Estudo de oportunidade: 8 etapas para comprovar a razão de ser do seu projeto
Você tem uma ideia para um projeto e quer convencer sua gerência sobre o potencial e os benefícios dele para a empresa? Então é hora de começar a preparar um business case, desde o estágio preliminar do projeto.
Esse documento prospectivo permitirá que você reúna todas as informações necessárias para avaliar e demonstrar a viabilidade do seu projeto. Se for bem elaborado e detalhado, ele também poderá ser usado como referência durante o curso do projeto para monitorar o progresso em direção aos objetivos a serem alcançados.
Aqui, relembramos a importância da elaboração de um estudo de viabilidade e detalhamos as 8 etapas principais para elaborá-lo metodicamente!
Por que realizar um estudo de oportunidade?
Assim que você tiver uma ideia para um projeto, a elaboração de um estudo de oportunidade deve ser a primeira coisa a ser feita depois de expressar sua necessidade. Esse documento reunirá todos os dados relevantes para demonstrar a razão de ser de seu projeto.
Ele deve fornecer aos leitores material suficiente para que eles possam avaliar as oportunidades representadas pelo projeto futuro e, portanto, sua relevância. Em particular, ele é usado para examinar :
- se a necessidade a ser atendida é de interesse estratégico
- as restrições à sua realização;
- as oportunidades e os riscos envolvidos
- as possibilidades de financiamento
- os benefícios esperados, etc.
O estudo de oportunidade não deve ser confundido com o plano de negócios, que é um plano de ação que apresenta o desenvolvimento da empresa ao longo de vários anos, com argumentos e números de apoio, para convencer os possíveis investidores a apoiar financeiramente o projeto.
O relatório de oportunidades, o produto final produzido após esse estudo, é tanto :
- um auxílio à tomada de decisões para as pessoas responsáveis pela validação do projeto (gerência da empresa, finanças, TI, etc.). Ele ajuda a convencê-las, comprovando os méritos do projeto;
- um documento de referência para o gerente de projeto, que poderá consultá-lo durante todo o projeto.
☝️ Se o estudo convencer os tomadores de decisão, ele poderá ser levado adiante com um estudo de viabilidade.
Quem redige o estudo de oportunidade de um projeto?
A pessoa responsável pela elaboração do estudo do projeto pode ser :
- o patrocinador do projeto, se aplicável. Geralmente é um membro experiente da equipe que atua como árbitro, consultor e intermediário entre o gerente de projeto e o comitê de gerenciamento;
- o líder do projeto que iniciou a solicitação. Ele ou ela conhece a empresa ou seu departamento bem o suficiente para poder argumentar a favor da viabilidade do projeto;
- o gerente de projeto, se essa pessoa já tiver sido indicada para um projeto que está apenas aguardando o sinal verde da gerência para começar.
s vezes, pode-se pedir a ajuda de um especialista, interno ou externo à empresa, em assuntos mais especializados que exijam uma análise mais aprofundada, como finanças, RH, questões técnicas etc.
Como realizar um estudo de oportunidade? As 8 etapas
Aqui está um guia sobre como escrever um estudo de oportunidade, com cada etapa correspondendo a uma parte do documento.
1 - Escreva uma introdução cuidadosa
Essa introdução, também conhecida como sumário executivo, foi criada para resumir a essência do projeto de forma clara e convincente.
Na primeira página do documento, ela deve conter informações importantes, como
- o objetivo do projeto
- os resultados esperados
- os produtos a serem produzidos
- recursos a serem mobilizados, etc.
O segredo para apresentar suas análises de forma relevante ? Forneça material suficiente para dar uma ideia do projeto, sem entrar em muitos detalhes. Tenha cuidado com o resumo e faça com que as pessoas queiram saber mais. Isso pode desempenhar um papel positivo no processo de tomada de decisão.
2 - Apresente a oportunidade
Nesta parte, você dá mais contexto ao problema que planeja resolver com a realização do projeto.
Responda à pergunta: o quê? Destaque a oportunidade a ser aproveitada, tomando cuidado para não dar detalhes supérfluos, mas todas as informações de que você precisa para entendê-la.
3 - Descreva o contexto
Forneça uma análise do contexto em que seu projeto ocorre e destaque as questões em jogo. Esta parte se concentra no ambiente em que a empresa opera e, em particular, em seu mercado.
Há várias ferramentas disponíveis para ajudá-lo a estudar esse contexto em profundidade, como :
- a análise de Pestel, que permite decifrar o ambiente em termos de :
- político
- econômicos
- econômicos, sociais
- tecnológicos
- ambiental
- e jurídico.
- A matriz SWOT, que se segue a ela, pode ser usada para deduzir :
- pontos fortes
- pontos fracos
- oportunidades
- e ameaças.
