COMEX: como torná-lo um órgão de gestão eficaz?
COMEX, CODIR, COPIL, COMOP... No jargão corporativo não faltam acrônimos para as reuniões que tomam tanto do seu tempo.
Os executivos da empresa geralmente estão familiarizados com esses termos. Este artigo esclarece cada um deles, descrevendo seu escopo e objetivos, além de dar dicas sobre como administrar comitês executivos eficazes.
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Definição de COMEX
O Wikcionário define o COMEX, ou comitê executivo, como
comitê que auxilia o CEO.
Trata-se de um órgão de gestão que assume a forma de uma reunião estratégica. Sua frequência varia de acordo com o tamanho da empresa: pode ser semanal, mensal, semestral ou anual.
Quem participa?
O COMEX reúne apenas os executivos mais seniores da empresa, os diretores mais próximos da gerência geral, como o diretor de vendas ou de marketing.
Qual é a função do COMEX?
O Comitê Executivo desempenha várias funções importantes na governança corporativa. Ele serve para :
- (manter-se a par dos resultados da empresa,
- monitorar a atividade comercial
- desenvolver estratégias
- tomar decisões estratégicas,
- fortalecer a coesão e compartilhar uma visão comum da empresa.
Exemplo: COMEX da Total
Desde 1º de setembro de 2016, o Comitê Executivo da Total tem sete membros subordinados ao Presidente e CEO:
- Patrick Pouyanné, Presidente do Conselho e Diretor Executivo,
- Arnaud Breuillac, Presidente, Exploração-Produção,
- Patrick de La Chevardière, Diretor Financeiro,
- Momar Nguer, vice-presidente executivo de marketing e serviços,
- Bernard Pinatel, Presidente, Refino e Produtos Químicos,
- Philippe Sauquet, vice-presidente executivo de Gás, Renováveis e Energia e vice-presidente executivo de Estratégia e Inovação,
- Namita Shah, vice-presidente executiva de Pessoas e Responsabilidade Social.
Ele implementa as estratégias definidas pelo Conselho de Administração e autoriza os investimentos correspondentes.
Shadow Comex: o que é isso?
Talvez você já tenha se deparado com o termo "shadow comex". O que é isso?
É um comitê que fica ao lado do comitê executivo de uma empresa. Geralmente é formado por jovens executivos. Sua função é consultiva; não tem poder de decisão.
Ele tem três objetivos principais:
- fazer uma análise crítica da estratégia da empresa: o shadow comex tem acesso aos mesmos dados que o comitê executivo, inclusive dados confidenciais,
- esclarecer a gerência sênior sobre novas questões, especialmente aquelas relacionadas à transformação digital,
- dar origem a novos projetos, seja para processos internos da empresa ou para expandir a gama de produtos e serviços oferecidos.
O Shadow Comex pode ser usado como uma ferramenta gerencial, mas também como uma alavanca para a retenção de talentos, envolvendo-os mais intimamente na empresa, especialmente no que diz respeito à tomada de decisões e à visão estratégica da empresa.
⚠️ Avisos:
- Tenha cuidado para não transformar isso em um argumento de marketing e comunicá-lo (em demasia): você perde o aspecto de "sombra" e seus funcionários podem ter uma visão negativa disso;
- Tenha cuidado para não criar uma divisão entre gerações dentro da empresa, colocando os gerentes jovens contra os mais experientes. O objetivo é que eles troquem ideias, trabalhem juntos e aprendam uns com os outros.
Dicas para um Comitê Executivo eficaz
Decisões difíceis a serem tomadas, pouco tempo para pensar sobre elas e tomá-las... Como você pode garantir que discussões construtivas ocorram durante a reunião do Comitê Executivo para que sejam produtivas?
Defina uma agenda e prioridades
Isso pode parecer óbvio, mas é a primeira coisa a fazer: avise os membros do comitê com antecedência e informe-os sobre os assuntos que serão discutidos o mais rápido possível. Planeje com bastante antecedência para que eles tenham algum tempo para se preparar e se familiarizar com os tópicos.
