de acordo!

Monitoramento de recursos

Para avaliar uma situação e tomar as decisões necessárias, é uma boa ideia usar os indicadores-chave de desempenho (KPIs).

Usando esses indicadores, compare a "previsão" com o "real" em várias áreas:

• recursos humanos: quão produtivos são nossos recursos?

Exemplo de cálculo : número de homens-dias alocados a uma tarefa multiplicado pela porcentagem de conclusão dessa tarefa.

• Recursos materiais: qual é a disponibilidade ou a capacidade de um determinado equipamento?

Exemplo de cálculo: número de horas de trabalho planejadas em um equipamento em comparação com o número de horas disponíveis = carga do equipamento.

• Recursos financeiros: qual é o custo atual do meu projeto? Ele está dentro do orçamento alocado?

Exemplo de cálculo: some todos os gastos dedicados ao projeto até o ponto T.

Em seguida, compare os resultados obtidos com o que foi planejado inicialmente e tome as decisões apropriadas, dependendo da situação, seja para cumprir os prazos ou para esgotar o orçamento.

A boa notícia é que o controle de recursos está se tornando uma atividade cada vez mais digital, graças ao desenvolvimento de softwares específicos. Existem até soluções adaptadas a setores empresariais específicos, como o setor de construção e obras públicas, que tem suas próprias questões específicas relacionadas à mobilidade de determinados recursos.

O 🛠️ Traxxeo, por exemplo, oferece monitoramento inteligente de todos os recursos do local (pessoas, veículos, máquinas, ferramentas etc.). Isso facilita o compartilhamento de informações entre as várias partes envolvidas e aumenta a produtividade na execução das operações (gerenciamento da folha de pagamento, por exemplo).

Antecipação de riscos e gerenciamento do inesperado

Todo gerenciamento de projetos envolve riscos. Tanto as restrições quanto os riscos podem afetar o bom andamento do projeto. Portanto, é altamente recomendável que você se prepare para todas as eventualidades:

• O que você deve fazer se uma máquina quebrar?
• O que você deve fazer se um funcionário deixar o projeto?
• O que você deve fazer se um de seus fornecedores for à falência?
• Como lidar com um possível vazamento de água nas instalações que estão sendo usadas?

Se essas situações surgirem, ter soluções planejadas com antecedência limitará as dificuldades que podem prejudicar o projeto.

Para os recursos humanos em particular, tente antecipar a possível rotatividade: para qualquer saída, planeje uma transferência com o substituto e, assim, torne mais fácil assumir o cargo. Melhor ainda: mantenha uma lista de pessoas que poderiam substituir um funcionário após uma saída não planejada ou uma licença médica prolongada, ou entrar para reforçar a equipe em caso de sobrecarga de trabalho.

A importância do gerenciamento de recursos humanos

Estamos particularmente interessados aqui no gerenciamento de recursos humanos, porque esses recursos são fundamentais para a implementação e o gerenciamento de um projeto.

Configuração da equipe do projeto

Uma equipe de projeto é um recurso essencial para o andamento do projeto: ela executa as tarefas necessárias para concluir o projeto dentro do prazo e do orçamento.

Mesmo antes de formar a equipe, é importante seguir as seguintes etapas:

1. Listar antecipadamente as tarefas necessárias para concluir o projeto;
2. Elaborar uma lista de todas as habilidades e conhecimentos necessários para realizar as tarefas, sejam elas técnicas ou gerenciais;
3. Finalmente, recrute os membros da equipe do projeto: você pode recorrer aos recursos internos existentes (dependendo da disponibilidade deles) ou planejar o recrutamento externo.

Em todos os casos, é fundamental que o gerente de projeto leve em consideração as habilidades dos futuros membros da equipe, bem como sua motivação e vontade de se envolver no projeto.

Alocação de tarefas e gerenciamento da carga de trabalho

Para atribuir tarefas, a disponibilidade de cada um dos recursos da equipe criada para o projeto deve ser confirmada, e as funções e responsabilidades devem ser alocadas.

Para fazer isso, você pode voltar ao documento que descreve as habilidades necessárias e, assim, elaborar seu plano de gerenciamento de recursos humanos.

O objetivo é alocar o trabalho otimizando a taxa de ocupação dos recursos. Antecipar as cargas de trabalho o ajudará a evitar gargalos mais tarde. O software de gerenciamento de projetos pode automatizar essa operação. O Microsoft Project Online (MS Project) é uma solução de gerenciamento de projetos bem conhecida, mas há alternativas igualmente eficazes que podem ser mais adequadas às suas necessidades:

• 🛠️ Para otimizar as cargas de trabalho, o software Planisware Orchestra oferece monitoramento centralizado da disponibilidade de cada indivíduo e maximiza automaticamente o plano de carga de trabalho dos recursos.
  
  
• 🛠️ Por exemplo, o Sciforma é uma ferramenta altamente abrangente e flexível para o gerenciamento de recursos. Ele permite que você ajuste a alocação de recursos para equilibrar e distribuir melhor a carga de trabalho.

Monitoramento do uso de recursos humanos

É essencial fazer um balanço regular do uso dos recursos como parte de uma reunião de monitoramento, acompanhando os KPIs ou, mais simplesmente, usando o calendário de recursos humanos. Esse documento pode revelar certos problemas de alocação excessiva de recursos, como o gerenciamento simultâneo de muitas tarefas.

Uma solução de software torna as alocações de recursos visíveis e permite monitorar o uso e a capacidade dos membros da equipe.

O 🛠️ Project Monitor, por exemplo, ajuda a evitar conflitos de uso de recursos ao exibir a disponibilidade de recursos e as previsões de alocação em tempo real.

Criação de um bom ambiente de equipe

Gerenciar a equipe do projeto é, sem dúvida, a tarefa mais delicada do gerente de projeto. Sua função não é apenas dirigir todos os envolvidos no projeto, mas também garantir que seja estabelecido um bom ambiente de equipe. Ele deve criar um clima de confiança e incentivar o apoio entre seus colegas.

O objetivo de um bom gerenciamento de recursos é manter a equipe motivada e incentivar todos a serem o mais produtivos possível. Isso significa gerenciar a carga de trabalho e os eventos imprevistos da melhor maneira possível e, ao mesmo tempo, ouvir as demandas de todos.

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Conclusão

O gerenciamento de recursos é essencial para qualquer projeto e deve ser levado em conta antes mesmo do seu início. O planejamento, o gerenciamento da disponibilidade e da alocação e a otimização dos recursos estão entre os principais fatores de sucesso de um projeto.

As soluções de software especializadas permitem resolver determinadas equações de forma fluida e automatizada. Suas funcionalidades, desenvolvidas para gerentes de projeto, também ajudam a aumentar a produtividade de suas equipes, distribuindo a carga de trabalho de forma justa e simplificando determinadas tarefas.

Agora você está pronto para antecipar quaisquer problemas que possam surgir e agir de forma mais rápida e eficaz para resolvê-los.

Como você gerencia os recursos do seu projeto? Não hesite em compartilhar suas dicas e conselhos, para um gerenciamento cada vez melhor!