Seleção de software: 5 dicas para fazer a escolha certa

Como regra geral, é melhor ter mais opções do que menos. Isso é particularmente verdadeiro no mundo dos negócios quando se trata de convites para licitações ou comparações de pré-compra. O software corporativo é uma compra cara para vários anos, e ter a solução certa para as necessidades de sua empresa é de importância crucial. Limitar suas opções desde o início simplesmente não faz sentido para os negócios.

Ver todos os software ERP

Conteúdo

1. Exija mais opções de soluções
2. Desconfie das recomendações de software
3. Pense cuidadosamente sobre quem você escolhe para supervisionar o projeto de seleção
4. Não se concentre na imagem da marca do editor
5. Se parecer muito complicado, não faça isso sozinho

1. Exija mais opções de soluções

Quando se trata de seleção de software, o objetivo nos estágios iniciais deve ser manter sua pesquisa o mais ampla possível, para não limitar as opções da sua empresa. É melhor começar com uma ideia clara das necessidades de sua empresa. Isso inclui todos os tipos de usuários finais (pense além do seu departamento). A maioria dos tipos de software corporativo envolve e é usada por pessoas em diferentes partes de uma organização, às vezes até fora dela (pense em contratados/fornecedores acessando um sistema de gerenciamento da cadeia de suprimentos, por exemplo).

Em vez de abordar apenas um ou dois fornecedores de software nos estágios iniciais de sua busca por um novo produto de software, você deve começar pensando no tipo de solução de software de que sua organização precisa. Por exemplo, você precisa de um software de recrutamento ou seria mais adequado um sistema abrangente de gerenciamento de capital humano (HCM)? Considere como o software será usado por cada grupo de partes interessadas.

Às vezes, uma grande escolha pode ser esmagadora. Embora seja verdade que ter mais opções possa causar alguma confusão, isso também significa que, com a avaliação correta, sua empresa terá muito mais chances de selecionar uma solução que funcione muito bem para todas as partes interessadas. Não se preocupe: assim que você começar a reunir informações detalhadas sobre o que é realmente necessário, a escolha será imediatamente reduzida.

2. Cuidado com as recomendações de software

Um cenário comum, que também é uma armadilha frequente, é a recomendação feita por indivíduos. Alguém de sua organização, ou mesmo um terceiro de confiança, recomenda um produto específico. Nesse caso, as possíveis armadilhas estão ligadas à pessoa por trás da recomendação. Aqui estão alguns sinais de alerta que devem ser levados em conta:

• Um editor de software específico recomendou a solução. É altamente improvável que eles recomendem o produto de outra pessoa e, obviamente, afirmarão que a solução deles é "perfeita" para as necessidades de sua empresa. A verdadeira surpresa seria ouvi-los dizer o contrário e recomendar os produtos de um de seus concorrentes. Isso não é necessariamente uma falta de honestidade geral da parte dele. É lógico que ele deve conhecer seu produto por dentro e por fora, e essa perspectiva será influenciada por seu profundo conhecimento e experiência com seu produto. Entretanto, sua perspectiva é limitada. Tenha isso em mente.
• Seu colega de confiança trabalha para outra empresa. Pergunte a si mesmo se a empresa dele é exatamente igual à sua, e não apenas em termos de setor de atividade e tamanho: ele enfrenta os mesmos desafios, tem os mesmos concorrentes e tem o mesmo tipo de funcionários? Quanto mais semelhanças houver, mais lógico será considerar a sugestão dessa pessoa em sua seleção, mas não se limite a essa única escolha. Não se esqueça de que, muito provavelmente, há diferenças significativas entre essa empresa e a sua. Você precisa escolher o software para a sua organização com base nas necessidades exclusivas dela.
• A recomendação é baseada em informações que podem estar desatualizadas, mesmo que tenham apenas um ou dois anos. O software empresarial está se desenvolvendo rapidamente. A solução única de ontem pode já ter vários concorrentes válidos e um desses sistemas concorrentes pode ser mais adequado à sua empresa ou pode oferecer o que você precisa por um preço mais baixo. Manter-se atualizado com os últimos desenvolvimentos em software empresarial não é uma má ideia, mas lembre-se de que as últimas notícias podem não ser as mais atualizadas por muito tempo.
• Desconfie do colega da sua empresa que pode não ter todos os fatos. Mais uma vez, é uma boa ideia levar a sugestão dele a sério, mas não faça dela sua única opção no início do processo. Lembre-se de que essa pessoa pode representar apenas uma das partes interessadas, enquanto você precisa obter as opiniões de todos os afetados pelo novo software. É preciso ter cuidado quando seu superior for o colega em questão. Este artigo oferece algumas orientações úteis sobre a melhor abordagem.

Em resumo, as recomendações podem ser importantes, mas geralmente se baseiam em fatores mais emocionais, como o desejo de manter o que é familiar. As decisões de seleção de software devem ser baseadas em fatos, não em considerações emocionais ou na abordagem tradicional do passado. Obviamente, inclua a recomendação de alguém de sua confiança em sua seleção, mas não limite suas escolhas apenas a essa sugestão, mesmo que esteja bastante convencido de que essa solução específica pode ser adequada. Você pode encontrar uma opção ainda melhor, uma solução diferente que seja mais barata ou que simplifique a implementação e o treinamento de todos os seus usuários. A única maneira de ter certeza é descobrir.

