Entendendo o capacity planning: o guia completo para otimizar os recursos do seu projeto

O planejamento de capacidade é a melhor maneira de correlacionar as necessidades de recursos e a capacidade (humana ou material) de uma empresa.

Isso é ainda mais importante em um ambiente cada vez mais fluido e exigente em termos de flexibilidade e desempenho. O que está em jogo? Maior eficiência, melhor otimização de custos e equipes cujas cargas de trabalho são mais bem distribuídas.

É por isso que o gerenciamento de capacidade se tornou uma questão importante para as organizações, especialmente aquelas que precisam lidar com um grande número de projetos.

Mas qual é a definição de planejamento de capacidade e como você pode implementá-lo na sua empresa? Quais são os benefícios reais?

Todas as respostas para suas perguntas neste guia.

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Definição de planejamento de capacidade

O que é planejamento de capacidade?

O capacity planning é uma ferramenta para alinhar os recursos e a capacidade de produção de uma empresa às suas necessidades.

Quem é afetado?

Vários tipos de recursos estão envolvidos:

• Recursos humanos, ou seja, a força de trabalho disponível para realizar um projeto, por exemplo,
• Recursos de TI (capacidade de armazenamento, memória, CPU etc.) para suportar a carga de trabalho gerada por diferentes atividades, mantendo os níveis de desempenho técnico.

Usado especialmente em organizações orientadas para o digital ou por aquelas que lidam com um grande número de projetos (portfólio de projetos ou PPM), o gerenciamento de capacidade permite alcançar um equilíbrio entre :

• a estratégia e os objetivos gerais da empresa
• e os recursos disponíveis e a serem implantados para atingir esses mesmos objetivos, mesmo nas estruturas mais ágeis.

É por isso que o gerenciamento de capacidade é usado principalmente por :

• CIOs(departamentos de sistemas de informação)
• e PMOs (gerentes de gerenciamento de projetos).

Planejamento de capacidade em TI

Em TI, o conceito de planejamento de capacidade é frequentemente comparado ao de gerenciamento de capacidade, desenvolvido pela ITIL (um conjunto de processos que padroniza as melhores práticas a serem aplicadas no gerenciamento de sistemas de informação).

O objetivo do gerenciamento de capacidade é garantir a capacidade do serviço e da infraestrutura de TI para atender aos objetivos de nível de serviço, de forma econômica e dentro do prazo.

Os 6 principais desafios e benefícios do gerenciamento de capacidade

Alocação inteligente dos recursos necessários

Obviamente, o gerenciamento de capacidade obtém seu principal benefício da melhor alocação dos recursos disponíveis em relação às cargas de trabalho.

Esse processo permite, por exemplo, garantir a conclusão de projetos prioritários dentro dos prazos ideais ou assegurar a continuidade ideal de um serviço ou sistema de TI, mesmo no caso de um pico de atividade.

Gerenciamento aprimorado de habilidades

Mas o gerenciamento de capacidade não envolve apenas uma abordagem quantitativa: ele também inclui uma abordagem qualitativa.

No que diz respeito aos recursos humanos, o planejamento da capacidade geralmente é construído com base nas habilidades de cada indivíduo. Como resultado

• você tem uma visão melhor da variedade de habilidades disponíveis para a empresa,
• você aumenta o valor dessas habilidades: é sempre uma questão de alocar o recurso certo e, portanto, a habilidade certa, para o projeto certo.

Antecipação de cargas de trabalho

O gerenciamento de capacidade é uma ferramenta fantástica para antecipar picos de carga de trabalho: ele facilita o planejamento das empresas e a implementação das ações necessárias para garantir a continuidade ideal das atividades.

Por exemplo, se você identificar uma futura escassez de habilidades em uma área específica, poderá planejar o recrutamento necessário, mudanças internas de cargos ou um programa de treinamento dentro da empresa.

Otimização de custos

O gerenciamento de capacidade é uma excelente ferramenta para determinar o orçamento a ser alocado a um determinado departamento ou projeto em um determinado momento. Assim, é possível otimizar seus custos e obter economias substanciais no processo:

• Identificar sobrecargas e evitar a perda de receita inerente ao desperdício de recursos humanos e de TI;
• Garantir a continuidade das atribuições de um funcionário, de modo que, quando uma delas terminar, você possa colocar imediatamente as habilidades dele em outro projeto;
• prever os principais custos futuros, como os associados ao recrutamento ou à compra de equipamentos.

Visão estratégica ampliada

Graças ao poder da antecipação, esse trabalho de gerenciamento de capacidade destaca vários cenários possíveis. A empresa pode, então, avançar para as opções mais lucrativas para seus negócios.

Em última análise, o planejamento de capacidade serve como um painel de controle e uma ferramenta de tomada de decisões para auxiliar a gerência sênior da empresa: a visão macro dos requisitos de recursos atuais e futuros apoia a tomada de decisões e a direção estratégica.

Melhoria do bem-estar dos funcionários

Uma melhor previsão da alocação de recursos também significa organizar a carga de trabalho de todos com a maior precisão possível. Dessa forma, você pode evitar que seus funcionários fiquem "submersos" ou, ao contrário, que fiquem à beira do tédio.

