Como você pode calcular um plano de carga de trabalho para gerenciar melhor seus recursos?

O plano de carga de trabalho ajuda a gerenciar recursos e alocar tempo, dois fatores fundamentais para o sucesso de um projeto.

A otimização do gerenciamento do tempo é particularmente importante para empresas que faturam com base no tempo gasto, como empresas de serviços e agências. O aumento do tempo faturável e a melhoria da produtividade da equipe estão no centro de sua eficiência e, portanto, de sua lucratividade.

O duplo desafio está em antecipar os requisitos do projeto e gerenciar as taxas de ocupação da equipe.

Como o plano de carga de trabalho ajuda a facilitar esse planejamento? Quais são suas vantagens? E como usá-lo na prática para otimizar o uso de seus recursos e o gerenciamento do tempo? O Appvizer tem as respostas! 💡

O que é um plano de carga de trabalho?

Um plano de carga de trabalho, também conhecido como cronograma de carga de trabalho, é uma ferramenta usada para gerenciar os recursos de um projeto:

• recursos humanos
• recursos materiais
• recursos de tempo.

Ele facilita o planejamento e otimiza a alocação de recursos; fornece uma visão geral dos tempos passados e previstos. Esse resumo dos tempos pode ser obtido :

• por funcionário
• por equipe
• por projeto ou negócio.

Seu objetivo é distribuir a carga de trabalho da forma mais uniforme possível.

Os desafios e benefícios do planejamento da carga de trabalho

Desafios: entre o monitoramento e a antecipação

Para qualquer gerente de projeto, é essencial gerenciar os recursos humanos de forma eficaz para garantir o sucesso de um projeto.

O principal desafio para as organizações é antecipar e otimizar a alocação de recursos, principalmente com base no tempo gasto.

Para isso, elas precisam monitorar e prever as cargas de trabalho do projeto com a maior precisão possível, a fim de otimizar as alocações e reajustar as prioridades conforme necessário.

Os gerentes e as equipes devem poder acessar informações essenciais a qualquer momento sobre :

• uso de recursos e largura de banda restante,
• projetos atuais ou futuros e novas solicitações,
• a capacidade das equipes de trabalhar em novos projetos,
• previsão da necessidade de recursos externos ou recrutamento, conforme o caso, etc.

Uma ferramenta é essencial para centralizar todas essas informações e atualizá-las em tempo real.

Benefícios: uma visão operacional

O plano de carga de trabalho fornece uma visão operacional e gera indicadores-chave para otimizar projetos futuros.

O plano de carga de trabalho lhe oferece as vantagens de

• Conhecimento preciso da disponibilidade da equipe, com informações em tempo real sobre as cargas de trabalho dos funcionários. Em um piscar de olhos, você pode detectar qualquer sobrecarga e saber se pode ou não aceitar novos projetos dentro dos prazos exigidos;
  
• Identificar quaisquer discrepâncias ou inconsistências entre a carga de trabalho prevista e o trabalho realmente realizado e, assim, destacar quaisquer gargalos se for observado um atraso, para aumentar a eficiência de suas equipes;
  
• Elaborar cronogramas realistas: ao analisar os tempos mais de perto, você terá uma melhor compreensão da relação entre o tempo necessário e o tempo disponível e poderá melhorar o planejamento de projetos futuros;
  
• otimizar o gerenciamento de talentos: você pode ver facilmente se tem os recursos necessários e, se não tiver, pode identificar rapidamente qual perfil deve ser recrutado e quando, avaliando as necessidades futuras por habilidade;
  
• demonstrar transparência aos seus funcionários: tranquilizar e motivar suas equipes.

Os riscos em termos de prazos, qualidade e custos são mais equilibrados.

Como faço para criar um cronograma de carga de trabalho no Excel?

Requisitos para produzir um cronograma de carga de trabalho

Na prática, para criar um cronograma de carga de trabalho, você precisa :

• definir a duração de cada tarefa
• encontrar os recursos certos (número, disponibilidade, habilidades necessárias),
• indicar feriados e outras restrições específicas do projeto.

As 6 etapas principais

É possível criar um gráfico de capacidade planejada ou de planejamento de carga no Excel. Ele é usado para representar a relação entre o tempo planejado e o tempo disponível dos seus recursos e para informar se o equilíbrio da carga de trabalho está sendo respeitado.

