Equipe de projeto: 5 etapas para criar a equipe dos seus sonhos
O lema da equipe de projeto ideal poderia ser "Todos por um, um por todos".
Na verdade, formar uma equipe de projeto é mais do que apenas encontrar um grupo de pessoas com a combinação certa de habilidades profissionais.
O segredo é criar uma equipe eficaz e produtiva que possa se comunicar, cooperar e inovar em uma atmosfera de confiança e respeito mútuos.
Mas como gerenciar sua equipe de projeto para que ela tenha um bom desempenho e se torne uma equipe dos sonhos? Descubra neste artigo!
O que é uma equipe de projeto?
Equipe de projeto: definição
Uma equipe de projeto é geralmente :
- uma equipe multifuncional e temporária,
- dedicada a gerenciar um projeto específico.
Ela é aprovada pelo comitê de direção, formado pelos gerentes operacionais da empresa, que também indicam o gerente de projeto.
Apresentação da equipe do projeto e das partes interessadas
A equipe do projeto é uma das partes interessadas em um projeto, incluindo :
- o cliente ou proprietário do projeto
- os usuários finais ou destinatários.
Ela é composta por :
- o gerente de projeto, que é o responsável pelo projeto;
- o Diretor de Gerenciamento de Projetos ou PMO, ao gerenciar um portfólio de projetos, para definir os processos de gerenciamento de projetos;
- um gerente de produto ou funcional, para elaborar a parte funcional das especificações;
- um gerente técnico ou CTO, para gerenciar a parte técnica do projeto;
- o patrocinador do projeto, quando aplicável, que orienta o cliente e/ou a equipe do projeto para orientar as ações de acordo com a expressão das necessidades.
No desenvolvimento ágil e na Web, a equipe do Scrum é composta por :
- o Product Owner, o gerente de produto que representa o cliente,
- o Scrum Master, que orquestra a equipe do projeto.
Por que criar uma equipe de projeto?
Ao operar no modo de projeto, o principal desafio é estruturar um grupo de trabalho formado por especialistas em negócios de diferentes departamentos que trabalham juntos em prol de um objetivo comum.
As vantagens de criar uma equipe de projeto são, portanto:
- combinar uma diversidade de habilidades, valores e ideias;
- Definir uma organização clara e os principais contatos;
- Atribuir funções e responsabilidades.
Como é formada uma equipe de projeto?
Em primeiro lugar, os objetivos do projeto precisam ser definidos em detalhes, com marcos claros.
Só então é possível criar um roteiro preciso, no qual cada membro da equipe possa entender suas missões e tarefas, as habilidades necessárias e os prazos a serem cumpridos para concluir com êxito todo o projeto.
A partir daí, o comitê diretor seleciona os membros da equipe mais adequados para o projeto. Os critérios a serem considerados são
- as aptidões, habilidades e experiência de cada membro,
- as habilidades técnicas e outras necessárias
- a capacidade produtiva da equipe.
O líder do projeto é um elemento essencial, escolhido por seu carisma e habilidades organizacionais impecáveis, qualidades que levarão a equipe ao sucesso do projeto.
Depois que os membros da equipe forem escolhidos, você poderá passar para as próximas fases do gerenciamento de projetos.
As 5 fases do desenvolvimento de uma equipe de projeto
1- A fase de formação
A fase de formação é um período de orientação.
Durante esse estágio, as pessoas estão buscando liderança e autoridade.
A maioria das interações é social, pois os membros começam a se conhecer.
2 - A fase de tempestade
A fase mais difícil e crítica de se passar, esse é um período marcado por conflitos e competição, pois as personalidades individuais começam a surgir.
Os membros podem discordar dos objetivos da equipe e podem se formar subgrupos dominados por personalidades fortes.
Para superar essa fase, os membros devem trabalhar para :
- superar obstáculos
- aceitar as diferenças individuais
- e trabalhar com ideias conflitantes sobre as tarefas e os objetivos da equipe.
A incapacidade de lidar com conflitos pode levar a problemas de longo prazo. Lidar com eles é fundamental para reduzir os riscos associados ao seu projeto.
3 - A fase de normalização
Se as equipes passarem pela fase de turbulência, o conflito será resolvido e surgirá um grau de unidade.
Na fase de normalização, as diferenças interpessoais começam a ser resolvidas e desenvolve-se um senso de coesão.
O desempenho da equipe aumenta à medida que os membros aprendem a cooperar e começam a se concentrar nos objetivos da equipe.
No entanto, a harmonia é precária e, se as divergências ressurgirem, a equipe pode cair novamente na fase de turbulência.
4 - A fase de desempenho
Na fase de desempenho, o consenso e a cooperação são alcançados e a equipe está madura e organizada.
Ainda surgem problemas e conflitos, mas eles são tratados de forma construtiva. A equipe está concentrada em resolver problemas e atingir objetivos.
5 - A fase de encerramento
Na fase final, a maioria dos objetivos da equipe foi alcançada.
O foco está na conclusão das tarefas finais e na documentação do esforço e dos resultados.
Os membros da equipe podem então ser designados para novos projetos que exijam novas habilidades e criem um novo ciclo.
6 dicas para liderar uma equipe de projeto eficaz
- Crie uma equipe unida e complementar. Os membros da equipe devem ser suficientemente autônomos, mas interdependentes uns dos outros para concluir com êxito suas tarefas.
- Defina e comunique uma direção clara. A organização e a comunicação são fundamentais: todos os membros precisam sentir que estão trabalhando para atingir um objetivo concreto, realista e comum.
- Estabeleça uma estrutura funcional. É importante começar definindo as funções, atividades e responsabilidades de cada membro da equipe. A matriz RACI ou RASCI é muito útil nesse caso.
- Forneça suporte contextual para a equipe. Isso inclui garantir que todos tenham as informações necessárias para fazer bem o seu trabalho e ter um sistema de recompensas que corresponda aos objetivos.
- Ter um coach de equipe experiente que ajude a equipe nos vários processos, desde a criação da equipe até o gerenciamento coletivo do projeto.
- Investir na diversidade da equipe. Quando se trata de resolver problemas altamente complexos, a diversidade em uma equipe pode ser uma vantagem decisiva.
Artigo traduzido do francês