Asana ou Trello: uma comparação das duas ferramentas de gerenciamento de projetos

Asana e Trello são duas ferramentas de gerenciamento de projetos muito populares para empresas que trabalham de forma colaborativa e ágil diariamente ou em projetos pontuais. Esses dois aplicativos on-line são frequentemente comparados, pois sua abordagem de gerenciamento de projetos é visual, divertida e colaborativa. Essa fórmula vencedora permitiu que milhões de funcionários em todo o mundo trabalhassem no "modo de projeto", com todos os benefícios que isso pode trazer: produtividade, alcance de objetivos, visibilidade, organização sem estresse etc.

Nesta comparação, testamos o Asana e o Trello em suas versões mais recentes para destacar suas diferenças fundamentais e ajudá-lo a fazer a escolha mais adequada para sua equipe de projeto.

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Apresentação das duas ferramentas de gerenciamento de projetos

Asana: gerenciamento colaborativo de projetos e produtividade cotidiana

Asana

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Gerenciamento de trabalho, projetos, e tarefas

Mais informação sobre Asana

A Asana é um software de gerenciamento de tarefas e projetos desenvolvido para a colaboração diária e o planejamento de projetos ad hoc. A Asana usa os fundamentos das ferramentas de gerenciamento de projetos para fornecer uma estrutura estruturada para as equipes e, ao mesmo tempo, oferecer uma experiência flexível e colaborativa. Esse software foi projetado para permitir que os membros da equipe colaborem e se comuniquem com mais eficiência, com o objetivo de aumentar significativamente a produtividade, independentemente do tamanho da equipe ou da complexidade do projeto.

Trello: gerenciamento visual de projetos para pequenos projetos

Trello

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Gerencie projetos com mais colaboração e produtividade

Mais informação sobre Trello

O Trello é uma ferramenta de organização universal para projetos pessoais e profissionais. O Trello oferece uma abordagem muito específica para o gerenciamento de projetos, substituindo tarefas por "cartões" e projetos por "quadros". Essa abordagem, baseada no método Kanban, oferece um ambiente altamente visual para projetos, como notas Post-it em um quadro branco. Essa ferramenta de gerenciamento de projetos é tão relevante para o planejamento e a organização da criação de um site quanto para a organização da sua mudança para um novo apartamento.

Nem o Trello nem a Asana exigem qualquer treinamento (por exemplo, um MOOC de gerenciamento de projetos), certificação, gerenciamento de mudanças, metodologia de planejamento de projetos ou implantação supervisionada (suporte de um integrador). São ferramentas colaborativas simples, gerenciadas inteiramente pela interface da Web. Elas são adequadas para todas as equipes que desejam trabalhar juntas de forma mais ágil (menos rígida).

Duelo entre Asana e Trello: comparando recursos

Acabamos de ver que o Trello e a Asana foram projetados para o gerenciamento de projetos ágeis, mas há uma diferença inicial clara em sua abordagem. Isso fica imediatamente evidente na experiência do usuário. A tabela abaixo mostra as diferenças apenas em termos de funcionalidade:

Funcionalmente, a principal diferença entre o Trello e a Asana é a forma como as tarefas são visualizadas e agendadas. A Asana oferece um ambiente melhor quando um projeto contém cerca de trinta tarefas (o que acontece na maioria das vezes), enquanto a visualização de tabela exclusiva do Trello tira proveito de projetos pequenos para oferecer maior visibilidade e facilidade de uso. Sobre esse ponto, nossa opinião é que uma lista de tarefas, subtarefas e a capacidade de agrupá-las é quase indispensável no planejamento de projetos e que o Trello é, portanto, muito limitador. Também deve ser observado que, em 2016, a Asana adicionou uma visualização de tabela que é quase idêntica à do Trello, mantendo o estilo elegante que é tão popular entre seus usuários. Esse recurso foi claramente projetado para atrair os fãs do Trello.

A versão gratuita do Asana oferece mais recursos do que o Trello, refletindo o desejo do Trello de manter os recursos nativos de sua ferramenta em um mínimo estrito. Para usuários intensivos do Trello, um catálogo de aplicativos chamado Power-Ups aprimora a versão básica, desde que você faça o upgrade para a versão premium. No entanto, tenha cuidado: os Power-Ups estão cheios de boas ideias, mas são desenvolvidos por desenvolvedores independentes que não fazem parte da Atlassian (proprietária do Trello): a consistência e a qualidade dos Power-Ups nem sempre estão presentes.

Importante: Asana e Trello são consideradas ferramentas colaborativas de gerenciamento de projetos (trabalho em equipe) e, portanto, não cumprem as funções das soluções de software de gerenciamento de projetos, como :

• Gerenciamento de planilha de horas para o controle do tempo gasto,
• Orçamentos e faturamento,
• Gerenciamento de recursos,
• Planejamento de carga de trabalho,
• Gerenciamento de portfólio de projetos (PPM): a Asana lançará uma função de PPM em novembro
• Ciclo de vida do projeto,
• Mensagens instantâneas e Visio,
• Gerenciamento de riscos,
• Gerenciamento financeiro: gerenciamento de custos, monitoramento de orçamento,
• Gerenciamento de documentos (EDM).

