Sucesso do seu projeto de ERP: 4 fases a serem seguidas para gerenciar seu projeto com sucesso

Você deseja desenvolver um projeto de ERP em sua empresa, mas sabe por onde começar?

Para que seu projeto seja bem-sucedido, é necessário seguir algumas etapas antes de implantar o software ERP (Enterprise resource planning) em seu sistema de informações.

Como você gerencia um projeto de ERP? Quais são as diferentes fases de um projeto de ERP? Quais são os erros a serem evitados na implantação de um ERP? E como você escolhe o melhor ERP entre todas as ofertas do mercado? O Appvizer o orienta passo a passo em seu projeto!

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Projeto ERP: definição

O que é um projeto de ERP?

Um projeto de ERP é um processo de gerenciamento de projetos em várias etapas, desde a definição de requisitos até o gerenciamento pós-projeto, com base na implantação do software de ERP.

O principal objetivo da implementação de um sistema ERP em uma empresa é gerenciar todas as suas informações e sistemas operacionais.

A dificuldade está em combinar as funcionalidades disponíveis no software ERP com as necessidades e expectativas da empresa.

Isso envolve a escolha de módulos específicos que estejam alinhados com os processos de negócios existentes, tais como

• gestão contábil
• gestão financeira, incluindo cotações e faturamento, por exemplo,
• gerenciamento de recursos humanos
• gerenciamento de vendas e de relações com o cliente, com um módulo de CRM,
• gerenciamento de produção
• gerenciamento de distribuição,
• gerenciamento de estoque,
• gestão de comércio eletrônico, etc.

Como se configura um sistema ERP em uma empresa?

A fase de pré-projeto

Realizar um estudo preliminar

Como em qualquer projeto, primeiro pergunte a si mesmo por que deseja implementar ou renovar seu software ERP. Que problemas ele ajudará a resolver?

Para definir seus objetivos em detalhes, analise cada departamento da empresa:

• processos
• fluxos de informações
• colaboração entre departamentos
• as ferramentas já usadas em sua empresa, etc.

Essa fase de auditoria permitirá que você identifique suas necessidades e a melhor maneira de atendê-las, ou seja, o que exatamente se espera da implementação do software ERP em sua empresa.

Quais são os objetivos do projeto de ERP?

Além disso, esse projeto precisa ser integrado à sua estratégia corporativa, pois inclui considerações humanas, técnicas e financeiras que não são insignificantes.

Um projeto de ERP representa um investimento de longo prazo e um orçamento substancial para uma empresa. A auditoria ajudará a garantir que o projeto seja útil e atinja seus objetivos, de modo a evitar que saia dos trilhos.

Antecipação do gerenciamento de riscos

Quando se trata de gerenciar um projeto de ERP, o gerenciamento de riscos é essencial. Por que você deve fazer isso?

O objetivo é identificar todos os eventos que podem ter um impacto negativo sobre o projeto ao longo de sua vida útil, ou mesmo ameaçar seu sucesso. Ao identificá-los, você pode :

• evitá-los de forma mais eficaz, monitorando os vários sinais de alerta que podem levar à sua ocorrência,
• preparar planos de ação com antecedência para lidar com eles, caso sejam inevitáveis, e assim limitar as repercussões no projeto.

Para cada risco, analise a probabilidade de sua ocorrência, as possíveis consequências para o projeto, o plano de ação para lidar com ele e a pessoa encarregada de implementá-lo nas melhores condições possíveis.

Formação de uma equipe

Uma vez tomada a decisão de estabelecer um projeto de ERP, é necessário reunir uma equipe de projeto para estudar e implementar o projeto. Essas duas ou três pessoas, lideradas por um gerente de projeto, são os principais participantes do projeto.

Algumas dicas:

Defina com precisão a função de cada pessoa.

Monte uma equipe mista em termos de habilidades: uma pessoa do departamento de TI, com habilidades técnicas, e uma ou duas pessoas de outros departamentos para garantir a conformidade com as necessidades do negócio.

Essa equipe de projeto garante a governança ideal do projeto de ERP.

Elaboração de especificações

As especificações técnicas e funcionais são usadas para definir um escopo funcional claro. Esse é o documento de referência durante todo o projeto.

