Mantenha o controle de seus projetos antes que eles saiam do controle
O monitoramento doseu projeto está otimizado? Você está usando métodos e ferramentas eficazes de gerenciamento de projetos?
A coordenação e o monitoramento do progresso do seu projeto garantem produtividade e lucratividade. É isso que agrega valor ao seu projeto.
Você gostaria de introduzir um gerenciamento de projetos mais consistente? A fórmula é simples: método + habilidades interpessoais + pragmatismo = visão 360°.
Siga o guia para se tornar o chefe do gerenciamento de projetos! 🧑🍳
As 4 etapas do gerenciamento de projetos + nossas dicas para um acompanhamento bem-sucedido
Do escopo ao monitoramento: gerencie seus projetos passo a passo
O gerenciamentode projetos( ) abrange a organização, o planejamento e o controle de um projeto, desde a sua concepção até o seu acompanhamento. Os aspectos estratégicos e operacionais são levados em conta, estimados e programados. Portanto, ele abrange :
1. Definição dos objetivos do projeto
- Os resultados mais importantes ou prioritários do projeto;
- A divisão do projeto em subconjuntos para uma estimativa mais precisa e uma reatividade mais fácil;
- As tarefas necessárias para concluir cada entregável e sub-entregável.
2. Analisar e estimar a carga de trabalho para essas tarefas
Para estimar a carga de trabalho com a maior precisão possível, considere :
- priorizar as tarefas
- avaliar sua interdependência,
- antecipar fatores de risco
- planejá-las ao longo do tempo.
3. Alocar os recursos necessários para cada tarefa
- Recursos humanos (equipe);
- Recursos financeiros (orçamento);
- Recursos materiais.
4. Monitore o projeto
- Visualize os objetivos alcançados ou atrasados e o progresso real em comparação com as previsões;
- Comunique-se com todas as partes interessadas, seja a equipe interna do projeto ou seus parceiros, clientes e fornecedores. Proponha ações corretivas, se necessário.
Melhores práticas em gerenciamento de projetos
Para gerenciar e monitorar um projeto de forma eficaz, é estratégico :
- planejar o projeto com base em um estudo preliminar completo,
- listar os critérios de gerenciamento de riscos para melhor antecipar quaisquer imponderáveis,
- mostrar liderança e gerenciar sua equipe usando métodos de trabalho colaborativos, como o método ágil ou Scrum,
- controle em todos os níveis e em todas as fases do projeto.
Por que e como você deve monitorar seu projeto?
Garanta escrupulosamente que as tarefas sejam gerenciadas adequadamente, desde sua definição até sua alocação. O monitoramento detalhado e global do progresso permite que você: até o monitoramento permite que você :
- medir o progresso de uma operação em relação às previsões, ao orçamento alocado e aos recursos materiais e humanos disponíveis;
- antecipar, visualizar e corrigir desvios em tempo real, limitando assim as restrições de recursos e os atrasos.
Para conseguir isso, o gerente de projeto pode contar com várias ferramentas:
- as especificações, elaboradas quando os objetivos e as entregas são definidos,
- o cronograma do projeto, que determina as ações a serem tomadas ao longo do tempo,
- painéis e diagramas, que representam graficamente os objetivos alcançados, o trabalho ainda a ser feito, os sucessos e os problemas encontrados,
- a organização de reuniões regulares de acompanhamento, para obter feedback concreto da equipe do projeto sobre o progresso e os gargalos,
- software deplanejamento ou gerenciamento de projetos.
As ferramentas certas para monitorar um projeto
Acabamos de abordar brevemente as ferramentas para monitorar um projeto, mas é de seu interesse conhecê-las em detalhes. 👇
Especificações do projeto
O objetivo daespecificação do projeto é estabelecer por escrito todos os requisitos do cliente ou da gerência para projetos internos. Sua finalidade é servir como um quadro de referência para os objetivos a serem alcançados.
No gerenciamento de projetos, ela é absolutamente essencial, pois fornece uma estrutura para :
- determinar os prazos e os prazos a serem cumpridos
- monitorar as despesas e a alocação de custos
- cumprir as metas de qualidade.
