O kit completo para elaborar um orçamento de projeto como um profissional!

A elaboração de um orçamento provisório para o projeto é uma das etapas do gerenciamento de projetos, e não menos importante, porque aborda a delicada área de despesas e recursos financeiros.

Um orçamento realista que preveja oportunidades e, acima de tudo, riscos potenciais, garantirá a lucratividade do projeto e, portanto, seu sucesso.

Aqui estão 7 dicas para a elaboração de uma previsão orçamentária para o seu projeto, um modelo e um exemplo de tabela, bem como uma lista de ferramentas para ajudá-lo! 👇

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O que é uma previsão orçamentária?

Antes de chegar ao cerne da questão, vamos voltar ao básico.

O orçamento provisório é o documento financeiro que resume todas as despesas e receitas, ou seja, a previsão de custos e receitas.

Em outras palavras, é um plano financeiro que também permite estimar as receitas e despesas futuras de uma empresa... E, para o gerenciamento de projetos, é absolutamente essencial elaborar um, com o objetivo de antecipar os recursos necessários e planejar cada tarefa da melhor forma possível. ☝️

Por que elaborar uma previsão orçamentária para um projeto?

O orçamento do projeto faz parte de um processo de financiamento que pode ser dividido em três fases cruciais, durante as quais o gerente de projeto deve envolver todas as partes interessadas:

• estimar o custo de um projeto → estabelecido com base nos custos reais de projetos semelhantes, se possível, está vinculado aos prazos estimados ;
• orçamento do projeto → os envelopes orçamentários são definidos de acordo com o detalhamento do projeto ;
• controle de custos.

Um retrato financeiro realista de seu projeto, o orçamento provisório consiste em listar, identificar e classificar:

1. inicialmente, suas despesas
2. sua receita adquirida ou em processo de aquisição.

Graças a essa ferramenta de previsão, você pode visualizar a viabilidade do seu projeto com antecedência, fazer ajustes e buscar o equilíbrio ou a margem esperada.

Se estiver procurando um exemplo de previsão orçamentária para um projeto de abertura de empresa, leia nosso artigo dedicado à criação de um plano de negócios.

Como elaborar um orçamento provisório para um projeto? Uma análise mais detalhada dos métodos de cálculo

1 - Identifique e categorize seus itens de investimento

Antes de mais nada, identifique os itens de investimento, ou seja, todas as despesas a serem planejadas, tais como :

Custos diretos :

• Custos operacionais (suprimentos, subcontratação),
• custos de mão de obra externa,
• o custo de compra ou aluguel de equipamentos específicos para o seu projeto (por exemplo, suprimentos, papel, aluguel de sala de treinamento),
• custos de comunicação do projeto (gráficos, impressão, custos de distribuição, etc.),
• despesas de viagem, reuniões, etc,
• a soma dos salários proporcional ao número de horas (estimadas) dedicadas ao projeto, conhecidas como "equivalentes em tempo integral " (FTE).

Cálculo do FTE = salário bruto + folha de pagamento e contribuições do empregador x horas trabalhadas x número de meses ou semanas

Custos indiretos :

• Despesas diversas: contas de água, luz e telefone, aluguel e taxas de serviço, seguro, manutenção de instalações e equipamentos,
• Custos de gerenciamento: salários para serviços entre empresas ou subcontratados (jurídicos, contábeis, de segurança),
• impostos e taxas,
• despesas financeiras: empréstimos bancários, juros a pagar, ágios, etc,
• custos gerais de comunicação, etc.

☝️ Os custos dos recursos alocados a vários projetos, não exclusivamente ao projeto em questão, são compartilhados usando chaves de distribuição.

Exemplo: Para alocar o custo do aluguel, consideramos o tempo médio de ocupação das instalações de acordo com o tamanho de cada projeto, que alocamos como uma porcentagem.
Se o projeto nº 1 ocupa as instalações 20% do tempo, o projeto nº 2 30% do tempo e o projeto nº 3 50% do tempo, alocamos 20% dos custos relativos a aluguel, eletricidade, água etc. ao projeto nº 1 e assim por diante. ao projeto nº 1 e assim por diante.

2 - Diversifique suas fontes de financiamento

Agora é hora de planejar sua renda.

De modo geral, e especialmente para projetos no setor voluntário em que são solicitados subsídios, o orçamento provisório deve diversificar as fontes de financiamento (públicas, privadas etc.) para

• garantir a cada investidor que nem tudo depende dele;
• mitigar o risco de um deles se retirar.

O objetivo é alcançar o equilíbrio financeiro. O propósito de um financiador não é ajudá-lo a obter lucro, mas sim a atingir um objetivo.

☝️ Em um orçamento provisório: despesa = receita. Portanto, uma proporção de autofinanciamento é frequentemente adicionada para compensar a diferença entre os recursos e as despesas previstas e para mostrar o compromisso da organização.

As possíveis fontes de renda incluem

• venda de produtos
• prestação de serviços
• subsídios
• parcerias
• autofinanciamento, etc.

