Vantagens do gerenciamento de projetos

O que é gerenciamento de projetos? Desenvolver uma estratégia adequada de gerenciamento de projetos pode parecer difícil se você não estiver acostumado a isso. No entanto, tendo em vista os benefícios que ela pode lhe trazer, faz sentido escolher essa opção em vez de executar seu projeto sem preparação e esperar que ele seja executado sem problemas por si só. Aqui estão algumas das vantagens de implementar uma boa estratégia de gerenciamento de projetos em sua empresa.

Ser capaz de avaliar se o projeto é viável

Parece óbvio, mas não é! Quantos empreendedores lançam seus negócios sem ter avaliado o grau de sucesso possível e a viabilidade de seu projeto? Se você não tiver o orçamento, os recursos humanos certos ou tempo suficiente, seu projeto geralmente fracassará.

Melhor antecipação de eventos

O gerenciamento de projetos permite que você tenha uma visão global e de longo prazo. Em vez de esperar que os problemas surjam, você sabe quais são eles com antecedência e, portanto, pode gerenciá-los melhor. Com um planejamento melhor, o trabalho das equipes é mais bem organizado e é possível estimar os requisitos materiais e humanos. As falhas são corrigidas mais rapidamente. Se você conseguir gerenciar 80% do seu projeto, é quase certo que levará seu negócio a uma conclusão bem-sucedida. E para gerenciar seu projeto adequadamente, você precisa estar ciente de todos os problemas que possam surgir, como a indisponibilidade de determinadas máquinas ou a ausência de determinados funcionários. Um software de gerenciamento de produtos gratuito ou pago pode lhe dar visibilidade real.

Reduzir esforços e custos

Ao gerenciar seu projeto, você pode esperar reduzir o tempo gasto em uma tarefa. Ao preparar um trabalho, você geralmente gasta menos tempo do que o planejado. Além disso, isso também é bom para seu orçamento, pois certas tarefas podem ser executadas em paralelo. A boa preparação de um projeto é uma garantia de sucesso.

Proponha um cronograma realista

Não faz sentido embarcar em prazos insustentáveis e dizer ao seu cliente ou à sua equipe que você terminará o projeto antes mesmo de começar!

Com uma ferramenta de planejamento, você tem uma estimativa realista dos prazos de entrega e pode chegar a um acordo entre os membros da sua equipe e o cliente em potencial. Todos estarão envolvidos na proposta de prazo e se esforçarão para cumprir as datas. Além disso, com uma ferramenta de acompanhamento de projetos, cada participante poderá consultar o gráfico de Gantt indicando as datas de entrega e o limite crítico a não ser ultrapassado.

Resolver problemas mais rapidamente

Se você souber quais são os problemas, poderá resolvê-los com mais facilidade e rapidez. Tente listar todos os obstáculos no início do projeto para que você saiba o que pode dar errado. É sempre mais fácil lidar com um problema quando você sabe que ele pode acontecer. Gerencie os riscos antes que eles surjam, como a falta de equipamentos, um orçamento muito pequeno ou um membro da equipe em férias.

Gerencie melhor o seu orçamento

Ao desenvolver o seu projeto, você precisará fazer um orçamento e imaginar os requisitos financeiros se quiser levá-lo até o fim. Com o gerenciamento de projetos, você pode verificar regularmente as alterações no orçamento e ajustá-lo de acordo com as receitas e despesas futuras. As estimativas serão mais precisas e o controle será mais fácil.

Evite produtos ou serviços de baixa qualidade

Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você pode usar um sistema de rastreamento de problemas. Os problemas são registrados e indicados no software. Todas as partes envolvidas recebem uma notificação e pode haver uma discussão para encontrar uma solução antes da entrega. Fazer alterações em um produto depois de ele ter sido entregue ao cliente custa mais do que fazer alterações antes da entrega. Refine seu produto ou serviço antes de aprovar a entrega e ofereça ao seu cliente um nível mais alto de qualidade.

Comunique-se rapidamente

Ao promover uma compreensão clara das informações, o gerenciamento de projetos traz uma vantagem real para as trocas entre os funcionários. Eles têm o mesmo nível de informação e também podem aproveitar as mensagens de projeto colaborativas disponíveis no software de gerenciamento de projetos para discutir assuntos ao vivo. As trocas são mais rápidas e claras, e os problemas são resolvidos mais rapidamente. É sempre melhor favorecer a comunicação proativa em vez de esperar que os problemas sejam explicados a você. Faça perguntas, interesse-se pelo trabalho de sua equipe e por como ela se sente em relação a ele.

Não perca a motivação

Durante um projeto tedioso ou que se estende por um longo período, você pode se sentir desanimado. O gerenciamento de projetos permite que você trabalhe de forma colaborativa, mas também que esteja ciente do progresso do projeto. Você não se perderá no labirinto de informações, e todos os dados serão centralizados para que você possa encontrá-los com mais eficiência. Além disso, a metodologia usada em seu primeiro projeto de gerenciamento de projetos pode ser reutilizada em um projeto futuro. Você perderá menos tempo porque as ferramentas já lhe são familiares.