Relatórios e atas
Na era da mobilidade e da desmaterialização, é impossível ignorar, especialmente para projetos que exigem intervenção no local e monitoramento do local, por exemplo.
Com um software como o Kizeo Forms, suas equipes móveis podem inserir seus relatórios para dar conta de seu progresso em tempo real. A interface também permite exportar e analisar esses dados, para um monitoramento ideal e geolocalizado, independentemente do seu setor de atividade.
Reuniões de acompanhamento
O método ágil favorece o planejamento de curto prazo e, como resultado, reuniões presenciais rápidas e regulares. O objetivo é determinar quais tarefas e ações corretivas devem ser priorizadas.
Esse gerenciamento de projetos de ciclo curto reduz o "efeito túnel" e proporciona maior visibilidade e capacidade de resposta a eventos imprevistos. Todas as partes envolvidas no projeto estão cientes do progresso geral do trabalho e umas das outras, e em que estágio se encontram.
Ferramentas de comunicação
No entanto, no dia a dia, a comunicação (que é essencial para o bom gerenciamento de projetos) não deve ser realizada apenas por meio de reuniões. Se houver muitas delas, rapidamente se tornarão demoradas!
É por isso que ferramentas específicas precisam ser implementadas internamente. Estamos pensando, em particular, no uso de salas de bate-papo da empresa, que são úteis para resolver gargalos em tempo real, lidar com emergências, discutir espontaneamente um assunto, manter-se informado sobre o andamento do projeto etc. Algumas ferramentas vão ainda mais longe.
Algumas ferramentas vão ainda mais longe. O Gryzzly é uma ferramenta ideal para simplificar acomunicação interna. Com um Chatbot que pode ser integrado ao Slack, esse software reinventa a forma como as cargas de trabalho são estimadas. Cabe aos funcionários declarar suas horas de trabalho, de forma divertida. Todos esses dados são então inseridos em um painel para monitorar o consumo dos orçamentos dos clientes e o tempo gasto em cada um de seus projetos.
O painel de controle
O painel é uma ferramenta proativa e metodológica para monitorar de perto o progresso dos seus projetos. Ele fornece uma visão geral instantânea de todos os principais dados, objetivos, restrições, fases em andamento e recursos, e permite que você antecipe quaisquer problemas que possam surgir.
Por fim, também serve como uma ferramentade relatório para ajudá-lo a entender as áreas em que a gerência está progredindo.
Para elaborá-lo e escolher indicadores-chave de desempenho (KPIs ) realistas, mensuráveis e definidos no tempo, faça a si mesmo as perguntas certas, por exemplo:
- O projeto será concluído ou entregue no prazo?
- O orçamento alocado foi excedido?
- O projeto está progredindo de forma satisfatória?
- Os recursos estão sendo usados conforme acordado?
Os indicadores de monitoramento de desempenho são essenciais para o gerenciamento de projetos, pois ajudam a avaliar a situação em um determinado momento, para que você possa tomar as decisões certas.
Crie painéis para gerenciar seu portfólio de projetos mais facilmente com um software de PPM como o Project Monitor.
Com esse software, você pode criar painéis usando modelos padrão e configuráveis e monitorar seu progresso definindo os principais indicadores que lhe interessam (risco, recursos, planejamento, orçamentos etc.). Sejam qualitativos ou quantitativos, todos os dados são atualizados em tempo real. E como muitas empresas precisam monitorar um grande número de projetos, você pode se beneficiar de uma visão de um ou vários projetos.
O gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt é outra ferramenta de visualização popular. Você pode usá-lo para planejar, monitorar e analisar as atividades e a carga de trabalho de cada membro da sua equipe.
Como ele é usado? Apresentando graficamente o progresso das tarefas e seus prazos, com a lista de atividades (no eixo vertical) e as unidades de tempo (no eixo horizontal).
Cada tarefa pode ser vinculada a :
- recursos (humanos ou materiais)
- conexões (com outras tarefas),
- datas (início e término).
