VSEs e PMEs: otimize suas vendas e gerenciamento de estoque para se recuperar em tempos de crise

Como você pode repensar seus processos de vendas, métodos de aquisição e gerenciamento de estoque para garantir sua sobrevivência a longo prazo?

As consequências econômicas dessa crise global de saúde são de longo alcance e certamente levarão a grandes mudanças em nossos padrões de consumo e distribuição.

Diante dessa crise, as pequenas empresas geralmente estão na linha de frente. Perda de negócios, dificuldades de fornecimento, problemas de fluxo de caixa - os empresários enfrentam uma série de obstáculos.

No entanto, a força de uma VSE está em sua capacidade de adaptação. Se os próximos meses serão difíceis, a agilidade, o profissionalismo, a organização e a criatividade os tornarão mais resistentes diante dessa crise. É também em tempos de crise que novas oportunidades são criadas.

Algumas empresas são duramente atingidas, outras menos, dependendo de seu setor de atividade e modelo de distribuição. As medidas foram implementadas pelo governo e todos devem poder se beneficiar delas para aliviar a emergência.

Na segunda etapa, precisamos ser capazes de questionar nossa organização e nossos métodos, por meio de uma análise global. Para as empresas que vendem mercadorias, determinadas ações podem ajudar a aprimorar seu modelo de negócios, agilizar o ciclo de clientes/faturamento e o gerenciamento de estoque, além de explorar novas oportunidades. Sugerimos que você identifique algumas práticas recomendadas que maximizarão suas chances de resistir à tempestade e se recuperar mais rapidamente.

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Transforme o estoque em seu melhor aliado

O gerenciamento de estoque é ainda mais sensível em tempos de crise e é um elemento crucial que você pode influenciar. Independentemente do tamanho da sua empresa e do seu setor de atividade, não ignore o impacto de um bom gerenciamento e otimização de estoque.

Aqui estão algumas recomendações para implementar rapidamente durante esse período:

▶️Analysez seu estoque existente: antes de mais nada, você precisa saber exatamente em que consiste seu estoque: referências e categorias de produtos, quantidades de cada um, local de armazenamento. Um inventário detalhado lhe dará uma visão clara do que você tem.

▶️Déterminez Avaliação do inventário: esse segundo estágio é essencial porque o inventário é um ativo de capital. Ele aumenta sua necessidade de capital de giro (WCR) e afeta diretamente seu fluxo de caixa. Uma boa análise o ajudará a tomar as decisões corretas.

▶️Calculez seus custos de produção e identificar itens de alta ou baixa margem: como a lucratividade de sua empresa é fundamental, você precisa ser totalmente capaz de identificar os produtos que geram lucro. Sua estratégia de vendas dependerá disso.

▶️Réduisez Estoque ocioso : mercadorias não vendidas são um fardo para sua empresa e representam custos adicionais desnecessários. É possível desenvolver ações promocionais ou até mesmo considerar soluções de desestocagem de curtíssimo prazo.

▶️Révisez seu portfólio de produtos: da mesma forma que você identificou os itens não vendidos, identifique os itens de alta rotatividade e os mais vendidos. Essa é uma oportunidade de reduzir a amplitude de sua linha de produtos, simplificar sua oferta e concentrar-se em determinados produtos.

▶️Assurez rastreabilidade de seus produtos : certas atividades exigem o rastreamento legal de suas mercadorias. No caso de produtos perigosos, perecíveis ou medicinais, a introdução de números de lote ou de série significa que você pode rastreá-los o tempo todo, para que possa reagir mais rapidamente.

▶️Organisez e esclareça seu gerenciamento de produtos : sua organização durante uma crise deve ser impecável. Quando você assumir o controle, seu gerenciamento fará toda a diferença.

Se você ainda não criou seus SKUs para garantir um melhor rastreamento, é hora de pensar nisso! A definição de categorias de produtos também pode ser útil para uma melhor análise (por exemplo, acessórios, roupas, orgânicos etc.). Você também já pensou em adotar códigos de barras em conjunto com um scanner para acelerar os pedidos e seu processamento? E, por fim, se você tiver um depósito ou uma área de armazenamento bastante grande, pense em criar espaços para facilitar a retirada dos produtos antes de serem despachados.

