7 problemas de fabricação resolvidos graças ao ERP

Quanto mais os fabricantes desenvolvem suas atividades, mais complexas elas se tornam. Essas empresas enfrentam uma série de problemas de fabricação que não existiam quando foram lançadas. Este artigo discute sete grandes problemas de manufatura enfrentados por grandes e pequenos fabricantes e que ameaçam interromper suas operações. Ele também analisa como o software de planejamento de recursos empresariais (ERP) pode ajudar a resolvê-los e impulsionar o crescimento dos negócios.

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Os 7 problemas de manufatura e suas soluções

1. Uso de sistemas de gerenciamento histórico
2. Conformidade com leis e regulamentos internacionais
3. (Re)engenharia de processos de negócios
4. O impacto das fusões e aquisições
5. Iniciativas de offshoring e repatriação
6. Limitações da infraestrutura de TI
7. Práticas de colaboração inadequadas

Problema nº 1: o uso de sistemas de gerenciamento legados

Não é preciso dizer que um grande número de empresas de médio e grande porte já existia antes da criação de soluções completas de software. Essas organizações operavam usando várias soluções de TI que não eram integradas, econômicas ou intuitivas e que geravam grandes volumes de dados não estruturados. Hoje em dia, os fabricantes de médio e grande porte geralmente acham que esses ERPs legados não são suficientes para atender às suas necessidades complexas e os consideram obsoletos.

Embora muitos usuários estejam satisfeitos com esses sistemas legados, as empresas estão achando cada vez mais difícil mantê-los. No entanto, elas querem continuar a usá-los e fazer acréscimos, pois essas ferramentas são particularmente estáveis, mas desatualizadas e relativamente inflexíveis. Além disso, há relativamente poucos especialistas em software no mercado, pois as gerações mais jovens não parecem inclinadas a lidar com tecnologias antigas.

Duas estratégias são propostas para resolver essa situação. A primeira é revitalizar o software existente, atualizando-o com novas interfaces, funções e ferramentas e adicionando tecnologias mais modernas. A segunda é substituir todos os sistemas legados por um novo software. Entretanto, em grandes empresas, até mesmo a menor mudança pode ter consequências desastrosas para as operações.

Além disso, a substituição de um sistema pode levar tempo. Durante esse tempo, as operações de uma empresa podem passar por mudanças significativas que afetam as estratégias e abordagens gerais de tecnologia da informação (TI) da empresa. Isso pode estender significativamente a escala de tempo do projeto, colocando em questão a viabilidade do novo ambiente de negócios. Todos os projetos precisam ser concluídos o mais rápido possível, independentemente do tamanho da empresa. Para organizações maiores, essa tarefa se torna ainda mais intensa e dispendiosa.

Problema nº 2: Conformidade com leis e normas internacionais

À medida que os fabricantes continuam a desenvolver novos produtos e a expandir suas atividades além das fronteiras, torna-se cada vez mais complicado cumprir as leis e os regulamentos locais e internacionais. Essas normas têm o potencial de afetar todas as principais atividades de fabricação, desde a aquisição e a produção até a distribuição e as vendas, o gerenciamento de ativos e os recursos humanos (RH).

Como as empresas de médio e grande porte geralmente estão presentes em várias regiões ou países, elas precisam estar em conformidade com as regras da legislação aplicável, bem como com os vários padrões relacionados à segurança, finanças, direitos dos funcionários etc. em nível local, nacional e multinacional. Essas regulamentações são elaboradas com o objetivo geral de proporcionar um ambiente de negócios estimulante, às vezes exigindo a produção de bens e serviços de qualidade que não ofereçam riscos aos consumidores, à sociedade ou ao meio ambiente. Obviamente, esses diferentes países aplicam suas próprias regulamentações. Mesmo em países com padrões de conformidade semelhantes, há diferenças entre regulamentos específicos, por exemplo, com relação à apresentação de documentos de segurança ou às informações a serem incluídas nos relatórios contábeis.

