5 etapas para lidar com uma queda nas vendas graças ao gerenciamento de recursos
Com a recuperação das empresas em todo o mundo, é mais importante do que nunca que elas usem seus recursos de forma eficiente. Além disso, é essencial conseguir alcançar os mesmos resultados com orçamentos mais apertados, menos funcionários e, às vezes, menos tempo, principalmente quando se enfrenta uma queda nas vendas. É aí que entra o gerenciamento de recursos.
Aqui estão alguns métodos simples para implementar o gerenciamento de recursos para lidar com uma queda nas vendas.
1. Evite o esgotamento com cargas de trabalho mais equilibradas
Custos associados à recontratação e menor produtividade devido ao esgotamento da equipe existente. De acordo com a Forbes, o esgotamento, que agora pode ser diagnosticado, custa à economia dos EUA entre 125 e 190 bilhões de dólares por ano. E as cargas de trabalho desequilibradas podem ser um dos principais fatores responsáveis.
Como podemos lidar com essa situação?
Há duas medidas a serem tomadas: em primeiro lugar, os gerentes precisam ter visibilidade total das cargas de trabalho da equipe para avaliar plenamente as capacidades de cada funcionário. Em segundo lugar, quando as condições mudam (projetos inesperados, atrasos ou mudanças na disponibilidade da equipe), é necessário um gerenciamento do trabalho que possa rapidamente redefinir as prioridades, reprogramar e reatribuir as tarefas de acordo, como no caso do Wrike.
Como as empresas tiraram proveito dessa situação?
"O benefício inicial é que alocamos tarefas de equipe para os líderes de equipe alocarem e agruparem por função necessária. Uma melhor visibilidade da capacidade e disponibilidade dos recursos é essencial para nossos negócios.
Ryan Okelberr, COO, House of Design.
2. Usar modelos para avaliar projetos em risco
Um dos muitos benefícios de usar um método ágil (71% das organizações incorporam regularmente esse estilo de gerenciamento em seu planejamento) é a capacidade de avaliar e reagir rapidamente a projetos que não serão muito benéficos. E com orçamentos e equipes limitados, é mais importante do que nunca usar modelos.
Como você aborda essa situação?
A última coisa que um gerente de projeto precisa é de mais papelada, por isso é importante usar modelos predefinidos para que você gaste menos tempo procurando e obtendo informações e mais tempo colocando-as em prática. Use esses modelos para comparar o volume de negócios previsto com o volume de negócios atual para determinar quais projetos valem a pena continuar e quais devem ser suspensos.
Como as empresas tiraram proveito dessa situação?
"O fato de podermos otimizar o tempo gasto em projetos [alocando recursos] nos permite economizar em média cerca de 20% por projeto. Uma redução significativa nos custos quando multiplicada por 50 projetos por ano.
Kelly Maier, Gerente de Projetos, Arvig.
3. Tornar o trabalho remoto mais produtivo
Depois de ver a maioria das empresas em todo o mundo adotar o teletrabalho, algumas empresas como o Twitter estão oferecendo a seus funcionários a chance de trabalhar em casa por tempo indeterminado. Estima-se que cerca de 40% dos funcionários prefeririam o teletrabalho em tempo integral. A consequência? Pode ser mais difícil do que nunca manter o controle da produtividade, das horas de trabalho e da colaboração eficaz.
Como lidar com essa situação?
A chave é que cada empresa ofereça visibilidade total da carga de trabalho e do progresso. Nesse caso, os fluxos de trabalho personalizados podem proporcionar ainda mais transparência nos vários estágios pelos quais os projetos precisam passar antes de serem entregues.
Como as empresas tiraram proveito dessa situação?
"Enquanto a West Music se adaptava ao teletrabalho, a equipe de marketing trabalhava remotamente em um cronograma adaptado, com horários limitados. Usamos o Microsoft Teams, integrado ao Wrike, para nos comunicarmos e realizarmos reuniões ao longo do dia.
Jessica Danca, especialista em marketing da empresa, West Music.
4. Reduzir os custos evitando gargalos e atrasos
Uma das maneiras mais óbvias de evitar excessos de custos é garantir que todos os projetos sejam concluídos no prazo, sempre. Os atrasos e gargalos do projeto significam que o que antes era um cronograma bem equilibrado de horas e energia compartilhada entre as equipes agora está fora de sintonia - inevitavelmente, os atrasos geralmente levam a outros atrasos.
Como lidar com essa situação?
A primeira e mais importante etapa é introduzir o gerenciamento de recursos desde o início. Ao avaliar completamente os recursos disponíveis, os gerentes de projeto podem usar ferramentas como gráficos de Gantt para anotar as dependências das tarefas. Idealmente, esses gráficos devem ser construídos automaticamente e fáceis de reajustar quando houver mudanças no planejamento. Em segundo lugar, é essencial que as cargas de trabalho da equipe estejam vinculadas aos cronogramas para que os gargalos e conflitos possam ser identificados e resolvidos antes que ocorram.
Como as empresas tiraram proveito dessa situação?
"Uma das melhores coisas sobre essa maior visibilidade é que podemos analisar as eficiências e ver onde podemos cortar custos e economizar tempo, mantendo uma qualidade consistente."
Hoon Kim, diretor de criação do Airbnb.
5. Acompanhe o tempo e o esforço com relatórios em tempo real
Os insights são a chave para o sucesso de uma empresa. Mas geralmente é preciso muito tempo e esforço para reuni-los. Portanto, não é de surpreender que os funcionários de escritório passem 23% do dia respondendo a e-mails sem sentido, por exemplo. Para ajudar suas equipes a criar ideias impressionantes, elas precisam primeiro ter tempo para começar a trabalhar.
Como você lida com essa situação?
O segredo é usar a automação para fazer o trabalho pesado para você. Isso não só ajudará suas equipes a economizar tempo usando modelos de relatórios prontos, mas também poderá programar e enviar atualizações automáticas. Isso significa que os gerentes de projeto também podem avaliar o que está acontecendo em tempo real, acompanhando e melhorando o desempenho por meio da análise de funcionários, equipes e projetos específicos. Os orçamentos podem ser reajustados rapidamente e os gerentes de projeto podem ver o uso mais eficiente do tempo e dos recursos humanos em todas as tarefas.
Como as empresas tiraram proveito dessa situação?
"Os campos personalizados são essenciais para minhas tabelas quando exporto relatórios. Usamos muito os campos personalizados para rastrear estimativas de tempo e se o projeto foi marcado como trabalho programado ou urgente, e coisas desse tipo. Isso me ajuda a ficar de olho nas tarefas.
Courtnie McKone, gerente de projetos, Brief Media
O gerenciamento de recursos não precisa ser uma tarefa demorada e desinteressante. Com ferramentas flexíveis e intuitivas, você pode acessar as informações e implementá-las em minutos, minimizando, em última análise, qualquer perda potencial de vendas.
Artigo traduzido do francês