Usamos o seguinte cenário típico: descobrir se um departamento (ou equipe) pode aceitar novos projetos.

1. Calcule a capacidade planejada, ou seja, a relação entre o número de horas planejadas para esse departamento e o número total de horas disponíveis para esse mesmo departamento, usando a fórmula :
   
   (Total de horas planejadas / Total de horas disponíveis) x 100
   

2. Crie uma planilha do Excel na qual você insira os diferentes departamentos da sua empresa e a capacidade planejada para cada um deles em um determinado período;
   
3. Destaque a tabela, clique em Inserir (barra de ferramentas) e escolha o formato de gráfico desejado;
   
4. Clique com o botão direito do mouse no gráfico resultante e, em seguida, clique em "Select data" (Selecionar dados);
   
5. Em "Legend entry (series)" (Entrada de legenda (série)), inverta as colunas e linhas, mantendo apenas sua equipe e a capacidade total;
   
6. Por fim, clique em OK para obter seus dados para análise no gráfico de planejamento de capacidade.
   

Aqui está uma ideia do que você deve obter. 👇

No entanto, os arquivos do Excel têm suas limitações:

• eles não são atualizados em tempo real,
• podem conter erros,
• não são uma base confiável para a tomada de decisões.

E quanto ao software?

A solução de software de planejamento

O uso de software de planejamento simples ou calendários compartilhados também é muito comum. Eles são mais práticos do que o Excel devido ao aspecto colaborativo que oferecem e às diferentes visualizações, dependendo do período escolhido.

No entanto, eles também têm suas limitações:

• não monitoram o orçamento,
• não podem ser usados para previsão,
• não oferecem suporte à decisão com indicadores de desempenho relevantes.

Ferramentas para o setor de construção

O planejamento da carga de trabalho também é um elemento-chave no gerenciamento do local e, portanto, é frequentemente incluído nas funcionalidades do software desenvolvido para profissionais de construção e engenharia civil.

A vantagem de usar o software BTP para o planejamento da carga de trabalho é que você pode gerenciar todas as suas operações em uma única plataforma, incluindo

• gerenciamento de seus recursos humanos e financeiros
• planejamento de projetos
• gerenciamento de cronograma
• monitoramento do progresso da obra
• faturamento
• análise de dados, etc.

Nossa seleção de ferramentas

Se você é uma empresa de construção, vai adorar essas ferramentas para otimizar todo o seu negócio.

🛠 ANAV

O ANAV é uma solução de planejamento de canteiro de obras projetada especificamente para PMEs do setor de construção e engenharia civil, tanto em obras secundárias quanto estruturais, que buscamidentificar e ativar alavancas de redução de custos.

Adequada para empresas com 10 a 100 funcionários, essa solução ajuda a antecipar cargas de trabalho, simplificar as tarefas diárias e otimizar a lucratividade do seu local. A ANAV também oferece uma solução de planejamento de carga de trabalho.

A Anav é uma ferramenta verdadeiramente colaborativa, com recursos sofisticados que são fáceis de aprender e usar. Esses recursos incluem

• planos intuitivos de carga de trabalho, que fornecem uma visão geral dos principais indicadores, exibindo a capacidade de carga de trabalho de suas várias divisões, para que você possa planejar sua atividade de forma otimizada para o dia, a semana ou o mês;

• atualizar o planejamento da carga de trabalho de acordo com a distribuição de tarefas e o progresso das equipes, mantendo-o atualizado e tornando a organização dos negócios simples, fácil de usar e confiável;
  
  
• planejamento múltiplo ágil e flexível, por meio do qual é possível planejar tarefas por profissão e habilidade usando o sistema, garantindo uma distribuição equilibrada e eficiente das tarefas;
  
  
• gerenciamento de negócios com base em dados reais, em que o ANAV consolida o planejamento com feedback do campo, proporcionando um gerenciamento preciso com base em dados concretos, permitindo um monitoramento rigoroso do progresso do local;
  
  
• A facilidade de uso e a economia de tempo também estão entre as vantagens significativas obtidas, graças a uma interface amigável que simplifica o dia a dia dos usuários, reA interface amigável simplifica o trabalho diário dos usuários, reduzindo a necessidade de tarefas de baixo valor agregado por meio de alocação de tarefas, planejamento de equipe, compartilhamento de notas e documentos e registro de tempo.