3. Pense cuidadosamente sobre quem você escolhe para supervisionar o projeto de seleção

Um projeto de seleção de software adequado começa com uma avaliação completa das necessidades de sua empresa. É importante que alguém seja designado para supervisionar todo o processo, do início ao fim. A avaliação deve incluir as necessidades de todas as partes interessadas, não apenas do grupo principal. Uma maneira de evitar uma abordagem excessivamente restritiva a apenas um ou dois fornecedores é garantir que as necessidades de todas as partes interessadas sejam levadas em conta.

Cuidado com o "especialista" que conhece muito bem a sua área, mas pode não estar ciente das necessidades e preocupações dos usuários da sua empresa. Essa pessoa pode ser muito boa em identificar os requisitos básicos, mas é fundamental obter a opinião de todas as áreas da empresa que usarão ou serão diretamente afetadas pelo novo software.

Às vezes, esse especialista interno é um profissional de TI. Essa pessoa pode ter um bom conhecimento do mercado de software corporativo e ser competente em assuntos como suporte técnico, plataforma de implementação, sistemas operacionais compatíveis etc. Ela pode não ser tão versada no novo software quanto você. Pode não estar tão bem informado sobre as necessidades dos diferentes grupos de partes interessadas.

Vejamos o exemplo do software HCM (gerenciamento de capital humano). Seu departamento de recursos humanos provavelmente será o principal motivador da compra desse software. Ele também pode querer oferecer aos usuários da empresa mais opções de autoatendimento graças ao novo sistema HCM. Portanto, essas perguntas e requisitos devem fazer parte do processo de seleção, e não apenas os detalhes técnicos nos quais um funcionário do departamento de TI pode se concentrar. Isso não quer dizer que uma pessoa de TI não possa ser um excelente coordenador: ela pode muito bem ser a melhor opção para gerenciar seu processo de seleção. Você só precisa se certificar de que ela olhe além de seu próprio ponto de vista e leve em conta as outras partes interessadas.

E quanto aos consultores externos? Pode valer a pena usar um consultor externo para orientar seu projeto de seleção de software, mas certifique-se de que ele seja imparcial. Lembre-se de que o objetivo é considerar todas as possibilidades válidas entre os vários fornecedores para não limitar suas opções, mesmo nos estágios iniciais.

Se o consultor externo com o qual você está trabalhando representa um ou mais fornecedores, é improvável que ele considere opções fora da lista de fornecedores com os quais trabalha. Certifique-se de que a pessoa que você escolher para ajudá-lo seja imparcial e não dê atenção às marcas.

4. Não se concentre na imagem da marca do editor

A editora promissora de hoje pode ser a potência de amanhã. Alguns fatores são importantes, como o suporte técnico. Por outro lado, a reputação de um fornecedor tem pouca ou nenhuma importância.

A escolha de um software empresarial raramente �� uma questão de prestígio: um endereço comercial de prestígio, uma recepção e instalações para conferências impressionantes ou até mesmo um nome de marca atraente devem ter pouca influência na compra. É, ou pelo menos deveria ser, uma decisão prática. O software oferece todas as funções de que sua empresa precisa? Ele é facilmente adotado pelos usuários? É confiável? Ele agrega valor em termos de retorno sobre o investimento (ROI)? Esses são os fatores mais importantes.

O ritmo de mudança no software empresarial é extremamente rápido. Em geral, ele também é impulsionado por tecnologias emergentes e necessidades comerciais em evolução por parte do cliente, e não pelos desenvolvedores de software. A solução que todos estavam adotando há cinco anos, ou até mesmo no ano passado, pode não ser mais adequada para a sua empresa, supondo que algum dia tenha sido. Lembre-se de que se trata fundamentalmente de encontrar a melhor resposta para os requisitos de sua organização.

Ver todos os software ERP

5. Se parecer muito complicado, não faça você mesmo

Dependendo da cultura da sua empresa, do seu próprio nível de especialização e familiaridade com a seleção de software, sem mencionar muitos outros fatores, alguma forma de ajuda externa pode ser extremamente benéfica.

Conforme mencionado acima, se estiver pensando em usar um consultor externo para orientar seu projeto de seleção de software, certifique-se de que está procurando imparcialidade e experiência. Certifique-se de usar um consultor que não esteja subordinado a alguns fornecedores de software.

É verdade que recorrer a um consultor tem seus custos, mas o ROI é enorme se essa pessoa puder dizer a diferença entre escolher um sistema mal adaptado com uma implementação problemática e comprar um sistema que simplesmente funcione assim que for adotado. A solução típica de software empresarial custa entre várias centenas de milhares e vários milhões de euros. Esse é certamente um investimento de capital muito significativo. Também se espera que dure por vários anos, dando suporte a muitos de seus processos comerciais essenciais. Em comparação com o preço do sistema, o custo de um consultor especializado é mínimo.

Tomando a TEC como exemplo, vale a pena observar que, como uma consultoria imparcial, a TEC não está envolvida com nenhum fornecedor ou categoria específica de software. A equipe de Serviços de Seleção da TEC também se beneficia de uma ampla e profunda experiência, tendo trabalhado com centenas de empresas por mais de 20 anos.

Além disso, uma equipe de seleção de software pode atuar como representante da sua empresa durante as negociações com o fornecedor finalmente selecionado. Esse serviço, por si só, costuma ser muito econômico em termos de ROI.

Se o seu orçamento for limitado e não for possível fazer uma consultoria externa, ainda há muitos níveis de serviço disponíveis. Até mesmo algo tão simples como uma breve consulta telefônica ou o uso do TEC Advisor, a ferramenta de seleção de software on-line da TEC, pode fazer toda a diferença. Além disso, a TEC também oferece modelos abrangentes de RFP que podem ser muito úteis durante um projeto de seleção de software.