Como você escreve as especificações funcionais do seu projeto?
Na fase de definição do escopo de um projeto digital, as especificações funcionais estabelecem o que o produto desenvolvido fará, enquanto as especificações técnicas detalham como ele fará isso, usando quais tecnologias, qual arquitetura e qual hardware.
Aqui apresentamos as especificações funcionais, alguns exemplos, para que são usadas e como escrevê-las.
Tudo o que você precisa saber sobre especificações funcionais
O que é uma especificação funcional em uma especificação?
Uma especificação funcional é um documento essencial em um projeto digital, pois descreve em detalhes as funcionalidades que o produto que está sendo desenvolvido deve oferecer.
Ela desempenha um papel fundamental no desenvolvimento de um projeto digital!☝️
Em seguida, ela é compilada na especificação do projeto, em uma seção dedicada, definindo o que o sistema deve fazer, do ponto de vista do usuário, sem entrar nos detalhes técnicos de como essas funcionalidades serão implementadas.
Essa entrega, que às vezes é volumosa (pode ter cerca de cem páginas), pode ser objeto de um documento separado: o FSD ( Documento de Especificação Funcional ).
E entre os muitos benefícios de uma especificação em um FSD estão
- esclarecimento dos requisitos do cliente
- orientação para a equipe de desenvolvimento
- uma base para definir critérios de teste
- comunicação eficaz entre as várias partes.
Em termos práticos, como isso funciona?
As especificações funcionais dizem respeito à operação da interface no lado do usuário (front-office) e a todos os casos de aplicativos, ou seja, as possíveis interações com o usuário, conhecidas como experiência do usuário.
Elas também abrangem as funções necessárias para implementá-las no lado do back-office, conforme mostrado neste exemplo em PDF das especificações funcionais gerais do Coco Market .
Elas traduzem em detalhes a maneira como os requisitos do cliente serão levados em conta para atender às necessidades dos usuários. Portanto, elas são expressas em termos de funções, não de soluções, pois seria prematuro e contraproducente abordar os aspectos técnicos aqui.
Elas servem de referência para a equipe de desenvolvimento e garantem que todos os membros do projeto tenham uma compreensão precisa das necessidades e expectativas do cliente.
Quais são os diferentes tipos de especificações funcionais?
Há dois tipos de especificações funcionais:
- especificações funcionais gerais (GFS), que descrevem a necessidade comercial e são escritas pelo proprietário do projeto, ou seja, o cliente ou o diretor;
- especificações funcionais detalhadas (DFS), que são elaboradas pelo proprietário do projeto, ou seja, o contratante.
Elas especificam o comportamento das funcionalidades e subfunções do produto da Web, confirmando que os requisitos do cliente foram levados em conta e obtendo a aprovação do cliente.
☝️ Exemplo: um cliente solicita um aplicativo rápido, a equipe do projeto traduzirá essa necessidade em especificações mais concretas com uma velocidade de carregamento ideal quantificada.
E quanto às especificações não funcionais?
As especificações não funcionais complementam as especificações funcionais, pois definem critérios de qualidade e restrições do sistema que não estão diretamente vinculados a funcionalidades específicas.
Elas abrangem aspectos como :
- desempenho
- segurança
- confiabilidade
- capacidade de manutenção do sistema, entre outros.
Suas principais funções? Estabelecer e garantir padrões de qualidade, identificar e mitigar riscos, fornecer informações sobre a escalabilidade e a capacidade do sistema e definir critérios para a capacidade de manutenção do sistema, por exemplo.
Especificação funcional: ágil ou tradicional?
Com o método do ciclo em V, as especificações funcionais são detalhadas e exaustivas desde o início do projeto .
Com um método ágil , como o Scrum, elas podem ser semelhantes às histórias de usuários, que traduzem as necessidades dos usuários em uma ou mais funcionalidades .
Essas especificações funcionais ágeis são escritas durante todo o projeto, antes do ciclo de desenvolvimento relevante (sprint) e, portanto, exigem monitoramento rigoroso e colaboração perfeita entre o proprietário do produto e a equipe do Scrum.
Por outro lado, elas permitem gerenciamento mais flexível e adaptabilidade ao progresso do projeto e ao feedback do cliente, além de concentração em cada um deles quando se trata de processá-los.
Exemplo de uma especificação funcional ágil:
- Contexto
Como (usuário comercial/função), eu quero (preciso), a fim de (benefício esperado); - Caso de uso
- Cenário A: perfil de usuário A
- Ação de navegação 1
- Ação 2
- etc.
- Cenário B: perfil de usuário B
- Ação de navegação 1
- Ação de navegação 2
- etc.
- Critérios de aceitação
Regras comerciais ou funcionais usadas para validar se a história de usuário desenvolvida atende ao requisito. Isso às vezes é chamado de DoD ( Definition of Done).
Objetivo das especificações funcionais
Os objetivos das especificações funcionais são:
- listar e descrever todas as funções de um software, de um aplicativo ou de um site;
- definir o escopo funcional do projeto;
- colocar todas as equipes e o cliente no mesmo comprimento de onda desde o estágio de concepção do projeto.
