A governança como fator de sucesso de seus projetos
A governança de projetos não é um conceito que vem espontaneamente à mente quando falamos sobre gerenciamento de projetos ou gerenciamento de portfólio de projetos (PPM). No entanto, é um componente essencial para garantir a estruturação, a organização e a qualidade de um projeto.
Escolher um método de gerenciamento de projetos, organizar os vários comitês (comitologia), antecipar riscos e ajudar a tomar decisões: esses são apenas alguns dos benefícios da governança de projetos.
Este artigo fala mais sobre os benefícios e os desafios do PPM, antes de oferecer uma seleção de softwares para ajudá-lo a governar seus projetos de forma eficaz.
[Bônus] Quando uma organização lida com um grande número de projetos, a noção de governança se aplica ao gerenciamento do portfólio de projetos e à implantação de sua estratégia geral. Para saber mais, baixe nosso White Paper.
O que é governança de projetos?
Definição
O conceito de governança de projetos abrange um método de gerenciamento e organização em uma empresa. Ele identifica as funções e responsabilidades de cada parte interessada.
A governança refere-se ao gerenciamento de projetos em uma determinada estrutura.
Ela tem vários objetivos :
- garantir o bom funcionamento, a continuidade e a sustentabilidade das atividades,
- garantir o fluxo regular de informações entre os diversos participantes,
- facilitar a tomada de decisões,
- organizar os procedimentos do comitê do projeto (criação e monitoramento de comitês, comunicação entre os órgãos, definição de mandatos e partes interessadas, etc.),
- identificar mais rapidamente os riscos relacionados ao projeto e alertar os gerentes de projeto.
Diagrama de governança
O diagrama a seguir resume a governança do projeto, destacando dois tipos de direção: operacional e estratégica. Ele também mostra os vários órgãos de governança.
Dicas para uma governança eficaz
Definir a governança o mais cedo possível no projeto é uma das principais chaves para o sucesso. Ela permite que você estruture o projeto e defina uma organização clara. Esse estágio também o ajuda a cumprir, o mais próximo possível, as condições de custo, prazo e qualidade definidas no início do projeto.
Em segundo lugar, é importante que a governança faça parte de um processo de melhoria contínua. Ela pode ser revisada durante o curso do projeto para garantir que corresponda mais de perto às necessidades e à estrutura do projeto em um determinado momento.
Por fim, a governança deve estar alinhada com a estratégia geral da sua empresa e deve estar a serviço dela. A governança eficaz do projeto leva a projetos bem-sucedidos, clientes satisfeitos e, portanto, a uma empresa em boa situação financeira, bem como a equipes motivadas para conduzir outros projetos ao sucesso.
Os benefícios da governança de projetos
Por que a governança de projetos deve ser levada a sério? O que ela pode fazer por sua empresa?
Ela permite que você :
- Identificar os riscos e benefícios associados a um projeto,
- Prevenir e antecipar os riscos de forma mais eficaz,
- Facilitar a tomada de decisões, pois os tomadores de decisão têm uma visão geral melhor de todos os projetos e podem reagir mais rapidamente,
- evitar um grande número de disputas ou conflitos organizacionais, planejando a governança do projeto e os processos de gerenciamento o mais cedo possível,
- melhor circulação de informações: os canais de comunicação são conhecidos e testados; as funções de cada pessoa são definidas e fica claro quem deve receber que tipo de informação.
4 fatores de sucesso para a governança do seu projeto
Como você pode garantir o sucesso de seus projetos com uma governança de alta qualidade?
1: O método certo
Você precisa encontrar o método de gerenciamento de projetos mais adequado à sua empresa e às suas equipes de projeto. Se ainda não tiver escolhido um método, pesquise as várias partes interessadas para encontrar o que melhor se adapta a você, com base nos métodos usados pelos gerentes de projeto ou no tipo de gerenciamento em vigor na organização, por exemplo.
2: Órgãos de governança
A função dos órgãos de governança é atuar como estruturas de controle: eles analisam a forma como o projeto é executado e, em seguida, tomam uma ou mais decisões.
Nº 3: Relatórios abrangentes
Os relatórios, por meio de painéis, permitem resumir as informações relacionadas ao projeto e extrair as principais tendências. Ele serve como base para a tomada de decisões dos tomadores de decisão, que se beneficiam de uma visão geral do portfólio de projetos.
Nº 4: Equipes capacitadas
Além das habilidades de gerenciamento de projetos necessárias, especialmente para um gerente de projetos, as habilidades interpessoais das equipes são essenciais para o bom andamento de um projeto. Para garantir que os projetos avancem da forma mais tranquila possível, as habilidades a seguir são pontos fortes fundamentais para os gerentes de projeto:
- habilidades de escuta
- habilidades de escuta
- comunicação clara e fluida
- organização,
- autonomia, etc.
Software de PPM: o que eu ganho com isso?
O software PPM (Project Portfolio Management) é a ferramenta por excelência para facilitar o gerenciamento de projetos tarefa por tarefa, levando em conta
- recursos disponíveis
- cronogramas
- orçamentos
- prazos
- requisitos de qualidade.
Essa solução padroniza os processos de gerenciamento de projetos e, ao mesmo tempo, melhora seu monitoramento. Assim, a arbitragem, a direção e a governança do projeto tornam-se mais eficientes e de maior qualidade.
À medida que o número de projetos aumenta, o software PPM oferece maior visibilidade e incentiva uma governança mais precisa e relevante.