Como ferramenta de planejamento em primeiro lugar, o ANAV é um aliado inestimável quando se trata de colocar em prática um plano de carga de trabalho ideal para monitorar os recursos disponíveis da forma mais eficaz possível.

🛠 Planejamento de pessoal

O Staff Planning é um pacote de software de agendamento de pessoal e de tempo e presença. Intuitivo e colaborativo, ele é voltado principalmente para VSEs, PMEs e grupos nos setores de construção e obras públicas, industrial e nuclear.

Portanto, é natural que o Staff Planning inclua o planejamento da carga de trabalho entre suas funções.

Mais especificamente, o Staff Planning realmente ajuda a obter visibilidade sobre a alocação dos seus recursos, e você obterá muitos benefícios com o uso dessa solução:

• a criação, com apenas alguns cliques, de planos de previsão de carga de trabalho levando em conta todos os elementos (duração, ciclo de trabalho, habilidades e autorizações etc.)
• análise de quaisquer discrepâncias entre a carga de trabalho prevista e a capacidade, para que você possa antecipar qualquer déficit de recursos da forma mais eficaz possível;
• maior visibilidade sobre a equipe atribuída, graças a vários cronogramas: o portfólio, o cronograma do projeto, o cronograma de ausências e treinamento e o cronograma da equipe;
• planejamento de várias agências, para que você possa gerenciar seus recursos em várias agências ou departamentos;
• funcionalidades para registro de entrada e saída (por equipe e projeto) e para gerenciamento de ausências e treinamento, que completam a ferramenta e automatizam os processos de RH;
• suporte dedicado das equipes de Planejamento de Pessoal em todas as etapas (kick-offs, workshops, treinamentos etc.).

Tudo isso com a ajuda de um software intuitivo que incentiva a colaboração entre funcionários, gerentes, RH e diretoria, e ajuda todos a se tornarem mais eficientes.

Nossa seleção de software de planejamento de carga de trabalho on-line

Principais benefícios do software de planejamento de carga de trabalho

O planejamento da carga de trabalho é uma verdadeira ciência de alocação de tempo e precisa ser rigoroso.

Para garantir a eficiência e a lucratividade de um projeto, o software de planejamento de carga de trabalho on-line pode otimizar todos os fatores essenciais para o sucesso dos seus projetos:

• Planejamento de recursos com base na disponibilidade e nas habilidades,
• controle de tempo para o gerenciamento eficiente de recursos,
• a nálise de dados de projetos concluídos ou em andamento para melhorar a alocação de recursos com base no tempo gasto,
• antecipar riscos ou restrições em um ambiente em que as demandas mudam rapidamente.

Nossa seleção de ferramentas

Selecionamos várias ferramentas no modo SaaS para ajudá-lo a elaborar um plano de carga de trabalho on-line e trazer mais inteligência ao planejamento e ao gerenciamento da carga de trabalho do seu projeto.

🛠 Beesbusy

O Beesbusy é um software de planejamento e gerenciamento de projetos intuitivo e muito fácil de usar que permite gerenciar seus projetos e tarefas com facilidade. Adequado tanto para especialistas quanto para iniciantes, essa solução totalmente personalizável facilita o gerenciamento de seus recursos e a otimização de sua carga de trabalho.

O Beesbusy é uma ferramenta verdadeiramente colaborativa, com recursos sofisticados que são fáceis de aprender e usar, tais como :

• planejamento avançado de recursos, que permite planejar e monitorar detalhadamente o tempo gasto pelos seus funcionários (tempo programado, tempo concluído, tempo restante);
• uma visão global de seus cronogramas e tarefas, para que você possa gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, com 3 visões personalizáveis de vários projetos que fornecem dados úteis para gerenciar seus projetos (cronograma, Gantt e calendário);
• Planos intuitivos de carga de trabalho que oferecem uma visão geral da duração de cada tarefa e da carga de trabalho associada, bem como dos recursos necessários em termos de disponibilidade e habilidades, levando em conta suas férias e outras restrições;
• 3 tipos de painel, permitindo criar indicadores personalizados que facilitam o monitoramento de suas tarefas e projetos (painel individual para monitorar suas tarefas de acordo com o status, painel personalizado para monitorar as tarefas de suas equipes ou funcionários, painel global para uma visão geral dos portfólios de projetos);
• um aplicativo para smartphones (Android e iOS), para que você possa trabalhar com eficiência em qualquer lugar, a qualquer momento.