Além disso, o desenvolvimento de habilidades e a melhor visibilidade de possíveis planos de carreira são benefícios que incentivam a retenção de talentos na empresa.

Como realizar o planejamento de capacidade?

Etapa 1: avaliar as necessidades de recursos da empresa

A primeira etapa é identificar as necessidades atuais e futuras da organização em termos de :

• habilidades humanas
• recursos de TI
• matérias-primas, etc.

Essa etapa requer uma visão geral da estratégia da empresa e seu alinhamento operacional. Mas você se deparará com uma dificuldade: enquanto alguns projetos já estão claramente planejados, outros ainda são apenas ideias!

É por isso que recomendamos :

• trabalhar por tipo de projeto (desenvolvimento de negócios, organização, etc.) para ter uma visão mais clara,
• concentrar-se na comunicação interna da empresa para identificar mais facilmente as necessidades futuras dos funcionários.

Etapa 2: Identificar os recursos disponíveis e futuros

O gerenciamento de capacidade significa ter uma visão precisa dos recursos disponíveis na empresa, tanto em termos quantitativos quanto qualitativos.

Em termos de recursos humanos, isso significa :

• elaborar uma lista de recursos por habilidade. Esse trabalho exige um conhecimento preciso das qualificações de cada pessoa, pois muitas vezes nem todas as habilidades de um funcionário são levadas em conta nas tarefas atribuídas a ele;
  
• para determinar a largura de banda de cada indivíduo. Por exemplo, alguns recursos podem ser atribuídos a tarefas operacionais recorrentes e, portanto, podem não ter tempo integral disponível para trabalhar em um projeto específico;
  
• identificar recursos futuros. O recrutamento está planejado? A organização planeja criar programas de treinamento?

Etapa 3: Elaborar um plano de capacidade

O objetivo do gerenciamento de capacidade é alocar o recurso certo para o projeto certo no momento mais oportuno. 🎯

Algumas dicas:

• considere vários cenários, para que possa prever melhor o comportamento a ser adotado em uma determinada situação;
• priorize de forma inteligente, por exemplo, posicionando os maiores recursos no início de um projeto urgente;
• usar recursos visuais. Embora seja possível trabalhar com uma planilha do tipo Excel, veremos a seguir como o suporte de software pode ser muito útil para facilitar a construção do seu planejamento de capacidade.

Exemplo de planejamento de capacidade em Excel:

Etapa 4: reajuste seu planejamento de capacidade

Uma declaração de horas de trabalho que às vezes é difícil de obter, um novo projeto não incluído no roteiro, a demissão de um funcionário... o planejamento de capacidade não pode permanecer estático!

Você precisa mantê-lo em evolução e garantir que ele reflita a situação real da empresa o mais próximo possível. Como fazer isso?

1. Analise as variações para comparar o plano inicial com a realidade. Por exemplo, se um projeto planejado para três meses sofrer um atraso de duas semanas devido à ausência imprevista de um membro da equipe, você precisará identificar as tarefas em questão e redistribuir o trabalho.
2. Reavalie as prioridades para classificar os projetos de acordo com sua importância atual. Se um projeto estratégico tiver surgido nesse meio tempo, faça uma compensação para realocar recursos, mesmo que isso signifique atrasar outras tarefas de menor prioridade.
3. E não se esqueça de se comunicar com suas equipes. Reserve um tempo para discutir os ajustes necessários com os líderes de equipe. Por exemplo, se um projeto precisar de habilidades adicionais, verifique com cada departamento a capacidade de liberar funcionários sem interromper seus próprios objetivos.

E a melhor maneira de fazer tudo isso é usar as ferramentas certas. Mas voltaremos a esse assunto mais adiante neste artigo!

Gerenciamento de capacidade: 3 pontos a serem observados

Escolha da ferramenta de planejamento de capacidade correta

Muitas empresas ainda realizam seu planejamento de capacidade usando planilhas do tipo Excel. Infelizmente, esse processo rapidamente se mostra demorado, tedioso e uma fonte de erros.

Consequentemente, manter o controle de todas as atividades da empresa e alocar recursos de forma inteligente geralmente requer o uso de software.

Vários tipos de software são geralmente mencionados quando se discute o gerenciamento de capacidade:

🛠️ Software de ITSM (Gerenciamento de Serviços de TI)

Um exemplo é o BMC Helix, uma solução baseada em nuvem. A ferramenta oferece funcionalidades (visualização e otimização de recursos, previsão de requisitos etc.) que permitem aos departamentos de TI alinhar as demandas de diferentes serviços com os recursos reais de TI, independentemente do ambiente utilizado.

Software de gerenciamento de negócios

O Teamleader é um software de gerenciamento de negócios desenvolvido para agências, VSEs e PMEs nos setores de publicidade, digital e mídia, para gerenciar suas vendas, faturamento e projetos. Ele o ajuda a determinar e otimizar o gerenciamento da capacidade geral da sua empresa ou de um projeto. Faça uma estimativa mais precisa dos prazos, bem como dos marcos e das tarefas, para que você possa antecipar as decisões que precisa tomar para gerenciar adequadamente a carga de trabalho (recrutamento interno ou externo, adaptação de processos etc.).

