Gerenciamento de projetos: as etapas essenciais
Em nossa vida pessoal, gerenciamos projetos: mudança de casa, casamento, viagem ao exterior... Alguns de nós têm de fazer isso no trabalho: implementar um software de contabilidade, organizar uma missão humanitária na África, lançar um novo produto... Apesar de todos esses projetos diferentes, há algumas características comuns. Descubra as dicas de gerenciamento de projetos a seguir:
Etapa 1: Planeje e monitore suas atividades
A menos que você invoque o Deus do Tempo, Chronos, para concluir um projeto dentro do prazo estipulado, o planejamento é essencial!
Comece dividindo o projeto em várias etapas. Cada etapa corresponde a uma ação, portanto, você pode atribuir datas de início e término a cada fase. Esse trabalho é essencial para a organização adequada do projeto, caso contrário, você começará do zero sem perceber que as tarefas são interdependentes.
Uma vez feito isso, você escalona essas tarefas e as coordena para cada equipe de trabalho. É claro que, na sua empresa muito pequena, uma equipe pode ser sinônimo de uma pessoa, mas a ideia está aí! Cada atividade desse projeto é alocada a alguém de acordo com sua especialidade.
"Um dia vale três se você fizer tudo em seu próprio tempo". Tudo o que resta é encontrar o cronograma certo para implementar o projeto. Uma boa organização e um bom planejamento sempre economizarão seu tempo. Por exemplo, você não vai começar a criar a embalagem de uma garrafa de leite se ainda não souber o formato dela!
Ao monitorar o cronograma, você pode acompanhar o progresso de todas as ações passadas, atuais e futuras. Isso facilitará o gerenciamento de eventuais atrasos e prazos.
Etapa 2: Controle seus custos
Agora já definimos todas as ações a serem realizadas, e elas estão planejadas, alocadas e monitoradas. Mas antes de controlar os custos de um projeto, é preciso estimá-los!
Tomando novamente o exemplo da mudança de casa, todos vocês já elaboraram estimativas, seja para contratar um caminhão ou uma empresa de mudanças.
No primeiro caso, você pode, por exemplo, fazer um orçamento para os amigos e familiares que virão ajudá-lo. Isso pode ser o custo modesto de um caminhão ou de uma empresa de mudanças. Esse pode ser o custo modesto de uma boa noitada porque tudo ainda está no papelão, ou uma boa refeição para todos. Nessa situação, você precisa fazer o orçamento dos recursos materiais e daqueles considerados aqui como recursos humanos.
No segundo caso, o orçamento já inclui todo o serviço. Tudo está incluído, portanto, tudo o que você precisa fazer é se mudar para sua nova casa. Os papéis e as funções já estão especificados no projeto e as tarefas são atribuídas a cada membro da equipe.
É claro que o software de gerenciamento de projetos on-line não substitui o pensamento humano! Cabe a você decidir quanto deseja gastar, com base em orçamentos predefinidos. Você também tem restrições organizacionais que orientam essas escolhas.
Etapa 3: Colabore e compartilhe o progresso do projeto
Bem-vindo ao maravilhoso mundo do "espaço aberto virtual", ou seja, dos aplicativos on-line! As equipes ou os colaboradores trabalham juntos na mesma plataforma. Tudo é centralizado: cronogramas, elementos do projeto, comentários associados, documentação, e-mails, discussões instantâneas vinculadas ao projeto... Tudo é organizado de modo que cada membro da equipe possa ser autônomo em seu trabalho. Isso também dá a cada parceiro do projeto um senso de responsabilidade e, graças ao planejamento compartilhado, você pode autoavaliar o trabalho que fez para concluir sua tarefa.
A integração de todos os colaboradores envolvidos no projeto conjunto no mesmo aplicativo incentivará a troca e o compartilhamento de informações. Como vemos claramente no aplicativo Fitnet Manager, esse trabalho colaborativo incentivará o intercâmbio entre os indivíduos para que o projeto possa avançar em conjunto. É mais fácil ajudar uns aos outros, mesmo que você esteja em escritórios separados. Todos contribuem para a missão comum. Os inúmeros procedimentos administrativos e documentos perdidos são coisa do passado graças à plataforma colaborativa compartilhada.
Você pode encontrar essas etapas no cronograma de projeto gratuito
Faça o download do modelo de planejamento de projeto para planejar suas tarefas de acordo com as etapas acima:
Em resumo, gerenciar um projeto significa planejar, coordenar, controlar custos e cumprir prazos. O software on-line versátil é adaptado às necessidades de VSEs e PMEs. O que está esperando para escolher o seu?
Faça sua própria comparação para encontrar a melhor solução on-line para suas necessidades comerciais. Estamos aqui para ajudá-lo a fazer a escolha certa e tornar seu negócio ainda melhor!
Artigo traduzido do francês