As regras de conformidade acrescentam uma nova camada de complexidade para as grandes multinacionais que produzem uma ampla gama de produtos ou prestam vários serviços a seus clientes. A infinidade de documentos de conformidade exigidos deve ser armazenada e mantida. Esses requisitos devem ser aplicados e cumpridos, e as transações correspondentes devem ser verificáveis.

Para organizações maiores, também é importante que sejam desenvolvidos padrões, políticas e procedimentos internos, de acordo com os padrões de conformidade estabelecidos na legislação pertinente. Embora as regras internas geralmente sejam criadas tendo em mente os requisitos regulatórios, elas podem ser ampliadas e modificadas com base nas especificidades, estratégias e padrões, boas práticas e tradições de uma empresa. É de se esperar que as filiais e subdivisões da organização cumpram essas regras.

Os fabricantes devem cumprir as normas e os regulamentos governamentais que regem a fabricação, o rastreamento e o armazenamento de seus produtos. Assim, os processos comerciais devem ser projetados de acordo com a legislação e os padrões aplicáveis. Um repositório central de documentos e padrões de conformidade é altamente recomendado. Além disso, um sistema ERP pode ser uma boa ferramenta para integrar os processos de negócios e os documentos correspondentes. Por outro lado, como os padrões de conformidade geralmente são divididos por setores verticais e, em alguns casos, por nichos de mercado, faz sentido que as empresas de médio e grande porte considerem a possibilidade de migrar para um novo sistema ERP, projetado especificamente para seu setor. Esses softwares verticais geralmente lidam melhor e mais facilmente com as questões de conformidade do que os softwares de uso geral.

Problema nº 3: (Re)engenharia de processos de negócios

As empresas de manufatura de médio e grande porte precisam se adaptar continuamente às mudanças no ambiente em que operam, definindo novos fluxos de trabalho e procedimentos e reestruturando os existentes. Quanto mais as organizações se desenvolvem, mais indivíduos, ativos e parceiros estarão envolvidos nas mudanças impostas pelo mercado. Não apenas os recursos e as finanças da empresa são afetados, mas a complexidade logística associada à definição, ao teste e à implementação de novos processos de negócios em diferentes unidades também é exacerbada.

Nos últimos anos, a facilidade de mudança no ambiente de negócios tornou-se um dos recursos mais importantes do software ERP para empresas de manufatura, independentemente do tamanho ou do setor de atividade. Há uma série de razões para essa tendência:

• Em primeiro lugar, as empresas de manufatura geralmente precisam ser capazes de executar operações ou transações em larga escala de maneiras diferentes, dependendo da geografia, das práticas comerciais geralmente aceitas em determinados locais, das regulamentações regionais e assim por diante. Portanto, o software deve ser tecnicamente capaz de se adaptar a uma ampla gama de procedimentos.
• Em segundo lugar, as empresas de manufatura frequentemente se deparam com grandes mudanças em seus processos. Para permanecer competitiva, a empresa deve ser capaz de adaptar rapidamente seus processos ao ambiente em constante mudança. Para empresas maiores, essa tarefa é particularmente difícil devido à escala da organização, ao número de locais, processos e usuários. Como resultado, a flexibilidade e a versatilidade são atributos essenciais do software usado por essas organizações. Outros recursos importantes incluem a facilidade de uso e uma interface de usuário intuitiva, bem como a lógica e a capacidade de modificar telas, documentos existentes e fluxos de materiais.

Certamente, quanto mais o sistema puder se adaptar para refletir a nova realidade comercial, mais eficiente ele será. Além disso, as organizações que implementam um sistema ERP, dentro de uma estrutura de negócios precisamente planejada, facilitam o compartilhamento de ideias e informações entre diferentes unidades e subdivisões de negócios, o que melhora as transições.

Problema nº 4: O impacto das fusões e aquisições

As fusões e aquisições são uma maneira de as empresas crescerem e expandirem suas atividades comerciais. No entanto, nesse processo, os dois grupos de produção precisam integrar as operações de seus diferentes departamentos, fábricas ou locais, que geralmente operam em idiomas e regiões diferentes e não usam os mesmos processos de negócios e soluções de TI. Esse processo se torna ainda mais complicado à medida que o tamanho da empresa aumenta com a fusão. As questões que permanecem não resolvidas após a fusão ou aquisição podem atrapalhar todas as entidades.

