Validar os melhores projetos com um estudo de viabilidade

Por que se apressar com seu projeto se você pode realizar um estudo de viabilidade?

Um estudo de viabilidade é uma ferramenta inestimável para verificar se seu projeto é viável e lucrativo e, portanto, vale a pena realizá-lo.

No entanto, o estudo de viabilidade ainda assusta muitos gerentes de projeto, que são impedidos por sua aparente complexidade. Aparentemente, sim, porque, na realidade, método e rigor são tudo o que é necessário para realizar o exercício sem muita dificuldade.

Então, como realizar um estudo de projeto facilmente? Este artigo o conduzirá passo a passo por 6 etapas.

Mas, primeiro, um rápido lembrete da definição e dos objetivos de um estudo de viabilidade.

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O que é um estudo de viabilidade de projeto?

Definição de um estudo de viabilidade

Um estudo de viabilidade é definido como uma abordagem projetada para verificar se um projeto é viável ou não, por meio da análise de vários fatores:

• Fatores econômicos e financeiros. Examine antecipadamente os recursos que serão empregados e os possíveis ganhos: isso determinará se o projeto será lucrativo ou não. Como você já deve ter percebido, é essencial examinar esse componente!
• Fatores tecnológicos. Que tecnologia a organização já usa? Será necessário adaptá-la ou adquirir uma nova?
• Fatores operacionais e organizacionais. Quais recursos operacionais você tem à sua disposição? Você tem todas as habilidades necessárias internamente ou precisará recrutar? A organização e os processos gerais são adequados?
• Fatores legais. Verifique se você precisa cumprir alguma regulamentação específica, por exemplo, sobre proteção de dados.
• Fatores comerciais. Identifique oportunidades de mercado, desenvolvimentos futuros, clientes e metas em potencial, etc. Essa abordagem não é diferente da pesquisa de mercado.

No contexto do gerenciamento de projetos, todos esses pontos a serem analisados devem ser confrontados com a necessidade de cumprir prazos e, é claro, com a qualidade dos resultados esperados.

Por fim, o estudo de viabilidade também inclui elementos relacionados aos objetivos do projeto e ao seu desenvolvimento ao longo do tempo: ele se torna uma ferramenta sólida na qual você pode confiar durante os estágios subsequentes, como o planejamento.

Quando deve ser realizado um estudo de viabilidade?

O objetivo de um estudo de viabilidade é verificar se um projeto é viável ou não, e ele deve ser realizado durante a fase de pré-projeto.

Portanto, antes de embarcar em um projeto, estude os fatores que discutimos acima, caso contrário, você corre o risco de embarcar em um projeto que está fadado ao fracasso.

Os 7 objetivos de um estudo de viabilidade

Qualquer que seja a natureza do projeto (criação de uma empresa, lançamento de um novo produto no mercado, projeto de construção ou arquitetônico etc.), há muitos objetivos para um estudo de viabilidade:

• determinar as condições e os esforços necessários para garantir o sucesso do projeto;
• prever os riscos e as restrições a que ele estará sujeito;
• identificar os recursos a serem mobilizados;
• calcular o orçamento necessário e o ROI a ser alcançado, a fim de avaliar a lucratividade;
• estudar os vários cenários possíveis e selecionar o melhor;
• fornecer às várias partes interessadas e equipes a visibilidade das condições e dos estágios envolvidos;
• garantir que o projeto atinja seus objetivos.

Em resumo, esse estudo fornece uma análise detalhada da viabilidade técnica e organizacional, mas, acima de tudo, da viabilidade financeira de um projeto.

Se, nesse estágio, você perceber que o projeto não é lucrativo, redefina seus objetivos e escopo... ou até mesmo adie ou abandone-o.

Estudo de viabilidade: exemplo de tabela

O estudo de viabilidade geralmente envolve a criação de um arquivo. Mas, dependendo da natureza do projeto, certos componentes podem ser incluídos em uma tabela de estudo de viabilidade, descrevendo os vários cenários previstos.

Aqui está um exemplo de um estudo de viabilidade para um projeto de escova de dentes elétrica:

Como se realiza um estudo de viabilidade?

Em princípio, o estudo de viabilidade é realizado em várias etapas, permitindo que seja feita uma análise geral do projeto, levando em conta os seguintes aspectos:

• Análise SWOT: pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças,
• avaliação do mercado e de seu ambiente
• definição de objetivos
• identificação de todos os cenários positivos e negativos do projeto (fatores de sucesso e fracasso).

Voltaremos a esse assunto com mais detalhes aqui. 👇

Quais são os 6 estágios de um estudo de viabilidade?

Etapa 1: identificar objetivos precisos

Um estudo de viabilidade só será eficaz se o objetivo do projeto e os benefícios concretos que ele gerará para a empresa estiverem perfeitamente definidos.

Dessa forma, você poderá identificar os meios a serem empregados para atingir seu objetivo.

