Pré-projeto: os 3 estágios que determinam o lançamento de seu projeto... e seu sucesso!
O rascunho preliminar é um estágio essencial no gerenciamento de projetos.
Se tivéssemos que resumir os benefícios dessa fase em uma única expressão, ela seria "não colocar a carroça na frente dos bois".
Para ter certeza da relevância do seu projeto e passar para o estágio de escopo, essa fase permite que você relembre como a ideia surgiu, sua utilidade e finalidade em relação às suas necessidades e, acima de tudo, se ela é viável.
O que é um projeto preliminar?
Em qualquer gerenciamento de projeto digno desse nome, o projeto preliminar é a fase preparatória, o estudo preliminar.
Um de seus objetivos é estudar a viabilidade e a exequibilidade do projeto antes de tomar a decisão de iniciá-lo ou abandoná-lo, analisando todas as informações relevantes, tanto :
- Técnica → a empresa tem as habilidades e os recursos técnicos internos? Eles podem ser mobilizados por meio de prestadores de serviços externos?
- Econômicas → os benefícios econômicos esperados (retorno sobre o investimento) são potencialmente maiores do que o custo do projeto? O mercado está aquecido?
Se a equipe do projeto estiver gerenciando um portfólio de projetos, essa fase também pode ser usada para priorizá-los.
O projeto mais lucrativo será favorecido de acordo com :
- o lucro esperado
- as restrições identificadas (econômicas e/ou técnicas).
☝️ Esse conceito de gerenciamento de projetos não deve ser confundido com o projeto preliminar (APS) e o projeto detalhado ou projeto final (APD) usados usado por empresas de arquitetura ou engenharia para determinar os elementos essenciais de um projeto, em particular as dimensões de uma estrutura, usando planos, seções e fachadas.
Os estágios do projeto preliminar
Antes de definir o escopo e planejar o projeto, é necessário passar por esses estágios:
Expressão da necessidade
Também conhecido como avaliação de necessidades ou estudo de necessidades, esse estágio descreve os objetivos do projeto e como ele surgiu.
Um formulário ou compêndio de expressão de necessidades contém um resumo de :
- o objetivo e a razão de ser do projeto,
- o contexto
- o escopo, incluindo o início e o fim do projeto,
- as partes interessadas
- objetivos e requisitos do usuário
- os prazos e os principais marcos,
- as oportunidades a serem aproveitadas,
- benefícios esperados,
- restrições e riscos potenciais,
- possíveis impactos, por exemplo, na empresa.
O estudo de oportunidade
Para um projeto complexo com grandes riscos, pode ser prudente realizar um estudo de oportunidade para confirmar que o projeto está bem fundamentado.
A expressão das necessidades é um dos componentes. A isso deve ser acrescentado :
- uma análise da situação, incluindo a estratégia da empresa, os principais fatores de sucesso e os critérios de avaliação,
- os resultados esperados, com indicadores SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound),
- as diferentes opções e cenários possíveis,
- a recomendação resultante do estudo,
- critérios de avaliação, etc.
O estudo de viabilidade
Por fim, o estudo de viabilidade consolida o estudo de oportunidade.
Seu objetivo é verificar o equilíbrio entre os três fatores importantes em qualquer projeto, que são
- a qualidade a ser alcançada
- os prazos a serem cumpridos
- os custos a serem suportados.
Para isso, ele descreve em detalhes os recursos e as restrições:
- técnicas
- qualidade
- financeira
- restrições de tempo,
para que todas as partes interessadas estejam cientes dos objetivos e desafios do projeto antes de validá-lo e passar para a fase de definição do escopo.
E depois do projeto preliminar?
Se o projeto for adiante, todas as etapas do projeto preliminar permitirão a elaboração das especificações e/ou do memorando de escopo, que são necessários para o planejamento e a posterior execução do projeto.
E, no final da cadeia, tão importante quanto o projeto preliminar, não se esqueça da revisão do projeto: ela permite que você analise seus sucessos e fracassos, que devem ser atribuídos a uma boa preparação ou, ao contrário, a um projeto preliminar malfeito.
Artigo traduzido do francês