Torne-se um profissional de gerenciamento de projetos de TI em 7 etapas

Com o desenvolvimento acelerado das tecnologias de informação e comunicação, as necessidades crescentes e cada vez mais exigentes dos usuários e um contexto econômico em constante mudança, os projetos de TI estão se tornando cada vez mais complexos.

Como resultado, o gerenciamento de projetos de TI está se tornando uma questão delicada para qualquer empresa; dominá-lo e garantir seu sucesso é essencial, independentemente do tamanho ou do tipo de projeto. ☝️

E se você quiser maximizar suas chances de sucesso no gerenciamento de um projeto de TI, há alguns princípios básicos que se aplicam.

Mas quais são esses princípios? Quais são as melhores práticas a serem implementadas?

Dê uma olhada mais de perto em como gerenciar um projeto de TI em apenas algumas etapas, com nossa seleção de software para facilitar a tarefa! 🔍

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Os princípios básicos do gerenciamento de projetos de TI

O que é exatamente o gerenciamento de projetos de TI?

Gerenciamento de projetos simples...

Um projeto, no sentido comum do termo, é um conjunto de atividades e ações coordenadas que mobilizam recursos dentro de um prazo específico, com um início e um fim, para atender a uma necessidade claramente identificada.

Todo projeto é único e singular.

... ou gerenciamento de projetos de TI?

Nesse sentido, um projeto de TI pode se referir, por exemplo, ao desenvolvimento de um novo software ou à implementação de uma solução de sistema de informações, como uma melhoria técnica com o objetivo de aprimorar os processos de uma organização. ☝️

Isso pode envolver a instalação de um novo pacote de software ERP (Enterprise Resource Planning ) ou CRM (Customer Relationship Management ).

Em todos os casos, o projeto de TI é complexo e seu gerenciamento deve levar em conta suas características específicas. Como resultado, a abordagem a ser adotada não é convencional e exige rigor, flexibilidade e uma certa dose de criatividade.

Quem são os participantes de um projeto de TI?

Vários participantes estão envolvidos na implementação de qualquer projeto de TI:

• o proprietário do projeto (MOA): esse é o "cliente" do projeto, ou seja, a pessoa que espera resultados concretos dele. Cabe a essa parte definir os objetivos, o orçamento e os prazos;
• a equipe de gerenciamento de projetos (PMT): é o "fornecedor" do projeto, ou seja, a pessoa que executa o trabalho real. Cabe a essa pessoa projetar e propor soluções, realizar testes antes da entrega e cumprir os custos e os prazos estabelecidos;
• o gerente de projeto: essa é a pessoa que "dirige" o projeto e assume a responsabilidade por ele; sua função está detalhada abaixo.

Quais são as prioridades de um projeto de TI?

Para conduzir um projeto de TI ou de sistema de informações, o gerente de projeto se baseia em dados qualitativos e quantitativos para atender às expectativas em diversas áreas:

• custos: qualquer ação tomada deve respeitar o orçamento definido no início do projeto. O controle de custos envolve a antecipação dos riscos de desvio e a introdução de medidas corretivas para evitar que o orçamento alocado seja excedido;
• prazos: o gerenciamento de projetos deve cumprir os prazos anunciados ao cliente, seguindo os marcos intermediários. O cumprimento dos prazos envolve a identificação de possíveis deslizes em relação ao cronograma inicial e a implementação de medidas corretivas;
• qualidade: a execução do projeto também envolve fases de validação com as várias partes envolvidas. A qualidade é garantida pela verificação de que o projeto atende aos requisitos acordados:
  • análise → conformidade com as especificações do aplicativo,
  • projeto → conformidade com os requisitos do cliente,
  • a do produto final → conformidade com as especificações estabelecidas a montante.

Quais são os 7 estágios do gerenciamento de projetos de TI?

Na prática, um método o guiará pelas várias fases do gerenciamento de projetos, desde a definição dos objetivos até a obtenção dos resultados, incluindo a alocação de recursos e o gerenciamento do cronograma.

Estágio 1: análise funcional e definição de objetivos

Durante essa fase, antes do início do projeto, as partes interessadas trabalham juntas para definir :

• os objetivos e o escopo do projeto
• os resultados esperados
• os prazos desejados
• o orçamento alocado
• o grau de flexibilidade que será permitido.

Um projeto não pode ser lançado sem levar em conta seu escopo mais amplo, como a estratégia geral da organização. Com isso em mente, um estudo de oportunidade pode ser realizado para esclarecer as questões em jogo no projeto.

Isso envolve demonstrar a razão de ser da solução técnica a ser introduzida e os benefícios futuros que ela poderá trazer.

Além disso, pode ser realizado um estudo de viabilidade para identificar as restrições que provavelmente afetarão a implementação dessa solução.