3 - Avalie suas contribuições em espécie

Faça uma estimativa de suas despesas "valorizadas" (empréstimo de equipamentos, empréstimo de uma sala, trabalho voluntário).

Isso é ainda mais importante para as associações que solicitam um subsídio ou para as empresas que buscam a participação de um parceiro: muitas vezes você precisará traduzir a quantia solicitada como uma porcentagem do projeto total.

Se o custo do local for aumentado, o orçamento total aumenta, mas a porcentagem solicitada ao financiador diminui.

Exemplo de uma tabela de orçamento provisório do projeto

Modelo de orçamento de projeto para download

Este modelo do Excel também é adequado para um orçamento provisório para um projeto de associação.

7 dicas para um orçamento bem-sucedido

1 - Divida seu orçamento

Em vez de elaborar um orçamento ao longo da vida do projeto, tente fazê-lo mensalmente.

Dessa forma, você terá mais visibilidade e poderá se adaptar melhor a quaisquer restrições que encontrar (mudança de fornecedor, atraso em uma das tarefas). Também há menos margem para erros.

Por exemplo, você pode usar uma tabela do Excel para listar as principais fases do seu projeto em colunas, com os meses em linhas separadas e os custos de cada fase na interseção. Assim, será fácil somá-los para obter a estimativa do orçamento total.

Você também deve distinguir entre cada item de despesa. Ao revisar o orçamento, é importante identificar rapidamente quais itens estão em déficit e quais estão em lucro.

2 - Envolva seus colaboradores

Como gerente de projeto, você é o responsável pelas operações, mas não pode conhecer todos os elementos a serem previstos nas previsões contábeis, nem todos os itens de despesas e necessidades de determinados departamentos que contribuem para a fase operacional do projeto (marketing, pesquisa e desenvolvimento etc.).

A dimensão colaborativa é outro fator de sucesso no gerenciamento de projetos.

É absolutamente necessário cercar-se de pessoas e envolvê-las na elaboração do orçamento provisório, para que você possa combinar todo o seu conhecimento prático.

Não é recomendável delegar essa tarefa apenas ao contador. A administração e o campo devem andar de mãos dadas.

3 - Encontre o preço certo

É normal subestimar ou superestimar determinados itens de despesas.

Preço excessivo

Ao contrário do que você pode ler ou ouvir, não exagere muito nas despesas. Digamos que seja permitida uma pequena margem de segurança (+5%) para os casos mais incertos, mas, de modo geral, é melhor manter-se o mais próximo possível de suas previsões reais.
É melhor reservar um valor em dinheiro para que você não tenha que arcar com o ônus de uma quebra de equipamento ou de um aumento nos custos, por exemplo.

Algumas pessoas preferem adicionar uma linha de "custos de gerenciamento" equivalente a 10% do orçamento total na parte inferior da tabela.

Subestimação

Não subestime também: um orçamento muito limitado pode rapidamente se tornar uma fonte de problemas e conflitos entre várias tarefas, levando ao cancelamento de algumas tarefas que, à primeira vista, são secundárias, mas essenciais (controle de qualidade, por exemplo).

Durante os estágios de implementação do projeto, a análise dos fatores de risco é exatamente o que é necessário para evitar esse tipo de situação.

4 - Também não subestime os prazos

Tempo é dinheiro. Se você está planejando lançar um produto muito cedo, adiá-lo pode fazer com que seu orçamento exploda: estender uma campanha de e-mail, cancelar e adiar a reserva do local do evento, e assim por diante.

E se você pedir aos seus funcionários que estimem sua carga de trabalho futura, saiba que eles tenderão a ser excessivamente otimistas: adicione até 20% de margem de segurança ao tempo que eles estimam que dedicarão a cada tarefa (princípio da precaução).

O orçamento provisório deve ser derivado do cronograma provisório no qual todos os recursos foram estimados e alocados.

5 - Monitore o orçamento rigorosa e regularmente

O orçamento é provisório e, portanto, sujeito a alterações. Monitore as despesas reais e o tempo gasto por cada membro da equipe em cada tarefa do projeto.

Compare os custos estimados com os custos reais para prever o que está por vir.

☝️ Mantenha também um registro dos seus cálculos para que possa voltar a eles e entender como chegou a um determinado resultado. E coloque data em seu orçamento!

Para tornar esse monitoramento mais fácil e eficaz, é altamente recomendável usar uma ferramenta como o Zoho Projects! Você se beneficia do monitoramento contínuo e da análise detalhada do orçamento. Você não apenas acompanha os custos e o tempo gasto em cada tarefa, mas também obtém uma visão global do orçamento por meio de relatórios dinâmicos e painéis interativos. Assim, você pode se manter no caminho certo com sua previsão orçamentária em cada etapa do processo!

6 - Comunique-se com sua equipe

Como um bom gerente, você sabe que o sucesso do projeto depende de mais do que apenas um bom gerenciamento.

