Metodologia de projeto: 7 etapas para gerenciar um projeto

A metodologia de gerenciamento de projetos estrutura as diferentes fases de seus projetos. Ela promove a organização ideal e é particularmente necessária para um grande número de projetos complexos.

Ela tranquiliza todas as partes interessadas, inclusive você, como gerente de projeto, e define uma estrutura que simplifica de forma inegável o lançamento de seus projetos e o sucesso deles.

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A importância da metodologia de projeto

Um único método?

No gerenciamento de projetos, não existe apenas UMA metodologia de gerenciamento de projetos, mas várias combinações possíveis de métodos e ferramentas de gerenciamento, que podem ser adaptadas de acordo com

• o tipo de projeto (web, técnico, associativo etc.),
• suas características
• suas restrições
• o contexto
• a experiência da equipe
• a cultura corporativa.

Quais são os desafios de uma metodologia de projeto?

A metodologia de projeto permite que você :

• Encontrar a melhor maneira de planejar e executar seus projetos,
• melhorar a tomada de decisões graças a funções claramente definidas,
• Economizar tempo e dinheiro ao reutilizar um método de gerenciamento para outros projetos,
• gerenciar o escopo do projeto,
• evitar o esquecimento de etapas do projeto, como o gerenciamento de riscos,
• controlar as despesas do projeto,
• identificar rapidamente projetos problemáticos,
• mobilizar uma equipe autônoma e de alto desempenho .

Além dos métodos, o projeto deve passar por várias fases que permitirão o estudo de sua viabilidade e garantirão que os objetivos sejam alcançados.

Como desenvolver uma metodologia de projeto: 7 etapas principais

Etapa 1: estabelecer um diagnóstico completo, uma auditoria

Trata-se de começar com o pé direito:

• Reúna-se com todas as partes interessadas nos escritórios ou no campo (o cliente ou proprietário do projeto, os engenheiros da equipe de implementação, os funcionários da empresa, os usuários finais, o scrum master).
  
  
• Reunir e analisar as necessidades, os requisitos e os recursos disponíveis para a implementação do projeto.
  
  
• Estudar o contexto local (político, econômico, etc.).
  
  
• Determinar quais ações são relevantes e viáveis e o nível de complexidade do projeto.
  
  
• Que metodologia de gerenciamento foi usada em projetos anteriores? Como a equipe trabalha e quais são suas habilidades?

Etapa 2: identificação da governança do projeto

Esse é o estágio em que as funções e responsabilidades de cada membro da equipe de projeto multifuncional dentro da empresa e, em especial, do comitê diretor, são claramente identificadas e atribuídas.

Uma boa equipe que sabe para onde está indo aumenta as chances de sucesso do projeto.

Etapa 3: definição de objetivos, elaboração de especificações

Os objetivos de um projeto são determinados pelos gerentes da empresa e pela equipe do projeto.

Eles são divididos em objetivos intermediários (marcos), cada um com sua própria finalidade e prazo.

Exemplo: o objetivo do projeto é lançar um produto, e um dos marcos poderia ser a abertura de uma butique temporária para dar às pessoas uma prévia do produto.

Os entregáveis são tanto os resultados intermediários (documentos de trabalho, orçamentos, etc.) quanto as metas do projeto.

Eles representam resultados tangíveis cujo sucesso pode ser medido:

• um modelo
• um produto
• um serviço
• uma nova organização.

As especificações são a primeira entrega, pois compilam o trabalho de análise (diagnóstico, definição da equipe do projeto, objetivos etc.) em um documento concreto.

Etapa 4: programação do projeto

É quando o projeto é dividido em etapas, um conjunto de tarefas, cada uma das quais corresponde a marcos, eles próprios associados a entregáveis.

Métodos ágeis

Os métodos ágeis são muito populares, especialmente para projetos inovadores e de TI, particularmente o método Adaptative Project Framework, porque favorecem a segmentação. Cada estágio é um projeto por si só, com seus próprios objetivos. Adaptações e correções podem ser feitas a qualquer momento. O cliente ou proprietário do projeto também está envolvido, trabalhando em colaboração com toda a equipe do projeto.

Outro método de agendamento envolve a divisão do projeto em várias tarefas e subtarefas, para aumentar as chances de conclusão e priorizar o trabalho.

O método da Estrutura Analítica do Trabalho

O método da Estrutura Analítica do Projeto (WBS) permite :

• priorizar os entregáveis em ordem de importância,
• dividir as entregas em subconjuntos,
• definir as tarefas necessárias para concluir cada entregável e subentregável,
• se necessário, dividir essas tarefas.