Software de gerenciamento de projetos ou PPM (gerenciamento de portfólio de projetos)

• A Abraxio é a plataforma especializada nos quatro pilares de gerenciamento e direção do departamento de TI: orçamento, fornecedores, equipes e projetos. Ela inclui funções de planejamento de capacidade adaptadas às necessidades específicas dos departamentos de TI. O software permite que você analise suas necessidades e disponibilidade em tempo real, para garantir que seus projetos sejam viáveis em termos de recursos e, portanto, para antecipar seus requisitos de reforço de médio/longo prazo. O impacto de todas as suas decisões sobre a carga de trabalho é, então, conciliado em tempo real com seu orçamento.
  
  
• O CESAR.TEAM está disponível em vários idiomas e permite aos diversos gerentes de grandes empresas planejar, alocar, faturar e gerenciar todos os seus recursos, tanto para projetos como para atividades não relacionadas a projetos. Planeje os recursos inter-BU ou intragrupo com taxas de ocupação em tempo real, fature os recursos e controle os gastos associados. O software ajuda a gerar maior confiança e eficiência em suas equipes.
  
  
• A monday.com usa uma interface simples, colorida e divertida para ajudar os gerentes de vários projetos a organizar o planejamento de capacidade com uma visão completa dos recursos: identifique quando você está no vermelho. A solução também oferece um modelo de gerenciamento de recursos pronto para uso e personalizável para que você comece a trabalhar rapidamente, bem como fluxos de trabalho automatizados para economizar tempo na alocação de tarefas.
  
  
• O Project Monitor pode ser usado para organizar o planejamento dinâmico de recursos usando o planejamento de capacidade para empresas que lidam com um grande número de projetos. Ao fazer referência cruzada à entrada de atividades, ao "trabalho restante" e às habilidades, o gerente de projeto tem uma visão precisa e em tempo real da capacidade de sua equipe. O gerente é auxiliado em suas decisões com uma visão consolidada e exaustiva das cargas de trabalho do projeto. Isso facilita a arbitragem de novas solicitações.
  
  
• O Triskell é mais do que apenas um PPM, ele é um pacote de software de gerenciamento e governança corporativa genuíno. Portanto, ele responde a todas as questões de planejamento de recursos, quer esse planejamento esteja vinculado a projetos ou à organização de todas as atividades. O Triskell lida com a alocação de recursos genéricos, fornecendo uma visão geral das restrições vinculadas a esses recursos, bem como com o planejamento detalhado no nível do projeto. Por fim, graças ao desenvolvimento de diferentes cenários, você pode lidar com o inesperado.

✔️ Software de S&OP (planejamento de vendas e operações)

O Ganacosé um pacote de software flexível e colaborativo de planejamento e tomada de decisões que o ajuda a gerenciar o processo de S&OP no diaa dia. Com a centralização completa dos seus dados e uma visão de 360° de todos os seus recursos, ele facilita consideravelmente a criação e o gerenciamento do seu planejamento de capacidade. E mais? Graças ao seu módulo de cenários alternativos "what-if", você pode avaliar o impacto de suas decisões sobre as vendas futuras .

Obtenha dados confiáveis em todos os momentos

O planejamento de capacidade é uma ferramenta que requer dados confiáveis e em tempo real (tempo efetivo de trabalho, picos de atividade etc.).

Para reduzir ao máximo a margem de erro, os PMOs e CIOs precisam dedicar tempo para inserir regularmente todas as informações relacionadas aos recursos e às necessidades da empresa em seu software, por exemplo.

Mudança de mentalidade

Por fim, um dos principais desafios do gerenciamento de capacidade é a apropriação cultural desses novos processos pelas equipes. Na verdade, a declaração das horas de trabalho, que é inerente a um bom gerenciamento de capacidade, pode gerar uma sensação de controle que é mal percebida pelos funcionários.

É por isso que recomendamos que você instale um gerenciamento de mudanças genuíno ao mesmo tempo, o que envolverá a comunicação interna eficaz dos objetivos do planejamento de capacidade, além de ouvir ativamente as necessidades de suas equipes.

Dessa forma, você pode garantir que o gerenciamento de capacidade seja um sucesso total, de modo que não só a empresa, mas também os homens e mulheres que fazem dela o que é, se beneficiem totalmente dos efeitos positivos do planejamento de capacidade.

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Planejamento de capacidade, um ativo estratégico que não deve ser negligenciado

O domínio do planejamento de capacidade é uma verdadeira alavanca para melhorar o gerenciamento de recursos e otimizar a eficiência da sua organização. Seja para alocar melhor as habilidades disponíveis, antecipar necessidades futuras ou ajustar seus planos em tempo real, essa abordagem permite que você se prepare para o inesperado e, ao mesmo tempo, apoie o crescimento da sua empresa.

Ao integrar práticas sólidas e ferramentas de alto desempenho, o planejamento de capacidade torna-se um pilar essencial para gerenciar seus projetos com tranquilidade e ganhar competitividade.