6 dicas para um ótimo gerenciamento de estoque

A gestão de estoques é estratégica para qualquer empresa do setor industrial ou comercial.

Ela envolve a organização de seu fluxo logístico de uma forma que, se bem pensada, pode gerar economias significativas e um retorno sobre o investimento muito atraente.

Mas vai muito além do aspecto financeiro: ao gerenciar de forma otimizada seus estoques e suprimentos, a satisfação do cliente é impactada positivamente.

Descubra 6 dicas para melhorar o gerenciamento de estoque, na loja ou no depósito.

Ver todos os software Procurement

O que é gerenciamento de estoque?

O gerenciamento de estoque é :

• controlar o fluxo de entrada e saída de mercadorias,

• para garantir a disponibilidade imediata de um produto quando um pedido é feito e para atender à demanda,

• sem que isso seja muito oneroso para a empresa e evitando o máximo possível de desperdício e perda.
  
  

O conceito de estoque pode se referir a vários tipos de mercadorias:

• matérias-primas ou produtos intermediários, para indústrias de produção;

• produtos acabados destinados à venda por uma empresa de varejo ou de comércio eletrônico.

Quais são os riscos de uma má gestão de estoque?

As empresas que não dão atenção suficiente à gestão de estoques correm o risco de :

• má gestão de pedidos

• aumento da necessidade de mão de obra

• atrasos nos tempos de preparação e entrega,

• espaço de armazenamento mal organizado

• uso de equipamentos abaixo do ideal,

• acidentes no local de trabalho,

• perda, deterioração e quebra de mercadorias.

Elas também correm o risco de ver sua competitividade no mercado diminuir, em benefício de lojas ou armazéns mais bem organizados. O desafio aqui é encontrar um equilíbrio entre o excesso e a falta de estoque, calculando o estoque de segurança .

Se você tem um site de comércio eletrônico e deseja otimizar a logística eletrônica e o gerenciamento de estoque, economizando tempo por meio da automação, encontrará tudo o que precisa neste white paper, que pode ser baixado gratuitamente. No programa:

• Etapas claras e simples para aumentar a produtividade,
• números-chave recentes do mercado de entrega de comércio eletrônico na França,
• e conselhos de um dos principais participantes do gerenciamento de logística on-line.

Os riscos do excesso de estoque

Pode parecer uma boa ideia planejar "amplamente" para compensar qualquer risco de escassez, mas o excesso de estoque tem sua parcela de desvantagens:

• requer áreas de armazenamento maiores e, portanto, mais caras;

• devido à quantidade a ser armazenada e gerenciada, outros custos adicionais devem ser esperados em termos de organização (tempo gasto na busca de produtos, etiquetagem, preparação de pedidos etc.);

• por fim, há o risco de obsolescência do estoque e de as mercadorias não serem vendidas: um produto pode ser substituído por outro, deixando o mais antigo nas mãos da empresa.

Os riscos associados à falta de estoque

Como todos os extremos, a subestocagem também não é benéfica:

• se a fabricação de um produto depender da disponibilidade de uma peça e essa peça não estiver em estoque, toda a cadeia de produção será interrompida;

• e se o item não estiver disponível na loja, será uma venda perdida, e a satisfação ou até mesmo a fidelidade do cliente estará em jogo.

Aqui estão seis dicas a serem seguidas para garantir que sua empresa otimize os procedimentos de armazenamento e gerenciamento de estoque.

6 dicas para melhorar o gerenciamento de estoque

Essas dicas se referem ao gerenciamento de estoque em armazéns e em lojas.

1 - Organize o depósito ou a área de armazenamento

Certifique-se de que seu depósito esteja organizado de forma sistemática e ordenada para que :

• os itens sejam facilmente identificados para os pedidos dos clientes;

• os materiais destinados ao depósito sejam recebidos e armazenados de forma eficiente.

O objetivo é economizar tempo e reduzir os custos associados à perda de produtividade.

☝️ Uma das técnicas de organização de um depósito é o slotting, que consiste em determinar e ajustar a localização ideal das mercadorias no espaço de armazenamento para aumentar a produtividade de processos como :

• recebimento

• reabastecimento

• preparação de pedidos.