Otimize e automatize seu gerenciamento de vendas

Mais do que nunca, quando a economia voltar a crescer, a maneira como você lida com o gerenciamento de vendas será crucial para voltar aos trilhos com rapidez e eficiência.

Revisar seus processos de vendas significa

• Reduzir o risco de erros e preservar o relacionamento com o cliente,
• Melhorar a lucratividade e a produtividade,
• Economizar tempo e concentrar-se em seu negócio principal,
• Acelerar o fluxo de caixa.

Então, como você pode fazer isso? Aqui estão algumas medidas simples que você pode tomar:

▶️Faites Organize seu catálogo de produtos: Como já foi mencionado, revise seu banco de dados de produtos, classifique e analise os mais vendidos e não tenha medo de limpar a casa! Mas você pode ir ainda mais longe, criando kits de produtos ou ofertas promocionais. Você também pode tentar acelerar a disponibilidade de seus produtos antecipando determinados estágios, o que é conhecido como diferenciação atrasada.

▶️Automatisez a cadeia de vendas: abandone aquelas planilhas incontroláveis! Otimize suas operações e o ciclo de vendas automatizando e centralizando todos os seus dados e pedidos em um único sistema. Você poderá transformar suas cotações em formulários de pedidos e, em seguida, em faturas em um piscar de olhos e sem erros.

▶️Restez perto dos clientes existentes: eles são o coração de sua empresa. Mantê-los atualizados os ajudará a pensar em você quando estiverem prontos. Para manter o vínculo, não hesite em revisar seu arquivo de clientes, atualizando dados, endereços, e-mails etc. Centralize as informações deles, classifique-as e estabeleça condições comerciais diferentes para recompensar seus melhores clientes e incentivar uma maior fidelidade.

▶️Créez oportunidades de vendas: pense nas diferentes alternativas que você pode colocar em prática para impulsionar sua atividade de vendas. Aqui estão apenas algumas delas:

• Ofereça vendas em consignação: esse sistema permite que você exponha seus produtos com um varejista que lhe pagará somente quando os produtos forem vendidos. Isso dá maior visibilidade aos seus produtos e reduz o risco de o cliente oferecer seus produtos.
• Crie campanhas de marketing: adicione strass e lantejoulas aos seus produtos para torná-los mais atraentes e competitivos. Pense também em propor ofertas comerciais e pacotes atraentes, por exemplo, um conjunto com um brinde ou um kit com PDV gratuito para facilitar as vendas.
• Adote novos canais de distribuição: a estratégia omnichannel é particularmente benéfica em tempos de crise porque permite diversificar seus canais de vendas. Considere novas formas de venda: comércio eletrônico, feiras comerciais, agentes de vendas, centros de liquidação, butiques, pop-ups, marketplaces etc.
• Elabore relatórios detalhados de vendas: identifique os melhores canais de distribuição, locais de vendas, representantes de vendas, clientes, produtos etc. Em resumo, acompanhe seus principais indicadores e tire conclusões a partir deles para que possa concentrar seus esforços no momento certo e no lugar certo.

▶️Favorisez colaboração com suas equipes: uma equipe motivada e bem equipada é um ativo essencial para sua empresa:

• Adote ferramentas fáceis de usar que ajudarão seus funcionários a se tornarem mais eficientes e a atender melhor seus clientes.
• Treine suas equipes em melhores práticas de negócios, disponibilizando ferramentas móveis.
• Crie ambientes de trabalho centralizados para cada funcionário, com acesso personalizado a seus dados.

Reconsidere seus métodos de abastecimento

O estoque desempenha um papel fundamental no futuro de longo prazo de sua empresa. Como já explicamos, ele imobiliza seu caixa e aumenta sua WCR. Portanto, é essencial gerenciar seus suprimentos para otimizar seus níveis de estoque e seu custo. Mas tenha cuidado, não se trata de suspender todas as suas compras, pois o estoque insuficiente pode levar à perda de vendas e a clientes insatisfeitos quando você voltar a operar.

