Ferramentas e matriz para mapear as partes interessadas do projeto

Realizar o mapeamento das partes interessadas significa avaliar as partes interessadas envolvidas em seu projeto em termos de interesse e influência.

Empresas de grande porte, por exemplo, precisam conhecer antecipadamente seu impacto social e antecipar riscos para aprimorar sua política de desenvolvimento sustentável.

Vamos descobrir como a matriz de poder e interesse e o software podem ajudá-lo a refinar a análise das partes interessadas e a colaborar com elas, adotando um gerenciamento de projetos mais ágil. 💯

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Definição das partes interessadas envolvidas em seu projeto

O que é uma parte interessada?

Uma parte interessada é um ator, uma entidade interessada no projeto de uma organização e, de modo mais geral, nas atividades de uma empresa.

Um stakeholder é, portanto, uma parte com interesse direto ou indireto em seu projeto, porque ele tem uma influência potencialmente positiva ou negativa sobre ele e vice-versa.

Quem são as partes interessadas em um projeto?

Seu projeto terá diferentes tipos de impacto sobre as atividades dos diversos stakeholders envolvidos. Quem são eles?

• 
  Partes interessadas internas:
  • O cliente: a pessoa ou organização para a qual o projeto foi criado e que define seus objetivos. Observe que ele também pode ser um participante externo, como um cliente.
  • O gerente de projeto: encarregado de gerenciar o projeto e garantir os resultados para o cliente.
  • a equipe do projeto: dedicada à implementação operacional, sob a responsabilidade do gerente de projeto.
  • Gerenciamento: os órgãos de tomada de decisão da empresa (CEO, PMO, CTO etc.) dão suporte ao gerente de projeto, por exemplo, fornecendo recursos adicionais. Eles também têm o poder de decisão final.
  • e outros departamentos da empresa: funcionários de contabilidade, logística, P&D etc., além dos que fazem parte da equipe do projeto, às vezes são chamados para dar suporte em vários estágios do projeto.
• Partes interessadas externas:
  
  
  • Clientes ou usuários: são incluídos entre as partes interessadas externas se houver a probabilidade de usarem o produto a ser entregue, por exemplo, um novo serviço.
  • Fornecedores: responsáveis por fornecer as matérias-primas, a mão de obra, as tecnologias etc. necessárias para o bom andamento do projeto.
  • Autoridades públicas: são levadas em conta se o projeto estiver sujeito a regulamentações específicas ou exigir autorização.

2 modelos de mapeamento de participantes

As 3 etapas e ferramentas para a análise das partes interessadas

Etapa 1: Identificar suas partes interessadas

É importante não se esquecer de ninguém. Para ajudá-lo a identificar as partes interessadas, você pode, por exemplo, classificá-las em três esferas:

1. A esfera que contribui para o seu projeto. Faça uma lista de todas as pessoas sem as quais seu projeto não poderia ser bem-sucedido: pessoal interno da empresa, como o gerente de projeto e sua equipe, os vários departamentos e especialistas envolvidos, mas também organizações externas, como fornecedores, clientes e órgãos públicos para autorizações ou seguradoras.
2. A esfera envolvida. O patrocinador ou cliente pode estar no topo da lista nessa categoria. Essa esfera agrupa pessoas, grupos ou entidades que são de grande importância no ciclo de vida do projeto: eles desempenham um papel decisivo, seja na mídia, em nível técnico ou organizacional, porque estão diretamente envolvidos.
3. A esfera de observação. Algumas organizações preferem observar o desenrolar de um projeto antes de tomar uma posição, envolver-se ou participar. Esse é o caso de determinadas mídias ou comunidades que não estão diretamente envolvidas no projeto, mas que podem se envolver mais com o tempo, com um compromisso com a AS. Dica: identificar antecipadamente as partes "contra" o projeto também pode ser útil.

Etapa 2: analisar as partes interessadas usando uma matriz

Para analisar melhor as partes, você precisa definir o grau de envolvimento delas no seu projeto. Você precisa usar um exemplo de matriz de análise de partes interessadas.

Vamos dar uma olhada na abordagem metodológica recomendada pelo PMP: a matriz de poder e interesse das partes interessadas.