Preços: qual ferramenta oferece a melhor relação custo-benefício?

A Asana e o Trello têm modelos de preços muito semelhantes:

• Uma versão gratuita sem limite de tempo (em oposição a uma avaliação gratuita), que as equipes pequenas podem usar indefinidamente;
• Uma versão premium para empresas que desejam todos os recursos da solução;
• Uma versão Enterprise para as empresas mais exigentes em termos de serviços.

Após vários meses de uso da versão gratuita da Asana, o limite do número de colaboradores e a funcionalidade de criação de campos personalizados nos levaram a fazer o upgrade para a versão premium. Com o Trello, é o limite de 1 Power-Up por quadro e 10 MB (ou seja, 2 ou 3 arquivos) que o leva a fazer o upgrade.

A relação custo-benefício depende principalmente de como você gerencia seus projetos:

• A versão gratuita é muito boa em ambos os campos, desde que você gerencie projetos pequenos. Se seus projetos se tornarem complexos, você se sentirá constantemente limitado no Trello;
• A versão premium da Asana, por outro lado, é mais qualitativa: ela lhe dá a sensação de ter uma ferramenta profissional e estruturada, enquanto o Trello mantém uma sensação de amadorismo.

Vantagens e desvantagens das duas ferramentas de planejamento

Trello + Asana

Vantagens das duas ferramentas:

• Ambas têm uma versão gratuita;
• São fáceis de usar;
• Facilitam a coordenação dos participantes do projeto;
• Fornecem gerenciamento eficaz de projetos e acompanhamento do progresso;
• São colaborativas, produtivas e simplificam a comunicação;
• Centralizam as informações e sincronizam as ações.

Desvantagens de ambas as ferramentas:

• Não permitem que você gerencie projetos complexos com todas as suas dimensões (orçamentos, PPM, pessoal etc.).

Trello

Vantagens do Trello :

• Integração extremamente rápida: uma conta gratuita pode ser aberta em 10 segundos sem frustração;
• A familiarização com a ferramenta é rápida e altamente intuitiva;
• Continua sendo tão divertido de usar como sempre, mesmo depois de vários meses;
• A interface é minimalista, mas permite adicionar recursos adicionais (Power-Ups) para os usuários mais exigentes.

Desvantagens do Trello :

• A ferramenta é muito simplista para projetos de complexidade média a alta;
• O modo de exibição somente Kanban é frustrante depois de trinta ou mais cartões;
• O uso é limitado a projetos pontuais e não à produtividade diária (gerenciamento de tarefas da equipe);
• Não é possível criar subtarefas com o mesmo nível de detalhe das tarefas principais.

Asana

Vantagens da Asana

• Seu uso diário, bem como em projetos pontuais, faz dela uma plataforma colaborativa tão amplamente utilizada quanto o e-mail;
• Excelente relação custo-benefício;
• As visualizações podem ser variadas para atender às preferências pessoais;
• Bom equilíbrio entre estrutura e flexibilidade;
• Muito abrangente em termos de funcionalidade, com boas integrações.

Desvantagens da Asana

• O gerenciamento mais avançado de fluxos de trabalho e números de tíquetes poderia substituir softwares como o Redmine.

Usuários e contextos de uso da Asana e do Trello

Tipo de empresa que usa Asana e Trello

• Freelancers,
• Pequenas empresas / start-ups,
• PMES, SMIS,
• Departamentos específicos de grandes empresas.

Partes interessadas

• Todos os funcionários,
• Gerentes de projeto.

Asana e Trello não são adequados para departamentos de TI, proprietários de projetos, gerentes de projetos, etc.

Tipo de projeto

• Projeto de TI: principalmente desenvolvimento de software,
• Brainstorming,
• Projetos criativos: projeto web, plano de comunicação,
• Projetos de inovação: criação de uma nova linha de produtos,
• Coordenação da equipe no dia a dia (somente Asana),
• Trabalho colaborativo (somente Asana).

Metodologias recomendadas

• Nenhuma ou ágil

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Conclusão: o que você deve escolher entre Asana e Trello?

O Trello e a Asana são ferramentas de TI altamente eficientes que oferecem um bom nível de flexibilidade no gerenciamento de projetos. No caso do Asana, a ferramenta também cumpre a função de gerenciamento colaborativo das tarefas diárias de cada funcionário (excluindo projetos). A versão gratuita do Trello é uma ferramenta organizacional muito boa para pequenos projetos. No entanto, sua cobertura funcional limitada significa que você terá que atualizar rapidamente para a versão premium. No entanto, por quase o mesmo preço, a versão premium do Asana oferece mais recursos para um uso mais amplo e estruturado.