As fusões e aquisições dão origem a um grande número de decisões muito importantes, e as relacionadas ao ERP geralmente tratam do software que será usado após a transação. A empresa recém-criada pode optar por aceitar o sistema de ERP existente e excluir os anteriores, implementar um novo software de ERP ou integrar os aplicativos então existentes. Embora todas essas estratégias sejam viáveis, elas exigem um esforço considerável por parte do departamento de TI e de outros especialistas no assunto, e podem levar vários meses ou anos para serem implementadas.

O objetivo das fusões e aquisições é alcançar um melhor desempenho financeiro, obter sinergias das atividades comerciais, desenvolver produtos mais eficientes e gerenciar melhor os custos gerais da empresa (economias de escopo e economias de escala). Entretanto, esses objetivos não são fáceis de alcançar do ponto de vista do ERP. Também nesse caso, o grande porte da empresa representa um desafio. Para otimizar a eficiência do processo e desenvolver todo o potencial do sistema ERP, os processos comerciais precisam ser estudados cuidadosamente e apenas os mais eficientes devem ser selecionados. Devido ao grande número de processos a serem analisados, a reconfiguração do modelo de negócios pode levar meses ou até anos. Além disso, a organização levará anos para resolver os problemas técnicos, de implementação e de integração que inevitavelmente surgirão quando o sistema estiver pronto para uso.

Para atender aos requisitos de fusão e aquisição de grandes grupos, um sistema ERP deve ser flexível o suficiente para ser integrado a outros aplicativos, incluindo outros sistemas ERP. Ele também deve ser capaz de ser facilmente modificado para se adaptar à estrutura e aos processos comerciais que refletem a realidade dos negócios.

Questão 5: Iniciativas de offshoring e repatriação

Em um esforço para reduzir os custos de produção, as empresas continuam a transferir alguns de seus locais de produção para países com custos de mão de obra mais baixos. Os fabricantes cujas sedes e subsidiárias ou fábricas estão localizadas em continentes diferentes podem ter dificuldade para gerenciar determinadas atividades, principalmente em termos de controle de qualidade e prazos de entrega.

Para reduzir os custos de produção e ter sucesso em um ambiente global altamente competitivo, as empresas precisam construir redes sólidas de transporte e logística que apoiem o fornecimento, a fabricação e a distribuição de seus produtos. Todo o setor de logística foi remodelado para atender às exigências de transporte e entrega dos participantes internacionais.

A terceirização global permitiu que os fabricantes se libertassem da "ansiedade e preocupação" de fabricar produtos, o que exige habilidades em planejamento de fabricação, supervisão de lojas e gerenciamento de equipes de vendas.

A tecnologia da informação tem desempenhado um papel importante. O desenvolvimento explosivo e a disponibilidade da tecnologia da informação, em geral, e especificamente do software ERP, do gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM) e das ferramentas de comunicação pela Internet, tornaram a terceirização global uma realidade.

No entanto, a terceirização global levantou questões macroeconômicas consideráveis, tanto para os países desenvolvidos, em termos de desequilíbrios nos orçamentos comerciais e perda de habilidades e instalações de produção, quanto para os países em desenvolvimento, com cidadãos destinados a serem integrados em forças de trabalho de baixo custo. As organizações que terceirizam sua produção enfrentam muitos desafios:

• aumentos inesperados nos custos de logística, qualidade e gerenciamento geral
• uma redução significativa na qualidade dos bens e produtos terceirizados
• resposta inadequada a mudanças na demanda e problemas de qualidade devido a cadeias de suprimentos lentas e complicadas
• dificuldades inerentes ao gerenciamento de locais de fabricação em países terceiros

Portanto, um grande número de empresas internacionais e regionais já começou a modificar suas estratégias de fabricação e subcontratação. A resposta óbvia a esses desafios é encurtar as cadeias de suprimentos e aproximar a fabricação de determinados produtos dos clientes, implementando ao mesmo tempo modernas tecnologias de informação e gerenciamento. O novo ambiente moderno, ágil e orientado para o valor para empresas de médio e grande porte envolveria, portanto, :

• fortalecimento das relações entre as empresas da mesma cadeia de suprimentos
• redução considerável dos prazos de produção e entrega
• atrair recursos humanos mais bem treinados e focados em resultados
• reduzir consideravelmente os estoques
• implementar novos métodos e tecnologias de fabricação (fabricação inteligente ou fabricação 4.0).

