Gerencie suas tarefas de forma eficiente com as 5 etapas do método GTD

É impossível ser eficiente, concluir as tarefas no prazo e fazer isso sem estresse? No entanto, essa é a promessa do método GTD, ou Getting Things Done*, criado por David Allen.

Em um ambiente saturado de informações, demandas diversas e eventos imprevisíveis, organizar o tempo é essencial para concluir com êxito suas atividades e projetos profissionais.

Distrações ou interrupções causadas por nossas ferramentas de trabalho ou por nossos colegas são todos obstáculos para a realização de nossas tarefas e nos incentivam a reajustar constantemente nossa programação.

Como você pode estruturar seu tempo e gerenciar suas prioridades de forma mais eficaz ao gerenciar um projeto, de modo que você não seja apenas mais produtivo, mas também mais relaxado? Siga o método GTD na prática com as 5 etapas descritas neste artigo!

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O que é o método GTD (Getting Things Done)?

Definição, origem e objetivo

O método GTD, ou Getting Things Done, que pode ser traduzido literalmente como "fazer as coisas", é um método de organização e gerenciamento de tarefas desenvolvido por David Allen em seu livro Organising for Success.

Por que o método GTD?

Demandas incessantes, ruído ambiental, abundância de tarefas sem um objetivo claro, várias notificações, excesso de reuniões ou e-mails ou excesso de produtividade sem nunca perder a flexibilidade... Hoje em dia, as pessoas recebem um grande número de estímulos durante todo o dia, o que geralmente gera muito estresse e acaba impedindo-as de seguir em frente. E isso é verdade tanto na esfera privada quanto na profissional.

O objetivo desse método é simples:

• Adotar o gerenciamento ideal de prioridades para aumentar a produtividade;
• alcançar objetivos claramente definidos, um a um;
• liberar sua mente;
• Eliminar o estresse.

Vantagens e limitações do método GTD

"Organização para o sucesso" é a promessa de David Allen.

O método GTD ajuda a alcançar esse objetivo ao :

• Limitar as demandas que atrapalham a conclusão das tarefas;
• Armazenamento externo de compromissos e ideias: sua mente fica livre, mas as ideias não são esquecidas;
• priorização de tarefas para que você saiba qual ação tomar e quando, para não ser pego de surpresa;
• ajuda para recuperar o controle: você pode se concentrar nas tarefas certas no momento certo.

☝️ Entretanto, há uma crítica que pode ser feita a esse método: ele exige muita disciplina para ser aplicado e mantido a longo prazo.

No dia a dia, você precisa saber como :

• integrar tarefas urgentes e/ou importantes e eventos imprevistos em sua agenda;
• e revisar constantemente a priorização das tarefas para evitar ficar sobrecarregado.

O método GTD na prática: 5 passos a seguir

Os pilares do método Getting Things Done

O método GTD visa a controlar o fluxo de trabalho seguindo cinco etapas:

1. coleta de tarefas, projetos e ideias ;
2. Processamento de ideias para derivar uma ação;
3. Organização de tarefas em planos de ação mensuráveis;
4. revisão das ações e ajustes;
5. execução de tarefas.

O infográfico a seguir apresenta uma visão simplificada do método GTD para ajudá-lo a entender :

Etapa 1 - Coleta de tarefas

Reúna tudo o que requer sua atenção de forma abrangente:

• tarefas diárias e grandes projetos,
• negócios inacabados,
• quaisquer ideias que passem por sua mente.

O objetivo é tirar as coisas preocupantes de sua mente e liberá-la.
A Caixa de Entrada do método GTD cumpre essa função. Ela pode ser baseada em qualquer tipo de mídia:

• post-its
• cadernos
• agendas,
• listas de tarefas em seu telefone, computador ou tablet, etc.

Assim como em um dispositivo em espera, essas tarefas em segundo plano consomem energia do seu cérebro que não será usada para se concentrar nas tarefas em primeiro plano.

Etapa 2 - Processar as tarefas

Essa etapa envolve a definição da natureza de cada tarefa ou ideia:

• A ideia é "acionável ", em outras palavras, podemos associar uma ação a cada ideia?
• Essa ação é prioritária?

Se NÃO:

• eliminar: nenhuma ação futura;
• incubar ou adiar: a ação é possível um dia/talvez ;
• Arquivar: tarefa a ser arquivada, para referência futura, em uma pasta específica ou com um lembrete em sua agenda.

Se SIM :

• há apenas uma ação?
• Cabe a você realizá-la?
• Ela leva menos de 2 minutos para ser concluída?

Se você responder SIM a todas essas perguntas, execute a ação imediatamente. Caso contrário, passe para a próxima etapa: organização.

As regras a serem lembradas para um processamento eficiente:

1. comece com o primeiro tópico;
2. analisar um assunto de cada vez;
3. não coloque nada que você tenha começado a processar de volta no sistema de coleta.

Etapa 3 - Organizar as tarefas

É hora de organizar as tarefas que não podem ser feitas em menos de dois minutos, em outras palavras, priorizá-las e elaborar seu plano de ação.

• Não cabe a você fazer a tarefa: delegue-a.
  