Aqui estão 7 recomendações para melhorar o fornecimento de mercadorias durante esse período de crise e pós-crise:

▶️Gérez seus pedidos de fornecedores existentes: faça um balanço de seus pedidos de fornecedores atuais, sejam eles pré-pedidos, pedidos parcialmente recebidos ou pedidos recebidos, mas ainda não liquidados. Trabalhe com seus fornecedores para modificar ou cancelar determinados pedidos e escalonar as entregas. Essa também é uma oportunidade de negociar os termos e as condições de seus pagamentos.

▶️Analysez sua produção atual: para designers e fabricantes, pense em revisar sua produção. Pode ser apropriado cancelar ou adiar determinadas produções planejadas e, consequentemente, ajustar a compra de matérias-primas. Na medida do possível, você também deve tentar reduzir o tempo de produção para diminuir seu trabalho em andamento.

▶️Cherchez para adotar o gerenciamento de estoque just-in-time: o objetivo desse método é acelerar a rotação de estoque. Isso significa que você precisa reduzir ao máximo o tempo decorrido entre o recebimento dos produtos e o envio deles de volta aos clientes. Isso reduz o custo de armazenamento de mercadorias. No entanto, tenha cuidado com os custos adicionais de entrega que esse método pode gerar.

▶️Évitez faltas de estoque de seus produtos principais e de alta margem: esses produtos são essenciais para o futuro de longo prazo de sua empresa.

• Calcule seu ponto de pedido: geralmente usado com o modelo just-in-time, o ponto de pedido ou o método de limite de reabastecimento envolve a definição de um nível de estoque para cada produto que, uma vez atingido, aciona um pedido de reabastecimento com seu fornecedor.
• Crie notificações quando os estoques estiverem muito baixos: se você usar um software de gerenciamento de estoque, poderá configurar alertas para notificá-lo quando os níveis de estoque estiverem baixos. Dessa forma, você pode fazer um novo pedido aos seus fornecedores.

▶️Optez para dropshipping: os produtos são enviados diretamente de seus fornecedores para seus clientes. Isso significa que você não precisa armazenar os produtos que vende.

▶️Évaluez sua base de fornecedores: em tempos de crise, a dependência excessiva de alguns fornecedores pode ser arriscada se alguns não puderem mais entregar ou forem forçados a fechar as portas. Também pode ser uma boa ideia encontrar distribuidores locais. Dessa forma, você pode evitar problemas de entrega e apoiar as empresas de sua região. A solidariedade local costuma ser muito apreciada em tempos difíceis e pode se tornar uma vantagem competitiva. Também é fundamental garantir que seus produtos principais e de alta margem de lucro sejam entregues.

▶️Optimisez suas compras: no final, recomendamos que você tente minimizar o custo anual total de seus produtos em estoque. Portanto, você precisa definir o ponto ideal entre os custos de aquisição de pedidos e os custos de manutenção de estoque. Para isso, é possível usar o cálculo da EOQ (Quantidade Econômica de Pedidos).

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Aja agora para se recuperar!

Não demore a tomar medidas para garantir sua sobrevivência durante a crise e para facilitar a recuperação pós-crise.

Mais do que nunca, o fluxo de caixa é a força vital de sua empresa, e é por isso que o monitoramento de suas necessidades de capital de giro é vital. Certifique-se de não acumular muitos recursos em seus estoques, o que é a principal ameaça ao capital de giro das empresas comerciais. O software de gerenciamento de estoque e pedidos permitirá que você gerencie e controle seu estoque de forma eficiente e sem erros.

O gerenciamento de contas a receber e a pagar também é essencial para otimizar o capital de giro. Escolha seus fornecedores com cuidado e organize suas compras. Do lado do cliente, a automação das operações de processamento e cobrança de pedidos melhora o processo "Order to Cash", para que você receba o pagamento mais rapidamente. Crucial para um fluxo de caixa saudável!

Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Seus comentários e posições são próprios.