Abra a porta para o sucesso de seus projetos usando o método Stage-Gate

O Stage-Gate, o processo de gerenciamento de projetos e desenvolvimento de novos produtos, já foi testado e aprovado há vários anos.

Mas alguns gerentes de projeto acham que ele está ultrapassado, criticando sua abordagem sequencial antiquada, que lembra os métodos tradicionais. No entanto, o Stage-Gate não é incompatível com o Agile e pode ser um benefício real para o seu sucesso!

Como fazemos isso? Explicaremos como um simples "portão" pode ajudá-lo a criar valor e minimizar os riscos envolvidos em seus projetos.

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O que é o Stage-Gate?

O método Stage-Gate foi desenvolvido pela primeira vez em 1988 por Robert G. Cooper.

Ele se refere principalmente ao processo de desenvolvimento de novos produtos. Seu objetivo é fornecer uma estrutura eficaz para as várias operações e criar o máximo de valor. O Stage-Gate ainda é particularmente usado no setor industrial, embora agora tenha sido adotado por vários tipos de empresas para o gerenciamento do portfólio de projetos.

Para entender como ele funciona, basta dar uma olhada em seu nome:

• Stage,
• Gate.

O Stage-Gate é estruturado em torno de uma série de estágios sucessivos, que são tratados como entregáveis. Esses estágios são separados por portões, que representam as reuniões de tomada de decisão que permitem (ou impedem) que o projeto passe para a próxima fase.

Como funciona o método de gerenciamento de projetos Stage-Gate?

Os 5 estágios do Stage-Gate...

Na maioria dos casos, o processo Stage-Gate compreende 5 estágios. Vamos dar uma olhada mais de perto em quais são eles.

Exemplo de um processo Stage-Gate :

Estágio 1: Ideação

Inicialmente, as ideias surgem da mente de seus funcionários. Em seguida, você precisa avaliar a viabilidade e a relevância delas usando diferentes critérios (mercado, valor para o consumidor, concorrência etc.).

Nesse estágio, você decide se deve ou não embarcar em um projeto específico e prioriza os diferentes projetos.

Etapa 2: o conceito

Nesta etapa, é hora de entrar em um pouco mais de detalhes, para determinar como você executará o projeto que selecionou e validou.

Essa é essencialmente uma fase de definição do escopo, durante a qual você :

• define com mais precisão o produto a ser criado
• analisa sua rentabilidade
• planeja o projeto.

Etapa 3: Desenvolvimento

Nessa etapa, as equipes envolvidas entram em ação: desenvolvimento do novo produto, testes, etc.

Esse também é o estágio em que :

• o plano de produção: para garantir que a produção ocorra sem problemas e para antecipar quaisquer fatores que possam ter um impacto sobre ela (disponibilidade de recursos, em particular);
• o plano de lançamento: para fornecer uma estrutura para o lançamento do novo produto no mercado.

Etapa 4: testes

Os testes e as validações são realizados para garantir a qualidade do produto final.

Para esse exercício, recomendamos que você peça feedback aos seus clientes potenciais.

Etapa 5: Lançamento

O processo chega ao fim e o novo produto é de fato lançado no mercado.

Isso geralmente envolve a implementação de :

• uma estratégia e um processo de produção (determinando o volume a ser produzido, por exemplo),
• uma estratégia de marketing para garantir que seu novo bebê atinja o alvo.

... e as 4 portas

Entre os 5 estágios descritos acima, encontramos as famosas portas. Mais concretamente, essas são reuniões (às vezes chamadas de Gate Reviews) nas quais você faz um balanço do que acabou de ser alcançado e aciona a próxima fase levando em conta :

• a qualidade dos produtos fornecidos
• todos os fatores relacionados a custos, prazos, recursos, riscos, etc. O projeto ainda é prioritário?

Em resumo, os Gates podem ser comparados a marcos decisórios, com o objetivo de arbitrar entre os vários projetos do portfólio da organização.

Para isso, 4 tipos de decisões são tomadas nessas reuniões:

• Go: o projeto é mantido, devemos passar para a próxima fase e mobilizar os recursos necessários.
• Hold: o estágio não é validado, ainda há trabalho a ser feito para acionar a próxima fase.
• Recycle (Reciclar): para continuar, é necessário voltar a um estágio anterior.
• Kill: o projeto ou a implantação do produto é interrompido por vários motivos (a necessidade original mudou, outros projetos se tornaram mais prioritários etc.).

Observação: é possível adaptar o modelo descrito acima e reduzir o ciclo de vida do projeto (e, portanto, os marcos de tomada de decisão) agrupando várias fases. Um exemplo é o processo Stage and Gate Express. Ele é composto de apenas 3 fases (a fase 1 é agrupada com a fase 2, a fase 3 com a fase 4) e, portanto, é ideal para projetos de baixo risco.

Ferramentas Stage and Gate

Para monitorar o progresso do desenvolvimento de projetos e produtos, os gerentes de projetos, gerentes de produtos e PMOs usam ferramentas como software de gerenciamento de projetos e PPMs.

Dessa forma:

• eles obtêm uma visão em tempo real do progresso de cada estágio;
• Podem estruturar e validar operações com mais facilidade;
• podem se comunicar sem problemas com as diversas partes interessadas.

