Prince2, um método real para manter o controle do seu gerenciamento de projetos

Você é um gerente de projetos em treinamento, um iniciante ou um profissional experiente? Está interessado no Prince2? Está pensando em fazer um treinamento nesse método de gerenciamento de projetos e gostaria de entender melhor como ele funciona?

Entre as muitas metodologias de gerenciamento de projetos existentes, como Agile ou Waterfall, às vezes é difícil saber qual delas escolher! No entanto, seu objetivo é o mesmo: estruturar melhor seus projetos e conduzir sua equipe à produtividade e a resultados convincentes.

Muito popular em todo o mundo, o método Prince2 está ao alcance de todos. Saiba mais sobre como ele funciona, seus recursos e benefícios, antes de começar a obter sua certificação!

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O que é o Prince2?

Definição do método Prince2

Prince2 é uma abreviação de PRojects IN Controlled Environments (Projetos em ambientes controlados). O número 2 refere-se simplesmente à versão 2 do método.

O Prince2 é um método de gerenciamento de projetos particularmente adequado a ambientes complexos sujeitos a várias restrições. É "um método estruturado de certificação e gerenciamento de projetos que se concentra em três pontos: organização, gerenciamento e controle de projetos" (Prince2, segundo a Wikipedia).

Um breve histórico do Prince2

• Originário do Reino Unido, na década de 1970, o método foi usado pela primeira vez no gerenciamento de projetos de TI.
• Foi renomeado PRINCE2 quando uma nova versão do método foi publicada em 1996.
• Quando foi revisado em 2009 pela OCG (Organisation of Governmental Commerce, Organização de Comércio Governamental) do Reino Unido, assumiu uma abordagem mais geral, em vez de se restringir a projetos da Web.
• O método tornou-se aplicável ao gerenciamento de todos os tipos de projetos quando foi atualizado mais recentemente, em 2017, pela AXELOS, a empresa proprietária da marca registrada Prince2.
• Hoje, ele é amplamente usado na Europa, tanto no setor público quanto no privado.

Como o Prince2 funciona

Para entender como o Prince2 funciona em termos gerais, vamos começar destacando que ele permanece acessível, independentemente do nível de conhecimento do gerente de projeto. Não há pré-requisitos.

Para receber a certificação, é necessário passar em apenas dois exames:

• PRINCE2® Foundation,
• e o PRINCE2® Practitioner.

O método Prince2 fornece uma base metodológica sólida nas seguintes áreas

• gerenciamento de projetos
• alocação de funções
• Detalhamento do projeto,
• definição de marcos de validação, etc.

A aprovação na certificação atesta que você entendeu como o método funciona, mas não valida o conhecimento que os gerentes de projeto devem ter.

Como funciona a certificação Prince2?

A certificação PRINCE2 consiste em dois estágios:

1. Certificação PRINCE2® Foundation: é um teste de uma hora com 75 perguntas do tipo MCQ;
   
   
2. Certificação PRINCE2® Practitioner: exame de 2,5 horas com 8 perguntas MCQ, cada uma com 10 perguntas. O livro-texto é permitido.

Recursos do Prince2 sob o microscópio

O método Prince2 oferece uma estrutura de referência clara que abrange todos os aspectos do gerenciamento de projetos, para garantir que os projetos sejam controlados e eficazes.

Ele se baseia em 3 eixos, cada um deles dividido em 7 características principais.

Eixo 1 - os 7 princípios

Os 7 princípios estabelecidos são as regras a serem seguidas no gerenciamento de projetos de acordo com a estrutura definida pelo método. Sua aplicação é necessária para qualificar um projeto como "Prince2":

• Justificativa contínua da razão de ser do projeto,
• Capitalização do conhecimento e da experiência adquiridos,
• Definição de funções e responsabilidades,
• Gerenciamento de projetos dividido em estágios intermediários,
• Gerenciamento por exceção,
• Foco de todo o projeto e de seu gerenciamento no produto final (conformidade com a qualidade, prazos etc.),
• A adaptabilidade do método a qualquer projeto: o contexto em que ele se desenvolve, seu tamanho, sua complexidade, as pessoas envolvidas, seu grau de importância, os riscos que enfrenta, etc.