Essas ferramentas permitem compreender as principais questões que envolvem o projeto e colocá-lo em uma reflexão estratégica.
A análise desse contexto fornece um conjunto de elementos e circunstâncias que criaram a situação atual e deram origem à oportunidade. Ela também ajuda a definir o escopo do projeto.
4 - Revelar as soluções previstas
Nesta etapa, destaque a resposta que você deseja fornecer!
Mostre que você explorou diferentes possibilidades e que escolheu a mais adequada: por que o projeto que você está considerando é a melhor opção de todas?
Explique sua escolha usando hipóteses e análises quantificadas. Como bônus, faça com que o público pense no futuro, revelando a nova situação depois que o projeto for realizado.
5 - Liste os benefícios esperados
É aqui que você lista todos os benefícios que a empresa obterá com o projeto, em termos de :
- financeiros :
- aumento das vendas
- redução de custos
- melhoria das margens, etc.
- outros benefícios financeiros:
- novo posicionamento no mercado,
- melhoria da qualidade do produto/serviço
- otimização de processos, etc.
Tente listar todos os ganhos esperados, acrescentando detalhes quando necessário. Essa parte é crucial: ela avalia a relevância do projeto em termos de retorno sobre o investimento (ROI).
6 - Detalhe os recursos necessários
Aqui você pode detalhar todos os recursos que a execução do projeto exigirá:
- financeiros
- materiais e tecnológicos
- recursos humanos (incluindo conhecimentos e habilidades essenciais), etc.
Os números exatos podem ser fornecidos em uma etapa posterior. Certifique-se de fornecer as informações essenciais para tomar uma decisão informada.
7 - Analise os riscos
É claro que qualquer projeto pode ter um certo grau de risco. Descrever os riscos identificados no seu estudo de oportunidade também mostrará que você está assumindo um compromisso com pleno conhecimento dos fatos e dará ainda mais credibilidade à sua abordagem.
Esses riscos podem ser restrições operacionais (falta de habilidades, ausência de uma pessoa-chave, monitoramento inadequado dos processos, etc.) ou estar ligados ao ambiente da empresa (questões sociais, econômicas, ambientais, tecnológicas, etc.).
Para facilitar seu trabalho, uma plataforma de business intelligence como a Geotrend pode ajudá-lo a detectar os riscos existentes.
Graças a um mapa do seu ecossistema, essa ferramenta fornece todas as informações necessárias para entender instantaneamente o ambiente da sua empresa e antecipar riscos estratégicos, incluindo
- participantes do mercado e suas relações (concorrentes, clientes, fornecedores),
- previsão de tendências de mercado
- detecção de novas inovações, etc.
Isso significa que você pode documentar suas análises para avaliar o impacto desses riscos com mais precisão .
8 - Conclua o estudo
Por fim, escreva um breve resumo nesta última seção, resumindo o interesse do projeto e relacionando os vários assuntos abordados.
Essa impressão final também deve ser cuidadosamente elaborada, para que os tomadores de decisão que a lerem queiram fazer apenas uma coisa: dar o seu aval!
Exemplo de um estudo de oportunidade para um projeto
Vamos imaginar que sua empresa de roupas prontas, que se posiciona como uma marca ética, ainda não atende a todas as condições para se qualificar como tal. Você quer medir o impacto que o uso de mais materiais ecológicos e de comércio justo na fabricação de suas roupas poderia ter.
Para isso, você realizará um estudo de oportunidade para avaliar a viabilidade desse projeto, definindo todos os elementos que precisa considerar em um caso de negócios. Você pode comparar vários cenários possíveis, por exemplo, estudando :
- diferentes fornecedores de seus materiais (custos, origem, transparência etc.),
- a porcentagem de produtos envolvidos (todos os seus produtos, uma linha específica, etc.),
- a clientela-alvo (reposicionamento necessário, novas personas de marketing a serem criadas, etc.).
Essa abordagem permitirá que você tome a decisão mais adequada, avaliando cada uma das oportunidades e ameaças em seus cenários e optando por aquela que melhor se alinha aos objetivos de sua empresa.
Pronto para transformar suas oportunidades em lucros?
Uma última dica a ser lembrada para tornar a apresentação de seu estudo de oportunidades ainda mais clara:
- preste atenção a cada detalhe, tanto em termos de forma (layout arejado, etc.) quanto de conteúdo (direto ao ponto, vocabulário acessível, etc.);
- destaque os benefícios desse projeto;
- enfatize o alinhamento entre a solicitação de seu projeto e os objetivos estratégicos da empresa.
Agora você tem todas as chaves necessárias para tomar as decisões certas e mostrar exatamente por que seu projeto merece ser lançado! 🚀
Artigo traduzido do francês