As especificações do ERP devem ser detalhadas e o mais precisas possível. Elas não apenas expressam os requisitos, mas também :

• Fornece todas as informações importantes sobre a empresa e seus problemas,
• repete a análise realizada a montante para apresentar os fluxos, os processos e as interações entre os departamentos existentes, bem como os gargalos que possam surgir,
• Ele lista, uma a uma, as funcionalidades esperadas e os benefícios que elas podem trazer.
• Destaca as restrições a serem respeitadas em relação à atividade da empresa.

Esse documento é útil para o provedor de serviços com o qual você trabalhará, para garantir uma comunicação tranquila e evitar surpresas desagradáveis quando a ferramenta for implementada.

A fase de seleção do software ERP

Você sabe o que está procurando e as funções de que precisa: tudo o que resta é escolher a ferramenta.

Software ERP de código aberto ou SaaS, e a que preço? A realização de um estudo de mercado pode lhe fornecer a resposta a essa pergunta.

Lembre-se de que você não está escolhendo apenas uma ferramenta, mas também especialistas com quem trabalhar.

Preste atenção ao suporte oferecido e ao que ele inclui.

Aqui está uma seleção de software ERP no modo SaaS para orientá-lo em sua escolha:

🛠 Ekkotime , para VSEs, PMEs, ETIs e grandes grupos: essa solução de ERP sob medida pode ser adaptada o mais próximo possível das necessidades de cada empresa, graças aos módulos funcionais existentes e aos desenvolvimentos específicos. 100% móvel e acessível em qualquer lugar para funcionários em trânsito, em reuniões com clientes, etc.

A vantagem do Ekkotime: uma interface agradável, simples e intuitiva, compatível com outras ferramentas (Google Suite, Sage, etc.).

Fitnet Manager para empresas de serviços (consultorias, ESN, escritórios de design, arquitetos, etc.): Essa solução de gerenciamento completa oferece gerenciamento centralizado e abrangente de sua empresa por meio da integração de mais de 40 extensões e plug-ins (multimoedas, Chorus Pro, contabilidade etc.). Você tem acesso a funções avançadas, automatizadas e totalmente configuráveis para gerenciar todos os processos da sua empresa (faturamento, RH, gerenciamento e planejamento de projetos, relatórios em tempo real, etc.).

A vantagem do Fitnet Manager: software fabricado na França com certificação GDPR e ISO 27001 .

🛠 Holded, para freelancers, VSEs e pequenas PMEs: a Holded oferece a ferramenta mais abrangente a um preço acessível, para que freelancers e pequenas empresas possam gerenciar todas as facetas de seus negócios na mesma interface (faturamento, equipe, contabilidade, CRM etc.), automatizar suas tarefas e acompanhar a saúde de seus negócios em um painel inteligente.), automatizar suas tarefas e acompanhar a saúde de seus negócios em um painel inteligente.

A vantagem da Holded: uma interface moderna e intuitiva que é aprimorada regularmente

O Kafinea, para PMEs e VSEs, é uma solução completa que oferece funcionalidade de ERP adaptada à sua empresa. Você facilita o trabalho da sua equipe graças à automação e à inteligência artificial, ao mesmo tempo em que oferece uma plataforma ergonômica e fácil de usar.

A vantagem do Kafinea: o software é autossuficiente graças aos módulos de CRM, Finanças, RH, Vendas e Serviços, além de uma extranet.

Myfab para PMEs industriais e ETIs em todos os setores: O Open-Prod ERP da Myfab é uma solução 100% francesa, totalmente dedicada às necessidades específicas das indústrias para facilitar o gerenciamento de todos os processos de uma empresa de manufatura (produção, compras, controle de qualidade, estoques, vendas, CRM, etc.).).

O plus da Myfab: suporte ao gerenciamento de projetos ERP, para dar o pontapé inicial na transformação digital das empresas industriais.

O Odoo é um pacote de software de código aberto totalmente personalizável, ultra-intuitivo e modular que contém centenas de aplicativos de negócios projetados por especialistas. Projetado para todos os tamanhos e tipos de empresas, o software multifuncional atende a todas as necessidades de sua empresa por meio de 45 módulos personalizados divididos em 8 categorias principais (Finanças, Vendas, Marketing, Sites, Inventário e MRP, RH, Serviços e Produtividade).

