O comitê diretor: a chave para o sucesso de todos os seus projetos?
O comitê de direção (COPIL), que reúne tomadores de decisão e gerentes de diferentes departamentos, contribui para o sucesso dos projetos. Essa reunião oferece uma oportunidade de fazer um balanço do progresso das operações, remover pontos de bloqueio e discutir as decisões a serem tomadas.
Mas para que o COPIL seja bem-sucedido, é preciso conhecer seus objetivos e escopo.
Quem compõe a COPIL? Qual é a sua finalidade? Como ele funciona? Nós lhe contaremos todos os seus pequenos segredos.
Definição do comitê diretor
O comitê de direção, também conhecido pela sigla COPIL, é um órgão responsável por garantir que um projeto seja executado sem problemas.
Ao reunir membros da empresa e "porta-vozes" do cliente que iniciou a solicitação, as decisões são tomadas em conjunto e as responsabilidades pela conclusão bem-sucedida do projeto são compartilhadas. Como resultado, a COPIL é integrada às operações de governança do projeto.
Observação: essa reunião geralmente é realizada no contexto de projetos com grandes riscos, envolvendo um grande número de partes interessadas e interdependências entre elas.
Qual é a função do COPIL?
O objetivo principal do comitê diretor é, simplesmente, garantir que o projeto seja gerenciado adequadamente. Portanto, ele facilita a colaboração entre o cliente e a empresa, de modo que todos avancem juntos na direção certa e , por fim, alcancem os objetivos dentro do prazo estabelecido.
O COPIL desempenha várias funções em diferentes estágios da vida do projeto:
- definir os objetivos do projeto e os recursos a serem empregados para alcançá-los,
- nomeação de equipes
- planejamento com etapas, marcos e prazos,
- Validação das decisões e escolhas estratégicas do gerente de projeto (escopo do projeto, orçamento e alocação de recursos, etc.),
- análise do progresso e dos resultados, usando métricas,
- manutenção do alinhamento entre o projeto atual e os objetivos iniciais, etc.
Observação: às vezes, quando as organizações têm um grande número de projetos ou projetos complexos, o comitê diretor se concentra mais em questões operacionais. A visão estratégica torna-se, então, uma questão para o comitê de gestão ou CODIR.
Quem faz parte do comitê diretor? Composição e funções
Dada a importância e a relevância desse órgão, quem compõe o COPIL?
O comitê diretor é formado por membros que podem tomar decisões e que têm responsabilidades no projeto.
O proprietário do projeto, ou patrocinador do projeto
O patrocinador fica entre o cliente e o provedor de serviços. Sua principal tarefa? Apoiar e supervisionar o gerente de projeto.
Em primeiro lugar, o gerente de projeto explica as necessidades do cliente e, em seguida, conduz todo o projeto. Em seguida, cabe ao gerente de projeto fazer as principais compensações e tomar as decisões finais.
☝️ O comitê diretor do projeto opera sob sua autoridade.
O contratante principal, ou gerente de projeto
O gerente de projeto lidera o projeto. Ele auxilia as equipes na execução do projeto e lhes dá várias diretrizes.
Ao mesmo tempo, ele informa o progresso do projeto à COPIL.
☝️ O gerente de projeto é responsável por presidir o comitê e implementar as decisões tomadas.
Os outros membros do comitê
O comitê diretor é formado por uma equipe multifuncional, composta por representantes das diversas áreas de negócios envolvidas no projeto, selecionados de acordo com a necessidade:
- gerente técnico
- gerente de marketing
- gerente de vendas
- gerente de produção
- gerente financeiro, etc.
Graças à sua experiência variada em aspectos técnicos e funcionais, esses membros contribuem para uma visão mais global e precisa do projeto. Seus comentários também são levados em conta para a tomada de decisões informadas.
Como funciona o comitê diretor do projeto?
Tudo começa com a programação do COPIL. Não há regras predefinidas para isso, pois depende do tamanho e da complexidade do projeto. Mas, tradicionalmente, o comitê diretor se reúne todos os meses, ou com menos frequência, se não houver necessidade.
Antes da reunião, é uma boa ideia que o gerente de projeto e o patrocinador se reúnam. Na medida em que o patrocinador faz as arbitragens finais, é melhor que ele não descubra fatos importantes, como pontos de bloqueio, durante a COPIL. Quanto ao gerente de projeto, ele deve preparar o terreno antes da reunião do comitê de direção do projeto para garantir que ela ocorra sem problemas.
Em seguida, vem a reunião propriamente dita, que idealmente dura 1 hora e 30 minutos ou 2 horas. O gerente de projeto preside a COPIL. Em seguida, ele informa sobre o andamento do projeto, usando painéis de controle. Em seguida, ele se concentra nos vários pontos da pauta para abrir a discussão e fazer com que as coisas sigam na direção certa.
☝️ Ele precisa ser suficientemente pedagógico para negociar e obter a aprovação dos participantes para as decisões tomadas pelo patrocinador.
Finalmente, após a reunião do comitê diretor, o gerente de projeto elabora um relatório que, idealmente, deve ser enviado aos outros participantes dentro de 24 horas. Esse documento registra todas as decisões tomadas durante o COPIL.
Documentos do comitê de direção do projeto
O comitê de direção do projeto usa vários documentos para estruturar as discussões e fornecer informações claras:
- A agenda: os participantes leem esse documento antes da COPIL. Ela define o objetivo principal e os vários tópicos a serem discutidos na reunião. Esse documento ajuda a evitar divagações, o que pode gerar confusão e perda de tempo.
- Painéis e relatórios: o gerente de projeto usa painéis e relatórios do projeto para apresentar as principais métricas relacionadas ao projeto. Eles devem ser tão concisos e visuais quanto possível, para facilitar a compreensão das diversas partes interessadas.
Nesse sentido, o software pode ser de grande utilidade para você. Por exemplo:
- AirSaaS, a solução de governança para manter o controle de todo o seu portfólio de projetos. A plataforma lhe dá visibilidade em tempo real dos principais dados de seus projetos (pontos de atenção, clima, atrasos etc.). Ela também acelera a tomada de decisões com sua visualização Kanban. Gostamos especialmente de seus relatórios flash, que reúnem todas as informações necessárias para tomar as decisões certas nas reuniões da COPIL. Em suma, o AirSaaS é uma ferramenta útil para promover a colaboração e simplificar o gerenciamento de projetos.
- Project Monitor, uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos que fornece uma série de dados sobre o andamento de seus vários projetos, atualizados em tempo real, com apenas alguns cliques. Além disso, o Project Monitor permite que você crie planilhas de projeto. Personalizáveis em termos de conteúdo, forma (de acordo com sua carta gráfica) e formato (Word ou PowerPoint), elas são o meio perfeito para apresentar as principais informações necessárias para garantir que o COPIL seja executado sem problemas. Você pode até mesmo se inspirar nos modelos da biblioteca.
Fatores de sucesso do projeto
Apesar das habilidades e da boa vontade de todos os membros de uma equipe de projeto, o sucesso de um projeto depende muito de uma boa coordenação e de uma comunicação sólida.
Como resultado, os comitês de direção são uma excelente maneira de criar coesão. As discussões que ocorrem nesses comitês esclarecem muitos aspectos, neutralizam conflitos e pontos de bloqueio e permitem o surgimento de ideias.
Entretanto, o COPIL só será eficaz se tiver poder real e se as decisões que tomar forem traduzidas em ações operacionais. Em resumo, ele deve criar uma dinâmica real entre todos os participantes envolvidos para garantir o sucesso final do projeto.
Artigo traduzido do francês