Agente de carga: definição, papel, funções e ferramentas para o transporte de mercadorias

Um agente de carga é uma empresa responsável por gerenciar o transporte sucessivo de mercadorias importadas ou exportadas em nome de seu cliente. Eles desempenham um papel essencial no comércio internacional. Suas habilidades vão além do simples gerenciamento comercial: um agente de carga internacional deve dominar os aspectos logísticos, legais e alfandegários e elaborar todos os documentos obrigatórios. Esse agente de carga também tem ferramentas dedicadas para auxiliá-lo e garantir a confiança de seus clientes. Vamos dar uma olhada mais de perto nos deveres, obrigações, tarefas e ferramentas do agente de carga:

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O que é um agente de carga?

Nesta primeira parte, definiremos um agente de carga, explicaremos seu papel e detalharemos suas funções.

Definição

Um agente de carga é uma empresa ou pessoa que :

• é comissionada pelo consignatário ou expedidor de mercadorias,
• organiza e coordena os sucessivos modos de transporte: marítimo, terrestre e aéreo,
• gerencia todos os assuntos relacionados à logística e ao trânsito necessários,
• lida com as formalidades administrativas,
• é responsável pelo desembaraço das mercadorias na alfândega,
• garante a conformidade com os regulamentos em vigor em cada país,
• desempenha um papel fundamental nas atividades de importação e exportação.

Um agente de carga opera em nível nacional, como na França, ou oferece suporte a empresas de comércio internacional em uma escala mais ampla, em todos os países, inclusive na África, na Suíça e nos Estados Unidos.

O termo "freight forwarding" é usado para designar as atividades de um agente de carga em inglês, o idioma usado no mundo dos negócios para a comunicação entre profissionais de diferentes países.

Tarefas e função de um agente de carga

A função de um agente de carga é garantir que as mercadorias confiadas a ele cheguem ao destino nas condições em que foram recebidas.

O agente de carga internacional desempenha um papel fundamental no sucesso comercial de uma atividade de comércio internacional: o bom andamento de suas importações e exportações de mercadorias que transitam em solo francês ou em territórios estrangeiros depende de suas muitas habilidades.

O trabalho de um agente de carga é :

• organizar, armazenar, embalar e enviar mercadorias de acordo com padrões precisos,
• entrar em contato e coordenar todas as partes envolvidas, como transportadoras, seguradoras, escritórios de alfândega etc,
• garantir que as mercadorias possam ser rastreadas a qualquer momento, para que os clientes possam ser informados e para garantir que as mercadorias cheguem ao seu destino,
• concluir todas as formalidades administrativas de acordo com as leis internacionais e pagar todos os encargos devidos.

⚠️ Em vista das muitas restrições envolvidas no transporte de carga, o papel do agente de carga internacional é essencial: ele coordena toda a logística de transporte, garantindo que os documentos obrigatórios (como o desembaraço alfandegário) sejam emitidos em todos os países na forma devida e correta.

O termo "agente alfandegário" é usado para designar um operador econômico aprovado pelo Estado para realizar os procedimentos administrativos associados às declarações de importação e exportação e para cumprir as formalidades alfandegárias.O declarante alfandegário é, portanto, o despachante nomeado pelo cliente para transportar as mercadorias.

O declarante alfandegário é, portanto, o despachante indicado pelo cliente para transportar as mercadorias.

Diferença entre agente de carga e despachante

Esses dois termos são usados para designar um agente de carga internacional ou um agente de trânsito. A diferença entre os dois está no método de remuneração vinculado ao status do agente de carga.

O agente de frete atua como um executor com obrigações de meio.

Os agentes de trânsito estão vinculados a seus clientes por um contrato de agência. O cliente exige que o agente de frete cumpra as instruções, como a obrigação de trabalhar com determinados operadores e transportadores. As responsabilidades do agente de frete são, portanto, limitadas. Alguns agentes de carga trabalham dentro da própria empresa.

O agente de carga: uma função importante com obrigações de desempenho.

O agente de carga está vinculado a seu cliente por um contrato de comissão. O cliente escolhe um agente de carga qualificado para livrá-lo do maior número possível de restrições e responsabilidades. Portanto, o agente de carga carrega muitas responsabilidades em seus ombros. É por isso que o agente de carga internacional é o profissional recomendado.

As 7 funções de um agente de carga

Veja a seguir os serviços específicos prestados por um agente de carga internacional:

• Função nº 1: Garantir o acompanhamento entre os diferentes modos de transporte. O agente de carga é o garantidor do roteamento correto das mercadorias. Ele organiza e coordena remessas usando transporte multimodal: transporte rodoviário em particular, transporte marítimo ou aéreo;

• Tarefa nº 2: encontrar locais para as mercadorias transitarem. O agente de carga internacional executa essa tarefa possuindo instalações de armazenamento ou alugando armazéns para essa finalidade;

• Tarefa 3: otimizar os custos de remessa. O agente de carga agrupará diferentes mercadorias em uma mesma remessa, da mesma forma que uma empresa de mudanças faz com os pertences de diferentes clientes. Isso possibilita a recuperação dos custos incorridos com uma transportadora por meio da compra de um grande volume de frete.