Portanto, eles são úteis para :
- o cliente, que verifica se as funcionalidades planejadas atendem aos seus requisitos;
- o gerente de projeto ou o proprietário do produto, que estima o escopo do projeto, aloca os recursos necessários e realiza o planejamento;
- O CTO, que tem uma base sólida para determinar as especificações técnicas;
- os desenvolvedores e testadores, que combinam as especificações funcionais e técnicas e as avaliam;
- a equipe de suporte, que o utiliza como um repositório de produtos.
Portanto, a elaboração do documento deve ser colaborativa e envolver as principais partes interessadas, de preferência
- o cliente
- o analista funcional ou o gerente de produto,
- o designer de UX/UI
- as equipes técnicas.
Como escrever especificações funcionais?
Etapa 1: Definir o escopo funcional
Depois de reunir e reformular os requisitos do cliente, use o mapeamento de impacto para definir o escopo funcional, fazendo a si mesmo perguntas como
- Qual é a finalidade do site/software?
- Quem serão os usuários finais?
- Que benefícios eles estão buscando com o uso do software?
- Que recursos os ajudarão a alcançar esse objetivo?
Etapa 2: Elaborar uma estrutura em árvore
Estruture as especificações usando um gráfico e crie uma estrutura em árvore para o produto da Web, para ver como as funcionalidades se encaixam e para visualizar a jornada do usuário (o início do design da interface do usuário, design funcional).
Etapa 3: Priorizar
Priorize os recursos a serem desenvolvidos de acordo com sua importância e interdependência.
Isso permitirá que o gerente de projeto planeje as tarefas e aloque os recursos necessários.
Etapa 4: Escreva a parte funcional de suas especificações
Escreva suas especificações de forma estruturada. Aqui está um exemplo de um índice para as especificações funcionais:
- Contexto
- Casos de uso e perfis de usuário
- Escopo funcional: funcionalidades e subfuncionalidades
- Escritório principal
- Funcionalidade 1
- Funcionalidade 2
- Funcionalidade 3
- Back office
- Funcionalidade 1
- Funcionalidade 2
- Funcionalidade 3
- Restrições e regras de gerenciamento
- Mapeamento funcional/estrutura em árvore
- Ilustrações
- Documentação
Sinta-se à vontade para baixar nosso modelo de especificações de projeto para se inspirar. Ele contém uma seção dedicada às especificações funcionais e outra às especificações técnicas. Você pode preenchê-lo no Word ou baixá-lo em formato PDF.
Como alternativa, para tornar as coisas ainda mais simples, você pode usar a monday.com para gerenciar seus projetos. Acompanhe o progresso em tempo real e acesse todos os documentos e informações centralizados sempre que desejar. A ferramenta ainda oferece modelos personalizáveis e fáceis de usar para produzir suas especificações funcionais.
Dicas para escrever suas especificações funcionais
Não erre na etapa do inventário funcional exaustivo; caso contrário, você não terá nenhuma especificação relevante e estará retrocedendo, o que lhe custará tempo - e aos seus clientes!
Use uma ferramenta gráfica para elaborar o inventário funcional, como uma tabela ou um diagrama: listar as funcionalidades e ordená-las será mais claro e fácil (criticidade, urgência, interdependência).
☝️ O diagrama FAST tem a vantagem de listar as principais funções e subfunções, mas também de iniciar a reflexão sobre as funções e as soluções técnicas.
Para continuar com a visualização, ilustre as funcionalidades com diagramas ou capturas de tela, pois isso traduz as especificações escritas em elementos concretos para todos.
Se necessário e relevante, anexe a documentação que ajudará todas as partes interessadas a entender as especificações (expressão de requisitos, nota de escopo, diretrizes, cartas, etc.).
Use um vocabulário simples, mas preciso, que todos possam entender, para evitar mal-entendidos. As especificações devem ser sempre formuladas da mesma maneira, por exemplo, com um verbo + um complemento para descrever a ação esperada.
Seja exaustivo, mas vá direto ao ponto; este não é um exercício de literatura, mas a redação de um guia que o levará da concepção à conclusão do projeto digital sem erros ou omissões.
Para promover a rastreabilidade e a evolução do documento, você pode colocar os nomes das pessoas envolvidas na redação do SDF, as datas das atualizações etc. no cabeçalho.
Quais são suas dicas? Você usa um software específico para definir suas especificações funcionais?
Especificações funcionais em poucas palavras
Como você deve ter adivinhado, as especificações funcionais são essenciais para garantir que o produto digital desenvolvido atenda às expectativas do usuário e aos requisitos do cliente. ☝️
Ao fornecer uma descrição clara e detalhada da funcionalidade esperada, elas garantem uma comunicação eficaz entre todas as partes interessadas e funcionam como um guia para a equipe de desenvolvimento.
Ao adotar práticas rigorosas em sua elaboração, você otimizará a qualidade e o sucesso do seu projeto!
Artigo traduzido do francês