Além disso, o software oferece uma excelente relação custo-benefício, com uma versão gratuita que é ideal para empresas muito pequenas e organizações pequenas, e uma escala móvel de cobranças graças aos pacotes de equipes.

Concluindo, o Beesbusy é uma verdadeira ferramenta multifuncional que oferece uma visão de 360° da sua empresa, além de otimizar a comunicação entre as equipes .

🛠 Fitnet Manager

O Fitnet Manager é uma solução de gerenciamento ergonômica e fácil de usar para organizações orientadas a projetos, como consultorias e empresas de serviços. Sua ferramenta Capacity Planning otimiza o gerenciamento da carga de trabalho.

Altamente funcional e totalmente personalizável, ele permite que você :

• obter uma visão geral dos funcionários atribuídos a cada trabalho ou projeto e ajustar a agenda de acordo com diferentes visualizações (por funcionário ou por trabalho)
• modificar e atualizar automaticamente os dados diretamente na agenda;
• filtrar por mês ou semana e fornecer informações sobre as atividades concluídas inseridas pelos funcionários e o cronograma previsto;
• codificar por cores as taxas de disponibilidade de recursos e as anomalias do cronograma e classificar os funcionários em ordem crescente ou decrescente;
• otimizar a taxa de pessoal, correspondente à taxa de faturamento, que pode ser analisada em um relatório mensal ou anual dedicado.

Além disso, quatro ferramentas abrangentes de relatórios estão integradas ao software para resumir o tempo gasto e planejado por funcionário e por projeto/negócio.

🛠 Furious Squad

O Furious Squad, uma solução para o gerenciamento global de agências, consultorias e ESNs, ajuda a melhorar a rentabilidade de seus projetos. Sua ferramenta de planejamento de carga de trabalho permite que você se concentre na produção, na equipe e na satisfação do cliente ao mesmo tempo.

Projetado como um piloto automático, ele oferece :

• Monitoramento da taxa de ocupação real da equipe, para detectar qualquer excesso na carga de trabalho atual e ajudar a maximizar o tempo faturável;
• Planejamento inteligente da carga de trabalho, com sugestões automáticas de melhorias a longo prazo;
• uma verdadeira ferramenta de tomada de decisões, centralizando todos os fluxos de tomada de decisões da empresa;
• funções preditivas, como probabilidades de pré-vendas para determinados tipos de habilidades;
• uma interface gráfica clara para visualizar as tarefas de acordo com critérios de importância, para que você possa identificar rapidamente onde a ênfase deve ser dada.

Essa ferramenta usa dados e inteligência artificial para calcular o caminho mais curto para a produtividade e facilitar a tomada de decisões.

🛠 monday.com

A monday.com é uma ferramenta de gerenciamento de projetos com uma série de recursos para ajudá-lo a criar e gerenciar seus projetos do início ao fim. Personalizável e fácil de usar, ela facilita sua visão geral graças a uma interface amigável.

Veja o que a monday.com pode lhe ajudar a alcançar:

• uma visão geral de seus projetos graças a vários modelos de calendário e a uma interface colorida e fácil de entender;
• uma ferramenta ágil e flexível com a opção de modular sua interface com os recursos de sua escolha;
• informações sobre o andamento de seus projetos atuais em um piscar de olhos, graças a um p ainelfuncional e personalizável;
• tomada rápida de decisões graças às ferramentas de controle de tempo e à automação de tarefas;
• gerenciamento mais fácil das suas equipes com disponibilidade em tempo real;
• acesso a todas as suas atualizações avançadas e aprovações de orçamento para obter o máximo de produtividade.

🛠 Project Monitor

O Project Monitor é um pacote abrangente de software de gerenciamento de portfólio de projetos. Como resultado, ele pode ser usado para gerenciar a alocação de recursos com mais eficiência e elaborar planos de carga de trabalho, mesmo para empresas que executam um grande número de projetos ao mesmo tempo.