Quais são os objetivos dessa reunião?
Essa simples pergunta o ajudará a definir a pauta e os resultados esperados ao final do comitê.
Identifique claramente o assunto sobre a mesa
O assunto é político, estratégico ou operacional? Isso precisa estar claro na mente de todos os presentes para que todos estejam caminhando na mesma direção. Se não estiverem falando exatamente da mesma coisa, será complicado avançar e chegar a uma decisão. Isso é especialmente verdadeiro se você tiver um prazo curto para tomar uma decisão.
Beneficie-se da visibilidade global
O Comitê Executivo é o momento em que todos os departamentos estão representados e a oportunidade de fazer um balanço da atividade de cada um deles. Ele oferece uma visão de 360° do desempenho da empresa, o que é possível graças à análise dos KPIs (indicadores-chave de desempenho) de cada departamento.
Centralização dos documentos de que você precisa graças ao EDM
Garantir o acesso de todos os participantes aos documentos é essencial. Fazer atas, por exemplo, significa que as informações trocadas podem ser armazenadas, rastreadas e compartilhadas.
As empresas são obrigadas a considerar o compartilhamento seguro de arquivos para trocar dados confidenciais sem medo de divulgação.
COMEX/CODIR: qual é a diferença?
Às vezes, o limite entre esses dois órgãos de gerenciamento é pouco nítido. A distinção entre eles depende do tamanho da empresa e de sua cultura.
Um CODIR, ou comitê de gestão, é responsável por supervisionar o bom funcionamento de uma empresa. Ele pode ser composto por até várias centenas de pessoas, muito mais do que um COMEX. Um grande grupo pode ter dezenas ou até centenas de CODIRs, mas apenas um COMEX.
Em empresas menores, especialmente PMEs, o COMEX e o CODIR podem ser sinônimos e incluir os mesmos membros.
Outros órgãos de gerenciamento da empresa
O comitê de direção (COPIL)
Esse é um órgão central no gerenciamento de projetos muito grandes. Ele monitora rigorosamente as atividades, garante o cumprimento dos prazos, define os recursos alocados para o projeto e assim por diante. Seus membros são gerentes operacionais envolvidos no gerenciamento de projetos.
O Comitê Operacional (COMOP)
Esse comitê reúne gerentes para tomar decisões organizacionais e operacionais.
Os dois conceitos podem ser confundidos em pequenas empresas.
Mulheres nos comitês executivos
As mulheres estão cada vez mais representadas nos conselhos de administração de grandes empresas. E por um bom motivo: desde 1º de janeiro de 2017, as empresas francesas são obrigadas pela lei Copé-Zimmermann, em vigor desde 2011, a ter pelo menos 40% de mulheres em seus conselhos.
Os números mostram que a introdução dessa cota foi benéfica. Algumas grandes empresas chegam a ter uma proporção de mulheres superior a 50% - Engie (56,2%), Icade e Vivendi (54,5%), por exemplo.
Mas o quadro não é tão animador quando se trata da COMEX. O CODIR e o COMEX não estão sujeitos a nenhuma obrigação legal com relação à proporção de mulheres nesses órgãos de gestão.
Em 2018, apenas 15,3% dos comitês executivos das 120 maiores empresas francesas (SBF 120) eram compostos por mulheres.
É certo que esse número está aumentando, mas o crescimento não é de forma alguma comparável ao da presença de mulheres nos conselhos de administração.
Foco no z0 Gravity
A solução z0 Gravity foi projetada para empresas de todos os setores, desde PMEs até grandes grupos CAC40.
Esse software de gerenciamento de projetos e PPM facilita o gerenciamento de projetos de todos os tamanhos e em todos os níveis: estratégico, tático e operacional. Ele oferece uma visão de 360° dos projetos em todos os momentos e mostra o progresso geral da empresa.
A ferramenta atua como um elo entre departamentos, linhas de negócios e divisões, em uma solução colaborativa, segura e personalizada.
Artigo traduzido do francês