Eixo 2 - os 7 temas

Os 7 temas são os aspectos essenciais do gerenciamento de projetos, que são parte integrante de qualquer organização. Para aplicar o método corretamente, esses 7 aspectos devem ser monitorados continuamente durante todo o projeto:

• O caso de negócios: isso justifica o "porquê" do projeto. Qual é o valor que ele traz para a empresa? Ele deve validar o valor da realização do projeto;
  
  
• Organização: envolve a definição das funções e responsabilidades dos membros da equipe do projeto;
  
  
• Gerenciamento da qualidade: envolve a verificação constante do cumprimento dos requisitos do cliente em termos de qualidade, formato de entrega e prazos;
  
  
• Planejamento: envolve a identificação de cada uma das etapas essenciais para a conclusão do projeto;
  
  
• Gerenciamento de riscos: envolve a criação de formas de proteção contra riscos ao andamento do projeto, identificando-os e avaliando seu impacto;
  
  
• Gerenciamento de mudanças: envolve a antecipação do surgimento de eventos imprevistos durante o curso do projeto, para que seja possível responder com mais eficácia caso eles ocorram;
  
  
• Controle de progresso: envolve o monitoramento do progresso do projeto em relação ao seu planejamento inicial e a garantia de que ele ainda está alinhado com sua razão de ser.

Eixo 3 - os 7 processos

Os 7 processos são atividades claramente definidas que são essenciais para o sucesso do projeto, desde o pré-projeto até o encerramento do projeto. Cada processo é acompanhado por uma lista de verificação para garantir que o resultado esperado seja alcançado.

• Desenvolvimento do projeto : é formulada uma solicitação para um novo projeto (ou mandato), explicando a justificativa do projeto. Ela é avaliada pelo comitê diretor, que verifica se o projeto é válido. Se for aprovado, ele pode ser lançado e um briefing mais detalhado é elaborado.
  
  
• Gerenciamento do projeto: o comitê diretor examina o briefing e, depois de aprovado, indica como o projeto deve ser executado. Um gerente de projeto é nomeado para gerenciar o projeto no dia a dia.
  
  
• Início do projeto: a documentação de início do projeto e o plano detalhado do projeto devem ser elaborados. Eles estarão disponíveis para consulta durante todo o projeto. Depois que essa documentação tiver sido validada pelo comitê, o trabalho do projeto poderá ser iniciado.
  
  
• Controle de uma sequência: a função do gerente de projeto é preparar, monitorar e avaliar o bom andamento do projeto. Ele mantém o comitê informado regularmente sobre o andamento do projeto, especialmente se a sequência estiver comprometida. O comitê decide então se deve continuar o projeto com um plano de exceção para a próxima fase.
  
  
• Gerenciar a entrega do produto : o gerente de projeto garante que o projeto esteja progredindo e que a qualidade das entregas esteja em conformidade com os requisitos do Prince2. Podem ser realizadas verificações de qualidade. A entrega passa então pelo comitê de direção: os produtos entregues são validados ou precisam ser modificados.
  
  
• Gerenciamento de um limite de sequência: o comitê de direção verifica se cada sequência foi concluída conforme planejado, de acordo com os requisitos definidos inicialmente. Nesse ponto, a próxima sequência é planejada ou, se o caso comercial do projeto não for mais comprovado, o projeto é abandonado.
  
  
• Encerramento de um projeto : esse processo final ocorre quando a última etapa do plano do projeto tiver sido concluída. Ele envolve a verificação de que os objetivos foram alcançados e de que o cliente está satisfeito. É feita uma avaliação e são aprendidas lições para que as melhores práticas adotadas possam ser aplicadas a projetos futuros.

Por que escolher o Prince2?

Suas vantagens

• É uma excelente referência em gerenciamento de projetos, não exigindo nenhum conhecimento prévio;
• Seu treinamento é acessível a todos;
• Fornece uma estrutura estruturada para o gerenciamento racional de projetos;
• Sua lógica e vocabulário são padronizados, facilitando a comunicação entre os funcionários;
• Incentiva uma abordagem de aprendizado contínuo.

Desvantagens

• O treinamento Prince2 não tem como objetivo validar o conhecimento sobre gerenciamento de projetos, mas apenas uma boa compreensão do método;
• Sua estrutura formal não deve obscurecer a complexidade e as sutilezas do gerenciamento de projetos, o que significa que ele precisa ser adaptado às realidades locais;
• Além do treinamento na metodologia, ela será ainda mais eficaz se for aplicada por um gerente de projetos que saiba fazer uso de sua experiência empresarial.

Outros métodos de gerenciamento de projetos podem acrescentar nuances e complementar o Prince2:

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PRINCE2 vs PMP: qual escolher?

O método Prince2 é frequentemente contrastado com o método PMP, embora possam ser usados de forma complementar.

A certificação PRINCE2 valida o conhecimento do método e das práticas recomendadas de gerenciamento de projetos: direção do projeto, distribuição de funções, divisão do projeto etc.

O método PMP baseia-se em um corpo de conhecimento de gerenciamento de projetos (PMBOK®), incluindo assuntos como escopo, custos, riscos etc. A certificação PMP valida tanto a compreensão dos processos quanto a aquisição de conhecimento em gerenciamento de projetos, independentemente do método utilizado.

À luz desses critérios, cabe a você avaliar qual método é mais adequado para você, dependendo do seu nível de conhecimento e das necessidades da sua organização.