Quem deve estar envolvido na seleção de software em sua empresa?

A seleção de um software empresarial é uma decisão importante. É também uma decisão cara, que o compromete com o futuro e pode ser fundamental para o sucesso de sua empresa. Nenhuma organização toma essa decisão de ânimo leve. Esta lista de verificação mostra quem deve estar envolvido nesse projeto crítico e quem deve ser evitado.

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Conteúdo

• Dedicar tempo e permanecer objetivo em todas as circunstâncias
• Quem você deve convidar para o processo de seleção do software?
• Designar um gerente de projeto e uma pessoa de contato para supervisionar o projeto
• Encontre um patrocinador entre seus gerentes para conduzir a mudança
• Identificar e convidar representantes de futuros usuários
• Envolver outras pessoas em determinados estágios
• Conclusão: comece bem e termine bem

Não tenha pressa e seja objetivo em todas as circunstâncias

Como o software é uma compra essencial que afeta muitos aspectos do seu negócio, a escolha do software certo para a sua empresa deve ser uma decisão objetiva, baseada em fatos. Não é simplesmente uma questão de optar pela marca mais popular, que é sinônimo de segurança para você, ou pela solução mais barata da categoria, ou por aquela sobre a qual o seu especialista em TI ouviu falar na semana passada.

Com o software de gerenciamento, você está investindo uma grande parte do seu capital em um sistema que estará intrinsecamente ligado a um grande número de processos de negócios e que será usado diariamente pelos funcionários dos vários departamentos da sua organização. É essencial considerar como o software afetará não apenas os usuários internos da sua empresa, mas também as partes externas (clientes, parceiros, fornecedores), que podem sofrer consequências indiretas.

Não tenha pressa e faça as coisas corretamente.

Quem você deve deixar de fora do processo de seleção de software?

Pode ser útil identificar as pessoas que não devem se envolver no processo. Essas são as pessoas que têm interesse em influenciar o resultado de sua avaliação:

• Fornecedores de software. Se você estiver em conversações ou negociações com um fornecedor de software no início do processo de seleção, ou se um fornecedor oferecer assistência gratuita durante o projeto, você realmente acha que esse fornecedor recomendará uma solução concorrente que seja mais adequada às necessidades da sua empresa? Se sua resposta foi não, você está certo.
• Integradores. Essas consultorias são especialistas na instalação de software empresarial recém-adquirido. A maioria delas estabeleceu relações estreitas com um determinado fabricante de software ou com um pequeno grupo de fabricantes. Desde que o fornecedor, uma vez selecionado, os indique como especialistas em instalação, eles têm interesse em recomendar esse fornecedor como "a melhor opção para sua empresa". Além disso, esse relacionamento bem estabelecido pode ser difícil de gerenciar desde o início. Sua experiência é na instalação de software, não na seleção de software.
• Recomendações pessoais. Um ex-colega ou um executivo conhecido de outra empresa pode oferecer conselhos ou opiniões em uma conferência ou no campo de golfe, mas ele não conhece a sua empresa tão bem quanto você. Vocês podem ter semelhanças em termos de tamanho, espaço competitivo e outras características, mas as necessidades da empresa deles e da sua ainda podem ser diferentes. Por exemplo, eles podem estar buscando expandir para outros mercados, enquanto você está concentrado em sua própria área geográfica. Você pode empregar um grande número de funcionários de campo e vendedores tradicionais, enquanto a empresa dele oferece serviços pós-venda e usa o comércio eletrônico para quase todas as suas vendas. Em resumo, pode haver um grande número de diferenças significativas, o que significa que o sistema perfeito para uma organização pode ser uma escolha ruim para outra.

Nomeie um gerente de projeto e uma pessoa de contato para supervisionar o projeto

Se feito corretamente, um projeto de seleção de software segue várias etapas, começando com uma avaliação completa das necessidades de sua empresa, com base nas informações e opiniões de cada uma das diferentes partes interessadas. É importante nomear alguém para supervisionar todo o processo, do início ao fim.

A função do gerente de projeto é essencial. Em especial, ele precisa ter as habilidades organizacionais necessárias e experiência em gerenciamento de projetos, bem como a capacidade de estabelecer contato com pessoas de diferentes departamentos para obter os pontos de vista de todas as partes interessadas envolvidas. Um membro do departamento de TI que entenda o que o novo software deve permitir será um bom candidato, desde que também tenha as habilidades descritas acima.

Encontre um patrocinador entre seus gerentes para conduzir a mudança

A mudança pode ser difícil para muitas pessoas, mesmo para profissionais qualificados. A adoção de um sistema completamente diferente geralmente significa que você encontrará resistência. Um patrocinador pode mudar isso, portanto, é aconselhável identificar alguém que possa fornecer o suporte necessário e atuar como um "campeão" para a seleção e a instalação do novo software.

