O método ágil para melhorar o trabalho em equipe
A questão de como as empresas trabalham juntas ainda é atual e evoluiu enormemente ao longo do tempo. O segredo para o gerenciamento de projetos bem-sucedido agora é aplicar o método ágil . O objetivo é melhorar os processos de trabalho e, por fim, a produtividade.
Métodos tradicionais de gerenciamento de projetos
Um processo linear
O método ágil é o oposto dos métodos tradicionais. Antes do método ágil, o trabalho em equipe era abordado de forma linear, com uma ordem precisa de estágios sucessivos. Esse efeito de "túnel", seja na forma de ciclos em V ou cascatas, corresponde a uma abordagem preditiva e sequencial. No método Kanban, o objetivo é operar em uma base just-in-time. De acordo com a roda de Deming, cada estágio é verificado antes da validação. No entanto, não há como voltar atrás. Portanto, se algo inesperado acontecer, o processo será desacelerado ou até mesmo suspenso.
Um protocolo rígido
O ponto de partida é um conjunto exaustivo de especificações. Em seguida, planeja-se todo o trabalho de A a Z, com os prazos e as sequências de cada etapa. Proceder dessa forma é presumir que o ambiente é conhecido e que nenhum evento imprevisto interromperá o plano. Isso não é pragmático, pois o mercado está em constante mudança. Além disso, as restrições e os imperativos do trabalho em si geralmente estão sujeitos a mudanças.
O risco de uma incompatibilidade
Gradualmente, surge uma lacuna entre o plano inicial e o resultado final. Isso não é necessariamente uma coisa ruim em si. Por outro lado, como a estrutura de referência é a mesma que a estrutura inicial, o provedor de serviços pode ser criticado por essa mudança. É mais sensato reajustar o progresso do trabalho à medida que ele avança, de acordo com as expectativas do cliente, que podem mudar. Os marcos de controle também significam que certas diretrizes podem ser questionadas em um estágio inicial, evitando o acúmulo de frustração e obstáculos cada vez maiores.
Métodos ágeis: maior eficiência sem estresse
O ponto de partida
O método ágil teve origem no setor de TI. Em 1994, um estudo do Standish Group constatou que 31% dos projetos de TI eram interrompidos no meio do caminho, 52% ultrapassavam o cronograma e o orçamento. E apenas 16% foram concluídos com sucesso. Uma realidade alarmante, que levou a uma mudança de paradigma.
Os primeiros aplicativos
Na década de 90, surgiram vários métodos ágeis: Scrum, o mais usado, bem como XP eXtreme Programming, RAD - Rapid Application Development - e Chrystal Clear. Em 2001, dezessete dos principais participantes do desenvolvimento de software se reuniram para escrever um manifesto que definia os critérios da abordagem ágil. Para o desenvolvimento de software ou para a implantação de processos ITIL, esses critérios se tornaram referências, e as ferramentas agora estão disponíveis em código aberto.
Reorientação do foco para o cliente
O método ágil envolve o cliente do início ao fim. Estamos mais próximos da solicitação e da necessidade associada. A relação cliente/fornecedor é, portanto, mais parecida com a colaboração. A visibilidade e a transparência são aprimoradas. O progresso fica mais claro para ambas as partes: riscos e possíveis pistas falsas são detectados mais cedo.
Mais agilidade para sua empresa
Iterações adaptativas
O método ágil baseia-se em uma abordagem empírica: testes contínuos para reajustes constantes. No método scrum, falamos de sprints: são ciclos de iterações incrementais. O proprietário do produto é o cliente. E o scrum master é o membro da equipe responsável por aplicar a abordagem ágil.
Prazos de entrega mais curtos
Os métodos ágeis permitem que as entregas sejam feitas mais rapidamente e que os produtos sejam testados no mercado mais rapidamente. Isso reduz o tempo de lançamento no mercado. Além disso, a pesquisa de mercado que precisa ser feita antes do lançamento não é mais tão imperativa quanto antes. É melhor fazer o lançamento na metade do caminho e observar a resposta imediata e tangível do consumidor, em vez de fazer planos para o futuro e correr o risco de perder o rumo.
O método certo para a inovação
Manter esse grau de flexibilidade durante todo o processo é ainda mais crucial quando se trata de inovação de mercado. Ao lançar um novo produto ou serviço que rompe com o que está sendo feito em outros lugares, a pesquisa de mercado é praticamente impossível. Como você pode prever a reação do consumidor a um produto que não existe? Há 50 anos, ninguém sentia falta dos smartphones, mas isso não impediu que eles se tornassem indispensáveis.
Start-ups enxutas
Portanto, quando as start-ups criam um novo conceito, elas usam a abordagem enxuta. Elas lançam sua oferta em uma versão inicial, às vezes beta, e aprendem com a resposta do público. Os primeiros usuários trazem uma onda de usuários, permitindo que a próxima versão seja ajustada. O aprimoramento é um processo contínuo: "você aprende à medida que avança".
Ferramentas colaborativas
Em termos práticos, como injetar mais flexibilidade em uma empresa? A resposta é por meio de ferramentas de colaboração. Ao incentivar a comunicação dentro das equipes de trabalho, você intensifica as trocas. Use o Slack para se comunicar, por exemplo, ou o Trello ou o Asana para gerenciar tarefas. Plataformas colaborativas, como Office365, G Suite ou Zimbra, também têm um impacto real. Sincronizadas com as funções de contatos, e-mail e agenda, elas quebram as barreiras entre os funcionários para que eles possam trabalhar juntos com mais eficiência.
Primeiros passos com o método QQOQCP
O método QQOQCP é uma maneira simples e eficaz de analisar uma situação. Ele pode ser visto como um método de organização em seu nível mais básico, de gerenciamento de projetos em determinados casos ou como uma ferramenta de vendas: análise de uma situação para entender melhor seu cliente potencial e atender às necessidades dele de forma relevante. Certamente não é o método mais poderoso, nem o mais escalável em escala empresarial, mas tem o mérito de colocar o pé no chão em termos de agilidade.
Conclusão
Os métodos ágeis revolucionaram a maneira como as empresas trabalham. Focados em resultados em vez de projetos, eles estão o mais próximo possível do mercado - no BtoC (Business to Consumer) - ou do cliente - no BtoB (Business to Business).
Artigo traduzido do francês