O método PERT

Uma vez que o projeto tenha sido dividido em tarefas, o método PERT (ou diagrama PERT) diagrama a interconexão das tarefas, que podem ser sucessivas, simultâneas ou convergentes.
Cada tarefa tem uma duração estimada para determinar o caminho crítico.

Etapa 5: planejamento, gerenciamento de recursos e gerenciamento de riscos

A equipe do projeto pode agora sequenciar as tarefas em um cronograma, seja cronologicamente ou evoluindo em paralelo, levando em conta uma margem de segurança.

O gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é frequentemente usado como complemento do gráfico PERT porque se baseia em um cronograma e não na sequência de tarefas. Ele apresenta graficamente o progresso do projeto.

O caminho crítico de um projeto...

Vamos voltar ao caminho crítico. Essa é a sequência de tarefas em um projeto durante todo o seu ciclo de vida.

Qualquer atraso em uma tarefa tem um impacto direto nas tarefas seguintes e no prazo final do projeto , e as margens de segurança são definidas para cada tarefa.Uma vez posicionadas no caminho crítico, as tarefas têm margem zero.

☝️ O Método do Caminho Crítico (CPM) identifica o caminho mais crítico para atingir o objetivo. É um método de gerenciamento de projetos complementar ao PERT, que calcula o caminho mais curto.

... e suas limitações

A limitação do caminho crítico, assim como a do diagrama PERT, é a ausência da dimensão "recursos", que é essencial para uma projeção realista.
Os recursos são :

• humanos
• orçamentários
• materiais
• tecnológicos.

O método da cadeia crítica

Para uma melhor compreensão das restrições e da duração do projeto, recomendamos o uso do método CCPM ( Critical Chain Project Management ).

Entre outras coisas, ele permite :

• identificar fatores de risco (custos ocultos ou imprevistos, atrasos no fornecimento, falhas de material, desenvolvimentos tecnológicos, falta de comunicação e coordenação),
• evitar conflitos de prioridade entre diferentes recursos,
• limitar a multitarefa e o desperdício de tempo,
• liberar o gerente de projeto da supervisão de detalhes.

Este vídeo retoma todos os conceitos necessários para uma boa compreensão do assunto:

Etapa 6: Implementação e monitoramento do projeto

Ocomitê diretor do projeto procura e implementa soluções para atingir objetivos específicos. A ferramenta de gerenciamento mencionada acima faz parte desse processo.

Agora que o projeto está em andamento, ele precisa ser monitorado para :

• antecipar possíveis atrasos ou falta de recursos,
• monitorar:
  • o progresso das atividades
  • o cumprimento do cronograma
  • despesas,
  • resultados em relação ao plano inicial do projeto,
• fazer ajustes, se necessário.

O s painéis, com indicadores-chave de desempenho, ou Key Performance Indicator, oferecem uma visualização de elementos decisivos (força de trabalho, orçamento etc.) e têm a vantagem de incentivar a comunicação entre o gerente de projeto e as partes interessadas.

Para o monitoramento, o quadro Kanban é um método visual possível: é uma representação do fluxo de trabalho, usando um sistema de post-its em um quadro. Cada tarefa passa do status "programado" para "em andamento" e depois para "concluído".

Etapa 7: Encerramento e avaliação dos resultados

Este é o momento de fazer um balanço, aprender lições sobre o que funcionou, o que deu errado e por quê.
Uma reunião específica pode ser organizada com as partes interessadas, a equipe do projeto, os usuários finais, etc., e as observações são registradas em um relatório resumido.

Outros exemplos de métodos de gerenciamento de projetos

• Scrum: esse é o método ágil mais amplamente usado, especialmente para projetos criativos. Ele fornece uma estrutura: funções, um ritmo iterativo, reuniões precisas e com tempo limitado, planejamento de sprint curto, um gráfico de progresso etc. As pessoas envolvidas no projeto o ajustam de acordo com sua experiência e o contexto.
  
  
• PMBoK: o Project Management Body of Knowledge é um guia produzido pelo PMI (Project Management Institute) para estruturar o conhecimento essencial de gerenciamento de projetos.
  
  
• Prince2: o método PRojects IN Controlled Environments concentra-se em três pontos: organização, gerenciamento e controle do projeto. É um método genérico usado para projetos de grande escala.
  
  
• Método em cascata: esse método tradicional, originalmente usado em setores como o automotivo e o de construção, envolve dar um passo de cada vez, usando uma abordagem lógica e sequencial.

