Empresas de serviços de campo: os 5 benefícios do software de gerenciamento de serviços para sua competitividade

Você já ouviu falar sobre a transformação digital das empresas? É um processo que está em andamento há vários anos e que afeta todos os setores da economia. Para responder a um mercado cada vez mais exigente, as empresas estão constantemente buscando melhorar seu desempenho: capacidade de resposta aos clientes, produtividade dos funcionários, experiência aprimorada do cliente etc.

Para se manterem competitivas, as empresas estão digitalizando cada vez mais a maneira como operam. Pouco a pouco, a tecnologia digital está substituindo o papel, tornando as organizações mais fluidas, tanto internamente quanto em relação aos seus clientes.

O setor de serviços também é afetado por essa revolução digital.

Para se manterem competitivas em relação aos concorrentes, reduzir custos, aumentar as vendas e conquistar e reter clientes, as empresas de serviços técnicos também precisam adotar novos métodos organizacionais que sejam mais eficientes, rápidos e produtivos.

Entretanto, embora estejam cientes da necessidade de tomar medidas para melhorar a forma como seus negócios operam, muitos chefes de empresas de serviços estão sobrecarregados com o gerenciamento diário das atividades de seus técnicos.

Então, como eles podem dar um passo atrás? Como se sentar e pensar nas coisas? Como eles podem analisar os benefícios da desmaterialização do gerenciamento de serviços para seus negócios?

Neste artigo, decidimos facilitar a reflexão dos chefes de empresas de serviços de campo e apresentar em termos simples, usando alguns argumentos muito concretos, os benefícios imediatos que uma solução de gerenciamento de serviços pode trazer para uma empresa de serviços com técnicos em campo.

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Benefício nº 1: fluxo de caixa seguro

O primeiro benefício da instalação de uma solução de software de gerenciamento de serviços em uma empresa de serviços é a garantia do fluxo de caixa.

Reduzir o tempo de faturamento

Não há mais técnicos com notebooks. Não há mais ordens de serviço em papel. Não há mais dias de espera para que os técnicos tragam seus relatórios para o escritório. Com o software de gerenciamento de serviços, todos os relatórios de serviço são digitalizados no aplicativo móvel do técnico e, depois de concluídos, aparecem imediatamente na interface de gerenciamento de serviços. Em seguida, eles podem ser exportados ou transferidos para o sistema central de TI da empresa para faturamento.

Dessa forma, a fatura pode ser enviada no mesmo dia em que o técnico executa o trabalho, acelerando consideravelmente o tempo de faturamento.

Reduzir as disputas com os clientes e o risco de não pagamento

Tempos curtos de faturamento, combinados com recursos como a inclusão nos relatórios de serviço de fotos de antes e depois tiradas pelo técnico usando seu smartphone, ajudam a reduzir as disputas com os clientes e, portanto, o risco de não pagamento.

Igualmente benéfico para o fluxo de caixa da empresa, um pacote de software de gerenciamento de serviços pode ser usado para monitorar o consumo de peças sobressalentes e consumíveis, de modo que nada seja esquecido ao faturar para os clientes. Esse monitoramento também ajuda a melhorar o gerenciamento do estoque de peças e a fazer pedidos no momento certo.

Benefício nº 2: Melhoria da margem operacional

A adoção de uma solução de gerenciamento de serviços também ajuda a garantir e até mesmo a melhorar a margem operacional da empresa.

Aumento da produtividade do back-office

O uso de um software dedicado aumenta a produtividade da equipe administrativa e, principalmente, reduz o tempo gasto no planejamento de chamadas. Elaborar um cronograma diário para os técnicos, misturando o trabalho de manutenção recorrente com reparos de emergência, geralmente é uma tarefa que consome muito tempo dos gerentes de negócios. Uma solução de gerenciamento de tarefas pode automatizar parte ou todo o processo de agendamento, propondo a melhor combinação de trabalho recorrente e emergencial para cada técnico.

Uma solução de gerenciamento de serviços também reduz a carga administrativa das equipes de escritório. Os relatórios elaborados pelos técnicos em seus aplicativos móveis são totalmente informatizados. As informações são legíveis, consistentes, completas e utilizáveis. Depois que o trabalho é concluído, ele vai direto para a interface de gerenciamento. A equipe administrativa não precisa mais reinserir informações de ordens de serviço em papel mal escritas. Eles perdem menos tempo em tarefas tediosas e improdutivas.

Otimização das cargas de trabalho dos técnicos

Como resultado, cada planejador tem mais tempo para gerenciar as programações de mais técnicos. O gerenciamento de programações por meio da interface de planejamento baseada na Web também significa que você pode gerenciar melhor as horas de trabalho dos técnicos e o número de operações a serem realizadas, dependendo do tipo de operação, do local etc. De modo geral, uma solução de gerenciamento de serviços ajuda a otimizar a carga de trabalho de cada técnico no campo. Os técnicos também podem declarar suas horas de trabalho diretamente em seu aplicativo móvel, facilitando o gerenciamento de horas extras, plantão, etc.

Por fim, uma solução de gerenciamento de serviços ajuda a garantir a margem operacional da empresa de serviços ao reduzir o número de quilômetros percorridos, otimizando as viagens em tempo real : menos desgaste dos veículos, menos combustível consumido, menos tempo perdido em engarrafamentos etc.

Redução do risco de penalidades

A empresa também garante sua margem operacional fornecendo aos clientes uma prova concreta do trabalho realizado: fotos do antes e do depois são incluídas nos relatórios de trabalho. Os relatórios detalhados do trabalho são enviados imediatamente por e-mail ao cliente. Não há possibilidade de contestações. E menos disputas significam menos penalidades.