A pessoa indicada deve ser uma figura respeitada em sua organização e deve controlar vários departamentos. Seu patrocinador deve ser suficientemente qualificado para encontrar uma solução para qualquer problema que possa surgir.

Identifique e convide representantes de futuros usuários

O software de gerenciamento afeta vários aspectos de sua empresa, portanto, faz sentido envolver alguém de cada uma das divisões envolvidas no processo. As implementações de software mais complicadas geralmente podem ser explicadas pelo fato de que os futuros usuários não são consultados quando a escolha é feita.

Pode parecer óbvio incluir o chefe de cada departamento que usará o software, mas tenha cuidado antes de adotar essa abordagem. Às vezes, o chefe do departamento pode não ser a escolha mais adequada para representar as partes interessadas. Embora o envolvimento de um executivo possa ser uma opção valiosa, é mais sensato usar alguém do departamento para representar as outras partes interessadas, alguém que usará o sistema como parte de suas atividades diárias. Não se esqueça de que a interface do usuário, a facilidade de uso e as questões de treinamento são a chave para saber se os funcionários adotarão ou não um novo software e com que rapidez e facilidade aprenderão a usá-lo.

Por fim, dependendo do tipo de software, pode ser útil envolver uma parte interessada externa. Por exemplo, se a sua empresa estiver querendo comprar um software de gerenciamento da cadeia de suprimentos, certifique-se de que seus fornecedores ou parceiros possam interagir com a solução que você está considerando.

Tenha sempre em mente que você precisa satisfazer vários grupos de pessoas envolvidas. A solução deve funcionar para todos que usarão o novo software.

Outras pessoas a serem envolvidas em determinados estágios

• Especialistas em TI ou embaixadores técnicos. Alguém precisa ser capaz de levantar o capô da solução proposta. Isso é particularmente importante no caso de uma implementação local ou híbrida. Sua organização tem as ferramentas e os recursos humanos para dar suporte ao software? Caso contrário, você precisa determinar os custos adicionais que serão incorridos para instalar e atualizar o software.
• Representante legal. Embora não seja necessário envolver um representante legal desde o início do projeto de seleção do software, pode ser útil pedir que ele esteja presente nos estágios mais avançados, especialmente nas negociações de contrato. Durante as negociações com o fornecedor selecionado, alguém precisa ser capaz de registrar os aspectos do contrato para que ele seja executado corretamente.
• Treinador. Que treinamento será necessário para que os usuários finais se familiarizem com o software? O fornecedor oferece materiais de treinamento? Ele pode organizar o treinamento para os usuários em tempo hábil? Um instrutor pode ajudá-lo a responder a essas perguntas. Suas necessidades de treinamento podem ser significativas se você escolher um sistema muito diferente daquele que vinha usando até agora.
• Um especialista externo imparcial, como o TEC

Dependendo da cultura de sua empresa, de sua própria experiência, de sua capacidade de selecionar software e de uma série de outros fatores, a ajuda externa pode ser extremamente benéfica. Se estiver pensando em usar um consultor externo, considere não apenas a experiência dele, mas também a sua imparcialidade. Cuidado com os consultores que lhe oferecem soluções muito limitadas - eles podem ter interesse em que você escolha as ferramentas de um determinado fornecedor.

Como uma consultoria imparcial, a TEC não está vinculada a nenhum fornecedor ou tipo de software específico. A equipe de seleção de serviços da TEC tem uma vasta experiência e já ajudou centenas de empresas em mais de vinte anos. Além disso, a equipe de seleção de serviços da TEC pode atuar como defensora da sua organização em negociações com o fornecedor de sua escolha. Em termos de retorno sobre o investimento, esse serviço pode ser muito vantajoso.

Se você acha que precisa de ajuda externa, mas a sua organização não tem recursos para contratar um consultor, você deve procurar a TEC. Oferecemos várias soluções e opções de autoatendimento, incluindo um aplicativo de avaliação de software on-line (TEC Advisor) e recursos - modelos de RFP e relatórios de comparação - que podem ajudá-lo.

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Conclusão: comece bem e termine bem

Como acontece com a maioria dos projetos complexos, dedicar tempo para se preparar pode fazer a diferença entre facilidade e dificuldade, e pode até mesmo salvá-lo de um fracasso épico.

Por fim, não se esqueça de que a implementação do software que você escolher é uma etapa separada. Se a instalação não for bem-sucedida, você poderá se encontrar em uma situação de pesadelo e muito cara. O fator de sucesso mais importante na instalação é saber se o software escolhido é adequado para a sua organização.

Se você reservar um tempo para avaliar os requisitos da sua empresa e compará-los com o que os vários fornecedores estão oferecendo, e se estiver aberto a orientações de todas as partes envolvidas que usarão o software, já terá iniciado o caminho para o sucesso.