As necessidades expressas pelo cliente são então formalizadas por escrito , após uma análise detalhada.

É essencial elaborar a documentação do projeto, como especificações, para manter um registro por escrito de todas as especificações do projeto, a fim de evitar qualquer decepção para o cliente.

Etapa 2: projeto detalhado

Após a elaboração das especificações da estrutura geral do projeto, passamos à parte mais detalhada do projeto, com o projeto detalhado em várias subetapas.

• Detalhamento e cálculo de custos: Para avaliar o custo geral do projeto, é necessário elaborar uma lista de tarefas, associando as necessidades e os custos correspondentes, com o objetivo de(ou seja, incluindo as subtarefas e as tarefas envolvidas na execução de outra tarefa) para que o projeto possa ser custeado com a maior precisão possível. Essa estimativa é apresentada ao cliente, que dá o aval antes de o projeto ser iniciado.
  
  
• Planejamento : com um detalhamento que geralmente segue o ciclo de desenvolvimento do projeto, o objetivo do planejamento é ordenar as tarefas e indicar sua sequência lógica, levando em conta os recursos disponíveis e sua carga máxima de trabalho. Ao planejar escrupulosamente o seu projeto, você pode garantir o cumprimento dos prazos, o cumprimento do orçamento e a qualidade exigida.
  
  
• Formação da equipe do projeto : os recursos do projeto (humanos, materiais, técnicos e financeiros) são identificados e, em seguida, alocados às tarefas (entrosamento). Para formar a equipe do projeto, a seleção de cada membro é importante; para a implementação de um produto tecnológico, eles devem ter habilidades especializadas, mas complementares.

Etapa 3: Desenvolvimento do projeto

A implementação está no centro do projeto, seguindo um design rigoroso de acordo com as especificações.

Afase de codificação, também conhecida como programação, envolve a tradução das funcionalidades e de outros requisitos técnicos definidos durante a fase de design em uma linguagem de programação.

Etapa 4: teste e integração

A execução de testes unitários garantirá que a programação seja de alta qualidade, verificando se cada módulo ou subconjunto da solução de TI está em conformidade com as especificações.

Vários tipos de teste podem ser realizados:

• testes do proprietário do projeto: o produto atende às necessidades do proprietário do projeto;
• testes de usuário: o produto fornece os resultados esperados aos usuários;
• testes de não regressão: a instalação da funcionalidade avaliada individualmente não impede que outra parte da solução funcione corretamente.

Por fim, a integração é usada para verificar se todos os módulos da interface do projeto são compatíveis. Para isso, são realizados outros testes técnicos (testes de integração), cujos resultados são indexados em um documento.

Todos esses estágios exigem supervisão e monitoramento rigorosos do gerente de projeto.

Etapa 5: Aceitação

Os testes realizados permitirão o desenvolvimento de uma solução que corresponda às necessidades expressas no início do projeto. O teste de aceitação é o processo pelo qual o usuário valida que os produtos entregues estão em conformidade com as especificações iniciais.

No final da fase de aceitação, a documentação do projeto é produzida para compilar as informações necessárias para usar a solução de TI e para preparar os desenvolvimentos subsequentes.

Estágio 6: Entrada em operação

Depois que o projeto tiver sido qualificado, a solução de TI poderá ser implantada: o produto final é entregue e colocado em serviço.

É essencial fornecer treinamento aos usuários sobre as novas funções oferecidas pela solução.

Etapa 7: manutenção

Depois que o produto de TI estiver em produção, a implementação do projeto ainda não terminou: uma organização passa por mudanças e a solução deve dar suporte aos processos que continuam a evoluir. Depois de entrar em operação, o produto de TI precisa ser ajustado, o que envolve ações corretivas e evolutivas:

• correção de falhas técnicas e bugs
• melhorias a serem feitas, por exemplo, em termos de experiência do usuário (UX).

A produção, portanto, não marca o fim do projeto e requer monitoramento e manutenção para apoiar a instalação e o aprimoramento da solução, de modo a garantir sua eficácia e usabilidade para os usuários.

Nossas dicas e ferramentas para gerenciar com sucesso seus projetos de TI

Para facilitar o gerenciamento de um projeto de TI e garantir seu sucesso, vamos dar uma olhada no que pode ser colocado em prática, tendo em mente que cada projeto é único; todas as medidas a serem tomadas precisam ser adaptadas às especificidades do seu projeto.

Monte sua equipe de projeto com cuidado

Um projeto geralmente reúne várias partes interessadas, que têm funções diferentes:

• tomada de decisões
• monitoramento,
• expressão de necessidades
• assistência,
• e execução do projeto.