Aqui estão algumas soluções que vale a pena conferir

CESAR.TEAM

O CESAR.TEAM foi projetado para grandes empresas, permitindo o gerenciamento do ciclo de vida do projeto deponta a ponta com análise detalhada de orçamentos, custos e riscos. Produzir uma previsão de conta operacional (P&L) e um monitoramento suave da produção financeira. A metodologia estruturada de detalhamento de projetos atende aos requisitos do Project Management Institute (PMI) e é compatível com os métodos SCRUM, Prince2, Phase-Gate e Pmbok.

Gerencie todos os componentes de um projeto, como :

• fases
• pacotes de trabalho
• entregáveis
• tarefas
• solicitações de projeto
• programas,
• portfólios com telas intuitivas,
• grandes volumes.

A monday.com é um software de gerenciamento de projetos especialmente adequado para o trabalho em grupo. Divertida e colaborativa, a plataforma tem vários recursos para facilitar suas tarefas e ajudá-lo a atingir rapidamente suas metas, incluindo :

• gerenciamento de vários projetos em um único local,
• automatização de aprovações e tarefas de projetos,
• melhor tomada de decisões com uma plataforma compartilhada onde suas equipes podem atualizar seu progresso,
• organizar o escopo do projeto e evitar possíveis atrasos graças a um painel de controle personalizado,
• usar modelos para criar estruturas de projeto reproduzíveis.

Sciforma

O Sciforma combina gerenciamento de projetos e PPM em uma única ferramenta. Sua rica funcionalidade é igualada apenas pela facilidade de implementação. O software se adapta aos métodos de gerenciamento de projetos mais populares:

• Ágil,
• Cadeia crítica,
• Prince 2,
• Phase-gate,
• PMBok, etc.

Ele também pode ser personalizado usando os plug-ins disponíveis.

Em particular, o Sciforma otimiza :

• Criação e monitoramento de gráficos de Gantt,
• gerenciamento e alocação de recursos,
• problemas de planejamento, que agora são coisa do passado,
• relatórios de projetos, disponíveis com o clique de um botão,
• a comunicação entre as partes interessadas,
• gerenciamento e resolução de riscos.

SuiteProG

O ponto forte da editora do SuiteProG, a IQar, é que ela também é uma consultora de PPM e projetou o Sistema de Gerenciamento de Portfólio de Projetos (SMPP ), uma estrutura de referência exclusiva para a governança de projetos certificada pelo Bureau Véritas.
O software foi, portanto, desenvolvido e aprimorado por equipes especializadas em projetos, para garantir uma ótima experiência do usuário, daí a abordagem pedagógica:

• ajuda sensível ao contexto,
• tutoriais em vídeo,
• metodologia de projeto, fichas técnicas práticas
• suporte a notificações.

Você não precisa ser um especialista - o pacote de software é intuitivo e abrange :

• gerenciamento de projetos, da ideia ao fechamento,
• enquadramento e priorização de solicitações (graças à pontuação),
• planejamento de um número ilimitado de projetos,
• monitoramento (painéis de controle personalizados),
• visualização do cronograma, em comparação com as previsões iniciais.

z0 Gravity

O ponto forte do z0 Gravity é seu modo visual, que oferece um espaço de trabalho de 360 graus. Esse pacote de software inovador fornece às empresas métodos e ferramentas ágeis para enfrentar seus desafios de inovação e projetos de transformação.
A visualização aumentada, tanto global quanto detalhada, oferece ao gerente de projeto os meios para navegar por todos os componentes do projeto graças a um fio condutor comum.

Ela permite que você :

• Gerenciar simultaneamente vários portfólios de projetos,
• Gerar relatórios que podem ser personalizados de acordo com seu cargo ou setor de atividade,
• criar links entre departamentos, linhas de negócios e divisões.

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Pronto, preparado, domine todos os seus projetos!

Um pouco de filosofia neste mundo prático:

O projeto é a materialização de uma intenção de autodestruição.

Joseph Rouzel

Quando o projeto estiver concluído, é hora de passar para o próximo! Se você estiver gerenciando vários projetos ao mesmo tempo, reserve um tempo para escolher os métodos e as ferramentas de PPM mais adequados para você, de modo que possa fazer malabarismos com as diferentes tarefas, projetos e recursos sem perdê-los de vista.

A estratégia e as operações trabalham em um conjunto produtivo, e o retorno sobre o investimento está à vista de todos. 💸