Para definir o escopo do seu projeto com mais precisão, pense no método SMART! Graças a esse método, você pode ter certeza de que seus objetivos são sólidos, relevantes e claros, porque eles são:

• Específicos
• Mensuráveis
• Aceitáveis
• Realistas,
• Definidos no tempo.

Etapa 2: estudar o ambiente do projeto

O sucesso de um projeto não depende apenas de fatores internos (seus recursos, por exemplo).

Você também terá de lidar com influências externas, tanto positivas quanto negativas. Por exemplo

• novas oportunidades de mercado
• restrições regulatórias
• inovações tecnológicas
• mudanças nos hábitos dos consumidores, etc.

Recomendamos que você use uma análise PESTEL. Ao examinar o contexto:

• Político,
• Econômico,
• Social,
• tecnológico
• Ecológico
• e legislativo,

você obtém uma visão geral da estrutura ambiental na qual seu projeto se desenvolverá, para que possa antecipar riscos e aproveitar oportunidades.

Etapa 3: Determinar as necessidades e o orçamento

Quais recursos concretos serão necessários para atingir os objetivos de seu projeto?

Para descobrir, liste todos os seus requisitos:

• requisitos de material:
  • Equipamentos de TI,
  • máquinas,
  • ferramentas, etc,
• requisitos técnicos:
  • especificações técnicas,
  • inovações, etc,
• recursos humanos:
  • habilidades,
  • treinamento,
  • subcontratação, etc,
• recursos de produção:
  • matérias-primas,
  • estoque de mercadorias, etc,
• necessidades de marketing e comunicação:
  • campanhas de marketing,
  • campanhas de comunicação, etc.

Uma vez que todos esses elementos tenham sido listados, é hora de avaliar os custos associados. Isso lhe dará uma estimativa de orçamento para o seu projeto.

Etapa 4: Calcule o ROI do projeto

Qual é o sentido de embarcar em um projeto se ele não gerar lucro suficiente ou, pior ainda, se você estiver trabalhando com prejuízo!

Portanto, o estudo de viabilidade envolve o cálculo do ROI (retorno sobre o investimento).

Graças às estimativas orçamentárias e à identificação de futuras oportunidades de negócios, você poderá saber :

• se o projeto será benéfico para você
• e, em caso afirmativo, quanto tempo levará.

Dependendo da natureza do projeto, recomendamos que você proceda em duas etapas.

1. Faça uma estimativa inicial, em termos gerais: isso garantirá que você tenha os recursos necessários para lançar o projeto como o imagina, antes de gastar muito tempo com o estudo de viabilidade.
2. Em seguida, calcule o ROI de cada cenário em mais detalhes. Chegaremos a esse ponto agora.

Etapa 5: Crie vários cenários

Os especialistas recomendam a criação de vários cenários para ajudá-lo a atingir seus objetivos. Por exemplo

• um cenário otimista
• um cenário pessimista
• um cenário neutro.

Cada um deles deve ser lucrativo, até mesmo o cenário pessimista!

Esses diferentes planos devem ser tão detalhados quanto possível, incluindo todos os elementos que possam orientar sua tomada de decisão:

• tabelas financeiras para avaliar o ROI
• os prazos para a conclusão do projeto
• os vários estágios do projeto
• os recursos a serem empregados
• as estratégias de comunicação e marketing previstas, etc.

Os vários cenários podem ser construídos usando uma matriz SWOT (Strengths (pontos fortes), Weaknesses (pontos fracos), Opportunities (oportunidades ) e Threats (ameaças)). Ela é usada para avaliar :

• os pontos fortes de seu projeto
• seus pontos fracos
• oportunidades
• e os riscos a serem considerados.

Como gerente, você pode usar um software de gerenciamento de projetos como a monday.com para ter uma visão geral do seu trabalho, listar as necessidades do projeto, criar cenários e tomar as decisões certas. Com essa ferramenta, você :

• criar e personalizar seus painéis para esboçar seus projetos futuros (e verificar se eles são viáveis),
• obter informações importantes e uma visão geral de seu trabalho graças a modelos claros e funcionais que já foram estabelecidos,
• determinar o ROI que você pode obter em cada cenário.

Etapa 6: Escolha o cenário ideal e passe para as próximas etapas

Após a conclusão do estudo de viabilidade, é hora de escolher o cenário ideal com base em todos os elementos analisados e nas vantagens e desvantagens de cada um.

Dessa forma, você estará pronto para passar para a próxima etapa, que é a implementação real do projeto.

☝️ O que devo fazer com os cenários que não foram selecionados? Bem, basta deixá-los de lado. Eles podem ser usados novamente em outros projetos ou no projeto atual, caso seja necessário reajustá-lo durante seu desenvolvimento.

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Aos seus projetos!

Como você pode ver, o estudo de viabilidade é absolutamente essencial para o sucesso de seu projeto. Sem ele, você pode estar caminhando para o desastre.

Com nosso guia e orientação detalhados, você pode ter certeza de que elaborará um estudo de viabilidade completo, que o ajudará no caminho para o sucesso!