Como fazer uma lista de tarefas em cinco etapas para uma organização de tarefas realmente eficaz?

A lista de tarefas é uma ferramenta simples e particularmente eficaz para gerenciar sua lista de tarefas. Organize, classifique e priorize suas tarefas... Como você pode fazer uma boa lista de tarefas para acabar com a procrastinação e finalmente riscar suas tarefas da lista?

Este artigo responde a essa pergunta, fornecendo algumas dicas importantes e uma seleção de aplicativos de listas de tarefas para lhe dar tranquilidade. Reserve um tempo para ler este artigo e, em seguida, risque essa tarefa de sua lista 😉.

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Lista de tarefas: 1 definição, 8 benefícios

"To do" significa "fazer" em inglês. Portanto, uma to-do list é uma lista de coisas a fazer. Por extensão, associamos a to-do list ao gerenciamento minimalista de tarefas, que deve ser simples de implementar e eficaz para alcançar os resultados esperados.

Fazer listas de tarefas tem vários benefícios, incluindo :

• Não se esquecer mais de coisas a fazer.
• Saber onde você está em relação à sua lista de tarefas e às tarefas do dia a dia.
• Ter clareza sobre o que você precisa fazer.
• Ser eficiente em sua organização pessoal.
• Manter um registro do que foi feito para que possa relatar o que foi feito.
• Dividir um trabalho ou projeto em tarefas menores e mais gerenciáveis.
• Organize-se melhor como parte de uma equipe alocando tarefas.
• Pare de procrastinar. Procrastinar é adiar para mais tarde o que você pode fazer hoje.
  Em um contexto profissional, o que se busca, acima de tudo, é a produtividade coletiva e a serenidade.

Como fazer uma lista de tarefas eficaz? 5 dicas importantes

Dica 1: Divida as tarefas em sua lista

Identifique e diferencie entre tarefas rápidas e trabalho em segundo plano e equilibre a carga de trabalho que elas representam.

É claro que é bom riscar as tarefas e a sensação de realização é muito maior, mas você também precisa dedicar tempo às tarefas demoradas, pois são elas que o levam longe e lhe dão uma visão de longo prazo.

Para manter o prazer de riscar tarefas, divida o trabalho em tarefas menores (riscar = prazer = motivação para continuar).

Dica 2: Priorize as tarefas importantes

Defina, para cada dia, no máximo uma tarefa prioritária, várias tarefas secundárias e pequenas tarefas de menor importância.

Exemplo:

• Tarefa prioritária: fazer as contas do mês;
• Tarefas secundárias: reabastecer o estoque e alterar os preços no site;
• Pequenas tarefas: esvaziar as lixeiras, regar as plantas, comprar post-its.

A priorização de tarefas é essencial. Use um método simples: posicione as tarefas em uma matriz com dois eixos: ganho e esforço. Recomenda-se, então, que você dê prioridade às tarefas em verde e coloque as tarefas em vermelho por último:

Dica 3: Avalie o tempo e o esforço

No método de gerenciamento de projetos Agile Scrum, é aconselhável estimar quanto tempo você gastará em uma tarefa. Isso o ajuda a priorizar as tarefas e a saber o que é razoavelmente possível fazer em um dia ou em uma semana.

Por exemplo, em um dia de trabalho de 7 horas, é possível realizar uma tarefa de 4 horas e 2 tarefas de 1,5 horas.

ℹ️ É aconselhável reservar entre 10% e 20% do seu dia para lidar com circunstâncias imprevistas, o que também dá às tarefas planejadas uma chance maior de serem concluídas.

Dica 4: Concentre-se em tarefas factíveis

É contraproducente impor a si mesmo tarefas que exijam mais recursos e tempo do que você tem.

Outro erro comum é colocar objetivos em sua lista de tarefas em vez de um plano de ação (to do = coisas a fazer, não objetivos a alcançar).

Por exemplo: "passar no meu exame" é uma meta. É melhor se concentrar em 4 tarefas realizáveis, como: comprar o livro, ler o livro, praticar, fazer um exame simulado.

Dica 5: Crie uma lista de tarefas agradável e visual

Preste tanta atenção à forma da sua lista de tarefas quanto ao seu conteúdo: por exemplo, as cores são uma boa maneira de identificar rapidamente a importância ou a urgência de uma tarefa, ou quem é responsável por uma tarefa no caso de trabalho em equipe.

O quadro Kanban também permite que você veja o progresso das tarefas, desde sua criação até sua conclusão (da esquerda para a direita).

Por fim, você pode agrupar as tarefas que faz sentido realizar consecutivamente para aumentar a produtividade.

Exemplo de uma lista de tarefas para download gratuito (Excel)

O Excel permite que você liste tarefas de forma organizada, filtre-as e pesquise uma tarefa rapidamente. Aqui está um exemplo de lista de tarefas em formato Excel para você baixar gratuitamente:

Observação: é muito complicado discriminar as tarefas sem prejudicar a legibilidade do arquivo. O Excel é adequado para pequenas tarefas, mas rapidamente mostra suas limitações.

Qual aplicativo de lista de tarefas você deve escolher? Seleção de 9 aplicativos de software de gerenciamento de tarefas

Se uma lista de tarefas em papel ou digital do Excel não for mais suficiente para você, sugerimos alguns softwares de lista de tarefas para gerenciar suas tarefas (e muito mais!) de forma colaborativa e em movimento.