O quadro no modo Kanban
Amplamente utilizado no método ágil, ele é usado para representar o fluxo de trabalho (processo de tratamento de tarefas), com base no princípio de notas post-it em um quadro. Cada tarefa muda de status de "programada" para "em andamento" e para "concluída".
Software de gerenciamento de projetos
Uma ferramenta de gerenciamento ou planejamento para o gerenciamento de projetos é um auxílio à tomada de decisões e à antecipação.
Um rastreador de projetos em Excel é certamente uma opção para projetos de pequena escala.
Mas as soluções baseadas em nuvem têm a vantagem de permitir o monitoramento em tempo real, independentemente do prazo, do orçamento, da complexidade ou do número de pessoas envolvidas. A comunicação também é mais fácil. Em uma abordagem colaborativa, o trabalho em equipe é facilitado, com as tarefas de todos claramente definidas e acessíveis.
Gladys
O Gladys é um pacote de software de gerenciamento de projetos Made in France altamente intuitivo que permite monitorar seus projetos em tempo real usando diferentes modos de exibição (painel, Kanban, Gantt, lista etc.). Você pode identificar os indicadores necessários e acompanhar o progresso dos seus projetos onde quer que esteja, no seu celular, tablet ou computador. Você também se beneficiará de um gerenciador de tarefas e documentos, mensagens instantâneas, um diário compartilhado, modelos de projetos pré-configurados e personalizáveis e um programa de suporte sob medida!
monday.com
O Monday.com é uma plataforma intuitiva de gerenciamento de trabalho que simplifica o gerenciamento de projetos para os gerentes. Ela oferece painéis de controle altamente visuais, incluindo o gráfico de Gantt e a visualização Kanban. Dessa forma, os gerentes podem monitorar o progresso geral do projeto em uma única plataforma. Por fim, eles podem estimar a carga de trabalho e avaliar o orçamento continuamente, em cada estágio do projeto.
Projetos Zoho
O Zoho Projects é uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos que permite acompanhar o andamento de seus projetos de forma eficiente e organizada. Você cria tarefas e atribui responsabilidades enquanto se comunica em tempo real com a sua equipe. O Zoho oferece uma visão de 360° dos seus projetos para que você possa tomar decisões rápidas e bem informadas para maximizar a produtividade.
E se você precisar gerenciar o monitoramento de vários projetos, existem ferramentas de PPM ( Gerenciamento de Portfólio de Projetos)para você, como o :
- Clarizen, que permite o monitoramento colaborativo de vários projetos, mesmo para equipes dispersas, incluindo o acompanhamento da resolução de problemas, planos de carga de trabalho, tempo e despesas.
- z0 Gravity, que oferece visibilidade em tempo real da realização de todos os seus objetivos, graças a um espaço de trabalho de 360° e modos de visualização aumentados.
Vantagens do software de gerenciamento de projetos
Há tantos benefícios a serem obtidos com o uso do software de gerenciamento de projetos correto que seria uma pena não aproveitá-los.
Gostaria de dar uma olhada em alguns desses benefícios? 👇
- Economia de tempo incomparável quando se trata de faturamento;
- Centralização das informações inseridas em um mesmo espaço de trabalho colaborativo, para maior produtividade. Não há necessidade de mudar de uma plataforma para outra;
- O mesmo nível de informações está disponível, facilitando a visualização e o trabalho em conjunto;
- Análise baseada em tempo para evitar excessos de tempo e estimar as margens por projeto.
Monitore seu projeto de perto
O sucesso de um projeto depende do controle do tempo, do orçamento e dos recursos disponíveis.
Mas o gerenciamento estratégico (ou monitoramento) também envolve capitalizar o conhecimento da sua equipe de projeto e um acompanhamento rigoroso, o que permite que você se recupere facilmente caso surja um problema.
Os benefícios são óbvios: economia de tempo, economia financeira, competitividade, produtividade, satisfação do cliente e também a satisfação de sua equipe, o que leva à motivação e a um maior comprometimento com seus projetos futuros!
Artigo traduzido do francês