Essa matriz oferece suporte real para o sucesso do seu projeto, forçando-o a fazer as perguntas certas a si mesmo, como, por exemplo, :

• Que interesse essa parte interessada tem em meu projeto?
• Com o que ele pode contribuir para apoiá-lo?
• Qual será o impacto do meu projeto sobre essa parte interessada?
• Que benefícios eles podem obter com ele?
• Como ele pode contribuir?
• O que pode motivá-los?

Posicione seus stakeholders nessa matriz de acordo com :

• sua influência e poder,
• o interesse deles em seu projeto.

Etapa 3: Determinar as ações apropriadas

As ações e interações com seus stakeholders dependem de suas respectivas posições na matriz.

Você pode enriquecer sua estratégia de comunicação levando em conta também a legitimidade, os recursos, a rede e a esfera de influência de um interessado, por exemplo.

Organização do monitoramento de projetos com software

O software de gerenciamento de projetos ajuda você a cumprir seus compromissos com as partes interessadas e a atingir os objetivos do projeto: Com ferramentas de colaboração mais avançadas do que o conhecido Trello e ferramentas de planejamento avançadas, ele economiza seu tempo e é compatível com os métodos ágeis recomendados para trabalhar em projetos colaborativos.

Por que usar um software de gerenciamento de projetos? 7 elementos principais

Os gerentes de projeto precisam elaborar um mapa das partes interessadas para caracterizar todos os elementos que determinarão o sucesso de seu projeto, tais como

• Identificar as várias partes interessadas a serem envolvidas no projeto,
• definir suas expectativas e os meios adequados para influenciá-las positivamente,
• determinar os riscos para o andamento do projeto,
• identificar e aproveitar novas oportunidades,
• planejar uma estratégia de comunicação adequada,
• planejar com sucesso o seu projeto (gerenciamento de tarefas, gerenciamento de tempo e gerenciamento de equipe),
• satisfazer as partes interessadas para incentivar seu compromisso.

Clarizen: conhecimento integrado ao projeto

O Clarizen se descreve como mais avançado que o Microsoft Project. Sua vantagem inegável: o gerenciamento do conhecimento das partes interessadas, diretamente integrado aos projetos.

O Clarizen também é uma ferramenta de trabalho colaborativo altamente funcional que incentiva trocas informais por meio de comentários, postagens e bate-papo.

E não se esqueça: o aplicativo móvel permite incorporar a funcionalidade em seu tablet ou smartphone.

Sciforma: um PPM para prever o futuro

O Sciforma é um software de planejamento de projetos que permite avaliar a viabilidade de um projeto antes de lançá-lo: avaliando os riscos, o tempo, os recursos necessários e o orçamento.

Você pode integrar o mapeamento das partes interessadas para estimar melhor o sucesso do seu projeto.

Além desse componente PPM (Project Portfolio Management), o software também oferece várias extensões pré-configuradas para trabalhar no modo de projeto usando os métodos Agile, Critical Chain, Prince 2, Phase-gate ou PMBok.

z0 Gravity: gerenciamento de projetos sem estresse

O z0 Gravity se destaca por seu plano de carga de trabalho: com essa ferramenta de gerenciamento de projetos, você tem um painel de resumo para monitorar :

• o tempo gasto por funcionário e por projeto,
• prazos
• e o progresso.

No caso de um atraso negativo ou sobrecarga de trabalho, você pode reagir em tempo real, reatribuindo tarefas.

O rigor da ferramenta tranquiliza a equipe, mas, acima de tudo, as partes interessadas parceiras, como os financiadores, por meio da capacidade de resposta que ela oferece e do compartilhamento de informações confiáveis para fins de relatório.

monday.com: a ferramenta completa

A monday.com é uma referência em software de gerenciamento de projetos. Adequada para empresas de todos os portes e setores, a solução facilita o monitoramento de suas equipes usando painéis personalizáveis.

Acompanhe o progresso, os prazos e os orçamentos e facilite a tomada de decisões, monitorando o andamento dos fluxos de trabalho de acordo com suas necessidades.

A interface amigável é ideal para a equipe, que pode usar a ferramenta com facilidade e aumentar a produtividade graças à sua fluidez. O compartilhamento de informações é rápido e simples, com a capacidade de atribuir e modificar tarefas em tempo real.

As partes interessadas são, portanto, diretamente integradas aos projetos de sua escolha.