A equipe do projeto é multidisciplinar e pode incluir :

• designers de sistemas de informação,
• coordenadores
• web designers
• desenvolvedores
• analistas, etc.

Cada membro deve receber tarefas com base em sua experiência, disponibilidade e capacidade de trabalhar como parte de uma equipe.

Por fim, há muitas expectativas sobre os ombros do gerente de projetos. Ele precisa ter várias habilidades, incluindo habilidades em :

• comunicação
• gerenciamento
• animação,
• produção, com alguma base técnica.

🛠️ A ferramenta

O Abraxio é uma solução de software 100% orientada para o departamento de TI e fácil de usar que permite conciliar as necessidades de todas as partes interessadas em seu projeto de TI e fazer com que elas colaborem de forma eficaz em uma única ferramenta.

Do planejamento de portfólio ao gerenciamento de projetos, a solução oferece uma visão de 360° dos negócios:

• Oferece aos gerentes de projeto e PMOs uma estrutura flexível para o monitoramento operacional de seus projetos (Gantt, orçamento, pessoal, clima, relatórios etc.).
• Ele alimenta automaticamente uma visão de portfólio em tempo real , permitindo que a atividade seja monitorada de forma confiável e que quaisquer desvios sejam identificados em um piscar de olhos. Essa é uma dádiva de Deus para os departamentos de TI, que podem arbitrar, controlar o compromisso contínuo com novos projetos e comunicar o progresso.

Garantia de boa comunicação entre as partes interessadas

☝️ A coordenação das equipes, tanto internamente quanto com partes externas, é essencial durante todo o projeto.

Desde o estágio inicial e durante todo o processo, é necessário estabelecer uma comunicação regular e participativa para manter um foco comum e garantir que os objetivos sejam atingidos e até mesmo superados.

Isso também significa garantir uma boa taxa de aceitação do produto final.

🛠️ As ferramentas

• A monday.com é uma plataforma intuitiva projetada para incentivar a colaboração no local de trabalho. Ela pode ser totalmente personalizada para se adequar à sua organização e aos seus métodos de trabalho. Mais especificamente, a ferramenta trabalha com o princípio de tabelas visuais, reunindo informações sobre suas equipes e seu trabalho. Acrescente a isso a capacidade de compartilhar anotações e documentos e você terá uma comunicação fluida e transparente.
  
  
• O software Planzone tem uma série de recursos colaborativos para garantir uma comunicação bem-sucedida entre as partes interessadas. Isso inclui recursos para compartilhar notas, notificações e documentos. A ferramenta também oferece uma rede social para que os membros do projeto discutam questões do projeto, deixem comentários, centralizem ações e levem o projeto adiante.

Estudar os relatórios

Para avaliar se o projeto está sendo implementado de forma eficaz e se os resultados esperados estão sendo alcançados, é essencial avaliar uma certa quantidade de dados e ficar de olho nos principais indicadores de desempenho (KPIs):

• monitoramento do cronograma
• monitoramento de atividades
• previsões
• relatórios, etc.

Todos esses serão parâmetros a serem levados em conta no monitoramento do projeto, de modo que as medidas adequadas possam ser tomadas, se necessário.

🛠️ A ferramenta

Para acompanhar de perto seus indicadores, é ideal incluir um software de gerenciamento de projetos com essas funções, como o Planview. Essa solução de software incorpora um portal de análise dedicado, onde relatórios e painéis detalhados podem ser consultados, fornecendo uma visão geral completa do progresso do trabalho e da utilização de recursos.

Demonstrar criatividade e flexibilidade

Apesar de todos os esforços feitos para planejar um projeto de forma realista, é provável que ocorram desvios (do cronograma, do orçamento, das especificações originais).

☝️ Todo gerenciamento de projetos envolve lidar com circunstâncias imprevistas e, portanto, demonstrar um alto grau de flexibilidade.

Qualquer alteração no programa também pode abrir a porta para novas ideias e deixar espaço para a inovação.

De fato, por mais preciso que seja o design, é difícil integrar todos os aspectos do projeto antes mesmo de ele ser lançado.

Cada método ou diretriz escolhido serve como uma estrutura para garantir a coerência do todo, mas não deve ser tão rígido a ponto de paralisar as ações e sufocar toda a criatividade.

🛠️ A ferramenta

Com o uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como o Planisware Orchestra, você pode ter certeza de que se recuperará com flexibilidade de qualquer possível desvio. A ferramenta permite que você domine as restrições do gerenciamento de projetos com suas funções de gerenciamento de custos, monitoramento em tempo real da disponibilidade de recursos e assistência com a realocação de recursos, para citar apenas algumas. Além disso, essa solução pode ser adaptada a qualquer projeto, independentemente de seus processos, abordagem ou métodos.

