Pegue seus post-its e ganhe agilidade graças ao método Kanban!
Colunas e post-its coloridos, isso lhe lembra alguma coisa? Se você já ouviu o termo Kanban, provavelmente pode imaginá-lo em sua forma visual: um quadro Kanban baseado em um sistema de etiquetas que indicam o trabalho a ser feito, em andamento ou concluído.
Embora esse método ágil tenha sido inspirado no setor automotivo do Japão e tenha sido originalmente usado para o gerenciamento de estoques e suprimentos, ele é muito adequado para o desenvolvimento ágil de projetos da Web e de TI.
Então, o que é a metodologia ágil Kanban e como ela pode ajudá-lo a otimizar seu gerenciamento de projetos? Vamos dar uma olhada mais de perto em seus princípios e como você pode aplicar o Kanban em seus projetos!
O que é o método Kanban?
Originalmente, o método Kanban é um sistema de produção inspirado na organização enxuta e baseado na demanda e não na oferta, de acordo com o princípio "just-in-time".
A empresa produz um bem assim que o cliente faz um pedido, em vez de acumular estoques. Portanto, é um termo aplicado à logística e ao gerenciamento de estoques.
O termo Kanban vem do japonês e significa "cartão", "etiqueta" ou "quadro de avisos".
A metodologia Kanban baseia-se em um sistema de organização visual composto por etiquetas (ou kanbans, portanto). Cada etiqueta, que corresponde a uma solicitação do cliente, ativa a linha de produção assim que é necessária. Dessa forma, os recursos são otimizados.
Com o surgimento de uma sociedade de serviços e a organização do trabalho no modo de projeto, o método Kanban está sendo aplicado no gerenciamento ágil de projetos para melhorar a organização, a distribuição e o planejamento de tarefas. Ele é particularmente adequado para projetos de desenvolvimento de TI, mesmo no contexto do desenvolvimento de um produto mínimo viável (MVP).
Como funciona o método Kanban?
Como ele funciona em geral
As tarefas são representadas por etiquetas ou cartões coloridos (geralmente post-its). Cada tarefa é marcada com um rótulo. Em seguida, as tarefas são categorizadas e colocadas no quadro Kanban, na coluna correspondente ao estágio de conclusão, por exemplo:
- a ser estudado
- a fazer
- em andamento
- a ser validado ou testado,
- concluído.
Seu quadro Kanban deve conter o número de colunas que melhor se adapte à sua organização. Recomendamos que você mantenha pelo menos três: a fazer, em andamento e concluído.
Quando você lançou seu projeto, dividiu as tarefas e, portanto, os rótulos, por membro da equipe; todos os rótulos estão na primeira coluna "A fazer". À medida que o projeto avança, o quadro Kanban reflete visualmente a conclusão das tarefas: o rótulo se move de coluna em coluna até chegar à coluna "Concluído".
Um código de cores pode ser usado dependendo da natureza da solicitação ("tarefa", "bug", "recurso" etc.) ou da pessoa responsável pela tarefa.
Exemplo de um quadro Kanban no gerenciamento ágil de projetos
Para monitorar o status de um projeto ágil (estrutura metodológica Scrum), apresente cada história de usuário na forma de um cartão e posicione-o no quadro de acordo com seu status.
O quadro poderia ser representado da seguinte forma:
☝️ Esse método é particularmente adequado para uma equipe Scrum como um todo, cujo trabalho é iterativo (em loops), com ciclos curtos para entregar recursos mais rapidamente, como parte de um processo de melhoria contínua.
Como você implementa a metodologia? Os 4 princípios do Kanban
Agora que você entendeu como o Kanban funciona em geral, está se perguntando como pode integrar a metodologia à sua organização.
Para ajudá-lo, vamos dar uma olhada nos quatro princípios fundamentais estabelecidos por David J. Anderson, um dos pioneiros do Kanban.
- Comece com o que você está fazendo agora. Em outras palavras, comece com os processos já em vigor na empresa e melhore-os aos poucos. A integração da metodologia deve ser "suave".
- A mudança deve ser gradual e evolutiva. Esse ponto é semelhante ao anterior, no sentido de que as mudanças ligadas ao Kanban devem ser implementadas gradualmente. Dessa forma, elas são mais bem compreendidas e aceitas pelas equipes.
- Respeitar os processos, funções e responsabilidades atuais. O objetivo não é apressar as equipes, mas introduzir a nova metodologia de gerenciamento de projetos de forma suave.
- Incentive a liderança em todos os níveis de sua organização. Por trás dessa recomendação está o seguinte princípio: qualquer funcionário que esteja envolvido em um processo de melhoria contínua deve ser incentivado, mesmo que não faça parte da equipe de gerenciamento. Todos têm um papel a desempenhar no desenvolvimento de projetos Kanban.
6 práticas Kanban a serem observadas
Além dos 4 princípios explicados acima, os especialistas em Kanban sugerem a aplicação destas 6 boas práticas.