2 - Estabeleça boas práticas de nomeação e etiquetagem de estoque

Rotulagem de estoque

A etiquetagem do estoque anda de mãos dadas com sua organização: em um armazém grande e bem organizado, a equipe encontrará facilmente a seção certa, enquanto que, em uma escala menor, uma loja bem etiquetada facilitará a localização do item certo na prateleira.

A etiquetagem adequada das mercadorias garante que

• garantir que cada item seja claramente identificado;

• forneça informações importantes sobre todas as suas características específicas (data de validade, presença de materiais perigosos, requisitos de embalagem etc.).

☝️ Quando se trata dos documentos que acompanham as mercadorias, o fornecedor que envia o produto ao depósito também deve seguir as boas práticas de inventário.

O ideal é que o fornecedor envie os itens usando a mesma rotulagem do depósito de entrega, seja coordenando referências ou usando códigos UPC ou UCC. Isso facilitará muito o trabalho de inventário.

Nomeação do inventário

Além da rotulagem clara, a convenção de nomes usada para identificar um item nas etiquetas é igualmente importante, não apenas nas etiquetas, mas em todo o sistema de inventário.

A identificação exclusiva do item é obviamente muito importante aqui. Entretanto, além de ser exclusiva, seu tamanho e clareza também devem ser levados em consideração.

O ideal é que os nomes dos itens sejam claros e suficientemente bem pensados de antemão para que também tenham uma função descritiva.

A sequência de caracteres e/ou números usados para o número do item (em um sistema de nomenclatura bem organizado) terá significado, com cada caractere ou conjunto de caracteres identificando uma categoria específica em seu sistema de organização de estoque.

Em segundo lugar, os nomes podem ser úteis ao procurar um item durante o inventário, o atendimento de pedidos ou outras tarefas específicas do depósito, ou ao filtrar ou procurar relatórios.

3 - Defina e documente os métodos de reabastecimento

O "método de calendário" de reabastecimento

Esse é o método mais simples e menos personalizado. Ele envolve o pedido de uma quantidade fixa em uma data fixa. Portanto, é adequado para o gerenciamento de estoques e pedidos com pouca flutuação.

O método de gerenciamento de ponto de pedido

O pedido é feito em uma data variável, quando um determinado nível de estoque é atingido. A quantidade pedida é fixa ou variável, dependendo da estratégia de suprimento.

Isso é conhecido como MRP orientado pela demanda ou fluxo puxado, quando os suprimentos são acionados com base no consumo de estoque por pedidos reais, para evitar rupturas de estoque ou excesso de estoque de mercadorias cujo consumo pode ser irregular.

☝️ A aplicação desse método é facilitada pelo uso de software adequado e inteligente, como o b2wise. Essa ferramenta de planejamento da cadeia de suprimentos, desenvolvida com base no método DDMRP, permite sincronizar a cadeia de suprimentos com a demanda real do mercado. Como resultado, você pode identificar o nível de estoque ideal para acionar o reabastecimento. Não há mais custos extras relacionados a excesso de estoque ou falta de estoque!

Como você calcula o ponto de reabastecimento ou o nível de reabastecimento? Um pouco de leitura ⤵️

O método de reabastecimento

Esse é o método oposto, em que a data é fixa, mas a quantidade é variável, dependendo do número de vendas.

Esse método é mais adequado para produtos que são consumidos regularmente, mas que são caros, perecíveis ou volumosos.

O método de reabastecimento sob encomenda

Para gerenciamento de estoque variável, sujeito a sazonalidade, por exemplo, esse método consiste em reabastecer os estoques com uma quantidade variável, em uma data variável, de acordo com a demanda.

☝️ O armazém terá melhor desempenho se suas políticas e procedimentos forem bem documentados. Toda a documentação do processo deve incluir procedimentos para :

• interação física

• manuseio de materiais

• instruções de segurança

• qualidade dos relatórios.

As instruções também devem incluir como lidar com o estoque danificado: ele pode ser recuperado ou deve ser descartado?

4 - Use a contagem de ciclos

Embora a maioria das empresas tenha processos implementados para gerenciar melhor o estoque, isso não elimina a necessidade da contagem cíclica.