Asana

• Vantagens da Asana: a versão gratuita é suficiente para a grande maioria dos usos, a Asana é rápida, ergonômica e altamente funcional. A Asana se integra muito bem ao Google Agenda e ao Gmail e é particularmente adequada para equipes que buscam produtividade, colaboração e gerenciamento moderno de projetos. A versão paga oferece excelente administração centralizada da plataforma e modelos de tarefas.
• Desvantagens: nenhuma
• Usuários: start-ups, freelancers e todas as equipes que buscam melhorar a organização e a produtividade.
• Aplicativo móvel: sim
• Origem: Estados Unidos

Azendoo

• Vantagens do Azendoo: importação de listas de tarefas, enquetes, mensagens privadas, ergonomia perfeita, editor em francês
• Desvantagens: preço bastante alto em comparação com a concorrência
• Usuários: VSEs, PMEs e grandes empresas que buscam maior produtividade e colaboração
• Aplicativo móvel: sim
• Origem: França

Beesbusy

• Vantagens do Beesbusy :
  • listas de tarefas muito simples ;
  • visualização Kanban personalizável com arrastar e soltar e filtros;
  • um único clique para criar uma tarefa;
  • não são necessárias configurações;
  • criação de conta gratuita com quantas tarefas, projetos e usuários desejar.
• Desvantagens: para usufruir de todos os recursos (como planejamento e Gantt), é necessário optar pelo pacote empresarial, mas a um preço acessível e em escala móvel.
• Usuários: de empreendedores a grandes grupos em todos os setores de atividade; particularmente adequado para funções de suporte corporativo e gerentes de projeto que desejam envolver diversas equipes (com diferentes níveis de gerenciamento de projetos) em projetos colaborativos.
• Aplicativo móvel: sim
• Origem: França

Google Keep, no pacote Google WorkSpace

• Vantagens do Google Keep: fácil de usar. Combina o registro de anotações e o gerenciamento de listas. Projetado para anotar uma boa ideia ou coisas importantes em um instante. Integra-se ao pacote completo do Google WorkSpace (bate-papo, calendário, documentos, Meet, etc.).
• Contras: muito simplista para uso profissional com um grande número de tarefas.
• Usuários: adequado para todos
• Aplicativo móvel: sim
• Origem: Estados Unidos

monday.com

• Benefícios da monday.com: painéis de controle divertidos, intuitivos e totalmente personalizáveis que permitem acompanhar o progresso de suas tarefas e projetos em tempo real. Gerenciamento de tarefas altamente eficiente: defina marcos, prioridades e status de acordo com suas necessidades. Atribua tarefas, defina prazos e receba notificações automáticas - uma lista de tarefas flexível e sob medida!
• Desvantagens: Funcionalidade limitada para a assinatura "Básica", risco de preço alto para grupos grandes.
• Usuários: adaptável a todos os tipos de organização (start-ups, VSEs, PMEs e grandes grupos)
• Aplicativo móvel: sim
• Origem: Israel

Todoist

• Vantagens do Todoist: a versão gratuita é suficiente para a grande maioria dos usos: lista de verificação, notificações geolocalizadas, sincronização com o iCal, detecção automática de informações estruturadas ("regar as plantas toda semana" será detectado como uma tarefa recorrente).
• Desvantagens: não é fácil priorizar as tarefas
• Usuários: start-ups, freelancers e todas as equipes que desejam melhorar a organização e a produtividade
• Aplicativo móvel: sim
• Origem: Estados Unidos

Trello

• Vantagens do Trello: o preço e o quadro Kanban altamente visual, que substitui o gráfico de Gantt, que não é adequado para usos colaborativos; a ergonomia é perfeita.
• Desvantagens: mais adequado ao gerenciamento de projetos do que a uma lista de tarefas.
• Usuários: start-ups, empresas muito pequenas, agências de criação (web design, marketing, etc.)
• Aplicativo móvel: sim
• Origem: Estados Unidos

Wimi

• Vantagens do Wimi: ampla cobertura funcional, incluindo gerenciamento de documentos, calendário, bate-papo com áudio/vídeo e gerenciamento de projetos (ferramenta de planejamento)
• Desvantagens: superdimensionado apenas para listas de tarefas, mas excelente para colaboração em equipe
• Usuários: VSEs, PMEs e grandes grupos que buscam eficiência sem comprometer o controle de dados
• Aplicativo móvel: sim
• Origem: França

Wunderlist

• As vantagens do Wunderlist: em primeiro lugar, o preço, pois a versão gratuita é muito abrangente e a versão paga é muito competitiva. Além disso, o gerenciador de listas de verificação Wunderlist tem uma versão para download para todos os dispositivos, até mesmo para o Apple Watch!
• Contras: para uso profissional, o Wunderlist não vai longe o suficiente.
• Usuários: start-ups, VSEs, freelancers
• Aplicativo móvel: sim
• Origem: Alemanha (o Wunderlist foi comprado pela empresa americana Microsoft)

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Lista de tarefas, finalmente

Um último conselho: releia regularmente sua lista de tarefas de cima a baixo para atualizá-la e reorganizá-la, se necessário. Você também terá a agradável sensação de estar no controle de sua agenda.

Escolher uma ferramenta eficaz que seja adaptada às suas restrições orçamentárias e ao seu nível de exigência é particularmente útil para fazer sua lista de tarefas.

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