Ele é particularmente adequado à governança de projetos de TI, pois os departamentos de TI foram os primeiros a usar as ferramentas de PPM para otimizar o gerenciamento de projetos de desenvolvimento, criando um vínculo com os departamentos de projetos de TI.
Em resumo, o software de gerenciamento de portfólio de projetos possibilita
-
agilizar as solicitações
-
priorizar projetos
-
monitorar projetos usando painéis de controle,
-
gerenciar recursos de forma inteligente
-
circular informações com mais facilidade,
-
antecipar riscos,
-
tomar as decisões certas para cada projeto.
Garanta o sucesso de seus projetos com as melhores ferramentas
Como você deve escolher?
Escolha uma ferramenta que se adapte ao tamanho de sua empresa e ao seu orçamento.
Faça uma pesquisa com suas equipes: mantenha o software que os membros da equipe do projeto votarem, porque é uma ferramenta que eles usam todos os dias. Eles precisam ser capazes de usá-lo de forma independente e rápida.
Quais ferramentas de PPM você deve usar?
Acabamos de ver que o software de PPM, ou software de gerenciamento de portfólio de projetos, facilita a centralização e a disponibilização de informações para as equipes de projeto. Essa ferramenta de tomada de decisões oferece uma visão geral para que você não perca tempo procurando informações, o que é essencial para o bom andamento de qualquer projeto.
Os seguintes pacotes de software de PPM provaram seu valor. Aqui está nossa seleção, em ordem alfabética:
CESAR.TEAM
- A quem se destina? Grandes empresas.
- Os benefícios do CESAR.TEAM:
- gestão de todos os projetos e recursos da empresa,
- painéis de controle para a tomada de decisões,
- controle total dos orçamentos,
- KPIs atualizados em tempo real,
- controle de despesas.
Clarizen
- A quem se destina? Empresas com mais de 500 funcionários, contas-chave e multinacionais.
- Os benefícios do Clarizen :
- Integração total entre o trabalho colaborativo (intercâmbio, comunicação interna) e o gerenciamento de vários projetos complexos;
- Uma ferramenta flexível (entidades personalizadas) que é fácil de usar para tarefas de relatório;
- Alta confiabilidade, resultando em umataxa de satisfação do cliente muito alta.
Orquestra Planisware
- A quem se destina? PMEs e grandes grupos.
- As vantagens do Planisware Orchestra :
- O Planisware Orchestra suporta todos os tipos de projetos (P&D, estratégicos, de infraestrutura, etc.);
- Seu design ergonômico torna-o agradável e fácil de usar (feeds de notícias, quadros Kanban, etc.);
- Gerenciamento de recursos altamente avançado;
- O software ajuda a gerenciar todo o ciclo de vida dos portfólios de projetos.
Monitor do projeto
- A quem se destina? PMEs, ETIs e grandes grupos, especialmente nos setores de TI, logística e construção, bem como para projetos comerciais e estratégicos.
- Os benefícios do Project Monitor :
- O Project Monitor é uma ferramenta feita sob medida;
- Ele pode ser usado para gerenciar projetos complexos e pode ser adaptado a vários métodos de gerenciamento de projetos (Agile Scrum, cascata, Prince 2, etc.);
- Graças ao seu alto grau de personalização, cada usuário tem acesso aos principais indicadores que são relevantes para ele.
Sciforma
- A quem se destina? Para todos os tipos de empresas com 50 ou mais funcionários. A solução é voltada principalmente para o PMO (Project Management Office).
- Os benefícios do Sciforma :
- O Sciforma é uma ferramenta operacional, ao mesmo tempo em que oferece uma visão geral para decisões estratégicas;
- Ele lida com todas as fases e necessidades do gerenciamento de projetos (gerenciamento de tempo e recursos, planejamento, etc.);
- Flexível e escalável, o software pode ser facilmente ampliado e personalizado;
- O Sciforma é fácil de implementar e aprender.
SuitePro-G
- Quem deve participar? Gerentes de projeto, PMOs, CIOs e gerentes de empresas de todos os portes.
- Os benefícios do SuitePro-G :
- Projetado por especialistas com base em uma referência para a governança ideal de projetos certificada pelo Bureau Veritas;
- Além de gerenciar todos os ciclos de vida de um projeto, a ferramenta ajuda a desenvolver uma verdadeira cultura de projetos dentro da empresa e a unir as equipes;
- Sua ergonomia foi totalmente redesenhada para torná-la intuitiva e agradável de usar;
- É uma das soluções mais econômicas do mercado.
Triskell
- Quem pode se beneficiar? Grandes ETIs e contas-chave, em todos os setores comerciais, mas também em todos os níveis gerenciais.
- Os benefícios do Triskell:
- A ferramenta vai além do PPM, abordando toda a cadeia de valor do gerenciamento da empresa, da estratégia à execução operacional;
- Uma visão consolidada de todos os projetos e seus componentes (recursos, orçamentos, etc.) para uso pelos órgãos de governança;
- Comunicação e colaboração mais fáceis entre todas as partes interessadas;
- Painéis de controle para monitorar o desempenho e facilitar a tomada de decisões.
Faça os projetos rimarem com sucesso
Se tiver que se lembrar de apenas uma coisa, lembre-se disto: não deixe a governança dos seus projetos ao acaso, planeje com antecedência. Quanto mais você planejar com antecedência, mais bem organizados serão seus projetos. Dessa forma, você evitará muitos contratempos!
Artigo traduzido do francês