Respondemos às 6 perguntas mais frequentes

Como as partes interessadas podem ser integradas ao planejamento estratégico de um projeto?

Integrar as partes interessadas ao planejamento estratégico significa incluí-las desde os primeiros estágios do projeto. É essencial consultá-los para entender :

• suas expectativas
• suas preocupações
• e suas possíveis contribuições.

Para reunir suas opiniões, você pode usar :

• workshops colaborativos
• reuniões regulares
• reuniões regulares e pesquisas.

Isso garante que a estratégia desenvolvida esteja alinhada com as necessidades e expectativas das partes interessadas, aumentando assim as chances de sucesso do projeto. 🏆

Quais são os desafios comuns encontrados durante o mapeamento das partes interessadas e como eles podem ser superados?

Os desafios comuns incluem:

• a identificação exaustiva das partes interessadas,
• a avaliação correta de seu poder e interesse
• e o gerenciamento de conflitos de interesse entre diferentes partes interessadas.

Para superar esses desafios, é aconselhável seguir uma metodologia estruturada, como a matriz de poder e interesse que vimos, e envolver especialistas da área para uma avaliação objetiva.

O uso de ferramentas de colaboração para facilitar a comunicação e a transparência também pode ajudar a gerenciar conflitos. 💥

Como a tecnologia facilita o mapeamento e o gerenciamento das partes interessadas?

A tecnologia desempenha um papel fundamental no fornecimento de ferramentas que automatizam e simplificam o mapeamento das partes interessadas.

Um software especializado permite a criação de mapas interativos e visuais, facilitando a identificação e a análise das partes interessadas.

Além disso, as plataformas de gerenciamento de projetos incorporam funcionalidades de colaboração em tempo real, permitindo que as contribuições dos participantes sejam rastreadas e efetivamente incluídas no processo de tomada de decisões.

Qual é a importância da comunicação no gerenciamento dos participantes?

A comunicação é fundamental para manter um relacionamento positivo com as partes interessadas.

Ela nos permite :

• gerenciar expectativas
• resolver conflitos
• e garantir que todas as partes interessadas sejam mantidas informadas sobre o progresso e as mudanças do projeto.

A comunicação regular e transparente gera confiança e comprometimento das partes interessadas, o que é essencial para o sucesso do projeto.

O uso de uma matriz de comunicação para planejar e organizar as interações pode ser de grande benefício para todos os envolvidos. 🤝

Quais são as ferramentas mais eficazes para monitorar as interações com as partes interessadas?

Como desenvolvemos um pouco antes, as ferramentas eficazes para monitorar as interações incluem:

• software de gerenciamento de projetos que oferece painéis personalizáveis e recursos de monitoramento em tempo real,
• ferramentas de mapeamento para visualizar as relações e influências das partes interessadas,
• e, por fim, plataformas de comunicação, que podem facilitar o intercâmbio e a colaboração contínuos entre as diversas partes interessadas.

Como podemos avaliar o impacto de nossas ações sobre as partes interessadas?

Para avaliar o impacto das ações tomadas em relação às partes interessadas, é importante definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) específicos no início do projeto.

Esses indicadores podem incluir medidas de satisfação das partes interessadas, níveis de envolvimento e feedback. Pesquisas regulares e sessões de feedback também podem fornecer dados qualitativos sobre o impacto das ações.

Por fim, a análise desses dados permite que as estratégias sejam ajustadas em tempo real para atender melhor às necessidades das partes interessadas.

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Mapeamento das partes interessadas para um melhor gerenciamento de projetos

Se você se esquecer de mapear as partes interessadas, seu projeto poderá entrar em um caminho crítico. O verdadeiro gerenciamento de projetos exige que você identifique e trabalhe com as pessoas envolvidas.

O software de gerenciamento de projetos permite que você implemente ações apropriadas, gerencie uma equipe, monitore o progresso e analise os resultados, tudo na mesma ferramenta.

Ele o ajuda a planejar e coordenar melhor o gerenciamento de projetos com a sua equipe de forma organizada e colaborativa e lhe dá a oportunidade de gerenciar o relacionamento com as partes interessadas da maneira mais construtiva possível.

Agora você pode gerenciar o mapeamento das partes interessadas do seu projeto, só depende de você! 😉

Artigo atualizado, originalmente publicado em novembro de 2017.