Escolha de uma metodologia eficaz

Existem muitas metodologias diferentes de gerenciamento de projetos, incluindo :

• Métodos tradicionais: cascata, caminho crítico, etc;
• Métodos ágeis: Scrum, Kanban, Extreme Programming, etc;
• Métodos adaptativos: metodologia Event Chain, Extreme Project Management.

Alguns métodos são usados com frequência no gerenciamento de projetos de TI, como o método Agile Scrum, que oferece grande visibilidade e permite que a equipe seja mais ágil. Ele é bem conhecido entre os desenvolvedores e se aplica muito bem ao ciclo de desenvolvimento de uma solução de TI.

🛠️ Ferramentas

• FoxPlan: um pacote completo de software francês para o gerenciamento de projetos, programas e recursos, o FoxPlan é único por permitir o gerenciamento de portfólios em modo híbrido, com projetos tradicionais (Waterfall, V-cycle, etc.) e projetos ágeis (Scrum e Kanban). Esse último é possível graças à integração do FoxPlan com o Jira, uma ferramenta dominante nas organizações de TI, porque combina o gerenciamento de código e de tíquetes. Graças à coabitação das duas metodologias, as equipes ganham em agilidade e, ao mesmo tempo, mantêm o foco na visão do roteiro, para um melhor gerenciamento de recursos e orçamento.
  
  
• iceScrum: o iceScrum é a solução ideal para gerenciar seus projetos usando a estrutura Scrum. Ele oferece uma estrutura divertida e estruturada para facilitar a adoção dessa metodologia, ao mesmo tempo em que incentiva a colaboração e a comunicação entre as equipes. Você será mais eficiente no gerenciamento de histórias de usuários e recursos, no planejamento de sprints e na priorização do backlog.
  
  
• Sciforma: o Sciforma se adapta perfeitamente à metodologia utilizada e oferece suporte aos processos de trabalho e às particularidades do seu projeto. A ferramenta é compatível com os métodos Agile, critical chain, Prince 2, Phase-gate, PMBok e outros. Ela é especialmente adequada para as seguintes áreas de atividade: empresas de TI, ambientes de P&D, empresas de serviços e administrações públicas.

Considere o treinamento

Para atender aos requisitos mais exigentes e dominar os elementos mais complexos do gerenciamento de projetos, você pode planejar a aquisição das principais habilidades do gerente de projetos de TI de maneira mais formalizada. 🤔

A Orsys , por exemplo, oferece cursos de treinamento para gerenciar seus projetos de TI, desde módulos temáticos até o ciclo de certificação mais abrangente, com diferentes níveis de certificação oferecidos após a conclusão dos cursos. O investimento é substancial, mas pode ser compensador.

Equipar-se com as ferramentas certas

Por fim, ao equipar a sua equipe com as ferramentas certas, você pode otimizar o gerenciamento dos seus projetos de TI.

Vale a pena descobrir e testar o software de gerenciamento de projetos on-line apresentado acima, que oferece uma grande variedade de recursos. 👇

⚒️ A ferramenta

É uma boa ideia optar por um software totalmente personalizável que possa ser perfeitamente integrado aos seus processos de trabalho e metodologias de projeto.

O software de gerenciamento de portfólio e projetos Project Monitor é altamente adaptável e, graças aos seus parâmetros personalizáveis, pode ser facilmente integrado ao seu sistema de informações.

Além disso, o Project Monitor incentiva o trabalho em grupo graças às suas funções de colaboração e comunicação. Seja qual for a metodologia de projeto escolhida, essa ferramenta oferece uma biblioteca de modelos de projetos para harmonizar as práticas quando vários projetos estão sendo implementados simultaneamente em sua organização.

Equilíbrio entre riscos e oportunidades!

Em qualquer tipo de projeto de TI, podem surgir perigos e fatores externos podem entrar em jogo.

Portanto, é fundamental medir os riscos a montante, mesmo que seja difícil prever tudo, e isso é ainda mais verdadeiro em um ambiente restritivo.

Esses riscos, que poderiam ameaçar o bom andamento do projeto, podem se tornar oportunidades, principalmente graças à agilidade: os métodos ágeis incentivam a mudança e, ao mesmo tempo, oferecem a estrutura para responder a ela, a fim de se adaptar a um contexto instável.

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Gerenciamento de projetos de TI em poucas palavras

A complexidade dos projetos decorre, em especial, das necessidades em constante mudança dos usuários.

Com isso em mente, um projeto bem-sucedido será aquele que incentiva a inovação e coloca as necessidades do usuário no centro do processo.

O software apresentado neste artigo foi desenvolvido para oferecer suporte personalizado no gerenciamento de seus projetos e, ao mesmo tempo, otimizar seu trabalho por meio da automação de processos.

Pronto para mergulhar de cabeça? 😌