8 ferramentas de gerenciamento essenciais para se tornar um gerente de alto nível
Há uma infinidade de ferramentas de gerenciamento com diferentes objetivos, ligados à organização, comunicação e colaboração.
Como gerente, é útil conhecer essas ferramentas, experimentá-las e criar sua própria caixa de ferramentas.
Mas como encontrar seu caminho em meio a essa selva de informações e desinformações?
Não se preocupe, nós elaboramos uma pequena lista de ferramentas de gerenciamento essenciais para você!
1. O gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt é uma das ferramentas de gerenciamento mais conhecidas e, mais especificamente, das ferramentas de gerenciamento de projetos.
Em um piscar de olhos, ele oferece uma visão geral clara do progresso das tarefas, indicando a duração, a data de início e a data de término de cada tarefa.
O diagrama mostra :
- as tarefas no eixo y da tabela ;
- as unidades de tempo (dias, semanas, meses) escolhidas para sequenciar o projeto no eixo x.
O gráfico de Gantt foi criado em resposta a vários problemas de gerenciamento de projetos. Seus elementos visuais fáceis de entender fazem dele uma ferramenta indispensável de gerenciamento de projetos.
Aqui está um exemplo de um gráfico de Gantt:
Procurando uma ferramenta fácil de usar para criar gráficos de Gantt?
Use a monday.com para planejar seus projetos, atribuir tarefas às suas equipes e acompanhar o progresso delas em tempo real. A interface intuitiva permite que você crie gráficos de Gantt com apenas alguns cliques, facilitando o gerenciamento de prazos e recursos. Além disso, os recursos colaborativos da monday.com garantem uma comunicação tranquila entre os membros da equipe, melhorando a coordenação e a eficiência geral do projeto!
monday.com
2. O calendário compartilhado
O diário compartilhado, ou calendário compartilhado, é uma ferramenta colaborativa que permite planejar suas reuniões e visualizar as dos seus colegas.
Essa agenda será extremamente útil para :
- reduzir o número de e-mails trocados
- ver a disponibilidade de seus colegas
- verificar e evitar a perda de reuniões;
- controlar os horários de seus funcionários;
- em resumo, economizar tempo e aumentar a produtividade.
Softwares disponíveis gratuitamente, como o Outlook, o Google Calendar ou o Microsoft Teams, são usados pela grande maioria das empresas para planejar suas reuniões.
Ninguém pode prescindir de uma agenda compartilhada!
E não se esqueça de que essas soluções muitas vezes fazem parte de pacotes completos de software, como o Google Workspace, que vão além da simples agenda, com mensagens instantâneas (Google Chat), uma ferramenta de videoconferência (Google Meet), um pacote de escritório (Google Docs, Sheets e Slides)... em resumo, ferramentas colaborativas interconectadas para aumentar sua produtividade!
3. Mapeamento dos participantes
O mapeamento das partes interessadas é uma boa ferramenta para avaliar os prós e contras da sua equipe. O princípio é simples: basta desenhar dois eixos (a favor/contra, passivo/ativo) e situar os participantes envolvidos em uma situação que você deseja analisar.
Geralmente, há 4 tipos de participantes:
- Aliados: devem ser totalmente integrados ao projeto. Eles são seus embaixadores.
- Garçons: devem ser motivados e incentivados a trabalhar melhor.
- Céticos: para tranquilizar e dissipar quaisquer preocupações.
- Hostis: reduzir a influência deles sem gastar muito tempo ou energia com isso.
Esse é o estilo de mapeamento que você pode usar:
O objetivo é obter uma visão geral do comprometimento de cada funcionário para que você possa decidir onde concentrar seus esforços. Não adianta tentar convencer todos os opositores; em vez disso, confie em seus embaixadores para fazer com que os céticos se tornem garçons e, por que não, aliados!
"Um terço de forças positivas é suficiente para conquistar as pessoas ", disse Paul Devaux.
4. Escuta ativa
O princípio da escuta ativa não é novo. Confúcio disse: "Se o homem tem dois ouvidos e uma boca, é para ouvir duas vezes mais do que fala ".
Essa citação é a base da escuta ativa, que consiste mais precisamente em querer entender a outra pessoa e mostrar isso a ela.
O processo pode ser dividido em 4 estágios:
- Ouvir: deixe a outra pessoa falar e ouça atentamente o que ela tem a dizer. Crie empatia e mostre que você se importa.
- Esclarecimento: peça esclarecimentos sobre coisas que não parecem claras fazendo perguntas abertas.
- Investigação: aprofunde-se nos pensamentos de seu colega para realmente entender o problema.
- Reformulação: reformule o que ele está dizendo para ter certeza de que vocês estão na mesma sintonia.