- Visualize o trabalho. O progresso das tarefas deve ser cuidadosamente monitorado e medido em cada estágio para garantir que o projeto esteja indo na direção certa. O quadro Kanban ainda é, obviamente, a melhor maneira de monitorar o progresso.
- Limite o número de tarefas em andamento. Em outras palavras, limite o número de cartões (histórias de usuários) nas colunas "Em andamento" ou "A ser testado" em um projeto: O número deve ser ajustado à capacidade da equipe do projeto, o que é mais motivador graças ao progresso regular dos cartões. Novas tarefas podem ser adicionadas à medida que surgirem.
- Gerencie o fluxo. Com um bom gerenciamento do fluxo de trabalho, você pode controlar o ritmo e evitar atrasos.
- Explique os processos. Com uma boa compreensão dos processos, as discussões sobre os problemas encontrados se tornam mais racionais. Isso facilita a obtenção de um consenso sobre as sugestões de melhoria. Essa prática geralmente envolve uma abordagem de gerenciamento de mudanças.
- Implementar ciclos de feedback. O objetivo é comparar os resultados esperados com os resultados reais, a fim de fazer ajustes.
- Adote uma abordagem de melhoria contínua. Depois que os processos tiverem sido integrados pela equipe, a ênfase pode ser colocada na resolução dos problemas e gargalos encontrados, bem como na identificação de áreas de melhoria para tornar o fluxo de trabalho mais suave.
Por que escolher o Kanban? Vantagens e desvantagens
Vantagens do Kanban
- Fácil de implementar e entender,
- Barato de implementar e monitorar,
- otimiza os prazos de entrega e os custos de armazenamento,
- clareza e sistema lógico,
- transparência de fluxos e processos,
- antecipa gargalos,
- Adequado para todas as organizações de equipes e uma variedade de situações,
- limitando a multitarefa,
- abordagem de melhoria contínua.
Desvantagens do Kanban
- O método não é aplicável se a demanda for muito irregular; nesse caso, seria muito complexo gerenciar a produção corretamente.
- Um erro no sistema Kanban pode parar a linha de produção e desacelerar a atividade.
- Esse método não pode ser aplicado a todos os setores.
- Se o Kanban e seus princípios não forem compreendidos e integrados pelas equipes, a metodologia perderá toda a sua utilidade.
ℹ️ Observação: com exceção da última, essas desvantagens não se aplicam ao setor de TI.
Criação de quadros Kanban usando software
Para que todas as partes envolvidas acompanhem o andamento da produção (desenvolvimento de software ou gerenciamento de produção e estoque), o trabalho colaborativo é essencial. Isso é ainda mais verdadeiro para equipes que estão dispersas, em teletrabalho ou trabalhando em locais diferentes.
Como manter o controle do método Kanban nesse caso, quando nem todos têm acesso ao quadro para visualizar as tarefas?
O software SaaS, disponível on-line, permite que todos os envolvidos em um projeto visualizem o quadro Kanban e compartilhem informações sobre o projeto, mesmo remotamente. Essas ferramentas Kanban on-line oferecem :
- maior imediatismo
- Complete seu gerenciamento Kanban diário com indicadores e notificações,
- maior reatividade e a capacidade de agir rapidamente quando sua equipe precisa.
Aqui estão alguns exemplos de quadros Kanban on-line:
- Jira: uma solução de gerenciamento de projetos especialmente projetada para desenvolvimento de software, planejamento com Scrum, Kanban ou metodologias mistas;
- monday.com: uma solução visual e intuitiva de gerenciamento de tarefas com uma visualização Kanban clara e personalizável que coloca a colaboração no centro de sua operação;
- Trello: uma ferramenta intuitiva e gratuita de gerenciamento de tarefas projetada como um quadro Kanban virtual, muito fácil de usar com a funcionalidade de arrastar e soltar;
- Wrike: uma visualização Kanban dedicada e abrangente e um espaço on-line ergonômico que se integra ao seu ambiente de TI graças aos seus diversos conectores.
Uma ferramenta on-line pode complementar seu quadro Kanban montado na parede, sem necessariamente substituí-lo.
Metodologia Kanban: muito mais do que rótulos
Embora o método Kanban seja baseado em uma representação visual de tarefas usando etiquetas em um quadro, ele não se limita a isso.
- Ele traz flexibilidade para seus projetos: assim que uma mudança é necessária, o Kanban pode se adaptar a novas necessidades a qualquer momento.
- A distribuição de funções é variável e se adapta às necessidades da organização (com exceção de certas funções, como a de proprietário do produto).
- Ele se baseia na colaboração e na comunicação interna, dois componentes essenciais para o sucesso do gerenciamento de projetos ágeis.
Você já testou o método ágil Kanban? Em caso afirmativo, como você o aplica e como ele o ajuda a aprimorar o gerenciamento de projetos?
Artigo traduzido do francês