Repleta de recursos e automação, a solução oferece uma série de benefícios:

• um sistema de planejamento simples que permite que os gerentes antecipem as cargas de trabalho com base nos recursos disponíveis;
• a capacidade de planejar recursos progressivamente, começando com uma visão macro e depois refinando para obter uma visão mais detalhada;
• Atualizações em tempo real para manter o plano de carga de trabalho alinhado com a realidade no local (por exemplo, licença médica) e um sistema de alerta em caso de falta ou excesso de pessoal;
• uma ferramenta de registro e monitoramento de tempo, com a possibilidade de automação, para facilitar o gerenciamento de cronogramas e garantir a precisão do plano de carga de trabalho;
• relatórios e análises para garantir o ROI dos projetos atuais e antecipar melhor as necessidades e os projetos futuros.

Em resumo, graças ao Project Monitor, você pode gerenciar seus recursos de forma inteligente, mesmo quando tiver um grande número de projetos e/ou projetos complexos, e pode usar seu feedback para planejar melhor os projetos futuros.

🛠 Stafiz

O Stafiz é um ERP voltado para equipes de empresas de serviços que operam em modo de projeto e, mais especificamente, para ESNs, consultorias, agências, editores e integradores de software e organizações de treinamento.

Ele vai além do software de gerenciamento de projetos, apoiando o gerenciamento de todas as atividades da organização, desde a pré-venda até o faturamento.

Essa ferramenta abrangente inclui funções de gerenciamento de pessoal, integradas ao planejamento de recursos e ao monitoramento de projetos, para ajudá-lo a gerenciar suas cargas de trabalho da forma mais eficaz possível. Seus principais recursos incluem

• A função Smart Staffing, que mostra automaticamente os perfis mais adequados com base nos vários critérios inseridos previamente (disponibilidade, habilidades, funções etc.);
• visibilidade em tempo real dos riscos de capacidade, para evitar sobrecargas ou subcargas de trabalho;
• indicadores para mostrar quais habilidades estarão em falta no futuro;
• monitoramento das cargas de trabalho previstas para projetos de clientes, projetos internos e ausências, para que seja possível planejar com a maior eficiência possível;
• a capacidade de criar um pool de subcontratados e freelancers, para que você possa manter a colaboração com eles e empregá-los em seus projetos;
• funções avançadas de monitoramento e validação do tempo de trabalho, incluindo gerenciamento de férias, disponíveis por meio de um aplicativo móvel (Android e iOS);
• relatórios de acompanhamento de atribuições (consolidados, por projeto, cliente, funcionário etc.) para ajudá-lo a planejar melhor suas cargas de trabalho futuras e respeitar as margens;
• sincronização com todos os seus calendários, para que você tenha melhor visibilidade de suas agendas.

O Stafiz garante visibilidade total para melhorar suas cargas de trabalho e a lucratividade de seus projetos, além de uma economia de tempo significativa graças à automação de ponta a ponta de todas as suas operações.

🛠 Teamleader

O Teamleader é um pacote completo de software de gerenciamento de negócios que permite gerenciar todas as atividades da sua empresa em uma única ferramenta.

Projetado para empresas muito pequenas, PMEs e agências que trabalham com digital, mídia ou publicidade, essa solução pronta para uso oferece todas as funções necessárias para organizar sua empresa e os projetos de seus clientes. Além de planejar, ela permite gerenciar e acompanhar as vendas e até mesmo faturar.

O Teamleader tem mais de 10 anos de experiência e mais de 15.000 clientes satisfeitos!

O controle preciso das horas trabalhadas e a disponibilidade de recursos são questões importantes de eficiência e lucratividade para a sua empresa. Melhore seu desempenho com a funcionalidade :

• funcionalidade de controle de tempo para cronometrar com precisão o tempo gasto em um projeto, automática ou manualmente, e exportar relatórios de tempo com um clique para facilitar o faturamento para seus clientes;
• estimativa de capacidade , que determina se as pessoas certas estão disponíveis para garantir que o projeto seja executado sem problemas e seja um sucesso;
• otimizar a sua organização analisando o tempo gasto usando diferentes filtros (por projeto, por cliente, por usuário etc.) e gerando relatórios para gerenciar melhor os projetos futuros;
• Gerenciamento inteligente da alocação de recursos humanos para cada projeto, para garantir que a carga de trabalho seja distribuída uniformemente e que os processos sejam executados sem problemas;
• O Teamleader pode ser sincronizado com outros softwares por meio da API para economizar tempo e otimizar a organização (calendário compartilhado, ferramentas administrativas, geração de leads, etc.);
• especialistas para ajudá-lo a configurar o software em sua empresa e monitorar seu uso, além de uma equipe de atendimento ao cliente disponível para responder às suas perguntas diariamente.