Para conseguir isso, os fabricantes precisarão implantar processos que antes eram terceirizados ou gerenciados no exterior. Os sistemas de ERP e de controle de chão de fábrica precisarão, portanto, ser poderosos e capazes de suportar esses processos e os grandes volumes de dados de fabricação associados, além de serem capazes de se integrar às soluções de ERP de fornecedores e parceiros nas cadeias de suprimentos.

Quando as cadeias de suprimentos de manufatura são mais simples, mais curtas e, em geral, mais transparentes, a maioria dos elementos estranhos pode ser eliminada e o software simplificado. Muitos sistemas de gerenciamento da cadeia de suprimentos podem ser substituídos por um único sistema ERP que seja poderoso, ágil e escalável o suficiente para lidar com o grande volume de dados e eventos associados às cadeias de suprimentos e aos processos de distribuição. Uma empresa terá um desempenho melhor se for capaz de reagir imediatamente às mudanças na demanda, trocando materiais, ajustando os processos de fabricação e entregando produtos acabados em horas, em vez de semanas ou meses.

Problema nº 6. Os limites das infraestruturas de TI

Embora as soluções de software executadas na nuvem possam oferecer vantagens em relação aos sistemas locais, as grandes empresas geralmente enfrentam limitações devido ao seu tamanho, à escala de seus negócios e aos investimentos significativos feitos em soluções implantadas anteriormente.

As empresas de manufatura exigem infraestruturas físicas, independentemente do tipo de software, modelo de entrega, especificações técnicas etc. que utilizam. As empresas de médio e grande porte não estão preparadas para abandonar suas infraestruturas de TI, pois investiram muitos recursos financeiros e tempo para instalá-las. Como resultado, sua estratégia geralmente é manter certos componentes técnicos e substituir gradualmente equipamentos obsoletos ou não funcionais.

No entanto, esses fabricantes têm infraestruturas altamente sofisticadas. Essas empresas frequentemente usam uma infinidade de soluções de software para atender às suas necessidades de contabilidade, gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), RH, business intelligence, design de produtos e gerenciamento do ciclo de vida, entre outras áreas. Elas também usam protocolos de rede, sistemas operacionais, bancos de dados, servidores de mensagens e da Web, etc.

Os serviços de TI usados na manufatura geralmente são compostos de várias operações realizadas pela equipe interna e por fornecedores externos. Embora as empresas de médio e grande porte tenham especialistas em TI, a maioria optou por terceirizar algumas de suas funções de suporte e operações de manutenção.

Questão 7. Práticas de colaboração inadequadas

Como as operações dos fabricantes de médio e grande porte geralmente são complexas e envolvem um grande número de funcionários e parceiros externos, a colaboração desempenha um papel fundamental na simplificação de suas atividades. As práticas de colaboração internas e externas têm um impacto direto sobre as atividades das empresas de manufatura. Também existem ferramentas para obter feedback (interno e externo) para aprimorar o atendimento ao cliente, o desenvolvimento de produtos ou outras áreas de negócios.

Embora o aprimoramento da comunicação interna, com base em redes sociais, e o aumento da colaboração com parceiros comerciais possam aumentar a eficiência operacional, pode haver problemas de confidencialidade e segurança.

Entretanto, as empresas de manufatura de médio e grande porte raramente têm estratégias e políticas de colaboração bem definidas. Os fornecedores de software ERP estão cada vez mais atentos a esses requisitos, mas nem sempre oferecem ferramentas sociais e de colaboração.

