Os 5 principais desafios da implementação de um sistema ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning, Planejamento de Recursos Empresariais) e softwares de computador semelhantes têm sido usados em empresas de todos os tamanhos e tipos há vários anos. Até mesmo as pequenas empresas e as empresas familiares aderiram à tendência geral e implementaram o software ERP, aproveitando as soluções especialmente projetadas para pequenas empresas pelos fornecedores de ERP.
A tendência de ERP tornou-se tão forte que a grande maioria das pequenas e médias empresas (PMEs) implementou uma solução de ERP (algumas delas duas ou mais). No entanto, embora o uso do ERP seja normal e difundido na maioria das empresas atualmente, qualquer nova implementação é um desafio, pois cada organização é diferente e tem suas próprias necessidades, expectativas e processos.

A TEC lida com muitas empresas que estão optando por implementar soluções de ERP. Neste artigo, analisaremos os principais desafios enfrentados pelas organizações que estão iniciando uma implementação de ERP.
Embora os problemas de implementação variem de acordo com uma série de fatores, os principais desafios encontrados são os mesmos em todos os países e para empresas de diferentes portes. Eu categorizei os problemas em ordem crescente de grau de "emaranhamento".

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1. O problema da seleção

Vamos supor que uma empresa tenha decidido, por vários motivos, lançar um projeto para implementar um sistema de informações gerenciais. Os primeiros problemas enfrentados pelos gerentes são o tipo, o tamanho e o escopo do sistema de que precisam e a escolha da solução mais adequada entre as centenas de opções de software empresarial disponíveis no mercado.
Não há uma resposta única sobre como encontrar o que você precisa e há muitos fatores a serem considerados além do tamanho, do escopo e do tipo, como preço e funcionalidade específica (geralmente há centenas ou até milhares de recursos e funções para cada pacote de software que precisam ser considerados em termos de prioridade e utilidade).
Muitas empresas podem se considerar imunes a esse desafio, pois já pensaram em suas necessidades e no que esperam de um novo sistema. Tome cuidado para não tirar conclusões precipitadas sem uma boa preparação, pois a escolha de um novo sistema de software, especialmente um que englobe toda a empresa como um sistema ERP, é uma das decisões mais complexas e importantes que sua empresa tomará. A seleção de soluções de ERP precisa ser levada muito a sério, pois a escolha do sistema de ERP define a estratégia de uma empresa por pelo menos 6 a 10 anos e, sem dúvida, tem um enorme impacto em seu sucesso futuro. Existe um vasto setor de pesquisa e consultoria de software empresarial para atender às necessidades das empresas que enfrentam o problema de selecionar seu software pela primeira (ou segunda ou terceira!) vez. Por exemplo, o TEC (Technology Evaluation Centers) tem uma série de programas de seleção de software disponíveis para empresas que estão iniciando o processo de seleção de soluções de ERP.

