Gerenciamento de projetos: controle do tempo gasto em suas atividades
Para empresas de serviços, é essencial configurar um sistema de controle de tempo (como uma planilha de tempo).
Você precisa saber quanto tempo seus funcionários gastam em cada projeto ou tarefa, independentemente de cobrar por tempo gasto ou com base em uma taxa fixa.
O preenchimento de planilhas do Excel para o controle semanal é tedioso e consome muito tempo. É por isso que agora existe um software projetado para essa finalidade. Vamos dar uma olhada nos muitos benefícios que a solução Evizience pode trazer para a sua empresa no dia a dia.
Monitore o progresso de seus projetos em tempo real
Com uma solução de gerenciamento de timesheet, você tem uma visão geral de todos os projetos em que você e sua equipe estão trabalhando. Isso significa que você pode identificar imediatamente os projetos que estão prestes a exceder o tempo orçado no início.
Para ir além, recomendamos que você divida um projeto complexo em várias tarefas distintas. Para cada uma dessas atividades, indique o tempo estimado necessário para concluí-las. Isso permitirá que você, à medida que o projeto avança, detecte as atividades que estão causando atrasos, para que possa tomar as decisões certas no momento certo.
Com um software de gerenciamento de planilha de horas, como o Evizience, você atribui suas tarefas a uma pessoa de referência: gerente de projeto, gerente de cliente etc. Você também pode definir um prazo para cada atividade. É possível acompanhar o andamento do projeto a qualquer momento, tanto pela localização da pessoa responsável quanto pela data de conclusão do projeto.
Aumente sua produtividade
Acompanhar o tempo gasto em cada tarefa é uma etapa crucial no gerenciamento do seu projeto, tanto para o controle do projeto, se você estiver fazendo-o internamente, quanto para o faturamento, se você for uma empresa de serviços. Portanto, é importante que sua equipe esteja envolvida no monitoramento desse tempo e entenda o que está em jogo:
- a consciência do tempo realmente necessário para concluir uma tarefa. Se a sua equipe monitorar o tempo gasto com cada cliente, ela ficará mais concentrada no caso e terá menos probabilidade de mudar de uma tarefa para outra
- compreensão das implicações financeiras. Saber o tempo estimado necessário para concluir uma atividade ou um projeto significa que você pode visualizar e quantificar o impacto financeiro na fatura do cliente.
- Capacitação das equipes. A implementação desse sistema de timesheet é uma alavanca para maior autonomia no gerenciamento de projetos.
Ao optar por implementar uma solução on-line para controlar o tempo em suas atividades, o processo de entrada de dados fica muito mais simples e rápido. Seus funcionários registram o tempo de trabalho à medida que o fazem. O tempo registrado fica diretamente visível na interface da Web do aplicativo, em termos das atividades e dos projetos atribuídos a eles.
É feita uma revisão diária para que possam ser feitas alterações ou implementado um processo de validação. Ao se distanciar da entrada de dados, o tempo pode ser realocado para os projetos que precisam dele.
Otimize suas cotações
Para analisar o desempenho e o monitoramento de seus projetos, é necessário produzir painéis de controle. Com uma solução de gerenciamento de acompanhamento de projetos, diferentemente de uma planilha do Excel, você tem um histórico de atividades e dados estatísticos por tarefa. Por exemplo, é possível obter o tempo médio gasto em um determinado tipo de atividade que você realiza regularmente para seus clientes.
E para ir além, você pode ver o custo médio de cada uma das atividades pré-configuradas na solução. Você obtém essas informações a partir do custo por hora de toda a sua equipe que trabalha no projeto.
A partir desse ponto, você tem muitos dos elementos necessários para obter lucratividade suficiente. Agora é o momento de fazer ajustes se estiver gastando mais tempo do que o planejado em determinados projetos. Você pode ajustar suas estimativas de preço nas próximas cotações ou reorganizar seus processos internos de trabalho para se aproximar do objetivo desejado.
Além do impacto financeiro, esses dados estatísticos lhe darão tranquilidade quando se trata de organizar seu trabalho. Você poderá planejar seu trabalho com mais precisão e ser mais eficiente no seu trabalho diário.
Faça o download do nosso modelo de planejamento de projeto:
É claro que você pode continuar a controlar o tempo gasto em suas atividades na planilha do Excel.
No entanto, a solução on-line da Evizience, que pode ser acessada de qualquer dispositivo, o ajudará a melhorar sua produtividade: você economizará tempo otimizando as tarefas diárias recorrentes e manterá seus orçamentos sob controle.
O tempo que você economizar poderá ser investido novamente no gerenciamento de seus arquivos de clientes!
Artigo traduzido do francês