• Se a tarefa levar mais de 2 minutos para ser concluída, registre-a em :
  • uma pasta Someday/Maybe (Algum dia ou talvez ): projetos não urgentes, mas que vale a pena manter para ações futuras;
    
    
  • uma pasta de referência: itens interessantes a serem mantidos que não exigem nenhuma ação, mas que podem se tornar úteis no futuro;
    
    
  • uma pasta Pending (Pendente ): projetos e tarefas em andamento para os quais você está aguardando uma resposta, entrega, etc., e precisará fornecer um lembrete à pessoa responsável;
    
    
  • seu calendário: ações que têm um prazo ou intervalo de tempo específico, como uma ligação, uma reunião, etc;
    
    
  • sua lista de tarefas ou lista de afazeres de acordo com o grau de urgência, indicando a ordem de prioridade, o tempo necessário para concluí-las e os resultados esperados.
    
• Se você identificar mais de uma ação, isso significa que se trata de um projeto. Dependendo de sua prioridade:
  • Coloque-o na pasta "Pending" (Pendente);
    
    
  • elaborar um cronograma com uma lista de ações e definir a próxima ação necessária. Siga o mesmo esquema para cada ação.
    
• Se você achar que a ação não é prioritária nem útil para o futuro, jogue-a na lixeira.

Etapa 4 - Revisar ações

Algumas tarefas estão planejadas, outras foram concluídas e novas tarefas apareceram na sua lista.

Você está se sentindo perdido em suas tarefas e projetos? Está confuso sobre onde está e como lidar com novas ideias sem ficar para trás?

É importante fazer um balanço regularmente: todos os dias, uma vez por semana, no início ou no final da semana... tudo depende de você. Por que revisar as ações?

• Para reavaliar a lista de tarefas,
• para revisar a priorização das tarefas e definir novos prazos,
• para lidar com tarefas em andamento e urgentes,
• mas também para verificar se o sistema organizacional está claro, completo e atualizado.

Etapa 5 - Executar as tarefas

Suas tarefas foram priorizadas e planejadas: agora é hora de agir! Agora é hora de realizar as tarefas de acordo com o cronograma que você elaborou.

Fique sempre atento à sua lista de tarefas para saber quais tarefas devem ser realizadas de acordo com o tempo e a energia disponíveis.

Em que ordem você deve realizar as tarefas?

1. os compromissos do dia
2. tarefas para as quais há um espaço na agenda,
3. outras tarefas do cronograma.

Não há tempo para lidar com uma emergência? Inicie esse método novamente a partir da etapa 1 e avalie seu grau de urgência, o tempo necessário para concluí-la, se pode delegá-la ou adiá-la planejando-a para mais tarde. A procrastinação às vezes pode ser uma coisa boa!

E lembre-se: você tem o direito de dizer não! O grau de urgência é relativo e varia de uma pessoa para outra: o sucesso do método Getting Things Done depende da sua capacidade de priorizar e planejar tarefas. Se você achar que uma tarefa não é tão urgente quanto lhe foi dito, cabe a você escolher como e quando lidar com ela... ou que outra tarefa adiar para poder lidar com ela.

Ferramentas para apoiar o método GTD

Bullet journal, diário ou agenda tradicional? Calendário de papel ou eletrônico? Foco em uma seleção de software GTD para aplicar o método na prática.

Exemplos de ferramentas para organizar e planejar tarefas

O Beesbusy é um software on-line de gerenciamento de projetos e tarefas. Ele é tão fácil de usar quanto poderoso em sua funcionalidade: ele se adapta às suas necessidades e ao seu uso. Sua visualização de lista facilita a visualização das tarefas que você precisa concluir, organizá-las (arrastar e soltar) e programá-las no calendário do projeto.

O Trello é um pacote de software on-line para gerenciamento de tarefas e projetos. Ele permite que você crie cartões visuais, que podem ser classificados por projeto e ordenados de acordo com o progresso: "a fazer", "em andamento" e "concluído". Os fluxos de trabalho são fáceis de implementar e podem ser compartilhados entre vários colaboradores.

Exemplo de uma ferramenta para criar notas interativas

O Evernote é uma ferramenta prática de criação de notas que ajuda você a se lembrar de tudo o que precisa saber. Você pode criar listas no estilo GTD e organizá-las: priorizá-las, classificá-las em projetos e até mesmo compartilhá-las.

Exemplo de uma ferramenta para criar listas temáticas

O Wunderlist é uma ferramenta abrangente e fácil de usar para todos os tipos de ideias, tarefas e projetos, para uso na vida profissional e pessoal. O Wunderlist pro permite que você compartilhe suas listas e colabore com seus colegas.

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Diga adeus ao estresse e obtenha resultados reais

O método GTD ajuda você a agir sem se sentir sobrecarregado.

Ganhe flexibilidade em sua organização pessoal e profissional, conclua suas tarefas uma a uma e tenha a satisfação de riscá-las de sua lista de afazeres.

Você liberará sua mente e verá seus projetos avançarem em termos concretos. Pronto para adotar esse método e fazer as coisas acontecerem?

*GTD® e Getting Things Done® são marcas registradas da The David Allen Company.