2. Questões técnicas

A escolha bem-sucedida de um pacote de software é importante, mas não é o último obstáculo no caminho espinhoso para fazer com que todo o sistema (software e hardware, servidor e usuários) funcione e agregue valor à sua empresa. Outra parte do problema de implementação está ligada ao aspecto técnico do projeto.
É mais do que provável que os servidores e as estações de trabalho precisem ser revisados para acomodar o novo sistema, e que os mais modernos precisem ser encomendados, comprados e substituídos. A rede interna também precisa ser analisada e atualizada, se necessário, e a velocidade e a largura de banda do acesso existente à Internet precisam ser levadas em conta, bem como quaisquer problemas com os dispositivos móveis em uso.
Se essas necessidades forem subestimadas, elas podem influenciar significativamente o resultado geral do projeto (e atrasar a alegria de ver o novo sistema finalmente funcionando como pretendido), ou prejudicar as primeiras semanas (ou até meses) de uso do novo sistema com desempenho reduzido, levando a uma desaceleração no ritmo dos negócios.
Entretanto, a mudança nos modelos de entrega nos últimos anos levou a uma mudança na forma como o ERP e outros tipos de software organizacional são disponibilizados aos usuários.
Um grande número de opções "como serviço" e em nuvem foi disponibilizado, oferecendo infraestrutura hospedada, armazenamento de dados e serviços de software, minimizando o custo e a dor de cabeça dos aplicativos, hardware, rede e problemas de armazenamento. Essas opções incluem Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS) e Infrastructure as a Service (IaaS).
Com um ambiente técnico local, tudo é hospedado nas instalações da empresa: aplicativos, servidores, redes e soluções de software. Com a opção "como serviço" ou em nuvem, os dados, o middleware, as redes, o hardware e os aplicativos podem ser hospedados no local ou fora dele, dependendo do modelo de serviço escolhido.
Por exemplo, o SaaS permite que as empresas executem um aplicativo de software hospedado fora do local, normalmente por meio de uma interface de rede, como um navegador da Web, mas elas podem ou não optar por associar seus dados ao aplicativo de software fora do local. Para obter mais informações sobre as opções "como serviço" ou em nuvem, convido você a ler Back to basics: Cloud Computing 101.
Em resumo, os modelos de entrega em nuvem ou hospedados podem tornar a implementação muito mais fácil e barata do que com uma solução local, mas o uso de software "como serviço" exige extrema vigilância no que diz respeito à segurança dos dados e à personalização do software, entre outros aspectos. Os riscos precisam ser cuidadosamente considerados antes de se tomar uma decisão sobre qual modelo de entrega seguir.
Atualmente, há muito mais opções do que no passado, e as organizações inteligentes considerarão todas as opções e determinarão os requisitos técnicos antecipadamente, para que não haja surpresas desagrad��veis ao longo do caminho. Encontre uma visão geral do cenário atual do mercado de opções de ERP em nuvem no Guia do Comprador de ERP em nuvem da TEC para Manufatura 2016.

3. Problemas de qualidade de dados

Esse problema é particularmente sintomático para as empresas que implementam uma solução de ERP pela primeira vez e transferem seus dados tradicionais para o novo sistema a partir de planilhas do Excel, registros manuais ou aplicativos legados diferentes. Basicamente, o problema é que os dados antigos que foram usados e armazenados durante anos podem, por vários motivos, parecer aproximados ou até mesmo incorretos na nova realidade do ERP. De fato, de acordo com nossa pesquisa, a substituição de um sistema legado e a consolidação de soluções díspares são os dois maiores desafios enfrentados pelas empresas.
Por exemplo, veja esta situação de minha experiência de trabalho anterior (durante um projeto de implementação de ERP para uma empresa de fabricação de metais de médio porte): no meio do projeto, convertemos as listas de materiais (BOMs), roteiros e taxas horárias aplicadas existentes para o novo sistema e descobrimos que os novos prazos de entrega dos produtos excediam os reais por um fator de dois ou mais.
Com tempo suficiente alocado para a fase de conversão durante o planejamento do projeto, tivemos algum tempo para corrigir os dados, colocando engenheiros e analistas na tarefa em tempo integral por alguns meses e modificando o plano de implementação. Mas, mesmo assim, o projeto sofreu um atraso de dois meses. Portanto, tenha cuidado com suas informações antigas, pois elas podem não refletir a realidade atual, e sempre faça um teste piloto das saídas do novo sistema usando os dados existentes antes de converter ou transferir para o novo sistema.

4. Mudanças na filosofia da empresa

A implementação do ERP traz mudanças significativas para o modelo de negócios convencional de uma empresa e para as práticas cotidianas que ela usou durante anos ou até décadas. Dê uma olhada nestes exemplos de prováveis mudanças no processo de negócios com um novo ERP:

• O nível de responsabilidade de alguns funcionários aumenta drasticamente, pois o novo sistema torna mais difícil (às vezes impossível) a correção de dados errôneos ou erros de digitação;
• É necessário estabelecer novas abordagens para relatórios e mineração de dados e, portanto, novos princípios e práticas de gerenciamento;
• Os modelos de negócios e os processos operacionais podem exigir grandes mudanças devido aos novos recursos em tempo real e à disponibilidade de dados.