A contagem cíclica é um método de fazer o inventário de pequenos subconjuntos de estoque durante um longo período de tempo. Esse procedimento é diferente da contagem física tradicional de estoque, em que as operações são suspensas enquanto todos os itens da loja são contados. Portanto, é menos perturbador para as operações cotidianas.

Ele também fornece uma avaliação contínua da precisão do estoque e da execução do processo, e pode ser adaptado para se concentrar em itens de maior valor, com o maior volume de movimentos, ou que sejam essenciais para os processos operacionais.

5 - Limitar e monitorar o acesso aos estoques

Uma proteção simples para uma boa gestão de estoques é garantir que os funcionários que precisam dos números dos inventários sejam os únicos que têm acesso aos estoques e aos dados relacionados a eles.

Porque se você souber exatamente quem tem acesso e puder garantir que esse pequeno grupo de funcionários seja devidamente treinado no sistema de inventário e nos procedimentos organizacionais da empresa , será muito mais fácil acompanhar os dados do inventário.Se você souber exatamente quem tem acesso e puder garantir que esse pequeno grupo de funcionários seja devidamente treinado no sistema de inventário e nos procedimentos organizacionais de sua empresa, será muito mais fácil gerenciar o sistema, reduzir erros e implementar mudanças quando necessário.

6 - Use software para gerenciamento de estoque

Hoje em dia, a tecnologia desempenha um papel em quase todos os processos operacionais. E se a sua empresa ainda está controlando o estoque com o Excel, você está perdendo uma maneira muito mais simples, suave e automatizada de gerenciar não apenas o estoque, mas também os pedidos, as vendas e as entregas.

Faça o download gratuito do nosso modelo de nota de entrega em formato Excel:

A pergunta que você deve fazer a si mesmo:

• Você precisa de um sistema simples que rastreie os níveis e as movimentações de estoque?

• Ou um sistema de gerenciamento de estoque mais complexo que rastreie o inventário em tempo real?

A tecnologia de código de barras desempenha um papel importante em qualquer armazém com um sistema automatizado.

As impressoras e os scanners de código de barras são relativamente baratos e podem ser incorporados às operações do armazém.

Elas reduzem significativamente os erros de entrada manual de dados que ocorrem no armazém ou na loja.

Exemplo de software:

👉 Os VSEs que operam em B2B apreciarão o Erplain, o software completo de gerenciamento de vendas e estoque B2B. Com essa plataforma, você centraliza e automatiza todo o seu gerenciamento de estoque, tanto do ponto de vista estratégico (definição do limite de reabastecimento, relatórios, sincronização com QuickBooks, Shopify e Pennylane etc.) quanto operacional (gerenciamento de estoque de produtos e serviços).) e em nível operacional (gerenciamento de vários depósitos, rastreabilidade de produtos, integração de código de barras etc.). O resultado: economia de tempo precioso, dados atualizados em tempo real e processos otimizados para evitar excesso de estoque, falta de estoque ou erros de estoque.

As PMEs, as ETIs e as principais contas apreciam a solução de gerenciamento de estoque GSE-Web por sua facilidade de uso e sua rica funcionalidade. Entre outras coisas, a ferramenta permite gerenciar ordens de movimentação, reservar produtos e rastrear peças de reposição e produtos perecíveis, além de estar em conformidade com as Boas Práticas de Fabricação por meio de sua funcionalidade de gerenciamento de lotes.

Bônus : a solução pode ser usada onde quer que você esteja, no PC, tablet ou smartphone!

Para armazéns de grande escala, uma ferramenta como o Generix WMS, um sistema de gerenciamento de armazém, pode ser usada para racionalizar o espaço de armazenamento (com a abertura de slots em particular), mas também para automatizar fluxos e promover a comunicação entre todos os participantes da cadeia de suprimentos com portais colaborativos específicos (fornecedor, transportadora, portal do cliente).

Ver todos os software Procurement

Escolhendo o sistema de gerenciamento de estoque correto

Boas práticas de manuseio de estoque devem ser implementadas com qualquer novo sistema de gerenciamento de estoque para garantir que o sistema receba os dados mais precisos possíveis.

Qualquer que seja o sistema de inventário implementado pela sua organização, o parâmetro intrínseco mais importante é como ele gerencia e monitora as especificidades do seu estoque de forma realista e eficiente.