• Tarefa nº 4: entre em contato com as pessoas certas para reservar espaço de carga e descarga. Os agentes de carga têm um livro de contatos bem abastecido e selecionam os melhores operadores. Isso é uma vantagem para as atividades de comércio internacional: as entregas e as remessas se beneficiam das melhores condições;

• Tarefa nº 5: negociação dos custos de transporte. Essa é uma vantagem adicional de um agente de carga internacional: ao gerenciar um grande volume de transporte de carga, ele está em condições de reduzir os preços com as transportadoras;

• Tarefa nº 6: fazer o seguro das mercadorias. Os agentes de carga estão familiarizados com as condições de seguro, dependendo do meio de transporte e do tipo de mercadoria que está sendo enviada. Eles devem registrar reclamações de seguro, uma obrigação que os cobre não apenas em caso de danos ou atraso na entrega, mas também perante o cliente;

• Trabalho nº 7: preparar a documentação de remessa e exportação. Um agente de carga marítima internacional experiente garante, por exemplo, que todos os documentos necessários serão emitidos e apresentados no momento certo.

Formalidades e obrigações do agente de carga

Os despachantes aduaneiros devem cumprir o novo Código Aduaneiro da União Europeia 5CDU, que entrou em vigor em 1º de maio de 2016. Esse código moderniza os procedimentos alfandegários e reforça as medidas de segurança: as tecnologias atuais possibilitam a harmonização das regras e a simplificação de várias declarações. Antes de abordar a questão das ferramentas, vamos revisar as formalidades e obrigações que um agente de carga deve cumprir.

O conhecimento de embarque

O conhecimento de embarque é um documento que funciona como conhecimento de embarque e prova: é o contrato de transporte entre o agente de carga e a transportadora.

Esse contrato estipula a natureza das mercadorias e a responsabilidade da transportadora. Uma vez de posse desse contrato, o despachante pode exigir a entrega das mercadorias: esse documento é um título de propriedade oficial transmitido por endosso.

A lista de embalagem

A lista de embalagem relaciona todas as mercadorias a serem transportadas. Ela lista e especifica o número de pacotes, paletes, caixas de papelão, peso, volume, cubagem, dimensões, nomes de marcas e tipo de embalagem.

Ela é usada para garantir a rastreabilidade exata das mercadorias em qualquer estágio do trânsito e, acima de tudo, no recebimento final do pedido pelo consignatário, a fim de verificar se todas as mercadorias chegaram ao destino e estão de acordo com as expectativas.

O certificado de origem de cada item

Esse também é um documento oficial que certifica o local e o país onde as mercadorias foram fabricadas ou processadas. Um certificado de origem é emitido para cada item por uma Câmara de Comércio e Indústria.

⚠️ O certificado de origem deve ser apresentado aos funcionários da alfândega para que eles possam autenticar a origem das mercadorias e aplicar as regras em vigor. O comprador também pode solicitá-lo para verificar a origem das mercadorias.

O agente de carga deverá pagar os encargos correspondentes à taxa correspondente de direitos alfandegários.

Os 7 campos obrigatórios que devem constar em um certificado de origem:

1. o consignatário,
2. o remetente
3. o país de origem,
4. os vários meios de transporte sucessivos,
5. a descrição alfandegária,
6. o peso das mercadorias,
7. quaisquer características especiais.

A fatura comercial

A fatura comercial é a prova da transação entre o comprador e o vendedor, ou seja, entre a empresa exportadora e a empresa importadora. É comum que uma cópia da fatura em inglês seja enviada ao comprador.

Para ser válida e aceitável, a fatura comercial não deve estar alterada (manchada, ilegível, etc.) e deve incluir as seguintes informações

• detalhes completos do vendedor e do comprador (endereço, nome da empresa, etc.),
• a data de emissão da fatura
• o número da fatura
• a moeda usada para pagamento,
• as unidades de medida usadas para avaliar o valor das mercadorias,
• a identificação e a descrição precisas dos itens,
• a quantidade de mercadorias entregues
• o valor unitário das mercadorias,
• o valor total dos itens,
• o preço total da fatura, incluindo quaisquer impostos,
• os termos de pagamento (30 dias, no recebimento da fatura, etc.),
• o desconto ou redução concedido pelo vendedor, se houver,
• os termos de entrega usando o Incoterm exigido,
• os sucessivos meios de transporte utilizados.