Esses são apenas alguns exemplos de como as empresas podem ser transformadas de forma séria e significativa após a implementação do ERP. Ao seguir ideias e projetos sólidos e com visão de futuro ao implementar o ERP, certamente é possível obter um retorno muito mais significativo do que simplesmente alterar o formato dos dados ou atualizar a interface do usuário. É um verdadeiro desafio, mas, ao mesmo tempo, é uma excelente oportunidade para renovar os negócios e trazer novas ideias, traçando os contornos estratégicos para o futuro de sua organização.

5. Questões culturais e de gerenciamento de mudanças

Esse é o problema mais difícil de resolver. É fácil esquecer que o sucesso de um sistema de software depende principalmente de seus usuários. O sistema em si é uma entidade lógica não viva que segue as etapas e os processos conforme programado, mas os usuários do sistema são seres humanos acostumados a procedimentos anteriores, com software que funcionava de uma maneira específica, e que terão mais dificuldade em mudar para uma nova maneira de fazer as coisas, especialmente se o benefício dos novos métodos não for imediatamente óbvio ou iminente. Esse é o pior pesadelo do gerente de projetos de ERP, decorrente dos hábitos dos usuários e de sua compreensão do que é bom para a empresa em geral e para o usuário em particular. "Sempre foi assim, mesmo muito antes de você chegar", "Acho que não vai funcionar", "Não vai funcionar no meu PC", "Vou falar com o CEO sobre esse sistema" ou "Você não entende como isso deve funcionar" - esses comentários devem ser familiares para qualquer pessoa que já tenha tentado implementar um novo sistema ou alterar os requisitos do usuário. É realmente difícil descrever ou categorizar os possíveis problemas que podem surgir quando um novo sistema de software corporativo é implementado. De fato, quase todos os problemas podem surgir. Infelizmente, é difícil aceitar mudanças sem ver os benefícios e, se você não tomar medidas para ajudar seus funcionários a aprender sobre eles antes da implementação do software, provavelmente se arrependerá mais tarde. Eu recomendaria tentar antecipar esses problemas no estágio de planejamento para reduzir o possível impacto negativo de usuários resistentes. Além disso, envolver diferentes grupos e categorias de usuários do sistema bem antes da data de início do projeto e envolvê-los na implementação ajudará a incentivar a "mudança de mentalidade" necessária entre seus funcionários para uma implementação bem-sucedida. Considere seguir estas etapas para informar e envolver os funcionários antes, durante e depois de um grande projeto de implementação de software:

• Informe todos os funcionários sobre os marcos do projeto à medida que ele avança
• Estabeleça canais de comunicação dedicados para o feedback dos funcionários
• Incentive os funcionários a gerar novas ideias e sugestões
• Organize sessões de treinamento interessantes e promissoras
• Destaque as melhores realizações do usuário no treinamento com o novo sistema de software

Os funcionários de todos os níveis devem se tornar aliados da equipe do projeto de ERP para cada nova implementação, pois ignorar a experiência e as preocupações dos usuários compromete o sucesso de todo o projeto e pode eliminar qualquer envolvimento significativo.

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Planejamento para uma integração bem-sucedida do ERP... Difícil, mas vale a pena

Como todos os projetos de toda a empresa, a implementação de software requer planejamento e monitoramento para garantir o sucesso e minimizar os problemas. A solução dos cinco desafios acima pode ajudar a planejar as etapas e garantir que todos os possíveis problemas sejam resolvidos antes da implementação do software. Ao enfrentar os desafios e garantir que você tenha feito a devida diligência, você se sentirá confiante para implementar seu software empresarial e manterá os custos e os prazos o mais baixos possível.

Se esta for a primeira vez que sua empresa implementa um ERP, consultar uma empresa especializada tornará o processo muito mais simples e fácil. A TEC oferece sistemas de monitoramento de implementação e um programa de credenciamento (relatórios baseados em verificações de referência de clientes) para ajudar as empresas a escolher um parceiro de implementação de software ou prestador de serviços de acordo com suas necessidades. O TEC também pode fornecer modelos e práticas recomendadas com base em uma abordagem comprovada para garantir que o gerenciamento de mudanças não prejudique as operações comerciais cotidianas.