O Teamleader é um software fácil de usar que permite gerenciar toda a sua empresa a partir de uma única interface por apenas 15 euros por mês por usuário, com novos recursos adicionados regularmente.

🛠 Triskell

O Triskell também é um software de gerenciamento de portfólio de projetos. O que o torna especial? Ele oferece suporte ao planejamento estratégico e à governança geral da organização, abordando toda a cadeia de valor de gerenciamento.

Portanto, ele é particularmente adequado para PMEs e grandes contas.

Em termos de gerenciamento de recursos e, portanto, de planejamento de carga de trabalho, o Triskell é particularmente poderoso:

• um sistema de alocação de recursos de cima para baixo, que permite planejar recursos genéricos (por linha de negócios, por exemplo), e não apenas por nome. Isso lhe dá uma visão geral inicial sem perder tempo entrando em detalhes imediatamente;
• Gerenciamento simultâneo de recursos nos níveis macro e micro, para que você tenha a visão mais precisa possível da capacidade da sua empresa;
• monitoramento preciso das cargas de trabalho dentro da empresa, em todas as atividades, para ver quais recursos podem ser alocados para cada projeto;
• Cenários para identificar a melhor configuração a ser adotada;
• planilhas de horas para controlar com precisão o tempo gasto pelos funcionários em cada projeto;
• uma ferramenta ágil, flexível e modular: adicione os blocos de construção que desejar ao software e adapte-o às suas necessidades.

🛠 Whoz

A Whoz digitaliza a alocação de recursos para empresas de serviços e consultorias, usando poderosas ferramentas de análise e gerenciamento de recursos. Essa solução SaaS oferece maior controle sobre a atividade, para aumentar o desempenho.

O objetivo? Menos perda de lucros e mais oportunidades graças a :

• uma visão global, precisa e em tempo real da carga de trabalho, para que você possa identificar rapidamente os consultores em missão, entre contratos e quaisquer anomalias de programação;
• um painel inteligente que consolida dados em tempo real e de previsão (taxa de ocupação real, TACE geral, dias disponíveis, etc.) para ajudá-lo a prever melhor a atividade;
• simulação de vários cenários de equipe com diferentes perfis, analisando o impacto de cada escolha sobre as margens e a lucratividade;
• identificação rápida e multicritério dos melhores perfis para uma determinada atribuição (habilidades, localização geográfica, disponibilidade, lucratividade);
• visibilidade interna e externa dos recursos da empresa entre suas unidades de negócios e parceiros confiáveis (empresas, freelancers, etc.).

Tome decisões mais rápidas e bem informadas, com base em um processamento de dados inteligente e preditivo para melhorar seus resultados a longo prazo.

🛠 Wrike

O Wrike se destaca como um software colaborativo baseado em nuvem que oferece gerenciamento simplificado de projetos. Sua compatibilidade com outros aplicativos, opções avançadas de sincronização, automação poderosa e interface intuitiva fazem dele uma ferramenta essencial para otimizar sua carga de trabalho. Maximize a eficiência de sua equipe e garanta maior produtividade com a colaboração ideal entre suas equipes!

Objetivos: eficiência e lucratividade

Diga adeus ao Excel e aos atrasos devido à falta de antecipação e use os tempos passados para prever melhor seus projetos futuros!

Os principais desafios de sua organização são maximizar as atividades geradoras de receita, a alocação de seus recursos com o maior número possível de contratos faturados e a satisfação do cliente. Tudo isso com a melhor eficiência possível.

O plano de carga de trabalho automatizado em uma ferramenta dedicada o ajuda a fazer isso, a aumentar a visibilidade desses critérios-chave e, por fim, a otimizar a lucratividade da empresa.

Você está convencido dos benefícios de usar uma ferramenta on-line para obter o máximo do seu plano de carga de trabalho?