Lista de obrigações de um agente alfandegário autorizado

Esta é uma lista não exaustiva das obrigações de um agente alfandegário:

• Observação de documentos,
• Monitoramento regulatório internacional,
• Controle e aplicação de regulamentos,
• Integração do procedimento DELTA G,
• Cobrança reversa do IVA,
• Gerenciamento de cartas de crédito ou créditos documentários,
• Declarações de exportação e importação,
• Declaração mensal de troca de mercadorias ou serviços,
• Transmissão de declarações,
• Manutenção de carnês ATA para facilitar o desembaraço alfandegário,
• Aprovação da Câmara de Comércio,
• Vistos e certificados de origem,
• Cálculo de taxas e impostos de importação,
• Gerenciamento de frete multimodal,
• Gerenciamento de documentos de transporte,
• Gerenciamento de DEB/DES,
• Gerenciamento de documentos de trânsito comunitário,
• Gerenciamento de documentos de seguro,
• Gerenciamento administrativo: certificados, vistos e licenças,
• Declaração com a opção de pré-desembaraço
• Desembaraço alfandegário simplificado em locais aprovados,
• Operações de trânsito e alfandegadas,
• Representação alfandegária,
• Gerenciamento alfandegário e pagamento de taxas, impostos e IVA.

⚠️ O aspecto logístico não é a única responsabilidade que o agente de carga assume: ele também deve reunir todos os documentos e formalidades de exportação de natureza administrativa, jurídica, financeira ou outra.

Para evitar erros e oferecer serviços de qualidade, os agentes de carga usam ferramentas dedicadas para ajudá-los diariamente. Vamos saber mais.

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As ferramentas do agente de carga internacional

Para gerenciar todos os aspectos do negócio de agenciamento de carga, os agentes de carga usam software de comércio internacional e de negociação: essas ferramentas são especializadas para atender aos desafios das atividades de importação e exportação e às especificidades de seus negócios.

TRADE.EASY: software de comércio internacional de importação e exportação

O TRADE.EASY Import Export é uma das referências mais eficazes no mercado de ferramentas dedicadas aos agentes de carga.

Essa solução abrangente oferece uma lista impressionante de funções que permitem aos profissionais de agenciamento de carga internacional controlar todos os aspectos em tempo real:

• gerenciamento integrado de pedidos
• rastreamento logístico automatizado
• centralização de dados e de todos os documentos,
• um portal de clientes e fornecedores
• monitoramento do fluxo de caixa,
• um painel de controle com os principais KPIs da empresa.

O TRADE.EASY oferece uma série de benefícios que simplificam o gerenciamento da logística e das formalidades, incluindo

• integração de incoterms
• gerenciamento de documentos (PFI, fatura comercial e lista de embalagem, importação de todos os outros documentos para centralização por operação),
• registro das informações do conhecimento de embarque,
• configuração de fluxos de trabalho automáticos com base nas formalidades obrigatórias para cada país e/ou referência,
• rastreamento em tempo real de fretes e serviços em andamento, com atualizações automáticas (ETD, ETA, tempo de trânsito, impacto de carbono), etc.

A imagem acima mostra os benefícios de um recurso essencial: o rastreamento de remessas.

O agente de trânsito vê instantaneamente as informações essenciais de cada remessa.

Thalia Gescom: gestão comercial com um módulo Transit

A Thalia Gescom é uma solução ERP modular com uma base central de gerenciamento de vendas à qual você pode adicionar módulos, dependendo do seu negócio: escritório de design, oficina e loja de peças de reposição, central de compras, atividade de importação e exportação, etc.

Apesar de sua interface bastante austera, a ferramenta atende às necessidades de todas as atividades comerciais, incluindo gerenciamento de estoque, compras, cotações e faturamento. Imagem da interface do software:

Concentre-se no módulo Transit:

• você pode adicionar esse módulo para gerenciar os trânsitos de frete;
• Isso facilita para os agentes de carga o gerenciamento de pedidos e suprimentos relacionados a exportações e importações;
• Sua vantagem: depois de inserir as faturas para os encargos, você pode calcular o "coeficiente de aproximação do depósito" pela nomenclatura alfandegária;
• Na importação e exportação, o software pode ser usado para gerenciar pedidos e convites para licitação.

Cosmos: uma ferramenta para gerenciar formalidades

O software Cosmos também se baseia em um "núcleo" de gerenciamento comercial, mas voltado para a importação e exportação.

Os agentes de trânsito podem gerenciar suas compras, cotações, faturas e pedidos e acompanhar suas ações em um painel de controle dedicado.

O recurso integrado de gerenciamento de transporte multimodal permite que os agentes de carga organizem e gerenciem seus custos.

A interface do software não é muito fácil de usar. Apesar disso, a ferramenta pode ser usada para gerenciar documentos regulatórios:

• certificado de origem
• lista de embalagem
• certificado de seguro
• certificado de conformidade
• etc.

A imagem abaixo mostra a lista de documentos regulatórios centralizados na ferramenta:

Observação: um painel permite monitorar os negócios em andamento em tempo real, para que você possa gerenciar suas atividades de vendas com mais eficiência.