Benefício nº 3: fidelizar o cliente a longo prazo

Para uma empresa de serviços de campo, fidelizar o cliente significa melhorar a comunicação com ele. Hoje em dia, com a uberização dos serviços na esfera privada e todos os aplicativos de VTC ou de entrega em domicílio, os clientes estão acostumados a serem informados em tempo real sobre as ações de seus prestadores de serviços.

Comunicação com o cliente em tempo real

Na esfera profissional, é a mesma coisa. Você precisa ser capaz de se comunicar com os clientes em tempo real sobre o que está acontecendo no seu site. Se não estiverem presentes, eles querem ser notificados quando o técnico de manutenção chegar ao local e saber quando o trabalho foi concluído. Eles querem receber o relatório completo do serviço o mais rápido possível, com fotos de antes e depois, etc. Esse tipo de comunicação proativa com o cliente não será possível se a empresa de serviços não estiver equipada com uma solução de gerenciamento de serviços de alto desempenho.

No nível do atendimento ao cliente, uma solução de gerenciamento de serviços permite que as informações sejam realimentadas em tempo real entre o aplicativo móvel do técnico e o operador que responde às perguntas do cliente. O operador pode acessar o histórico do trabalho realizado em um equipamento e também ver em tempo real as notificações enviadas pelo técnico sobre o andamento do trabalho. Para o cliente, é muito reconfortante ter essas informações precisas disponíveis em tempo real, se assim desejar.

Relatórios de serviço legíveis e 100% utilizáveis

Além disso, com uma solução de gerenciamento de serviços, os relatórios são inseridos pelos técnicos diretamente em seu aplicativo. Eles podem ser configurados a montante, para que sejam mais completos, mais detalhados e 100% legíveis. A qualidade da comunicação contribui, portanto, para o aumento da qualidade do serviço percebido pelo cliente. Essa qualidade e transparência na comunicação ajudam a criar uma relação de confiança com o cliente, aumentando assim a fidelidade a longo prazo.

Benefício nº 4: Garantir e desenvolver vendas

Equipar seus técnicos de campo com um aplicativo móvel para gerenciar seus relatórios de serviço também é uma maneira interessante de desenvolver vendas adicionais com os clientes. Uma solução de gerenciamento de serviços permite que você configure formulários no aplicativo para que o técnico possa emitir um orçamento adicional para o cliente, diretamente no local, caso o técnico ou mesmo o cliente identifique a necessidade de um segundo serviço em outro equipamento, por exemplo.

O técnico pode preencher um formulário para produzir um orçamento, fazer com que o cliente assine eletronicamente e, em seguida, criar ele mesmo o novo trabalho em seu aplicativo, especificar os consumíveis usados e elaborar um novo relatório de trabalho que é enviado automaticamente ao centro de serviços para faturamento. É ágil, fluido, rápido e o cliente fica satisfeito porque seu problema pode ser resolvido imediatamente. E para a empresa de serviços, é um faturamento adicional que aumenta o volume de negócios.

Benefício nº 5: Motivar e reter os técnicos

Uma solução de gerenciamento de serviços e seu aplicativo móvel dão mais autonomia aos técnicos em campo e reduzem suas tarefas administrativas. Eles não precisam retornar ao escritório com muita frequência para registrar lotes de relatórios de serviço. Dessa forma, eles evitam viagens improdutivas. Em segundo lugar, conforme mencionado acima, o aplicativo móvel pode permitir que eles gerem chamadas de serviço automaticamente quando necessário.

Reduzindo a carga administrativa dos técnicos

Também é mais fácil para os técnicos de manutenção não terem que escrever à mão páginas e páginas de formulários na cabine do veículo. Com um aplicativo móvel, eles podem inserir todas as informações de forma rápida e fácil em formulários pré-preparados, geralmente usando caixas de seleção e menus suspensos, com pouquíssimos campos de texto a serem preenchidos. Isso significa que eles podem trabalhar mais rapidamente e também são orientados no preenchimento das informações pelos chamados formulários "restritos", em que é necessário ter respondido à etapa 1 antes de poder acessar a etapa 2. Isso economiza tempo em seu trabalho administrativo, deixando-os livres para se concentrarem no trabalho em questão.

Sem interrupções nos negócios graças ao modo off-line

No modo off-line, o aplicativo móvel também permite que eles continuem trabalhando mesmo se estiverem em um local onde não há rede, como um túnel ou uma zona branca. Isso não os impede de preencher o formulário, pois a sincronização de dados é retomada automaticamente assim que o terminal móvel recupera a rede. Dessa forma, os técnicos não perdem tempo e não precisam voltar ao papel no final do dia.

Uma alavanca para recrutar a próxima geração de técnicos

Por fim, a profissão de técnico está passando atualmente por uma renovação geracional. Os novos recrutas, que são mais jovens e estão mais acostumados a trabalhar com aplicativos de smartphones, são naturalmente relutantes em trabalhar com papel. Eles esperam encontrar em seu trabalho os mesmos usos tecnológicos que usam todos os dias em suas atividades de lazer. Portanto, equipar os técnicos de uma empresa de serviços com um aplicativo móvel dedicado é uma verdadeira alavanca para os recursos humanos, tanto em termos de recrutamento de técnicos quanto de retenção deles na empresa.

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Conclusão

Concluindo, para permanecerem competitivas em um ambiente econômico cada vez mais competitivo, as empresas de serviços começaram sua transformação digital há alguns anos. No entanto, muitas empresas de pequeno e médio porte ainda estão trabalhando à moda antiga, com métodos ultrapassados que não lhes permitirão enfrentar a concorrência nem as demandas cada vez maiores de seus clientes. É hora de elas também mergulharem de cabeça.

Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Seus comentários e posições são próprios.