🛠️ Nem todos os softwares são compatíveis com a metodologia Stage-Gate. Se você quiser usar uma solução adaptada, opte pelo software de gerenciamento de portfólio de projetos Planisware Orchestra, por exemplo. Entre outras coisas, essa ferramenta permite lançar Gate Reviews para monitorar o progresso dos projetos e inclui um módulo Stage & Gate para validar ou invalidar a passagem para o próximo estágio com mais facilidade. Tudo isso ao mesmo tempo em que incorpora todas as funcionalidades essenciais de gerenciamento de projetos (gerenciamento de recursos, orçamento, planejamento, etc.), bem como uma abordagem ágil, se você planeja misturar metodologias.

As vantagens do método Stage-Gate

Você estrutura melhor seus projetos

Graças à sua estrutura de 5 fases, o Stage-Gate incentiva uma melhor estruturação do projeto. Um verdadeiro roteiro para as equipes, o método permite que elas saibam onde estão no processo e quais são as próximas etapas.

Além disso, graças aos Gates estabelecidos em pontos-chave do projeto, você pode fornecer uma estrutura perfeita para a próxima etapa com base em critérios objetivos e mensuráveis:

• tarefas a serem executadas
• planejamento e prazos para essas tarefas
• alocação de recursos,
• responsabilidades e funções.

Você gerencia os riscos perfeitamente

O Stage-Gate proporciona um melhor gerenciamento de riscos, e esse é, sem dúvida, um de seus principais pontos fortes.

Já estamos contando mais uma vez com os famosos Gates, um processo de validação que está se mostrando uma excelente maneira de combater os riscos: você não vai adiante se tudo o que foi feito anteriormente não estiver OK, e você estrutura e ajusta as operações futuras da melhor forma possível.

O Stage-Gate também implica uma ideia de progressão, de um funil. Você começa em um estágio inicial em que tudo parece um pouco vago (ideação), mas quanto mais você avança, mais os objetivos a serem alcançados e as tarefas a serem executadas se tornam mais claros.

Você se beneficia de um modelo flexível

Embora o modelo Stage-Gate seja particularmente adequado ao setor, ele também pode ser usado para lançar outros tipos de produtos ou serviços, como o desenvolvimento de software. Da mesma forma, o processo pode ser adaptado a diferentes tamanhos e tipos de organização.

Também vimos que o Stage-Gate é modular. Dependendo de suas necessidades e da natureza do projeto, você pode reduzir o número de estágios e portões.

Por fim, seu sistema de funil oferece um grau de flexibilidade. Embora o produto a ser produzido seja definido no início do processo, os componentes associados, como prazos ou orçamento, são especificados ao longo do caminho.

Você cria valor

Com o Stage-Gate, você se concentra em produtos que realmente agregam valor. O projeto pode simplesmente parar se a necessidade tiver mudado (ou desaparecido), ou se não for mais uma prioridade.

Em suma, toda vez que você passa para a próxima fase, precisa repensar a maneira de fornecer valor e inovação de produtos.

Você incentiva a comunicação e a colaboração

Graças à estrutura fornecida pelo Stage-Gate, a comunicação é facilitada. Onde estamos agora? O que produzimos? Para onde estamos indo e como? Essa visibilidade incentiva a colaboração, tanto internamente entre as equipes quanto externamente com vários prestadores de serviços e parceiros.

Tudo isso usando um processo que é simples de entender e implementar.

Diferenças e compatibilidade com o Agile?

As diferenças entre o Stage-Gate e o método Agile

Uma sucessão de estágios... parece familiar? É claro que você está pensando nos bons e velhos métodos clássicos de gerenciamento de projetos, como o ciclo V ou o modelo em cascata.

O Stage-Gate não parece um pouco antiquado em comparação com o Agile? Os métodos ágeis, com sua abordagem iterativa e incremental, são mais adaptáveis às mudanças que ocorrem durante o desenvolvimento do produto (mudanças nas expectativas do cliente, por exemplo).

Diferenças entre Stage-Gate e Agile de acordo com o site Lx Sim:

Rumo à compatibilidade? A abordagem Stage-Gate da próxima geração

A boa notícia é que é totalmente possível combinar as duas metodologias, implementando a agilidade em cada um dos cinco estágios principais. Em outras palavras, os resultados de cada fase são alcançados por meio de sprints, permitindo o feedback.

Essa é a abordagem defendida pelo processo Next Gen Stage-Gate.

Portanto, as duas metodologias não são incompatíveis, e é possível se beneficiar do melhor dos dois mundos: visibilidade com o Stage-Gate e flexibilidade com o Agile.

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Em resumo, você deve escolher o Stage-Gate?

Como você deve ter percebido, cada método de gerenciamento de projeto traz seu próprio conjunto de vantagens, portanto, cabe a você escolher de acordo com suas necessidades e a estrutura de sua organização.

Graças à sua construção passo a passo e às validações exigidas entre cada etapa, o Stage-Gate é adequado para todos os tipos de projeto, especialmente para o lançamento de novos produtos. Quais são os benefícios? Melhor gerenciamento de riscos e um foco mais nítido no valor entregue.

Mas se você quiser maior flexibilidade, integre as práticas recomendadas ágeis em cada estágio. Dessa forma, você pode aproveitar a flexibilidade oferecida pelo Agile e, ao mesmo tempo, obter visibilidade e arbitragem sólida dos projetos prioritários.