A vantagem do Odoo : preços muito acessíveis, pagando apenas pelo que você usa, com preços baseados nos aplicativos instalados e no número de usuários .

🛠 Ogust, para empresas de serviços pessoais: esse software dedicado de gerenciamento tudo em um atende às suas necessidades específicas e permite gerenciar sua empresa de forma abrangente com seus vários módulos (CRM, faturamento, assinatura eletrônica, gerenciamento de reservas e documentos etc.).).

Bônus do Ogust: um aplicativo móvel para monitoramento remoto de horários e participantes.

Pythagore, para empresas de engenharia e consultoria, escritórios de design e práticas arquitetônicas: Esse software é fornecido em quatro edições para atender às necessidades das empresas da forma mais personalizada possível, de acordo com seu tamanho, com 6 módulos para cobrir todas as necessidades (RH, relações com clientes, orçamentos e faturas etc.).).

A vantagem da Pythagore: 20 anos de experiência nos negócios específicos de seus clientes.

A fase de implementação

Implementação da solução ERP escolhida

Finalmente, é no estágio 5 que a ferramenta de ERP é instalada e colocada em produção. Isso pode envolver a atualização da infraestrutura: a instalação de um servidor dedicado para hospedar todos os dados, por exemplo, se você escolher um ERP de código aberto ou proprietário para ser instalado localmente.

Optar por um ERP no modo SaaS facilita a vida: seus dados são hospedados na nuvem e você não precisa se preocupar com a hospedagem. Seu provedor de serviços cuida disso.

Em seguida, a implantação torna a ferramenta disponível para todos os usuários, integrando-a ao seu sistema de informações.

Teste da ferramenta

É necessário realizar um teste de aceitação geral da ferramenta para verificar se ela realmente atende a todos os requisitos definidos no início do projeto.

Centralize o feedback dos usuários para ajustar determinados elementos e, se necessário, resolver quaisquer problemas que possam ter surgido.

A integração de um sistema ERP pode ser repleta de dificuldades. Em nenhuma circunstância você deve negligenciar a fase de testes. É ela que garantirá que a solução funcione adequadamente na empresa.

A fase pós-projeto

O sucesso do seu projeto também está na atenção que você dá a ele após a instalação e a fase de testes e, principalmente, no suporte aos funcionários durante a mudança.

Isso começa com o treinamento dos usuários. Essa etapa leva um tempo variável, dependendo da complexidade da ferramenta e do nível de conhecimento e conforto dos usuários.

Em seguida, você precisa garantir que os novos processos e uma nova maneira de organizar o trabalho sejam implementados, especialmente por meio do agrupamento de informações para garantir o uso ideal do seu sistema ERP.

Trabalhe com o seu provedor de serviços e com as equipes de suporte para fazer os ajustes finais nas semanas ou meses seguintes à implantação. Dessa forma, você poderá desenvolver a ferramenta à medida que surgirem novas necessidades, à medida que a empresa crescer, etc.

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Os principais fatores de sucesso de um projeto de ERP... e os erros a serem evitados

Para começar, aqui estão alguns erros que devem ser evitados se você quiser garantir o sucesso de seu projeto de ERP:

• Apressar-se para concluir o projeto: essa é a melhor maneira de tomar as decisões erradas;
• Esquecer de envolver todas as partes interessadas no projeto e de se comunicar sobre seu progresso;
• Negligenciar a fase de adaptação à mudança: garantir que todos os usuários estejam a bordo, obter o feedback deles, identificar os gargalos e dar a eles os meios para se adaptarem à nova ferramenta.

E, por fim, nosso último conselho:

• Reúna uma equipe de projeto comprometida, incluindo os principais usuários desde o início do projeto, ou seja, aqueles que têm um conhecimento profundo da realidade operacional;
• certifique-se de ter o apoio da gerência da sua empresa antes do início do projeto, caso a vontade não venha dela;
• Beneficie-se de todo o conhecimento especializado de seu editor ou integrador de software.