Está se perguntando quando usar a escuta ativa?
Não existe uma situação única para todos, portanto, tente praticar a escuta ativa regularmente, quando um funcionário encontrar uma dificuldade, em reuniões e ainda mais se você for o gerente de uma equipe de projeto.
5. O painel de controle
O painel de controle também é uma das principais ferramentas que você pode usar para monitorar o desempenho da sua equipe. Ele é útil para :
- dirigir a atividade da empresa
- visualizar resultados
- ajudar você a tomar decisões e ações corretivas.
Em termos de conteúdo, o painel deve conter no máximo 10 a 15 indicadores, para evitar sobrecarga de informações e contraprodutividade.
Em termos de forma, é melhor usar cores e gráficos para facilitar a leitura do painel.
Dica : crie um histórico para manter o controle de situações anteriores e poder fazer comparações.
6. O método 5, 10, 15, 30
Rémi Juët, o fundador do método 5, 10, 15, 30, indica a quantidade de tempo que você deve passar individualmente com sua equipe, ou seja, no mínimo:
- 5 minutos por dia,
- 10 minutos por semana
- 15 minutos por mês,
- 30 minutos por trimestre.
O objetivo desse método é incentivar, apoiar e informar todos os seus funcionários.
Dar a seus funcionários um pouco de tempo pode ser uma boa maneira de estabelecer uma estrutura e tranquilizar suas equipes.
7. O método SMART
O método SMART é uma ferramenta bem conhecida dos gerentes para formular e atingir objetivos.
Seja em administração, RH ou marketing, os elementos definidos pelos objetivos SMART se aplicam da mesma forma.
Uma imagem vale mais que mil palavras (Confúcio novamente):
8. A ferramenta DISC
A comunicação é essencial para o gerenciamento bem-sucedido de suas equipes. Algumas ferramentas de gerenciamento podem abordar esse aspecto. A ferramenta DISC é um bom método para melhorar a comunicação interna.
Seu objetivo é adaptar sua mensagem ao comportamento da pessoa com quem está falando.
A ferramenta DISC identifica 4 tipos de comportamento que devem ser lembrados. Cada tipo tem necessidades e valores psicológicos específicos.
- Dominante: transbordante de energia, concentrado na ação e sempre em movimento. Também são independentes e exigentes. São motivados pelo desempenho e pela responsabilidade.
- Influente: valorizam bons relacionamentos pessoais e gostam de estar na companhia de outras pessoas. Também são entusiastas e demonstrativos. Suas fontes de motivação são o desafio e a novidade.
- Estáveis: valorizam a consistência em suas vidas e podem lutar por uma causa com obstinação. Também são atenciosos e cooperativos. São motivados pelo trabalho em equipe e pelo diálogo.
- Conformistas: Pensam antes de agir e podem ser vistos como frios e indiferentes. Também são reservados e cautelosos. Suas fontes de motivação são a experiência e o conhecimento.
Como gerente, sua função é distinguir os estilos, reconhecê-los para cada funcionário e adaptar sua comunicação ao estilo de cada pessoa.
E se o software pudesse ajudá-lo a gerenciar melhor?
O software também pode ajudá-lo em sua função de gerente.
As ferramentas de gerenciamento de projetos são uma boa maneira de planejar missões e tarefas para um determinado projeto e organizar recursos dentro das restrições de tempo e orçamento. Algumas ferramentas de software de gerenciamento de projetos incluem gráficos de Gantt, painéis de controle e o diário compartilhado mencionado acima.
O Teamleader, por exemplo, ajuda você a concluir seus projetos dentro do prazo e do orçamento.
A ferramenta tem uma série de recursos para ajudá-lo a gerenciar seus projetos:
- Prazos e tarefas: alocação, notificações, modelos, etc;
- Visão geral do desempenho: pessoas, prazos, orçamento;
- Controle de tempo: taxas horárias, relatórios, faturas, etc;
- Acesso externo: consultores e clientes.
Como gerente, você apreciará as muitas possibilidades oferecidas por essa ferramenta. Com seus recursos colaborativos e automatizados, ela integra totalmente suas equipes em um calendário compartilhado!
Teamleader
Ferramentas de gerenciamento em poucas palavras
Há uma infinidade de ferramentas de gerenciamento disponíveis, seja para ajudá-lo a gerenciar projetos com mais eficiência, melhorar o relacionamento com suas equipes ou otimizar sua organização.
Analisamos as principais ferramentas de gerenciamento, aquelas de que você precisa para gerenciar bem as suas equipes.
Você não precisa usar todas elas - cabe a você criar sua própria caixa de ferramentas de gerenciamento!
Artigo traduzido do francês