Ele depende das habilidades e do comprometimento da sua equipe.
Uma boa comunicação, especialmente em relação ao orçamento do projeto e seu desenvolvimento, ajudará a :

• estimular a inteligência coletiva
• descompartimentar as habilidades,
• mesclar talentos,
• garantir boas relações dentro da equipe,
• harmonizar as cargas de trabalho,
• fazer com que os funcionários se sintam seguros,
• e, assim, eliminar muitos dos fatores de risco associados aos recursos humanos (acidentes, desmotivação, excesso de trabalho etc.).

7 - Use a ferramenta certa

O software de gerenciamento de projetos (ou portfólio de projetos) é tanto uma ferramenta de gerenciamento quanto uma plataforma colaborativa.

Ele é abrangente, cobrindo todos os principais estágios, desde o planejamento até o monitoramento do projeto. No que diz respeito ao orçamento, ele permite que você :

• comparar as previsões com os dados reais, especialmente o custo dos recursos humanos, por tarefa ou por estágio;
• monitorar o orçamento em tempo real
• criar interdependências orçamentárias entre diferentes projetos (software de gerenciamento de portfólio de projetos, ou PPM);
• modificar e mover tarefas de forma reativa à medida que o orçamento muda.

Software de gerenciamento de projetos

• Precisa de um painel para monitorar o orçamento do seu projeto? A plataforma de trabalho colaborativo monday.com oferece um painel simples e claro para estimar o orçamento a montante e, em seguida, analisar o custo real de cada tarefa. Bônus: use as fórmulas para análises mais aprofundadas sem muito esforço.

• Software de gerenciamento de projetos, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de portfólio de projetos, a força do Proggio está em colocar as equipes, e não as tarefas, no centro de seus usos.

• Um gerenciador de projetos e tarefas, a meio caminho entre ferramentas ergonômicas de gerenciamento de tarefas e ferramentas mais complexas, o Wrike é ideal para PMEs ágeis.

Se você estiver lidando com vários projetos, o software de gerenciamento de portfólio de projetos :

• O Clarizen é um PPM para necessidades mais avançadas, que oferece orçamento e estimativa de lucratividade, além de monitorar uma conta operacional de projeto ou portfólio, distinguindo entre despesas do tipo OPEX e CAPEX, entre outras coisas!

• Com o FoxPlan, você pode gerenciar seus portfólios no modo híbrido, suportando métodos de gerenciamento de projetos ágeis (especialmente para atender às necessidades das equipes de TI) e tradicionais. Dessa forma, você pode definir facilmente seus orçamentos para projetos estratégicos de longo prazo ao longo de vários anos, bem como para projetos mais curtos que estão expostos a mudanças. Tudo isso enquanto antecipa os desvios e garante o melhor retorno possível sobre o investimento em seu portfólio.

• Com o PPM Project Monitor, você pode otimizar a elaboração do orçamento de todos os seus projetos: o software simplifica a coleta e a avaliação das solicitações de todas as áreas de negócios e, em seguida, a construção do orçamento provisório. Todos esses dados são centralizados e organizados em uma única ferramenta, facilitando a tomada de decisões, o monitoramento do progresso e a antecipação de quaisquer desvios. Economize até um dia por semana no controle da gestão do seu portfólio de projetos.

• O software SuitePro-G da IQar permite definir e configurar os indicadores financeiros de seus projetos, gerenciar previsões orçamentárias e gerar relatórios em tempo real, para que você possa controlar melhor as variações e a lucratividade. Visualize os benefícios esperados de cada projeto, facilitando a tomada de decisões corretas.

• O Teamleader é uma solução completa ideal para VSEs e PMEs especializadas em negócios digitais. Organizado em torno dos três aspectos fundamentais de uma empresa - vendas, faturamento e organização - o software ajuda a gerenciar uma variedade de projetos internos e projetos de clientes. Você define prazos e monitora tarefas em tempo real para manter-se dentro do seu orçamento.

• Uma ferramenta abrangente e intuitiva de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM), o z0 Gravity é fácil de usar para gerenciar vários projetos de grande escala simultaneamente e é adequado para organizações com mais de 100 funcionários.

Plataformas colaborativas :

• O Asana, simples e intuitivo, é um software de gerenciamento de trabalho que ajuda equipes de pequeno e médio porte a coordenar e gerenciar suas tarefas e projetos.
  
  
• Tanto uma plataforma colaborativa quanto uma ferramenta de gerenciamento de projetos, a Gladys se apresenta como um ambiente de trabalho digital completo para gerenciar seus projetos de A a Z, otimizando a produtividade e impulsionando a inovação.

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O orçamento provisório, um fator essencial para o sucesso de seu projeto

Como você pode ver, é muito importante dedicar o tempo e a atenção necessários para desenvolver sua estratégia de projeto, levando em conta vários fatores, incluindo tempo, recursos financeiros, objetivos e pessoas. Quais são suas melhores práticas?