As redes sociais não são apenas uma ferramenta popular e amplamente utilizada, mas também uma fonte de informações rastreáveis, verificáveis e potencialmente valiosas para as empresas de manufatura, além de um canal de comunicação direta com os clientes. Desde as comunidades de usuários finais até os dados não estruturados disponíveis no Twitter e no Facebook, as organizações podem obter feedback dos consumidores sobre seus produtos e serviços. Esse feedback pode ser usado para várias finalidades:

• Melhorar a qualidade do produto
• Projetar novos produtos
• Melhorar a experiência do cliente
• Manter-se a par das mudanças no comportamento de compra do cliente

A colaboração pode ser o fator de diferenciação entre uma empresa bem-sucedida e seus concorrentes. O estabelecimento de amplas redes de colaboração pode permitir que um grupo produza produtos mais inovadores, opere com processos melhores e tenha funcionários mais eficientes. Uma cultura de compartilhamento de ideias e informações, com as ferramentas e os processos corretos em vigor, pode aumentar a produtividade dos funcionários, com o consequente impacto no crescimento dos negócios.

A colaboração pode envolver parceiros ou até mesmo comunidades de usuários, clientes potenciais e clientes.

As empresas de manufatura de médio e grande porte devem aproveitar as vantagens das ferramentas de colaboração e das redes sociais para melhorar o desempenho geral dos negócios. Primeiro, elas precisam enfrentar os seguintes desafios:

1. Uma cultura colaborativa não é algo que as empresas possam desenvolver rapidamente e sem esforço. Isso pode exigir que as atividades comerciais sejam suspensas e pode incomodar os funcionários menos inclinados a adotar ferramentas de colaboração. No entanto, abordagens recentes de colaboração interna, incluindo ferramentas de colaboração social, são capazes de substituir completamente as práticas convencionais de interação comercial de e-mail e chamadas telefônicas, principalmente se essas ferramentas forem integradas ao ERP e a outros sistemas usados pela empresa.
2. A maioria dos fornecedores oferece serviços que podem ajudar os clientes a entender como usar as redes sociais e as ferramentas de colaboração. Quando se trata de projetar e implementar infraestruturas e processos de negócios de colaboração e redes sociais, os fornecedores de ERP têm dificuldade para definir uma maneira coerente de dar suporte aos seus clientes com redes sociais. Muitas vezes, é necessário o envolvimento de consultores terceirizados.
3. Cada fornecedor tem sua própria abordagem para redes sociais e colaboração. Embora a colaboração sempre tenha existido no mundo dos negócios - geralmente de maneira informal - as redes sociais são relativamente novas e ainda são vistas como uma ferramenta de entretenimento pelos profissionais.
4. A integração das redes sociais ao software usado pelas empresas pode ajudar os fabricantes a resolver seus problemas. A integração direta das redes sociais e das ferramentas de colaboração às soluções de software de vendas e CRM permite que as empresas obtenham feedback direto de seus clientes, o que pode melhorar ou direcionar o desenvolvimento de produtos, além de mantê-las em contato com seus clientes durante todo o ciclo de vida do produto. Além disso, os canais de comunicação direta com o cliente afetam as cadeias de suprimentos existentes e podem transformá-las em cadeias mais ágeis e focadas no cliente.

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Conclusão

A implementação de um sistema ERP moderno em empresas de manufatura de larga escala pode ajudar as empresas de manufatura de médio e grande porte a enfrentar muitos desafios, desde a conformidade até as ferramentas de comunicação interna. Devido à concorrência cada vez maior, os fabricantes não podem se dar ao luxo de usar sistemas rígidos e complicados, que são extremamente difíceis e demorados de instalar, configurar e modificar. Há uma demanda real por softwares que possam dar suporte a operações de manufatura diversificadas e geograficamente dispersas, mantendo-se relativamente simples, ágeis e fáceis de instalar e transformar. Esses sistemas também precisam demonstrar uma lógica intuitiva, ser fáceis de aprender e de se adaptar a usuários de diversos países, origens e culturas de TI. O uso desses sistemas de ERP também permitirá que os fabricantes de grande e médio porte continuem a desenvolver e produzir bens e serviços de qualidade e a garantir seu crescimento, ao mesmo tempo em que lidam com as mudanças em suas infraestruturas de negócios e de TI e se adaptam às exigências complexas e em constante mudança do ambiente de negócios dinâmico e colaborativo de hoje.